一、會議通知
(一)會議通知的含義與分類
會議通知是在會議召開之前，由會議主持機關或其秘書機構向與會者告知會議召開的有關事項的公文。無論是召開重要的或者大型的會議，還是召丌小型會議，會前都要發出會議通知，這既是會議必要的預備程序，也是保證會議順利進行，達到預期效果的重要措施。
有些重要會議根據其任務、規模等情況，在會議正式召開之前要發兩個通知。第一個通知是預備性的，告知下級機關將于什么時間(一般是寫明月份或季度)召開什么會議，要求下級機關做好有關準備(如調查某些情況，或統計有關數字)，在什么時間上報書面材料；如果是召開代表大會，對代表名額的分配、議案的準備等，都要在通知中予以說明。第二個通知是在會議召開前一個月左右發出，具體說明會議召開的起止時問、具體地點等。會議通知依據會議的性質和內容，分為文件式會議通知和便條式會議通知兩類。
1．文件式會議通知。適用于內容重要、會期較長、與會人員范圍較廣的會議，具備正式公文的規范格式，要求很嚴格。
2．便條式會議通知。適用于機關內部內容單一的一般性會議，沒有嚴格的格式要求。
(二)會議通知的基本結構和寫法
會議通知由標題、主送機關、正文和落款組成．。
1．標題。會議通知應使用全稱標題，即發文機關名稱、事由(會議內容)和文種。
2．主送機關。會議通知的主送機關即應當參與會議的機關，具有一定的專指性。會議主送機關太多，可以使用同類型機關的泛稱。
3．正文。會議通知的正文由通知緣由和通知事項兩部分組成。
(1)通知緣由。通常寫明開會的原因、根據、目的及會議名稱。
(2)通知事項。應包括五個方面的內容：一是會議的時間和地點。其中，時間應寫明報到時間、開會時間和會議期限；地點不僅要寫明大的地點r而且要寫明在哪．一棟樓的兒層幾會議室等。二是會議內容及主要議題。應當寫清楚會議的性質，即是工作會、總結表彰會，還是學術討論會、．商品交易會，會議的任務及主要議程等。三是參加會議人員及條件。應寫明出席會議人員的范圍、資格、數量及有關特殊要求等。四是會前有關準備工作事項，如是否需要準備書面材料，一式多少份，于什么時間交給誰，以及是否需要準備有關文件、學習資料等。五是會議其他事項，主要包括會議經費、食宿、活動經費、往返交通路線、聯系電話和聯系人等，有的會議通知或是設計一張回執表附后r有的則是附上有關證券。
4．落款。寫明。發文機關名稱和時間年、月、日。在行政管理中，會議通知通常以機關辦么廳(室)名義發出。