江蘇省城建檔案館業務工作規程

2024年3月3日發(作者：鄧紫棋光年之外)

江蘇省城建檔案館業務工作規程

前 言

為規范江蘇省城市建設檔案館的各項業務工作，促進全省各級城建檔案館進一步提高管理水平和服務水平，江蘇省建設廳依據《江蘇省城市建設檔案管理辦法》的要求，結合江蘇省的實際情況，組織編寫了本規程。

本規程共分十三章和二十二個附錄。其主要內容有:總則;術語;基本規定;業務指導;收集;整理;編目;統計;鑒定;保管與保護;聲像檔案;信息化;信息開發與服務和附錄A、B、C、D、E、F、G、H、J、K、L、M、N、P、Q、R、S、T、U、V、W、X等。

本規程由江蘇省建設廳負責管理和解釋。本規程在執行過程中，如發現需要修改和補充之處，請將意見和建議反饋至江蘇省工程建設標準站(南京市虎踞北路12號綜合樓南三樓，郵編210013)，以便今后修訂時參考。

主編單位:江蘇省建設檔案辦公室

參編單位:市城市建設檔案館

市城市建設檔案館

主要起草人:

目 次

前

言 ................................................................................................................................ 1

目

次 ................................................................................................................................ 1

1 總則 ............................................................................................................................ 1

2 術語 ............................................................................................................................ 2

3 基本規定 .................................................................................................................... 4 4 業務指導 .................................................................................................................... 6

4.1 原則與要求 ...................................................................................................... 6

4.2 內容 ................................................................................................................. 6

4.3 方法和形式 ...................................................................................................... 7 5 收集 .............................................................................................................................. 9

5.1 收集范圍與方法 .............................................................................................. 9

5.2 接收 ................................................................................................................. 9

5.3 征集 ................................................................................................................10 6 整理 ...........................................................................................................................12

6.1 整理的原則和內容 .........................................................................................12

6.2 組卷 ................................................................................................................12

6.3 案卷與卷內文件的排列 .................................................................................13

6.4 案卷編目.........................................................................................................13

案卷裝訂.........................................................................................................14 6.5

7 編目 ...........................................................................................................................15

7.1 編目工作的內容 .............................................................................................15

7.2 著錄 ................................................................................................................15

7.3 檔案標引.........................................................................................................16

7.4 目錄的編制與組織 .........................................................................................17

7.5 必備目錄.........................................................................................................18 8 統計 ...........................................................................................................................19

8.1 統計工作內容和任務 .....................................................................................19

8.2 統計工作的要求 .............................................................................................19

8.3 統計工作的步驟和方法 .................................................................................19

8.4 基本統計報表 .................................................................................................20 9 鑒定 ...........................................................................................................................22

9.1 鑒定工作的內容 .............................................................................................22

9.2 鑒定工作的原則 .............................................................................................22

9.3 鑒定工作主要依據 .........................................................................................22

9.4 鑒定的基本工作方法 .....................................................................................22

9.5 城建檔案館檔案鑒定工作 ..............................................................................23

9.6 檔案的銷毀 .....................................................................................................23 10 保管與保護 .............................................................................................................25

10.1 館庫、設備、裝具要求................................................................................25

10.2 日常設備管理要求 .......................................................................................26

10.3 庫房管理 .......................................................................................................26

10.4 保護 ..............................................................................................................27 11 聲像檔

案 .................................................................................................................30

1

11.1 收集范圍與內容 ...........................................................................................30

11.2 收集與歸檔要求 ...........................................................................................30

11.3 整理 ..............................................................................................................31

11.4 保管 ..............................................................................................................33 12 信息化 .......................................................................................................................34

12.1 信息化建設的原則與要求 ............................................................................34

12.2 信息化應用系統基本功能 ............................................................................34

12.3 數字資源建設 ...............................................................................................35

12.4 系統安全保密 ...............................................................................................36 13 信息開發與服務 ......................................................................................................37

13.1 信息開發 .......................................................................................................37

13.2 編研工作基本程序 .......................................................................................37

13.3 編研成果的類型與體例................................................................................38

提供利用服務 ...............................................................................................38 13.4

附錄A 相關標準...........................................................................................................40 附錄B 本規程用詞說明 .....................................................................

..........................41 附錄C 江蘇省建設工程檔案報送責任書 ....................................................................42

附錄D 江蘇建設工程檔案專項驗收意見書 ................................................................44

附錄, 江蘇省建設工程檔案接收證明書 ...................................................................45

附錄, 城建檔案移交書 ..............................................................................................46 附錄, 城建檔案移交目錄 ..........................................................................................47 附錄, 城建檔案工程(項 目)總目錄 .........................................................................48

附錄, 城建檔案案卷總目錄 ......................................................................................49 附錄, 城建檔案項目分類目錄 ..................................................................................50 附錄, 城建檔案案卷分類目錄 ..................................................................................51 附錄, 江蘇省城建檔案館工作統計報表(一)........................................................52

附錄, 江蘇省城建檔案館工作統計報表(二)........................................................53

附錄, 江蘇省城建檔案館工作統計報表(三)........................................................54

附錄, 市城建檔案館館藏檔案分類統計表 ...............................................................55

錄附, 城建檔案接收、移出、銷毀統計表 ...............................................................56

附錄, 城建檔案鑒定情況統計表 ...............................................................................57 附錄R 城建檔案構成情況統計表 ................................................................................58 附錄, 城建檔案館檔案利用情況統計表 ...................................................................59

附錄, 城建檔案鑒定表 ..............................................................................................60 附錄, 號檔案庫房溫濕度記錄簿 .......................................................................61

附錄, 照片芯頁格式參考示例 ..................................................................................62 附錄, 城建檔案資料查閱登記表 ...............................................................................63 附錄X 城建檔案利用效果反饋表 ................................................................................64 條文說

明 .........................................................................................................................65 , 總則 ...........................................................................................................................65 , 術語 ...........................................................................................................................66 , 基本規定 ...................................................................................................................67 , 業務指導 ...................................................................................................................68 , 收集 ...........................................................................................................................69

2

, 整理 .........................................................................................................................70 7 編目 ...........................................................................................................................71

7.1 編目工作的內容 .............................................................................................71

7.2 著錄 ................................................................................................................71

7.3 檔案標引.........................................................................................................71

7.5 必備目錄.........................................................................................................71 8 統計 ...........................................................................................................................72

8.1 統計工作內容和任務 .....................................................................................72 9 鑒定 ...........................................................................................................................73

9.1 鑒定工作的內容 .............................................................................................73 10 保管與保護 .............................................................................................................74

10.1 館庫、設備、裝具要求................................................................................74

10.4 保護 ..............................................................................................................74

11 聲像檔案 .................................................................................................................75

11.1 收集范圍與內容 ...........................................................................................75

11.2 收集與歸檔要求 ...........................................................................................75

11.4 整理 ..............................................................................................................76

11.5 保管 ..............................................................................................................76 12 信息化 .......................................................................................................................77

12.1 信息化建設的原則與要求 ............................................................................77

12.2 系統基本功能 ...............................................................................................77

12.3 數字資源建設 ...............................................................................................77

12.4 系統安全保密 ...............................................................................................77 13 信息開發與服務 ......................................................................................................78

13.1 信息開發 .......................................................................................................78

13.2 編研工作基本程序 .......................................................................................78

13.3 編研成果的主要體例與組成 ........................................................................78

13.4 提供利用服務 ...............................................................................................78

3

1 總則

1.0.1 為了加強全省城鄉建設檔案(以下簡稱城建檔案)工作的業務建設，提高城建檔案的標準化、規范化、現代化管理水平，特制定本規程。

1.0.2 本規程適用于各市、縣(區)城建檔案館(含城建檔案室，下同)，有關城建檔案的形成單位可以參照執行。

1.0.3 在全省各市、縣(區)城鄉規劃區范圍內(含各級各類開發區)，開展城建檔案管理工作均應執行本規程。

1.0.4 開展城建檔案管理工作，除應符合本規程外，還應符合國家現行的有關標準、規范的規定。

1

2 術語

2.0.1 城鄉建設檔案

在城鄉規劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件、實物等不同形式的歷史記錄，簡稱城建檔案。

2.0.2 建設工程檔案

在工程建設活動中直接形成的具有歸檔價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件、實物等各種形式和載體的歷史記錄，簡稱工程檔案。

2.0.3 建設系統業務管理檔案

建設系統各行業、專業管理部門(包括城鄉規劃、城市建設、村鎮建設、建筑業、住宅房地產業、勘察設計咨詢業、市政公用事業等行政管理部門，以及供水、排水、燃氣、熱力、園林、綠化、市政、公用、市容、環衛、公共客運、規劃、勘測、設計、抗震、人防等專業管理單位)在其業務管理和業務技術活動中形成的業務管理及業務技術檔案。

2.0.4 城鄉建設聲像檔案

記錄反映城鄉面貌和城鄉規劃、建設、管理活動，具有保存價值，用照片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤、硬盤等記載的聲音或影像檔案。

2.0.5 業務指導

城建檔案館依據有關城建檔案工作的法律、法規、規章和技術規范，對建設系統各業務管理部門、建設工程檔案形成單位的城建檔案形成、積累、整理、編目、歸檔、移交等業務，進行登記、告知、督促、檢查、驗收以及提供咨詢、示范等服務的過程。

2.0.6 接收

城建檔案館按照規定收存有關單位移交的城建檔案和有價值的歷史資料的過程。

2.0.7 移交

建設系統各業務管理部門和建設工程檔案形成單位按規定將城建檔案報送城建檔案館(室)保存的過程。

2.0.8 建設工程檔案預(專項)驗收

2

建設單位在建設工程竣工驗收前，提請工程所在地城建檔案館對建設工程檔案進行專項驗收;專項驗收合格的，由城建檔案館出具建設工程檔案認可文件。

2.0.9 建設工程檔案接收證明書

城建檔案館(室)在接收到建設單位所移交的符合有關規定要求的建設工程檔案后，向建設工程檔案移交單位出具的檔案交接文據。

2.0.10 征集

城建檔案館向社會征收、收集散存、散失的城建檔案和其他文獻的活動。

2.0.11 總目錄

城建檔案館按檔案接收時間的先后順序進行登記而形成的目錄。 2.0.12 必備目錄

為確保在脫離計算機狀況下仍能查找、檢索檔案，城建檔案館必須具備的檔案目錄。

2.0.13 城建檔案數字化

用計算機技術將傳統的紙質文字、聲音、圖像等轉換為數字信號的處理過程。

2.0.14 信息開發

根據城鄉規劃、建設和管理工作的需要，按照一定專題，對保存的城建檔案信息進行提取、加工、分析、匯總，形成一定的專題、數據庫或實用信息等，并進行信息傳遞、提供利用的過程，以及通過各種方式提供城建檔案信息為社會和利用者服務的活動。

2.0.15 編研

以保存的城建檔案資料為主要對象，對城鄉規劃、建設和管理工作中經常需要利用的信息，按照一定主題，經過選材、加工、分析，編輯，匯總成一定專題資料的研究性工作。

3

3 基本規定

3.0.1 城建檔案館應當履行下列基本職責:

1 負責本行政區域內城建檔案及有關資料的接收、收集和管理，維護檔案的系統性、完整性和真實性;

2 建立健全城建檔案管理制度，采用科學手段與方法進行檔案保管與保護，確保檔案的安全、有效、保密;

3 積極開發城建檔案信息資源，面向政府、面向社會、面向公眾，積極對外提供利用，為經濟社會發展服務;

4 對本行政區域城建檔案工作進行業務檢查、指導和監督;

5 組織、指導本行政區域城建檔案理論與科學技術研究工作，開展檔案宣傳，開展從業人員上崗培訓和業務培訓。

3.0.2 城建檔案館重點應管理下列城建檔案資料:

1 各類城鄉建設工程檔案:

1) 工業、民用建筑工程;

2) 市政基礎設施工程;

3) 公用基礎設施工程;

4) 公共交通基礎設施工程;

5) 園林建設、風景名勝建設工程;

6) 市容環境衛生設施建設工程;

7) 城鄉防洪、抗震、人防工程;

8) 軍事工程檔案資料中，除軍事禁區和軍事管理區以外的穿越城鄉行政區域的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖。

2 建設系統各專業管理部門形成的業務管理和業務技術檔案。

3 記錄城鄉歷史、現狀和城鄉規劃、建設及其管理活動的聲像檔案。

4 有關城鄉規劃、建設及其管理的方針、政策、法規、計劃方面的文件、科學研究成果和城鄉歷史、自然、經濟等方面的基礎資料。

3.0.3 城建檔案館在配備工作人員時，應注意專業結構搭配，合理配備檔案管理、工程建設、計算機、聲像制作等專業技術人才。

4

3.0.4 城建檔案館的檔案工作人員應定期接受崗位培訓。

5

4 業務指導

4.1 原則與要求

4.1.1 業務指導應遵循下列原則:

1 統一指導;

2 分級指導;

3 分類指導;

4 重點指導。

4.1.2 業務指導應符合以下要求:

1 嚴格執行國家的法律法規、貫徹有關標準規范;

2 面向基層，面向用戶，調查研究，熱情服務;

3 積極采用現代化手段，改革傳統的工作模式，改進工作方式，不斷提高公共管理水平和效能，為社會提供高效優質的服務。

4.2 內容

4.2.1 上級城建檔案管理機構對下一級城建檔案館的業務指導應包括下列內容:

1 指導、幫助下級城建檔案館了解、掌握國家有關檔案工作及城建檔案工作的方針、政策，掌握業務監督、指導的基本方法;

2 幫助下級城建檔案館理解和掌握各項行政法規和技術規范、業務標準，指導建立、健全和組織實施城建檔案工作的各項規章制度與業務技術規范、標準和規程;

3 對下級城建檔案管理機構的具體業務工作，進行監督、檢查和指導;

4 對下級城建檔案管理機構的工作開展情況進行綜合評估，并對存在的問題提出整改意見和建議;

5 對城建檔案事業其他各項工作的指導，如對城建檔案理論與科學技術研究的指導、對城建檔案培訓和繼續教育的指導、對城建檔案宣傳、出版工作的指導等。

4.2.2 城建檔案管理機構對建設系統各行業和各專業管理單位的城建檔案工作指導應包括如下內容:

6

1 傳授城建檔案工作基本知識和業務標準、技術規范;

2 指導、監督城建文件材料形成單位制訂城建文件材料管理工作的計劃、制度、辦法;

3 指導、檢查業務文件材料的形成、積累和立卷歸檔工作;

4 參加重要活動文件材料的收集和驗收;

5 指導城建檔案的移交工作。

4.2.3 城建檔案館對建設工程檔案形成單位的城建檔案工作的指導應包括下列內容:

1 宣傳《中華人民共和國城鄉規劃法》、《建設工程質量管理條例》、《江蘇省工程建設管理條例》、《城市建設檔案管理規定》、《江蘇省城建檔案管理辦法》等有關法律、法規、規章，使各單位了解和掌握應承擔的責任和要求;

2 簽訂江蘇省工程檔案移交責任書(示例見附錄,)，落實有關責任，并履行告知義務;

3 督促、指導各建設單位按《建設工程文件歸檔整理規范》的要求，收集、匯總勘察、設計、施工、監理等過程中所形成的建設工程文件材料;

4 指導建設、勘察、設計、施工、監理等單位落實檔案管理人員，設置檔案保管場所，建立健全檔案工作制度，做好工程文件材料的形成、積累工作;

5 在工程項目竣工驗收前，對建設工程檔案進行預(專項)驗收，審核其內在質量和外在質量，對預驗收合格的，出具江蘇省建設工程檔案預(專項)驗收意見書(示例見附錄,)，作為建設工程竣工備案的依據之一，對不符合要求的提出限期整改意見;

6 指導工程檔案預(專項)驗收合格的建設單位辦理檔案移交手續;

7 出具江蘇省建設工程檔案接收證明書(示例見附錄,)。

4.3 方法和形式

4.3.1 業務指導可采取以下幾種方法:

1 組織本行政區域工程檔案管理人員、建設系統業務管理檔案人員等進行業務培訓;

2 對本行政區域的城建檔案工作進行檢查評比;

3 召開城建檔案工作會議;

7

4 組織交流城建檔案工作經驗;

5 組織開展城建檔案工作的研討;

6 樹立典型，對城建檔案工作實行示范指導;

7 表彰先進集體和個人;

8 開展城建檔案專項指導;

9 現場指導。

4.3.2 業務指導可采取以下形式:

1 面對面進行指導;

2 運用電話、電報、傳真、有線電視、可視電話系統等對有關問題和人員進行電信指導;

3 運用影片、錄音、錄像制品等工具來進行音像業務指導;

4 運用計算機技術、網絡通訊技術以及兩者的結合來進行網上業務指導。

8

5 收集

5.1 收集范圍與方法

5.1.1 各地城建檔案館收集范圍應符合《城市建設檔案管理規定》(建設部令第90號)、《江蘇省城建檔案管理辦法》〔江蘇省人民政府令第196號〕、《建設工程文件歸檔整理規范》(GB/T 50328-2001)等的規定。具體范圍和內容，由各設區市、縣人民政府或其建設(規劃)行政主管部門結合本地實際確定。

5.1.2 收集的方法

1 定期接收

對建設系統的業務管理和技術檔案采用定期接收。

2 隨時接收

對于工程建設單位移交的工程檔案采用隨時接收。

5.2 接收

5.2.1 接收程序

1 城建檔案館對建設系統各專業管理部門檔案的接收應符合下列程序:

1) 擬定年度接收工作任務目標;

2) 確定接收工作的重點及對象;

3) 進行組織和人員分工;

4) 對擬接收檔案的單位，開展接收前的業務指導和服務;

5) 審核準備移交的檔案內容;

6) 審核檔案的內、外在質量;

7) 辦理接收手續，核對移交清單與實物;

8) 雙方在移交清單上簽名蓋章。

2 工程檔案的接收應符合下列程序:

1) 核對移交清單和檢查檔案實物;

2) 辦理接收手續;

3) 出具建設工程檔案接收證明書。

9

5.2.2 接收要求

1 對列入城建檔案館接收范圍的建設工程檔案應在工程竣工驗收后6個月內接收進館;

2建設系統各專業管理部門形成的需要長期和永久保存的各種業務管理和業務技術檔案，應在本單位檔案室保管1至5年后接收進館;

3 檔案質量應符合《建設工程文件歸檔整理規范》(GB/T 50328—2001)、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822—2000)和《關于編制基本建設工程竣工圖的幾項暫行規定》((82) 建發施字 50 號)的規定;

4 移交與接收手續應符合下列規定:

1) 交接雙方必須根據移交目錄清單核對，核對無誤后在交接單上簽名蓋章;

2) 交接文據一式兩份，一份由報送或移交單位保存，一份由城建檔案館保存。

交接文據樣式見:附錄,:移交書

附錄,:移交目錄

5.3 征集

5.3.1 城建檔案館對散存、散失的具有永久保存價值的下列檔案，應當予以征集:

1 中華人民共和國成立以前，歷代形成的能真實反映本地城鄉自然面貌、城鄉發展變遷，記錄各項工程建設的檔案史料，包括圖紙、圖表、圖書、報刊、畫冊、文件、報表、照片、錄相帶、電影拷貝、模型等檔案;

2 中華人民共和國成立以后，對國家和社會具有保存價值或者應當保密的檔案;

3 城鄉歷史、自然、經濟等方面的基礎資料。

5.3.2 征集檔案對象

社會各界、有關部門、單位和長期從事城鄉規劃、建設、管理的領導、專家、工程技術人員以及相關的大專院校、科研部門、圖書館、史志辦等的從業人員。

5.3.3 征集可以采用如下方法:

1 接受捐贈;

2 接受寄存或代為保管;

3 收購與征購;

4 其他合法方式。

5.3.4 開展征集工作應符合下列規定:

10

1 城建檔案館征集檔案，應當有2名以上工作人員共同進行。征集檔案時，檔案征集人員應當主動出示表明身份和工作任務的證明文件;

2 檔案征集人員應當自征集完成之日起10日內將征集到的檔案交檔案館，檔案館應當將征集的檔案登記造冊;

3 在征集中，對檔案的真偽或者價值有異議的，檔案館或者檔案所有人可以將其提請檔案鑒定委員會鑒定、評估;

4 檔案鑒定委員會由當地城建檔案行政管理部門聘請有相關知識的專家組成，鑒定、評估檔案，應當有3名以上相關專家共同進行。

5.3.5 鼓勵單位和個人向檔案館捐贈檔案可以采取下列方法:

1 接受捐贈的檔案館，應當向捐贈者頒發檔案捐贈榮譽證書和收藏證書;

2 向檔案館捐贈檔案的單位和個人，對其捐贈的檔案有優先和無償利用的權利，并可以對所捐贈的檔案中不宜向社會公開的部分提出限制他人利用的意見，檔案館應當維護捐贈者的合法權益。

11

6 整理

6.1 整理的原則和內容

6.1.1 城建檔案整理工作應遵循下列原則:

整理必須遵循城建檔案的自然形成規律，最大限度的保持城建文件材料之間的有機聯系，便于檔案的保管和利用。

6.1.2 整理工作應包括下列內容:

1 排列;

2 組卷;

3 編目;

4 裝訂。

6.2 組卷

6.2.1 組卷應遵循下列原則:

1 遵循城建文件材料的形成規律，將零散的文件條理化、系統化;

2 根據文件材料的種類、內容等，選擇和運用適當的方法按專業、工序、問題、文件名稱、地域、時間、單位名稱等組卷;

3 保持案卷內文件材料的有機聯系和保存價值大體相同。 6.2.2 組卷可采用下列方法:

1 按檔案載體類型;

2 按專業;

3 按用途;

4 按區劃;

5 按權屬;

6 按時間;

7 按工程建設程序。

6.2.3 組卷應符合下列規定:

1 一個立卷單位必須是一組有內在聯系的文件材料組成，并且要最大限度地保

12

持卷內文件材料的完整、準確和系統;

2 不同保存價值和密級不同的城建文件材料，要在保持其固有的內在聯系的前提下，分別組卷;

3 案卷不宜過厚，文字材料一般不超過20mm，圖紙一般不超過40mm，情況特殊，文字材料和圖紙組成一卷時，厚度不超過60mm;

4 案卷內不應有重份文件，不同載體的文件一般應分別組卷。

6.3 案卷與卷內文件的排列

6.3.1 文字材料的排列應符合下列規定:

1 按重要程度排列;

2 按時間順序排列;

3 按文件材料之間的邏輯關系排列;

4 按文件材料的客觀形成過程排列;

5 按文件材料所反映的對象在工程程序上的銜接關系排列。 6.3.2 圖紙的排列應符合下列規定:

1 按專業排列，同專業圖紙按圖號順序排列;

2 按總體和局部的關系排列，反映總體、全局、系統的圖紙在前，反映局部、單項的在后;

3 按比例尺排列。

6.3.3 文圖混合材料的排列一般文字材料排列在前，圖紙排列在后。 6.3.4

案卷排列應遵循下列原則:

1 文件卷可按問題、時間或重要程度排列;

2 圖紙卷可按單項工程和專業排列;

3 文件卷在前，圖紙卷在后排列。

6.4 案卷編目

6.4.1 案卷的編目按《建設工程文件歸檔整理規范》(GB/T50328-2001)第5章工程文件的立卷中5.3案卷編目的要求進行。

13

6.5 案卷裝訂

6.5.1 案卷采取裝訂與不裝訂相結合的方式:

1 裝訂的，應采用線繩三孔左側裝訂法;

2 不裝訂的，直接按順序排列。

6.5.2 對建設單位移交的已經裝訂成型或印制成冊的工程檔案，城建檔案館可直接編目進庫。

6.5.3 圖紙一律不裝訂。

14

7 編目

7.1 編目工作的內容

7.1.1 編目工作的內容包括城建檔案著錄、標引(分類標引、主題標引)、目錄組織等。 7.1.2 目錄一般包括下列類型:

1 工程(項目)目錄、案卷目錄和文件目錄;

2 計算機目錄、縮微目錄、卡片式目錄、書本式目錄;

3 題名目錄、責任者目錄、分類目錄、主題目錄;

4 總目錄、部門目錄、特藏目錄、聯合目錄;

5 公開目錄、管理目錄。

7.2 著錄

7.2.1 著錄項目的劃分與細則應按國家標準《城市建設檔案著錄規范》(GB/T50323-2001)第4章著錄項目的要求實施。

7.2.2 著錄級別與著錄詳簡級次，應按國家標準《城市建設檔案著錄規范》(GB/T50323-2001)第3.1節的要求實施。

7.2.3 著錄用文字應按國家標準《城市建設檔案著錄規范》(GB/T50323-2001)第3.2節的要求實施。

7.2.4 著錄信息來源應按國家標準《城市建設檔案著錄規范》(GB/T50323-2001)第3.3節的要求實施。

7.2.5 著錄格式應符合下列規定:

1 著錄格式應符合國家標準《城市建設檔案著錄規范》(GB/T50323-2001)第

5章的要求;

2 各城建檔案館也可根據城建信息管理、開發的需求，增加著錄格式，加大

著錄深度，擴大著錄范圍。

7.2.6 著錄細則應按國家標準《城市建設檔案著錄規范》(GB/T50323-2001)第4.2節的要求實施。

7.2.7 著錄的組織管理應按下列規定進行:

15

1 各城建檔案館宜以《城市建設檔案著錄規范》為基礎，根據館藏特點制定本館的著錄細則;

2 應選擇適當的著錄級別，保證檔案的檢索深度;

3 應將著錄安排在恰當的工作環節，保證著錄工作的開展;

4 著錄可以由城建檔案館承擔，也可以由城建檔案移交部門承擔。

7.3 檔案標引

7.3.1 標引規則

1 分類標引應遵循下列規則:

) 以國家機構、社會組織從事社會實踐活動的職能分工為基礎，結合檔案記1

述和反映的事物屬性關系，并兼顧檔案的其他特征;

2) 遵循《中國檔案分類法》及其使用指南、《城建檔案分類大綱》及其編制說明;

3) 各城市建設檔案館應以《城建檔案分類大綱》及其編制說明為依據，編制科學、切實可行的分類法則;

4) 應充分考慮實際的檢索需求和檢索方式，根據檔案的具體內容和用途，選定適當的標引深度;

5) 必須按專指性的要求，分入恰當的類目，切不可分入較寬的上位類或較窄的下位類;

6) 檔案分類標引應保持一致性。

2 主題標引應遵循下列規則:

1) 以國家標準《文獻敘詞標引規則》(GB/T3860-1995)依據，采用《城市建設檔案主題詞表》、《漢語主題題詞表》，并以《中國分類主題詞表》作為補充;

2) 在一般情況下，標引深度不超過10個主題詞;

3) 主題標引對象分為:工程(項目)、案卷和文件三個層次;

4) 要客觀地揭示出城建檔案所記載或論述的對象的主題概念，不應摻雜個人的觀點和褒貶;

5) 城建檔案的主題概念，是標引的主要概念和主要對象;

6) 應采取概括的整體標引和重點性的分析標引相結合的原則，進行適度標引;

7) 應盡可能保持中心主題標目與該檔案主要分類標引的匹配;

16

8) 使用關鍵詞標引應嚴格控制。

7.3.2 標引應遵循下列程序:

1 主題分析

1) 審讀檔案;

2) 閱讀題名;

3) 瀏覽正文;

4) 查閱檔案的外部特征。

2 概念轉換

1) 分類標引概念轉換;

2) 主題標引的概念轉換;

3 審校

7.3.3 檔案標引質量管理包括下列內容:

1 衡量標引工作質量的指標主要是標引的客觀性、專指性、全面性、一致性與適當的標引深度。

2 保證標引工作質量可以采取下列措施:

1) 科學的組織管理標引工作;

2) 提高標引人員的業務水平;

3) 提高標引工具本身的質量。

7.4 目錄的編制與組織

7.4.1 城建檔案館應建立一套科學合理的目錄體系。

7.4.2 以目錄構成的檢索體系，應構成覆蓋館藏的檢索系統。一般應由兩種以上目錄(檢索工具)組成，每一種目錄都具有其他目錄所不能替代的功能。 7.4.3

目錄系統應能夠從不同層面來揭示檔案信息，提供方便、快捷、多途徑、多角度的查詢手段。

7.4.4 各種目錄應簡明易懂，對利用者也應能運用自如。

7.4.5 目錄的編制與形式應采用國家標準和有關專業規范。 7.4.6 目錄的編制應及時、準確，做到帳物相符。

7.4.7 目錄的組織方法有:字順組織法和學科系統組織法。

1 字順組織法要求按款目的標目字順將款目組織成字順目錄(題名、責任者、主

17

題);

2 學科系統組織法要求按款目揭示的文獻學科體系的標識(分類號)將款目組織成分類目錄。

7.5 必備目錄

7.5.1 城建檔案必備目錄包括城建檔案總目錄和城建檔案分類目錄。 7.5.2

城建檔案總目錄應按檔案接收進館的先后順序，以工程(項目)或案卷為單位進行編制。城建檔案總目錄分工程(項目)總目錄和案卷總目錄。

工程(項目)總目錄其樣式見附錄,。

案卷總目錄其樣式見附錄,

7.5.3 城建檔案分類目錄應按城建檔案館對該工程(項目)及其案卷的分類標引而形成類目進行編制， 城建檔案分類目錄分工程(項目)分類目錄和案卷分類目錄。

工程(項目)分類目錄其樣式見附錄,

案卷分類目錄其樣式見附錄,

18

8 統計

8.1 統計工作內容和任務

8.1.1 統計工作包括下列主要內容:

1 城建檔案統計調查;

2 城建檔案統計整理;

3 城建檔案統計分析。

8.1.2 檔案統計工作的基本任務是:對城建檔案和城建檔案工作的發展情況進行統計調查、整理、分析，提供統計資料，實行統計監督。

8.2 統計工作的要求

8.2.1 統計工作應遵循下列規定:

1 保證城建檔案統計數據的準確性、系統性、及時性和科學性;

2 城建檔案統計工作必須受國家統計立法的約束;

3 各城建檔案館必須建立健全城建檔案統計工作制度，并指定專(兼)職人員從事城建檔案統計工作;

4 按照國家規定的統一方法、計量單位、報表格式進行統計工作;

5 檔案統計報表字跡工整、清晰，各類檔案統計報表及綜合統計報表，除報上級機關外，需留一份存檔備查;

6 上級檔案部門需要的各類報表，要按時間要求，準確無誤地報送。

8.3 統計工作的步驟和方法

8.3.1 統計調查

統計調查包括下列兩方面內容:

1 常規性統計，即城建檔案館對城建檔案的構成數量、保管狀況、鑒定情況，利用情況及城建檔案館基本情況等進行的定期統計調查，包括下級城建檔案館按照統一的規定向上級城建檔案館定期報送各種統計報表的統計調查。

19

2 專門組織的統計，是為完成某種調查任務的需要而專門組織的一時性全面調查統計。常用的方法有普查和抽樣調查。

8.3.2 統計資料整理

統計資料整理包括下列兩方面內容:

1 城建檔案統計分組，將被研究的城建檔案工作現象總體按照一定的標志劃分為若干個不同類型的組進行整理;

2 形成城建檔案統計表。

8.3.3 統計分析

1 統計分析可以采用下列方法:

1) 專題分析和綜合分析;

2) 定期分析和不定期分析;

3) 對比分析法、分組分析法、相互關系分析法和綜合平衡分析法。

2 統計分析應采取下列步驟:

1) 確定統計分析的題目;

) 根據選題收集、整理和檢查統計資料; 2

3) 選用適當的統計分析方法進行分析;

4) 根據統計分析的結果撰寫統計分析報告。

8.3.4 統計材料的上報與匯總應根據要求采取下列方法:

1 逐級匯總上報;

2 集中匯總上報;

3 越級匯總上報。

8.4 基本統計報表

8.4.1 基本統計報表包括下列內容:

1 城建檔案工作基本情況統計，包括組織機構、人員狀況、館庫面積、設備、館藏的統計(示例見附錄,)。

2 城建檔案館館藏檔案分類統計，包括各類檔案、資料等數量的統計(示例見附錄,)。

3 城建檔案數量統計，包括各類城建檔案的接收、移出、銷毀、實存等數量的統計(示例見附錄,)。

20

4 城建檔案鑒定情況統計，包括各類城建檔案的鑒定時間、劃定的保管期限和密級、現有檔案數量、已鑒定數量、未鑒定數量和銷毀檔案等(示例見附錄,)。

5 城建檔案構成情況統計內容包括各類館藏檔案的數量及整理、鑒定情況(示例見附錄,)。

6 城建檔案利用情況統計，內容包括查檔人次、查檔卷次、利用效果等數量的統計、提供和復制案卷次數統計等(示例見附錄,)

21

9 鑒定

9.1 鑒定工作的內容

9.1.1 檔案鑒定工作包括下列主要內容:

1 制定檔案價值的統一標準及各種類型的檔案保管期限表;

2 具體分析檔案的價值，劃分和確定不同保存價值的檔案的保管期限;

3 劃分檔案的密級，降密與解密，確定開放范圍與內容;

4 將無保存價值的和保管期滿的檔案予以銷毀;

5 圍繞上述工作而開展的一系列鑒定組織工作。

9.2 鑒定工作的原則

9.2.1 必須從國家和社會的整體利益出發，用全面的、歷史的、發展的觀點，判定檔案的價值;

9.2.2 城建檔案鑒定工作關系到城建檔案的存、毀，應遵循嚴肅、認真的原則;

9.2.3 鑒定工作必須有必要的記錄(示例見附錄,);

9.2.4 定期開展鑒定工作，優化館藏檔案質量和館藏結構。

9.3 鑒定工作主要依據

9.3.1 《城建檔案密級與保管期限表》

9.3.2 城建檔案的自身特點和狀況;

9.3.3 社會利用的需要。

9.4 鑒定的基本工作方法

9.4.1 檔案鑒定方式采用直接鑒定法，即城建檔案的鑒定人員通過直接審查城建檔案材料的內容及各種特征來鑒定城建檔案的保存價值。

9.4.2 檔案的價值從下列幾方面分析:

1 分析文件的內容;

22

2 分析文件的來源、時間和形式等;

3 分析檔案的完整程度。

9.5 城建檔案館檔案鑒定工作

9.5.1 城建檔案館的檔案鑒定包括接收進館檔案的鑒定和館藏檔案的鑒定兩部分。 9.5.2 城建檔案館對于接收進館的檔案，須按接收范圍、內容的規定進行必要的鑒定。

9.5.3 城建檔案館的館藏檔案鑒定工作，應組織專門的鑒定小組或鑒定委員會來進行。

9.5.4 鑒定委員會一般由該館館長、館內有關業務人員、有關專業管理部門的代表組成。此外，還可以臨時邀請與被鑒定檔案有關的單位負責人(或代表)參加。

9.5.5 鑒定委員會的工作包括下列內容:

1 指導、監督檔案館的檔案鑒定工作;

2 根據城建檔案保管期限表和有關法律、法規、規章和規范、標準，制定鑒定方案;

3 劃分確定檔案的密級，對到期檔案提出降密與解密意見，確定開放范圍與內容;

4 討論、審查檔案銷毀清冊和準備檔案內容的分析報告，必要時，還須直接審查或抽查有關檔案;

5 對檔案的存毀作出決定，并報上級主管機關及業務主管機關批準。 9.5.6

鑒定意見被批準后，應在相應的案卷封面上重新標注新的保管期限和密級，并更改相應的各種目錄、數據庫記錄等，使其與鑒定結果相一致。對確定失去保存價值的城建檔案，可以剔除銷毀。

9.6 檔案的銷毀

9.6.1 根據審批的鑒定結果，對擬銷毀的檔案必須編制清冊，報上級主管機關及業務主管機關審查、批準后方可銷毀。

9.6.2 銷毀清冊應符合下列規定:

1 檔案銷毀清冊的結構應包括下列內容:

23

1) 檔案銷毀清冊封面，項目有:工程(項目)名稱和立檔單位名稱、編制檔案銷毀清冊單位名稱、編制時間;

2) 銷毀檔案登記欄，項目有:順序號、案卷或文件題名、起止日期、號碼(案卷目錄號、案卷號或文件字號)、數量、備考等。

2 檔案銷毀清冊至少應一式兩份，一份留在檔案館永久保存，以便日后查考。一份報上級主管機關及業務主管機關。

9.6.3 準備銷毀的檔案，在未批準前，則須單獨加以系統保管，以使審批時檢查。 9.6.4 城建檔案館對于確定銷毀的城建檔案材料應設定一年至二年的待銷期，以免誤銷。

9.6.5 銷毀時應在二名監銷人監督下，送指定單位銷毀。銷毀工作注意保密與安全。銷毀完畢后，監銷人應在銷毀報告(或銷毀登記表)上簽字。

9.6.6 城建檔案銷毀后，應將銷毀的檔案從各種目錄及數據庫中注銷。

24

10 保管與保護

10.1 館庫、設備、裝具要求

10.1.1 城建檔案館建筑應獨立建造，總平面布置應根據近遠期建設計劃的要求，可一次規劃，分期建設。館庫建筑面積按《檔案館建設標準》(建標103-2008)的規定執行。

10.1.2 各城建檔案館應根據本館的等級、規模和職能，配置檔案庫、查閱檔案、檔案業務和技術、辦公、輔助等各類用房。館庫的選址、建筑設計、檔案防護、防火、建筑設備應符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ 25—2000)的規定。

10.1.3 城建檔案館應按照防火、防盜、防潮、防高溫、防霉、防塵、防光、防有害氣體、防有害生物等要求配備如下設備:

1 通風、去濕和空調設備;

2 溫濕度記錄儀;

3 火警裝置、干粉滅火機或氣體滅火機;

4 防盜報警裝置、防盜門窗;

5 除塵器;

6 消毒機或消毒箱以及防蟲防霉藥劑;

10.1.4 開展檔案管理及利用工作，應配備如下設備:

1 計算機、服務器;

2 復印機;

3 打印機、刻錄機;

4 掃描儀;

5 裝訂設備;

6 照相機;

7 攝像機;

8 錄像編輯設備;

9 防磁柜;

10 相關配套設備。

25

10.1.5 檔案裝具的制作應符合國家、建設行業、檔案行業的有關標準的規定。

10.2 日常設備管理要求

10.2.1 所有設備應登記造冊，建立設備檔案，統一管理，加強維護保養。

10.2.2 各種設備應確定專人使用和保養，制定設備使用和維護保養制度，建立崗位責任制。設備的維護保養制度應明確下列內容:

1 防火、防盜設備的定期檢查、檢測;

2 檔案裝具的定期除塵和檢查維修;

3 消毒設備的定期檢查維修;

聲像設備的定期維護保養; 4

5 電子計算機系統的定期維護以及更新升級;

6 復印機、掃描儀等設備的定期維護保養。

7 設備的維修保養情況應作記錄，存入設備檔案備查。

10.2.3 各種設備的使用，操作人員應具有相應的專業素質或經過專業培訓，確保設備正常使用，避免因操作不當而損壞設備。

10.2.4 加強電源線路的檢查維修，避免因電源故障而損壞設備。 10.2.5 遇雷雨天氣應及時斷開相關設備的電源，防止雷擊損壞設備。 10.2.6 各種設備用房均應配置通風及空調，安裝防盜門窗，確保設備完好和萬無一失。

10.3 庫房管理

10.3.1 庫房管理工作應有專人或設專職負責。

10.3.2 庫房應采取防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲、防塵、防光、防鼠、防有害氣體等防護措施。

10.3.3 有兩個以上庫房的城建檔案館都應進行編號，以利于管理和檢索，一般采用流水號順序編排。

10.3.4 庫房內架(柜)的排放和編號應遵循如下規則:

1 根據檔案庫房大小、形狀、朝向合理排放和布置檔案架(柜)，以方便存放檔案、便于通風和自然采光為原則。

26

2 檔案架(柜)排列應與窗戶垂直;與墻壁應保持一定距離(一般柜背與墻不小于10厘米、柜側間距不小于60厘米);柜與柜排列要保持1-1.2米左右的間距。

3 庫房內的檔案架(柜)應統一編號。編號方法是:自門口起從左到右流水編架(柜)號，每個架(柜)的欄也從左向右編號，每欄的格自上而下編號，并以標簽的形式在架(柜)上標出編號。

10.3.5 城建檔案館應編制檔案存放位置索引，把每個庫房柜(架)內檔案存放的實際情況繪成平面示意圖，供保管和調卷人員參看使用。

10.3.6 城建檔案館應實行檔案代卷卡制度，檔案出庫后將代卷卡放在被暫時移出檔案的位置上，以便于掌握檔案的流動情況和隨時做好安全檢查工作。

10.3.7 城建檔案裝入檔案柜或密集架均應按一定的順序排列，排列的方法有兩種，即分類排列法和大流水排列法。

10.3.8 特殊檔案的存放方式按下列規定:

1 絕密、重要以及珍貴的檔案應與一般檔案分開保管;

2 不同載體形式的檔案宜分庫保管;

底圖、地形圖等宜采用平放方式保存，板圖可裝在袋內或保護夾內，立放或3

平放在柜架上;

4 音像、磁盤等磁性載體的檔案宜放入專門的檔案柜中保管。

10.4 保護

10.4.1 檔案庫的溫濕度調控應根據檔案的重要性和不同載體等因素區別對待。并采取以下調控措施:

1 密閉。檔案庫應嚴密封閉，以減少庫外不良氣候對庫內的影響。庫區或庫房入口處應設緩沖間或安裝氣幕裝置。每逢霉雨、高溫、潮濕季節嚴禁隨意開啟庫房門窗。

2 通風。檔案庫應根據空氣流動規律，利用庫外溫、濕度的有利條件，有計劃地使庫內外的空氣進行交換，科學地進行通風。通風時應防止庫內結露并注意防塵和防有害氣體進入庫內。通風后應立即密閉。

3 減濕。庫房應采用空氣冷凍去濕機或吸濕劑減濕。使用去濕機去濕時，庫房內溫度宜在14?,27?。

4 增濕。當庫內濕度低于規定要求時，必須適當增濕，可采用蒸汽加濕和水蒸

27

發加濕調節庫內濕度。

5 降溫、增溫。可采用空調措施增溫降溫，也可采用暖氣設備增溫，且以汽暖為宜。

6 庫房溫濕度測量、記錄工作: 測量記錄一般每月不少于20天，一天兩次。掌握檔案庫房溫濕度的變化規律，在沒有空調設備的情況下，可以采取通風與密閉的措施達到改善庫房溫濕度的目的。

庫房溫濕度記錄示例見附錄,。

7 新建庫房竣工后，應經6-12個月干燥方可投入使用。

8 不同載體檔案庫房溫濕度應符合下表的規定。

溫度 相對濕度 晝夜溫度變化 相對濕度晝夜變化

紙質檔案 14?,24? 45,,60, ?2? ?5,

底片檔案 13?,15? 35,,45, ?3? ?5,

照片檔案 14?,24? 40,,60, ?3? ?5, 磁性載體檔案 15?,27? 40,,60, ?3? ?5,

光盤檔案 14?,24? 45,,60, ?2? ?5,

10.4.2 檔案應采取下列防光措施:

1 在檔案的整理、保管和利用過程中應注意防光，盡量減小光輻射的強度和輻照時間，并力求避光保存。嚴禁在陽光下爆曬檔案。

2 檔案庫房宜使用乳白色燈罩的白熾燈，照度以30-50勒克司為宜，閱覽室以75-100勒克司為宜。采用熒光燈時，應有過濾紫外線和安全防火措施。

3 庫房宜建成無窗庫房，有窗庫房窗戶要小要少，一個開間一般只設一個1×0.5米的雙層玻璃窗戶，應采取不透光的窗簾、遮陽板、防紫外線玻璃等遮陽措施。

4 盡量避免在強光下長時間利用檔案，減小利用檔案原件復印的次數。

10.4.3 檔案庫應采取下列防塵、防空氣污染措施:

1 新建庫房選址時，應遠離鍋爐房、廚房、有污染的車間等場所，并提高檔案庫房周圍的綠化覆蓋率。檔案庫房所處地區及周圍環境空氣的質量，應不低于二級質量標準。

2 提高檔案庫房的密閉程度，并在庫房進風口處設置凈化空氣裝置和阻隔性質的微粒過濾器，凈化和過濾庫房空氣。

28

3 庫房維護結構的內層應選用質地堅硬耐磨的材料，或采用高分子涂料噴刷庫房地面和墻面。

4 檔案入庫前必須進行除塵處理，工作人員入庫應換工作服和拖鞋，盡量減少入庫次數。

5 制定和執行嚴格的衛生清潔制度。清潔庫房衛生要使用吸塵器，先吸門窗、地板，后吸柜架。

10.4.4 檔案庫應采取下列防蟲、防霉和防鼠害措施:

1 做好入庫前檔案的檢查消毒工作，嚴防帶菌的檔案入庫感染其他檔案，檔案必須進行滅菌消毒后方能入庫。禁止把食物帶入庫房內，嚴禁庫房內堆放雜物。新庫房和新柜架要先打藥進行密閉消毒。

2 加強庫房溫、濕度的控制和調節，尤其在梅雨季節庫房的濕度應控制在國家標準范圍。

3 庫房和辦公用房必須分設，避免人為因素使檔案感染，滋生蟲害。

4 庫房應使用防霉劑等藥劑防霉。

庫房應安裝紗門、紗窗，門窗應嚴密。要放置和定期更換防蟲藥物,防止害5

蟲的發生。

6 做好庫房蟲情、鼠情觀察記錄工作，以便采取相應的消殺措施。 10.4.5 檔案庫應采取下列防火、防盜措施:

1 加強防火意識教育，掌握防火、滅火知識和技術。

2 制定并嚴格執行防火、防盜制度，配備足夠有效的滅火裝置，安裝防盜門和防盜欄，安裝自動防火防盜報警系統。

3 庫房內外禁止堆放易燃易爆物品，庫房內禁止吸煙，禁止閑人進入庫房，警惕庫內電器使用和電線老化引起火災。

10.4.6 城建檔案館應制定當檔案發生異常情況時的應急計劃和突發事件應變程序，并符號下列規定:

1 應急計劃應包括搶救檔案的先后順序，搬運路線，人力組織配備，轉移后的管理、保護等。

2 突發事件應變程序應包括適用范圍、領導小組及職責、應急隊伍及任務、應變程序啟動及組織、后續工作的處理等。

29

11 聲像檔案

11.1 收集范圍與內容

11.1.1 聲像檔案收集范圍應包括:

1 城鄉規劃、建設和管理的重大活動和事件;

2 被列為文物保護或具有歷史意義的建筑物、構筑物、各勝古跡、市容市貌;

3 城鄉舊貌、城鄉變遷及社會風情;

4 城市拆遷、城市突發事件;

5 建設工程聲像檔案，應收集的內容包括:

1) 工程原址、原貌及周邊狀況;

2) 工程建設過程中的重大活動、重大事件;

3) 基礎施工;

4) 主體工程施工;

5) 工程采用的各種新技術、新材料、新工藝;

6) 工程重大事故;

7) 工程驗收情況、竣工典禮;

8) 竣工后的工程面貌。

6 其他具有長期保存價值的聲像材料。

11.2 收集與歸檔要求

11.2.1 各級城建檔案館負責收集、拍攝本行政區域范圍內的聲像檔案，并指導建設系統各專業和技術部門、工程建設單位開展聲像檔案收集與歸檔工作。

11.2.2 照片檔案收集與歸檔應符合下列要求:

1 照片應當主題明確，畫面清晰完整，色彩還原準確，被攝主體不能有明顯失真變形現象。

2 照片與底片應同時歸檔，歸檔的照片與底片影像應一致，且有文字說明。

3 照片應一律洗印成5吋至7吋的規格。

30

4 數碼照片的采集使用JPEG、TIFF格式，光學分辨率不得小于500萬有效像素。

5 數碼照片的歸檔保存選用一次性讀寫光盤作為載體，光盤不能有磨損、劃傷。原則上歸檔兩套，一套供查閱利用，一套封存保管。

6 建設工程照片的數量視工程項目而定，最少不少于10張。 11.2.3錄音、錄像檔案收集與歸檔應符合下列要求:

1 音像檔案歸檔前應進行篩選和鑒別，選擇聲音、圖像清晰、完整，體現主題內容、主要人物、場景特色等主要因素的音像材料歸檔。

2 錄像磁帶制作采用PAL制式，采用MPEG-2或AVI格式;錄音采用MP3 或WAV格式。

3 向城建檔案館移交的錄音、錄像檔案應是原始素材錄音、錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤。

4 音像磁帶應當主題明確，圖像穩定、畫面清晰，色彩真實，聲音清楚。

5 錄像資料片應配有相應的文字說明;

專題錄像片應當結構完整，并附有解說詞稿。 6

7 歸檔的音像材料應當材質完好，沒有變形、斷裂、發霉及磁粉脫落、磨損、劃傷現象，并在相應設備上演示或檢測。

11.3 整理

11.3.1 膠片照片的整理按以下規定:

1 照片的整理按單張或組(若干張有聯系的照片)進行;

2 照片應放置在照片檔案袋中或固定在芯頁上，底片應裝入半透明中性紙袋后再袋裝或固定在芯頁。芯頁示例見附錄,

3 照片檔案袋、芯頁應有說明，說明及其填寫應符合如下規定

1) 說明應包括題名、照片號、底片號、參見號、時間、攝影者、文字說明;

2) 題名應簡明概括、準確反映照片的基本內容，人物、時間、地點、事由等要素;

3) 照片號(底片號)的編制按照片保管單位制定的編目、分類法則進行;若采用照片、底片合一編號法，可不填寫底片號。

4) 參見號是指與本張照片有密切聯系的其他載體檔案的檔號;照片檔案由

31

檔案室移交至檔案館后，應對其參見號進行核對，對與實況不符的應及時調整。

5) 時間應填寫照片的拍攝時間;

6) 攝影者一般填寫個人，必要時可加寫單位。

7) 文字說明應綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息;或對題名未及內容作出補充。

4 膠片照片可以按專題、事件或工程項目進行組卷(冊)，也可以按單張或組(若干張有聯系的)進行管理。

11.3.2 數碼照片的整理按以下規定:

1 數碼照片的整理按工程項目、事件等建立分類方案，設置文件夾;每個文件夾下可以按具體的需要設置多級文件夾，最低一級文件內存放一組聯系密切的數碼照片;各級文件夾必須以中文命名。

2 對同一文件夾按形成的先后順序進行編號，并以序號+題名作為文件夾名稱。

3 對同一文件夾內的數碼照片按形成的先后順序進行重新編號，并以序號+照片題名作為文件名稱。

4 按歸檔年度刻制光盤，光盤保存內容包括存放數碼照片的文件夾、數碼照片檔案目錄、光盤說明文件。光盤說明文件應說明本光盤保存的內容、照片數量、密級、制作日期、制作者、光盤類型(CD-R、DVD-R)等。

11.3.3 錄像(音)帶的整理按以下規定:

1 錄像(音)帶等檔案以一卷(盒)若干(盤)為一個保管單位。

2 每一個保管單位應加以必要的文字說明，并與檔案載體一同放在聲像檔案保管單位內。文字說明應包括:檔號、題名、責任者(錄制單位或個人)、錄制時間、密級、保管期限等內容。

3 錄像、錄音材料以自然盒(盤)為單位，對載體內的單個專題片、素材的每個分鏡頭、每段錄音等單份音像文件進行整理，并填寫卷內文件目錄，目錄應包括序號、責任者、內容、長度、地點、時間，并按以下規定填寫:

1) 順序號，填寫盤內單份音像文件的排列順序號;

2) 責任者，填寫盤內單份音像文件的錄制者(單位);

3) 內容，填寫盤內單份音像文件的內容名稱;

4) 長度，填寫該分鏡頭或錄音文件的時間長度

5) 時間，填寫盤內各項內容的拍攝時間;

32

6) 位置，填寫該項內容在盤中的具體位置，以分、秒、幀表示;

7) 地點，填寫該錄像文件的拍攝地點。

11.4 保管

11.4.1 聲像檔案的保管和保護按本標準第10章保管與保護的規定執行外，還應遵循以下規則:

1 錄音帶、錄像帶均應豎放在專用柜內。

2 錄音帶、錄像帶要做到定期檢查。一般每隔1年倒帶一次。如發現磁帶變形、斷裂、磁粉脫落等現象，要及時進行清洗和技術處理。

3 照片如發現有發黃、發霉、變質等現象，應及時采取措施加以補救。

33

12 信息化

12.1 信息化建設的原則與要求

12.1.1 城建檔案信息化建設應遵循下列原則:

1 城建檔案信息化建設工作應與城鄉建設和經濟發展相適應，應與本市、縣(市、區)的信息化工作相協調;

2 城建檔案館應制定實施計劃，并與建檔案行業主管部門制定的信息化規劃要求相適應;

3 以提供有效的城建檔案信息服務為宗旨，以數字化城建檔案館建設為方向，以城建檔案網絡化建設為基礎，以數字信息資源建設為核心，以信息化人才隊伍建設為保障;

4 統籌規劃，統一標準，資源共享，分步實施。

12.1.2 城建檔案信息化建設應符合下列要求:

1 要根據信息化建設工作的需要配置計算機設備、軟件與網絡設施，并按要求更新升級;

2 應建立計算機網絡、設備、軟件和數據庫的運行管理制度，以及計算機系統和數據的安全、保密制度;

3 應設置相應的崗位和管理人員，滿足信息化建設的需要，

4 要定期對城建檔案產生單位和城建檔案館檔案業務人員進行信息化技術及標準規范的培訓。

12.2 信息化應用系統基本功能

12.2.1 城建檔案館信息化應用系統應具備下列基本功能:

1 具有對紙質、縮微、聲像等實體檔案進行管理的功能，實現業務活動的辦公自動化;

2 具有接收電子文件和管理電子檔案的能力;

3 應能支持不同載體檔案的數字化，可通過數據接口導入數據，可對不同格式的數據進行編輯處理，支持拷貝、打印、繪圖等方式的數據輸出。

34

4 具有數據查詢檢索與操作功能，可對數據進行分類、統計、提取、編輯、加工;

5 可通過專網和互聯網提供檔案利用;

6 可對各類數據進行更新維護，數據庫能管理海量多媒體數據并具有可擴展性;

7 數據庫具有系統訪問識別控制，保證數據的保密和系統安全;

8 系統應具有用戶管理、系統運行日志、數據備份、數據恢復功能;

9 系統要能夠適應信息化工作的發展變化，能夠根據需要較方便的增加系統功能，擴充數據庫存儲容量，擴大網絡規模;

10 系統應符合國家、行業和地方城建檔案管理業務規范和技術標準。

12.3 數字資源建設

12.3.1 各級城建檔案館應積極開展城建檔案電子文件與電子檔案的接收。

12.3.2 電子文件與電子檔案的代碼標識、格式與載體、收集、整理、鑒定、驗收與管理的要求按《建設電子文件與電子檔案管理規范》(CJJ/T 117,2007)的規定執行。 12.3.3 館藏檔案數字化按以下原則和要求進行:

1 檔案數字化應采取循序漸進的方式，根據保管和利用的情況，從急需保護和利用率高的檔案開始逐步進行數字化;

2 紙質檔案數字化采用黑白、灰度和彩色掃描方式;

3 照片檔案數字化應根據照片的保存和利用價值采用不同的分辨率;

4 錄音錄像檔案數字化應采用非線性編輯系統;

5 數據的壓縮與存儲應采用《建設電子文件與電子檔案管理規范》(CJJ/T

117,2007)規定的方法和格式。

12.3.4 城建檔案館應先建立館藏檔案目錄數據庫，并逐步建立如下專題數據庫:

1 基礎地理信息數據庫;

2 地下綜合管線數據庫;

3 建設項目規劃審批成果數據庫;

4 建設用地規劃審批成果數據庫;

5 建筑工程檔案數據庫;

6 市政公用工程檔案數據庫;

7 城鄉規劃方案數據庫;

35

8 城市應急(民生)數據庫;

9 聲像資料數據庫。

12.3.5 專題數據庫建設應采用數據共享方式，充分利用已有的數據資源。