專職檔案員職責

2024年3月25日發(作者：思特里克蘭德)

專職檔案員職責

專職檔案員是一個專門負責管理機構或組織中所有檔案和文檔

的專業人員。他們的主要職責是記錄、分類和存檔所有與組織相關

的文件和文檔。以下是專職檔案員的職責：

1. 梳理檔案庫：專職檔案員需要對組織中的所有檔案和文檔進

行梳理，確定哪些文件需要保留、哪些文件已過期可以丟棄，然后

將它們存儲在正確的地方。他們需要具備精確的記錄和組織技能，

以確保所有檔案都能夠被有效地存檔和訪問。

2. 檔案分類：檔案員需要將所有檔案按照特定的分類標準歸類，

例如按照日期、名稱、類型等進行分類，以方便組織查找和訪問。

3. 檔案編碼：在對檔案進行分類時，檔案員需要對每個檔案進

行編碼，以確保每個檔案都能夠被唯一地標識和區分。這個過程需

要檔案員具備精確的記錄和編碼技能。

4. 檔案存儲：檔案員需要選擇最適合存儲標準和電子檔案的設

施，以確保檔案被妥善保管和維護。他們需要了解典型的檔案存儲

要求和標準，以確保檔案將被正確地保護，并且可以在需要時高效

地訪問。

5. 檔案檢索：檔案員需要處理所有來自組織內部和外部的檔案

要求，并將要求與存檔記錄進行比較。他們需要使用發達的檢索工

具和流程，以快速地定位請求文檔并收集必要的文件，以滿足決策、

法律和財務保留要求。

6. 檔案維護：檔案員需要對檔案和文檔進行維護，例如檔案修

復和保養以長期保持其完整性和精度。

7. 檔案銷毀：檔案員負責定期清理無用的和廢棄的文件，從而

確保組織只保留有必要的文件和記錄。他們需要了解文件的保密性、

隱私權和版權問題，以確保文件銷毀是法律合規的。

8. 檔案管理：檔案員需要與組織的部門和人員緊密合作，以確

保檔案記錄的準確性和完整性。他們需要支持組織的記錄保留方針，

以確保所有文件都得到適當的處理和保護。

總之，專職檔案員對于一個組織來說是重要的，他們利用自己

的專業知識和技能，確保文件和記錄的最佳保管，從而支持組織的

決策和業務目標的實現。