無意間的函件格式

2024年3月29日發(作者：公司股權激勵)

無意間的函件格式

函的結構、內容和寫法

由于函的類別較多，從制作格式到內容表述均有一定靈活機動性。主要介紹規范性公

函的結構、內容和寫法。

公函由首部、正文和尾部三部分共同組成。其各部分的格式、內容和讀法建議如下：

(一)首部。主要包括標題、主送機關兩個項目內容。

1、標題。公函的標題通常存有兩種形式。一種就是由發文機關名稱、事由和文種形

成。另一種就是由事由和文種形成。

2、主送機關。即受文并辦理來函事項的機關單位，于文首頂格寫明全稱或者規范化

簡稱，其后用冒號。

(二)正文。其結構通常由結尾、主體、結尾、結語等部分共同組成。

1、開頭。主要說明發函的緣由。一般要求概括交代發函的目的、根據、原因等內容，

然后用“現將有關問題說明如下：”或“現將有關事項函復如下：”等過渡語轉入下文。

復函的緣由部分，一般首先引敘來文的標題、發文字號，然后再交代根據，以說明發文的

緣由。

2、主體。這就是函的核心內容部分，主要表明致信事項。函的事項部分內容單一，

一函一事，行文必須的直陳其事。無論是洽談工作，查問和回復問題，還是向有關主管部

門命令核準事項等，都必須用簡約莊重的語言把須要說對方的問題、意見著成確切。如果

屬澄清公告，還要特別注意回復事項的針對性和明確性。

(三)結尾。一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一問題，或請對

方及時復函，或請對方提出意見或請主管部門批準等。

(四)結語。通常應當根據函詢、函告、函商或行文的事項，挑選運用相同的結束語。

例如“特此函詢(商)”、“懇請即為澄清公告”、“特此函告”、“特此函復”等。有的

函也可以不必結束語，例如屬于便函，可以像是普通信件一樣，采用“此致”、“敬禮”。

(五)結尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內容。

代筆機關單位名稱，載明成文時間年、月、日;并蓋章公章。

撰寫函件應注意的問題

函的文學創作，首先必須特別注意行文簡約明晰，用語把握住分寸。無論是平行機關

或者就是不二者隸屬于的行文，都必須特別注意語氣豁達存有禮，不要倚勢壓人或強人所

難，也不必諂媚恭維、曲意客套。至于澄清公告，則必須特別注意行文的針對性，回復的

明確性。

其次，函也有時效性的問題，特別是復函更應該迅速、及時。像對待其他公文一樣，

及時處理函件，以保證公務等活動的正常進行。

公文函的分類

公文函可以從不同角度分類：

(一)按性質分后，可以分成公函和便函兩種。公函用作機關單位正式宣布的公務活動

往來;便函則用作日常事務性工作的處置。便函不屬于正式宣布公文，沒公文格式建議，

甚至可以不要標題，不必播發文字號，只須要在尾部署上機關單位名稱、成文時間并蓋章

公章即可。

(二)按發文目的分。函可以分為發函和復函兩種。發函即主動提出了公事事項所發出

的函。復函則是為回復對方所發出的函。

(三)另外，從內容和用途上，還可以分成洽談事宜函，通告事宜函，留痕事宜函，邀

請函、呈報回復事宜函，發照函，留痕函，上報材料函等等。

一、商業函件的種類

商業函件的種類較多，大致可以分割為如下幾類：

從函件的性質上分，有公函和便函兩種。公函屬于行政公文。便函即指企業間一般業

務信件。這里著重說一說便函，即商業業務函件。

從內容來看，存有洽談信件、專用信件之分后。從用途上說道，存有通常業務信件及

介紹信、證明信、邀請信、慰問信、賀信、村居、感謝信等。

商業函件寫得好壞，從某種意義上看，反映出企業的形象，也直接表現寫函人的水平。

因此，了解并掌握各種信件的程式與寫法，是很有必要的。

二、洽談類函件文學創作特點

商洽函件是企業之間商洽工作、聯系業務時經常使用的一種書信。企業在經營活動中，

為疏通購銷渠道，提高競爭能力和密切協作關系，要經常與有關單位取得聯系，信函則是

傳遞信息的一種主要手段。企業擴大自主權后成為相對獨立、自主經營的經濟實體，橫向

聯系日趨廣泛，商洽信的使用頻率越來越高。它對于增強企業之間的相互了解、多方獲取

經濟信息、促進企業自身經營的發展，均有重要的意義。

（一）洽談信的`特點

商洽信與行政公文中的“函”，有許多相似的地方，但它又有明顯的特點。

1.洽談信通常稱作便函，不屬于國家行政公文。

2.商洽信的書寫格式近似一般書信，可以不加標題，不具有行政公文的嚴格程式。

3.洽談信的內容業務性極強，很少牽涉關鍵性社會問題，寫下得也較為具體內容，目

的是化解實際問題。

4.商洽信的署名可以是單位并加蓋公章，也可以是個人代表單位寫信，不加蓋公章。

（二）洽談信的讀法

商洽信的程式一般是：稱謂、問候、正文、結尾、署名、日期。

1.稱呼。把收信人的稱呼寫下在信箋的第一行，頂格橫排。稱呼之后提冒號，則表示

下面有話要說。寄給單位的，必須寫下全稱；寄給個人的，需用職務名稱，例如：“黑經

理”、“張科長”等，當眾敬重。

2.問候。問候，是一種禮貌行為。寫在稱謂的下一行，空兩格，是一種特殊分行。

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5.署名。在文尾右下方簽署發信單位或發信人姓名。如簽署單位，要寫全稱并加蓋公

章。

6.日期。日期寫下在代筆下面，年月日必須寫下全，尤其就是解決矛盾的信件，年月

日無法漏寫。