印章管理使用規范

2023年12月12日發(作者：防火注意事項)

印

章管理使用規范

第一條、為了保證印章刻制、保管以及使用的合法性、嚴肅性和安全性，依據公司規范運營、防范風險的管理規定，有效地維護公司利益，特制定本管理辦法。

第二條、本管理辦法所指印章包括公司各分子公司公章、黨章、法人章、董事會章、監事會章等具有法律效力的印章。

第三條、適用范圍

(一) 公章的使用范圍

1、 經公司領導批準，以公司名義發出的公文、信函、報表、證明等。

2、 經公司領導批準的各種證件（營業執照、組織機構代碼證、各種資質證件、畢業證書、學位證書、聘書、榮譽證書等）。

2、 公司領導簽發的對外合同、協議書等。

4、 公司領導或授權辦公室主任明確批示，要加蓋公章的文件、證件、材料等。

(二) 公司領導簽章的使用范圍

1、 各類資質證書。 2、 公司領導明確指示使用公司領導簽章的其他文件、報表、信函、合同、協議書、證明等。

(三) 辦公室印章使用范圍

1、 以辦公室名義發出的公文、函件。

2、以辦公室名義開出的介紹信、證明等。

(四) 專用印章的使用范圍

各級業務部門為履行某一項專門業務可以刻制使用專用印章，刻制時必須載明專門用途。此類印章只能在規定的使用范圍內使用。

第四條、公章的刻制、啟用

（一）公章的刻制

1、公司印章的刻制均須報公司分管總裁批準，由辦公室開具介紹信，到公安機關相關部門辦理刻制手續。

2、公章的形體和規格，按國家有關規定執行。

（二） 公章的啟用

1、新印章啟用前要做好戳記，并留樣保存，以便備查。 2、公章啟用應報公司分管總裁批準，并下發啟用通知，注明啟用日期、發放單位和使用范圍。

第五條、公章的保管、交接和停用

（一）公章的保管

公司各類印章必須有專人保管

1. 公司的所有印章，均由辦公室負責登記、留樣并確定印章保管及使用責任人（以下簡稱為印章專管員）。

2. 各分子公司、證券部等部門向印章專管員移交印章時，應填寫《公司印章留樣備案表》（詳見本管理辦法附件）。

3. 由于印章磨損而更換印章，仍需在公司辦公室登記、留樣。

4. 嚴禁印章專管員將印章轉借他人。

5. 印章保管有異常現象或遺失，應保護現場，印章專管員應當及時向辦公室主任、辦公室分管總裁書面報告，配合查處。

6. 各部門不得擅自刻制印章，違反本項規定給公司造成的全部經濟損失由當事人向公司承擔全額賠償責任。

7. 公章保管須有記錄，注明公章名稱、頒發部門、枚數、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、批準人、圖樣等信息。

8. 公章保管人因事離崗時，須由部門主管指定人員暫時代管，以免貽誤工作

9. 公章保管必須安全可靠，須加鎖保存，公章不可私自委托他人代管。

10.公章保管有異常現象或遺失，應保護現場，及時匯報，配合查處。 （二）公章移交須辦理手續，簽署移交證明，注明移交人、接交人、監交人、移交時間、圖樣等信息。

（三）有下列情況，公章須停用

1、公司名稱變動；

2、公章使用損壞；

3、公章遺失或被竊，聲明作廢。

4、公章停用時須經公司分管行政總裁批準，及時將停用公章送辦公室封存或銷毀，建立公章上交、存檔、銷毀的登記檔案

第六條、印章專管員的職責

1、印章專管員每天下班前應檢查印章是否齊全，并將印章鎖進保險柜內，妥善保管，不得將印章存放在辦公桌內；次日上班后，應首先檢查所保管印章保險柜有無異樣，若發現意外情況應立即報告。

2、印章專管員因事、病、休假等原因不在崗位時，印章授權人應指定他人代管印章，印章專管員要向代管人員交接工作，交代用印時的注意事項。

1）專管人員正常上班后，代管人員應向專管人員交接工作，登記用印的起止日期，實行管印人員登記備案制，以明確責任，落實到人。

2）交接工作時，應嚴格辦理交接手續，填寫本辦法附件的《印章交接單》，登記交交接日期、管理印章類別。交接人員簽字，印章授權人簽字認可后備存。 3、印章專管員要堅持原則，遵守保密規定，嚴格照章用印。未按批準權限用印或用印審批手續不全的，印章專管員不予用印；經辦人拒絕印章專管員審核文件內容或審批手續的，印章專管員可拒絕用印并報告領導處理。

4、印章專管員用印蓋章位置要準確、恰當，印跡要端正清晰，印章的名稱與用印件的落款要一致，不漏蓋、不多蓋。介紹信、便函、授權委托書要有存根，要在落款和騎縫處一并加蓋印章。

5、印章專管員不得擅自用印，一經發現，嚴肅處理；若因擅自用印導致公司遭受經濟損失時，由其承擔全部賠償責任并按公司人力資源管理的規定進行處罰。

6、印章專管員離職時，其管理的印章記錄和檔案須作為員工離職移交工作的一部分。印章專管員離職時，須辦理分管印章的移交手續并填寫《印章專管人離職交接單》（詳見本辦法附件）后方可辦理離職手續。

第六條、印章的使用規定

1、 凡需加蓋公司印章的文件，均須通過公司網上審批流程，填寫《公章使用申請單》或《投標申請單》并經相應管理部門領導、公司分管總裁審批同意后，方可使用公司印章。

2、 如特殊情況無法通過網上流程，必須填寫紙質《公章使用審批單》，經相應管理部門領導、公司分管總裁審批同意后，方可到辦公室進行蓋章：

3、 項目投標申請必須經過部門經理、運營中心、分管總裁審批

4、 合同、協議類文件必須通過公司合同評審，經過部門經理、運營中心、分管總裁審批 5、 資信證明、公積金相關手續、離職證明等與人力資源相關的文件，需部門經理及人力資源部經理、分管總裁簽字審批

6、 與財務相關業務文件，需部門經理、財務經理、部門分管總裁、財務分管總裁審批

7、 行政公文、函類文件，需部門經理、部門分管總裁、辦公室主任、行政分管總裁審批

8、 董事會、監事會公章需董事會秘書親自審批后方能蓋章

9、 黨章需公司黨委書記審批后方可蓋章。

10、 外單位使用公司執照或蓋山東浪潮齊魯軟件產業股份有限公司公章，需經所在公司分管總裁簽字審批，再經軟件公司辦公室分管總裁審批，方可蓋章，如投標類文件及合同需提前至運營中心審批備案審批，公司領導同意后方可到辦公室蓋章。

11、 公章原則上不能帶出公司使用。如確需帶出使用時，須經辦公室主任、辦公室分管總裁批準并填寫《公章外出使用審批單》（詳見本辦法附件）方可帶出；非公章專管人員攜帶外出時，用印人還應填寫本辦法附件的《印章交接單》辦理交接手續后方可帶出。

12、 外地進行投標如申請公章出差，需提前申請，批準流程參照工作外出審批規定，外公司借用公章出差需先本公司領導及軟件公司分管領導審批后，辦公室主任安排公章出差，出差人員相關差旅、交通等費用由申請單位或部門承擔，各單位提前預支費用，根據實際結算多退少補，公章出差人員必須嚴格遵守公司出差差旅規定及蓋章規定，節約差旅費用，做好蓋章審核、嚴格監督用章，保障用章安全。

13、 非工作時間用章，必須提前申請，經辦公室主任審批同意后安排用章。如臨時取消蓋章，務必第一時間告知辦公室蓋章人員。期間因蓋章發生的交通費用由申請單位或部門承擔。

14、 公司印章用印的《公章申請審批單》、《投標申請單》、《合同評審表》等申請類文件作為用印憑據檔案由印章專管員留存。涉及法律、財務等重要事項需使用印章的，須依有關規定經公司證券部門、財務部門等會簽最終經公司總裁審批后方可使用。

15、 因公司重要業務急需用印而審批人不在公司，必須經審批人手機短信確認回復，并由印章管理員在《用印審批記錄單》中加以注明，方可用印，但審批人返回時應立即補審；

16、 用印人填寫的《用印審批記錄單》中的相關信息應與實際提交的文件內容一致，如登記信息與實際用印文件內容不一致，印章管理員有權拒絕用印；

17、 禁止在手寫文件上加蓋公司印章。

18、 禁止在內容填寫不全的文件或空白的紙張、介紹信、便函、證件、授權委托書、發文批準書、邀請函上加蓋公司印章。

19、 公司各類印章實行用印登記制度，印章專管員應每月5日前應將該期間公章使用申請表、投標申請表、合同評審表等審批表及用印資料按用印時間先后移交公司檔案管理員，每年1月15日前將《用印登記簿》移交公司檔案管理員，檔案管理員按年度進行存檔。

第七條、 違反公司公章管理規定應承擔的責任 1、 公章專管員應以身作則，不得利用職務便利未經批準私自使用公章，違者扣罰專管員每次200元，累計超過兩次以上的直接予以辭退或開除，給公司造成經濟損失的應予以賠償，造成重大損失或嚴重后果的承擔法律責任。

2、 公章專管員因故意或疏忽造成公章遺失的，應立即報告部門領導并采取措施，如有必要贏得當地新聞媒體通稿注銷、掛失。同時，對公章保管當事人第一次經過處分，第二次調離工作崗位，并賠償所發生的一切費用。

第八條、附則

（一）用章審批流程圖及公司印章管理的相關文件范本。

（二）本辦法自發布之日實施。

（三）本辦法由辦公室負責解釋。

附件一：公章使用流程

工作目標 知識準備 關鍵點控制 細化執行 流程圖 嚴格執行《公章管理制度》、對不符合公司制度、中間環節審批人提出異議的文件及其他特一、審核蓋章環節

1．審核《公章使用申請》、《投殊文件，如部門分管總

1．審核《用章申請》

標申請》、《合同、協議評審》

裁堅持用章，必須經過公司行政分管總裁、公司總裁簽字審批，否則一律不允許用章

1．具備公章管理責1．遵守公司公章管理制度，保障公司各項業務順利開展

2．規范用章，確保公章安全

任意識，熟悉經濟法、合同法等相關法律法規

2．端正服務態度，熟悉公司業務

1．1 項目投標申請必須經過部門經理、運營中心、分管總裁審批

1．2 合同、協議類文件必須通過公司合同評審，經過部門評審記錄復印存檔

經理、運營中心、分管總裁審批

1．3資信證明、公積金相關手續、離職證明等與人力資源相關的文件，需部門經理及人力資源部經理、分管總裁簽字審批

1．4與財務相關業務文件，需部門經理、財務經理、部門分管總裁、財務分管總裁審批

1．5 行政公文、函類文件，需部門經理、部門分管總裁、公司收發文件管理制度

辦公室主任、行政分管總裁審批

打印《項目投標申請單》

2．用章登記

3．檢查用章申請、用章登記、蓋章材料內容是否一致及符合要求

4．用印

5．相關資料存檔

2、用章登記 《用章登記簿》 用章時間、用章事項填2、1 用章人在用章登記簿上寫完整、簽字清晰可辨登記并簽字

認

2、2 公章管理員（代管人員）必須逐頁檢查，不得在審核用章登記內容是否與蓋章申請內容、蓋章材料三者一致，并簽字確認

空白憑證、留有空白事項的頁面上蓋章

3、 蓋章

3．1 必須在制定位置準確用

章

3．2 蓋章過程中，公章管理

員必須全程監督用章

4、存檔

4．1 將蓋章申請單、蓋章文件、合同評審表、借用公司資

質等相關材料按照蓋章順序每日整理，按月存檔

4．2次月5日前將存檔文件轉交至檔案管理員，并填寫存檔文件交接表

存檔文件交接表

責任人 流程圖

提出用印申請

使用印章人

填寫用印審批記錄提交所需蓋章的文件

（審查審核審批）

審查人：所涉部門領導

審核人：分管總裁

審批人：總裁/分管總裁

用印審批

否

是否通過

是

管理印章人

根據申請單核對文件內容

否

是

蓋章

備 注：

? 用印人須將《蓋章申請表》上的內容填寫完整，否則印章管理員有權拒絕用印；

? 若急需用印而審批人不在公司，必須經審批人在電話中確認，并由印章管理員在《用印審批記錄單》中加以注明，方可用印，但審批人返回時應立即補審；

? 用印人填寫的《用印審批記錄單》中的相關信息應與實際提交的文件內容一致，如登記信息與實際用印文件內容不一致，印章管理員有權拒絕用印；

? 如協議、合同上已有法人簽字或已加蓋公司合同專用章，印章管理員可直接用印，但應在《用印登記簿》中說明。

附件二：

印章留樣備案表

NO:____________

印章名稱：___________________________

審批人：_______________________________

啟用時間：_____________________________

配置及保管部門：_______________________

印章用途：_____________________________

印章專管員：_________________

印章留樣

本留樣印章自_________年____月_____日啟用。

印章領用憑據及承諾：

本人作為本留樣印章的保管及使用責任人，于____年___月___日自 領取本印章，本人承諾將盡職妥善保管本印章，依照公司《印章管理制度》使用印章、登錄該印章的使用記錄、保管相應的審批文件資料；若因本人故意或過失使用本印章導致公司遭受經濟損失時，本人自愿全額賠償對公司因此導致的全部經濟損失并接受公司的相應處罰。

印章專管員：________________

_____年___月___日

附件三：

印 章 交 接 單

NO:___________

部門名稱：___________________________________

交接印章名稱：_______________________________

交接日期：_____月____日

用印注意事項說明：

1、交接人雙方的行為均應遵守《公司印章管理辦法》之規定。

2、其他說明事項：_______________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________

3、印章留樣：

留樣

4、本印章自____年___月___日____時起，經印章授權人簽字確認后，其保管責任和用印責任均由印章接收人________負責。

移交人：______________ 接收人：_______________

__________年___月___日 __________年___月___日

印章授權人簽字確認：_________ __________年___月___日

附件四：

印章專管人離職交接單

NO:__________

部門名稱：___________________________________

離職交接印章名稱：_______________________________

交接日期：_____月____日

1、離職人員應當將本印章交付繼任印章專管員，交接人雙方的行為均應遵守_____公司《公司印章管理辦法》之規定。

2、離職人員應當將其管理本印章期間的全部用印備案資料一并移交給繼任印章專管員，并書面確認除前述印章資料外，再無其他用印情況；若有遺漏用印情況且導致公司遭受的經濟損失，無論公司何時發現，印章專管人均對前述損失承擔全額賠償責任。

3、其他說明：_________________________________________

4、印章留樣：

留樣

4、本印章自____年___月___日____時起，經印章授權人簽字確認后，其保管責任和用印責任均由印章接收人________負責。

移交人：______________ 接收人：_______________

__________年___月___日 __________年___月___日

印章授權人簽字確認：_________ __________年___月___日

附件五：

印章外出使用審批單

NO:____________

1、部門名稱：___________________________________

2、外出印章名稱：_______________________________

3、使用日期：_____月____日

4、用印事項：___________________________________

5、外出使用原因：________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________

6、用印責任人：________________________________________

印章留樣：

留樣

7、本印章自____年___月___日____時經授權人簽字同意外出使用期間，其保管責任和用印責任均由印章________負責。

申請人：_______________

___________年___月___日

印章授權人簽字確認：_________ __________年___月___日

附件六：

蓋公章、合同章證明單

文件（合同）名稱：

合同金額：

經辦人：

集 團

公章：

備注：

行政審批---蓋章審批表

法人章： 公章：

部門：

批準人：

股 份

法人章： 合同章：

日期：

附件七：

印章使用登記簿

【_____年___月___日至_____年___月___日】

填表部門：_________填表人：_________

蓋章

序號

時間

文件名稱及發文號

批準

部門

批準人

印章專管員

經辦人

或代行人印

備注