一、什么是回復(fù)報(bào)告
回復(fù)報(bào)告，又稱答復(fù)報(bào)告。回復(fù)報(bào)告是上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)了解、詢問(wèn)某一情況或問(wèn)題，下級(jí)機(jī)關(guān)作出答復(fù)時(shí)，所使用的一種報(bào)告樣式。例如，人民群眾向某一單位的上級(jí)機(jī)關(guān)書面或口頭反映情況，提出批評(píng)，請(qǐng)求解決問(wèn)題。為了對(duì)人民群眾負(fù)責(zé)，受批評(píng)的這個(gè)單位或這個(gè)單位的上級(jí)機(jī)關(guān)有責(zé)任對(duì)批評(píng)作出答復(fù)。在這種情況下，上級(jí)機(jī)關(guān)可寫信讓這個(gè)單位作出書面答復(fù)。這是上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)了解情況的一種方法，使用機(jī)會(huì)比較多。有一定文字表達(dá)能力的同志都應(yīng)該會(huì)寫這種報(bào)告
二、怎樣寫好回復(fù)報(bào)告
接受執(zhí)筆寫回復(fù)報(bào)告的同志先要仔細(xì)閱讀上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的信件，搞清楚詢問(wèn)的主要問(wèn)題及其目的。而后再問(wèn)清本單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此問(wèn)題的答復(fù)意見(jiàn)。此時(shí)，如果你所掌握的情況足以答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)所提問(wèn)題就可以起草寫回復(fù)報(bào)告了，要是你心中還沒(méi)有t一分把握，就向有關(guān)單位或個(gè)人進(jìn)行必要的調(diào)查研究，力求做到實(shí)事求是，回復(fù)恰當(dāng)。
寫回復(fù)報(bào)告用詞造句要肯定、周全，不能模棱兩可。這樣做有利于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)問(wèn)題作出迅速正確處理。
執(zhí)筆人要掌握回復(fù)報(bào)告的結(jié)構(gòu)方法。回復(fù)報(bào)告由如下幾部分組成：
第一部分，標(biāo)題。例如，《關(guān)于陸溝鄉(xiāng)張六超生情況的回復(fù)報(bào)告》，用一個(gè)表示范圍的“介詞結(jié)構(gòu)”的形式加以表達(dá)，在“回復(fù)報(bào)告”四字前面寫進(jìn)回復(fù)的主要內(nèi)容，讓人一看標(biāo)題就知道是對(duì)什么事情的答復(fù)。
第二部分，稱呼。寫來(lái)信或派人來(lái)詢問(wèn)情況的上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人姓名和職務(wù)。寫在標(biāo)題下空一行，頂格寫，后加冒號(hào)（:)，如 "xx市計(jì)劃生育委員會(huì)張鐘主任：”。
第三部分，正文。回復(fù)的主要內(nèi)容就寫在這里。寫法是：先寫什么時(shí)間收到了了解情況的信或見(jiàn)到了派來(lái)進(jìn)行了解和調(diào)查情況的同志。接下去用一句話提一下要回復(fù)的問(wèn)題。再寫一兩句答復(fù)前的準(zhǔn)備工作。這三句話由一小段文字組成，這算一層意思。第二段寫回復(fù)的全部?jī)?nèi)容。如果事件簡(jiǎn)單只用一段文字表達(dá)就可以了；假如事情復(fù)雜，可分若干段來(lái)寫。這部分內(nèi)容和請(qǐng)示、情況報(bào)告不同的地方在于，它必須針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所提問(wèn)題進(jìn)行回答。與所問(wèn)無(wú)關(guān)者不要寫。如感到有些情況需要讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)了解時(shí)，可在必要的地方插進(jìn)去，但要作出一些說(shuō)明。在這部分最后，要用一段文字寫上“以上回復(fù)，如不當(dāng)或不足，請(qǐng)指示”的話，“指示”二字后用句號(hào)（。）。
第四部分，署名和日期。位置在正文后第三、四行處，分兩行寫。如果了解情況的上級(jí)機(jī)關(guān)不止本部門或單位（如不是本校本廠）要寫上單位名稱的全稱。