一、什么是回復報告
回復報告，又稱答復報告。回復報告是上級機關(guān)向下級機關(guān)了解、詢問某一情況或問題，下級機關(guān)作出答復時，所使用的一種報告樣式。例如，人民群眾向某一單位的上級機關(guān)書面或口頭反映情況，提出批評，請求解決問題。為了對人民群眾負責，受批評的這個單位或這個單位的上級機關(guān)有責任對批評作出答復。在這種情況下，上級機關(guān)可寫信讓這個單位作出書面答復。這是上級機關(guān)向下級機關(guān)了解情況的一種方法，使用機會比較多。有一定文字表達能力的同志都應該會寫這種報告
二、怎樣寫好回復報告
接受執(zhí)筆寫回復報告的同志先要仔細閱讀上級機關(guān)發(fā)來的信件，搞清楚詢問的主要問題及其目的。而后再問清本單位領(lǐng)導對此問題的答復意見。此時，如果你所掌握的情況足以答復上級機關(guān)所提問題就可以起草寫回復報告了，要是你心中還沒有t一分把握，就向有關(guān)單位或個人進行必要的調(diào)查研究，力求做到實事求是，回復恰當。
寫回復報告用詞造句要肯定、周全，不能模棱兩可。這樣做有利于上級機關(guān)對問題作出迅速正確處理。
執(zhí)筆人要掌握回復報告的結(jié)構(gòu)方法。回復報告由如下幾部分組成：
第一部分，標題。例如，《關(guān)于陸溝鄉(xiāng)張六超生情況的回復報告》，用一個表示范圍的“介詞結(jié)構(gòu)”的形式加以表達，在“回復報告”四字前面寫進回復的主要內(nèi)容，讓人一看標題就知道是對什么事情的答復。
第二部分，稱呼。寫來信或派人來詢問情況的上級機關(guān)或領(lǐng)導人姓名和職務(wù)。寫在標題下空一行，頂格寫，后加冒號（:)，如 "xx市計劃生育委員會張鐘主任：”。
第三部分，正文。回復的主要內(nèi)容就寫在這里。寫法是：先寫什么時間收到了了解情況的信或見到了派來進行了解和調(diào)查情況的同志。接下去用一句話提一下要回復的問題。再寫一兩句答復前的準備工作。這三句話由一小段文字組成，這算一層意思。第二段寫回復的全部內(nèi)容。如果事件簡單只用一段文字表達就可以了；假如事情復雜，可分若干段來寫。這部分內(nèi)容和請示、情況報告不同的地方在于，它必須針對領(lǐng)導機關(guān)所提問題進行回答。與所問無關(guān)者不要寫。如感到有些情況需要讓上級領(lǐng)導了解時，可在必要的地方插進去，但要作出一些說明。在這部分最后，要用一段文字寫上“以上回復，如不當或不足，請指示”的話，“指示”二字后用句號（。）。
第四部分，署名和日期。位置在正文后第三、四行處，分兩行寫。如果了解情況的上級機關(guān)不止本部門或單位（如不是本校本廠）要寫上單位名稱的全稱。