一、什么是回復報告
回復報告，又稱答復報告。回復報告是上級機關向下級機關了解、詢問某一情況或問題，下級機關作出答復時，所使用的一種報告樣式。例如，人民群眾向某一單位的上級機關書面或口頭反映情況，提出批評，請求解決問題。為了對人民群眾負責，受批評的這個單位或這個單位的上級機關有責任對批評作出答復。在這種情況下，上級機關可寫信讓這個單位作出書面答復。這是上級機關向下級機關了解情況的一種方法，使用機會比較多。有一定文字表達能力的同志都應該會寫這種報告
二、怎樣寫好回復報告
接受執(zhí)筆寫回復報告的同志先要仔細閱讀上級機關發(fā)來的信件，搞清楚詢問的主要問題及其目的。而后再問清本單位領導對此問題的答復意見。此時，如果你所掌握的情況足以答復上級機關所提問題就可以起草寫回復報告了，要是你心中還沒有t一分把握，就向有關單位或個人進行必要的調(diào)查研究，力求做到實事求是，回復恰當。
寫回復報告用詞造句要肯定、周全，不能模棱兩可。這樣做有利于上級機關對問題作出迅速正確處理。
執(zhí)筆人要掌握回復報告的結構方法。回復報告由如下幾部分組成：
第一部分，標題。例如，《關于陸溝鄉(xiāng)張六超生情況的回復報告》，用一個表示范圍的“介詞結構”的形式加以表達，在“回復報告”四字前面寫進回復的主要內(nèi)容，讓人一看標題就知道是對什么事情的答復。
第二部分，稱呼。寫來信或派人來詢問情況的上級機關或領導人姓名和職務。寫在標題下空一行，頂格寫，后加冒號（:)，如 "xx市計劃生育委員會張鐘主任：”。
第三部分，正文。回復的主要內(nèi)容就寫在這里。寫法是：先寫什么時間收到了了解情況的信或見到了派來進行了解和調(diào)查情況的同志。接下去用一句話提一下要回復的問題。再寫一兩句答復前的準備工作。這三句話由一小段文字組成，這算一層意思。第二段寫回復的全部內(nèi)容。如果事件簡單只用一段文字表達就可以了；假如事情復雜，可分若干段來寫。這部分內(nèi)容和請示、情況報告不同的地方在于，它必須針對領導機關所提問題進行回答。與所問無關者不要寫。如感到有些情況需要讓上級領導了解時，可在必要的地方插進去，但要作出一些說明。在這部分最后，要用一段文字寫上“以上回復，如不當或不足，請指示”的話，“指示”二字后用句號（。）。
第四部分，署名和日期。位置在正文后第三、四行處，分兩行寫。如果了解情況的上級機關不止本部門或單位（如不是本校本廠）要寫上單位名稱的全稱。