檔案管理流程和方法

檔案工作八個流程

檔案工作八個流程

檔案工作，有狹義解釋和廣義解釋之分。從狹義上說，檔案工作

是指管理檔案和提供檔案信息為各項社會實踐服務的一項專門業務。

從廣義上說，包括檔案事業管理工作、檔案室工作、檔案館工作、檔

案專業教育、檔案科學技術研究、檔案宣傳出版、檔案國際交往活動

等。

(1)檔案的收集。是檔案室和檔案館接收和征集檔案的總稱。包

括檔案室對本單位歸檔案卷的接收，檔案館對現行機關或撤銷機關移

交檔案的接收、對社會人士捐贈檔案的接收、對分散在社會上的珍貴

檔案的征集。檔案收集的任務，是解決檔案分散狀況與保管、利用檔

案要求合理集中的矛盾，只有“化分散為集中”，才便于保管和利用。

(2)檔案的整理。是將零散文件分門別類地組成檔案有機體的一

項工作。包括分類、立卷、卷內文件排列、案卷封面的編制、案卷的

排列、案卷目錄的編制等一系列工作程序。檔案整理的任務，是解決

檔案零散狀態與保管、利用檔案要求系統化的矛盾，只有“化零散為

系統”，使檔案由無序狀態轉化為有序狀態，才便于保管和利用。

(3)檔案的鑒定。指檔案保存價值的鑒定，是鑒別檔案價值的大

小、確定檔案保管期限、決定檔案保存與銷毀的一項工作。檔案鑒定

的任務，是解決檔案的量大質雜與保管、利用檔案要求優質化的矛盾，

只有“化質雜為優質”，淘汰檔案中的無用部分，存留其有用部分，

才便于保管利用。

(4)檔案的保管。是保護檔案的安全、延長檔案壽命的一項工作。

包括檔案保護技術工作和庫房管理工作。檔案保管的任務，是解決檔

案的易損性與社會要求長遠保管和利用檔案的矛盾，只有最大限度地

增長檔案原件的壽命，或者通過縮微復制保護檔案信息，使之久傳，

才能保證社會長遠利用。

(5)檔案的編目。又稱檔案檢索。是對檔案內容和形式進行分析、

選擇、濃縮和記錄，并按照一定次序編排成為各種目錄的工作過程。

包括館藏目錄、檢索性目錄和介紹性目錄的編制。編目工作的任務，

是解決檔案數量龐大、內容復雜和利用者對檔案信息特定需求之間的

矛盾。各種檔案目錄可幫助利用者了解館藏檔案的內容和成分，檢索

到所需要的檔案信息，也用于檔案館(室)的檔案管理。

(6)檔案的編研。指檔案館(室)的編輯與研究工作。包括編輯檔

案文獻匯編、編寫綜合參考資料以及參加編史修志等。其主要任務是：

按照一定的選題，將重要的檔案編輯成為文獻出版物，如檔案史料匯

編或叢編，重要文件匯編或政策法令匯編，以及科學技術資料匯編等；

或者將檔案信息濃縮化、系統化、編成大事記、組織沿革、基礎數字

匯編、專題概要等，便于不同利用對象的利用。

(7)檔案的提供利用。亦稱檔案信息的輸出。是通過多種信息傳

輸渠道和媒介，將檔案信息傳遞給利用者的工作過程。它是檔案工作

為各項社會實踐服務的直接體現，它把檔案的作用由可能性變成現實

性，通過它可以把檔案工作搞活，把檔案這種“死材料”變成“活材

料”，在各項社會實踐中發揮作用。

(8)檔案的統計。它以表格數字形式全面地反映檔案、檔案工作

和檔案事業狀況。包括檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、利用

情況，以及檔案機構、人員、經費、設備的登記和統計。檔案統計是

取得反饋信息、對檔案工作進行監督的重要手段之一，是檔案部門了

解情況、總結經驗、進行決策、制訂計劃的依據。

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