電話記錄是記錄有關公務活動的電話內容的一種事務性文書。除了一般的事務性聯系之外，凡內容比較重要的電話應當由通話人作出記錄，以備日后查考。對于這種電話記錄應當看作是機關公務文書的一種，按照它的工作內容定期整理歸檔保存。
電話記錄的特點主要是格式化，其記錄項目一般較為固定，有的甚至用印制好有關項目的電話記錄簿來記錄。
電話記錄一般由兩部分內容組成。第一部分是記錄內容部分，包括來話單位、發話人、來話時間、受話單位、受話人和電話內容，其中核心部分是電話內容；第二部分是處理內容部分，包括擬辦意見、領導批示、辦理結果、承辦人和承辦時間等。
電話記錄的基本要求，一要記清，二要核準。為此，具體要做好以下三點：
一是詢問并寫明對方單位、身份、姓名和電話、傳真號碼，以便聯系。對重要事件，待電話記錄完畢后，還要設法核實對方身份，防止壞人利用電話行騙。
二是電話內容的記錄，應按發話人的話逐一記錄。若內容項目較多，應分項分段記錄，以顯示內容層次和項目區分。
三是重要電話在記錄完畢后，應要求對方再復述一遍（或自己主動復述一遍），進行校對，必要時應使用錄音機把電話內容全部錄下來，以防止出現錯漏或備作憑證。