電話記錄是記錄有關(guān)公務(wù)活動的電話內(nèi)容的一種事務(wù)性文書。除了一般的事務(wù)性聯(lián)系之外，凡內(nèi)容比較重要的電話應(yīng)當(dāng)由通話人作出記錄，以備日后查考。對于這種電話記錄應(yīng)當(dāng)看作是機(jī)關(guān)公務(wù)文書的一種，按照它的工作內(nèi)容定期整理歸檔保存。
電話記錄的特點(diǎn)主要是格式化，其記錄項(xiàng)目一般較為固定，有的甚至用印制好有關(guān)項(xiàng)目的電話記錄簿來記錄。
電話記錄一般由兩部分內(nèi)容組成。第一部分是記錄內(nèi)容部分，包括來話單位、發(fā)話人、來話時間、受話單位、受話人和電話內(nèi)容，其中核心部分是電話內(nèi)容；第二部分是處理內(nèi)容部分，包括擬辦意見、領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理結(jié)果、承辦人和承辦時間等。
電話記錄的基本要求，一要記清，二要核準(zhǔn)。為此，具體要做好以下三點(diǎn)：
一是詢問并寫明對方單位、身份、姓名和電話、傳真號碼，以便聯(lián)系。對重要事件，待電話記錄完畢后，還要設(shè)法核實(shí)對方身份，防止壞人利用電話行騙。
二是電話內(nèi)容的記錄，應(yīng)按發(fā)話人的話逐一記錄。若內(nèi)容項(xiàng)目較多，應(yīng)分項(xiàng)分段記錄，以顯示內(nèi)容層次和項(xiàng)目區(qū)分。
三是重要電話在記錄完畢后，應(yīng)要求對方再復(fù)述一遍（或自己主動復(fù)述一遍），進(jìn)行校對，必要時應(yīng)使用錄音機(jī)把電話內(nèi)容全部錄下來，以防止出現(xiàn)錯漏或備作憑證。