倡議書中的倡，意思是“帶頭發動”；倡議，意思是“首先建議和發起”；書，是“書信”意思。倡議書是個人或集體，為了開展某種活動，向有關方面提出競賽而寫成的一種應用文。倡議書中倡議的范圍和對象非常廣泛，往往是一個部門，一個地區，甚至全國；可以是某類群體，也可以是全體人民。因此，
它可以在很大范圍內，調動廣大群眾的積極性，使大家心往一處想，勁往一處使，目標一致，齊心協力，共同努力，從而發展現代化建設的大好形勢，進一步促進現代化建設。倡議書的發起者，有的是一個人，有的是一群人，有的是一類人；有的是一個部門，有的是一個單位，有的是一次會議等等。
寫倡議書，首先要根據形勢或工作的需要，結合本地區、本單位的實際情況，實事求是、合情合理地提出，要考慮是否具有可行性。其次，倡議書發出后，根據需要，應采取一定措施，檢查督促落實情況。既要重視一般號召，也要重視抓重點、抓典型。可采用發通報、寫簡報、寫消息等形式在報紙、廣播、電視上報道有關情況。必要時還可采用總結、評比、召開表彰大會等形式進行總結表彰，以促進所倡議的活動富有成效地進行。防止把倡議書發出后就不管不問，流于形式，走過場。再次，寫倡議書，要注意掌握倡議書的結構。
倡議書結構的內容有：標題、正文、署名和日期。
1．標題可以只寫“倡議書"(有的則只寫“倡議”二字，不寫“書”)。也可在倡議書前面寫表明倡議內容的文字。居中書寫。
2．正文標題之下，空一至兩行，另起一行，頂格寫倡議的對象，再另起一行，空兩格寫倡議的內容。也可以不寫對象，空兩格直接寫倡議的內容。
倡議書的正文內容，一般有三部分：
第一部分，正文的開頭。簡明扼要地寫提出倡議的目的、意義和有關背景，讓人們懂得“為什么”要去做所倡議的活動。只有了解、理解了活動的目的、意義，人們才會自覺地行動起來。否則，就會讓人莫名其妙，就很難讓人響應。
第二部分，正文的主體。寫倡議的主要內容和具體措施，即寫“做什么"和“怎么做”。這是倡議書的核心部分。這部分最好用條款式分別列出，交代清楚，讓響應者有所遵循，清楚要做什么和怎么去做。要寫得明確、清晰。
第三部分，結尾。寫倡議者的決心和希望。這部分要寫得熱情洋溢，富于鼓動性。最好能提出一個能概括全文主旨的響亮、有力的口號，讓響應者容易記住倡議主要內容，又受到鼓舞。
3．署名和日期寫在正文末尾右下方。寫發出倡議者的名稱或姓名、發出倡議的年月日。正文結束后，空二至三行寫。