申請書是個人或集體向組織或單位領導表達愿望和提出請求時使用的一種文書。其使用范圍非常廣泛，個人對黨團組織和其它群眾團體表達志愿可以使用申請書；個人在學習、工作、生活上對機關、團體、單位領導有所要求時，可以使用申請書；下級在工作、生產、學習、生活等方面對上級有所請求時，也可以使用申請書。因此，申請書是個人向領導、下級向上級請求的一種手段。
申請書是一種專用書信，它與一般書信一樣，是表情達意的一種工具。但是，它與一般書信又有區別。一般書信大部分是個人與個人之間互通情況、交流感情、交換意見、研究工作、商量事情時使用的，內容比較廣泛，即可以談公事，也可以談私事，談一件或幾件事都可以。而申請書則是個人或下級組織或上級、機關團體、單位有所請求時才使用，一般是一事一書，內容比較單純。
一、申請書的格式
申請書的內容包括五個部分：
標題申請書的名稱，作為標題應寫在申請書第一行的正中。
標題有的只寫“申請書”字樣，有的則根據申請書的內容，標明具體名稱，如“XX申請書”等。
稱呼在標題下空一兩行頂格處寫出接受申請書的單位的名稱或有關負責同志的姓名，如“團支部”、“市工商局”、“XX同志”、“尊敬的先生、女士”等。名稱后面加個冒號，表示下面有話要說。
正文這是申請書的主要部分，要寫清所申請的事情和理由。正文要從接受申請書的組織和領導名稱下一行空兩格處寫起，從第二行起再頂格寫。申請的事情和理由最好分段寫，每段開頭都要空兩格。這樣既保證了內容的單一性和完整性，又條分縷析，使人看起來容易把握要領。
結尾申請書可以有結尾，也可以沒有。結尾一般是寫“此致、敬禮”之類表示敬意的話，可以在正文完后接著寫“此致”，再起一行頂格寫“敬禮”。結尾還可以寫表示感謝、表示祝頌的話，還有人寫“敬請核準”、“請領導批準”等語。
署名和日期在結尾下一行的后半行，寫上申請人姓名或申請單位名稱（要蓋章），在署名下面，寫上寫申請書的年、月、日。
二、寫申請書應注意的事項
①要把申請的事情和理由寫清楚，使接受者能透徹地了解申請人或申請單位的意愿、要求和具體情況，以便領導研究處理。
②申請書是一種應用文體，常用敘述的方法。寫作時應注意語言準確，文字樸實，簡潔明了。切忌浮泛冗長、東拉西扯、故弄玄虛、有意渲染。使用生僻、深奧的語言文字，會造成組織或領導理解上的困難，甚至誤解。字跡要工整，標點符號要用得正確，否則，也會造成閱讀、研究、處理上的困難，還可能給人以不嚴肅、不懂禮貌的印象。