人事檔案管理制度

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人事檔案管理制度

一、人事檔案保管制度

□目的

第一,保守檔案機密.現(xiàn)代企業(yè)競爭中,情報戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容,而檔案機密便是企

業(yè)機密

的一部分.對人事檔案進行妥善保管,能有效地保守機密.

第二,維護人事檔案材料完整,防止材料損壞,這是檔案保管的主要任務(wù).

第三,便于檔案材料的使用.保管與利用是緊密相聯(lián)的,科學(xué)有序的保管是高效利用檔

案材料

的前提和保證.

□人事檔案保管制度的基本內(nèi)容

建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵.其基本內(nèi)容大致包括五部分:材

料歸檔制度;檢查核對制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計制度.

(1)材料歸檔制度.新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料

進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體

位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放入檔案.

(2)檢查核對制度.檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段.

檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉爛,蟲蛀

等,也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤

等.

檢查核對一般要定期進行.但在下列情況下,也要進行檢查核對:

——突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:

——對有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失.

——發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等.

(3)轉(zhuǎn)遞制度.轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度.檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等

原因

引起的,轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:

①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;

②在檔案底賬上注銷;

③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;

④按發(fā)文要求包裝、密封.

在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則,一般通過機要交通轉(zhuǎn)遞,不能交本人自帶.另外,收檔單位

在收到檔案,核對無誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章,及時退回.

(4)保衛(wèi)保密制度.具體要求如下:

①對于較大的企業(yè),一般要設(shè)專人負責檔案的保管,應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備.

②庫房備有必要的防火、防潮器材.

③庫房、檔案柜保持清潔,不準存放無關(guān)物品.

④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合.

⑤無關(guān)人員不得進入庫房.嚴禁吸煙.

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⑥離開時關(guān)燈關(guān)窗,鎖門.

(5)統(tǒng)計制度.人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項:

①人事檔案的數(shù)量.

②人事檔案材料收集補充情況.

③檔案整理情況.

④檔案保管情況.

⑤利用情況.

⑥庫房設(shè)備情況.

⑦人事檔案工作人員情況.

二、人事檔案利用制度

□目的

第一,建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料.檔案在利用過程中,

應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù),這是保證檔案管理秩序的重要手段.

第二,建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據(jù).工作人員必須按

照這些制度行事,這是對工作人員的基本要求.

□人事檔案利用的方式

人事檔案的利用有多種方式:

(1)設(shè)立閱覽室以供利用查閱.閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方,

以便調(diào)卷和管理.這種方式具有許多優(yōu)點,如便于查閱指導(dǎo),便于監(jiān)督,利于防止泄密和丟

失等.這是人事檔案利用的主要方式.

(2)借出使用.借出庫房須滿足一定的條件,比如:本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案;

公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等.借出的時間不宜過長,到期未還者應(yīng)及時

催還.

(3)出具證明材料.這也是人事檔案部門的功能之一.出具的證明材料可以是人事檔

案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料,也可以是人事檔案材料的復(fù)制件.要求

出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等.

3.人事檔案利用的手續(xù)

在通過以上方式利用人事檔案時,必須符合一定的手續(xù).這是維護人事檔案完整安全的

重要保證.

(1)查閱手續(xù).正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容:首先,由申請查閱者寫出查檔報告,在

報告

中寫明查閱的對象,目的,理由,查閱人的概況等情況;其次,查閱單位(部門)蓋章.負責

人簽字;最后,由人事檔案部門審核批準.人事檔案部門對申請報告進行審核,若理由充分

,手續(xù)齊全,則給予批準.

(2)外借手續(xù).

首先,借檔單位(部門)寫出借檔報告,內(nèi)容與查檔報告相似.

其次,借檔單位(部門)蓋章,負責人簽字.

再次,人事檔案部門對其進行審核、批準.

然后,進行借檔登記.把借檔的時間,材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚,并由借檔人

員簽字.

最后,歸還時,及時在外借登記上注銷.

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(3)出具證明材料的手續(xù):單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時

,需履行以下

手續(xù):首先,由有關(guān)單位(部門)開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,并加蓋公章

;其次,人事

檔案部門按照有關(guān)規(guī)定,結(jié)合利用者的要求,提供證明材料;最后,證明材料由人事檔案部

門有關(guān)領(lǐng)

導(dǎo)審閱,加蓋公章,然后登記、發(fā)出.