工程檔案管理

工程檔案管理制度

篇一：工程檔案管理制度

九、工程檔案管理制度

一、檔案資料的歸檔分類及范圍

1.檔案資料的歸檔分類

工程建設檔案主要有公文、工程建設技術資料、經濟合同、

工程建設財務、行政管理及圖片等幾類。檔案資料應按國家

標準進行統一分類、立卷、歸檔和存放。

2.檔案資料的歸檔范圍

（1）省、市政府的來往公文；

（2）建管處的來往公文；

（3）建管公司的來往公文；

（4）有關技術問題的審查、咨詢意見；

（5）會議文件、記錄等；

（6）工程建設期間形成的工程技術材料：

①招標文件、投標文件、合同及協議；②設計圖紙、施工

組織設計；③工程開工報告、施工方案、施工技術措施、施

工計劃、報表等文件；④建筑材料和中間產品的合格證、試

驗報告，砼、砂漿等配合比的試驗報告；⑤設計變更及索賠

資料；⑥施工測量記錄、地質勘探資料，基礎處理、隱蔽工

程施工記錄等材料；⑦工程質量、安全、事故及處理情況報

告；⑧施工總結、技術總結、工程竣工圖及竣工驗收報告及

質量評定等；⑨工程機械設備、儀器及引進的技術設備圖紙

等；

（7）工程價款結算等資料。

二、工程文件收發及管理規定

為加強工程文件收發管理，理順傳遞關系，并按工程進度

作好工程文件的提供利用，特制定本制度。

1.工程文件接收

（1）各單位提供給工程部的工程文件（工程技術文件、圖

紙資料、來文通知等）由檔案資料員統一接收。

（2）工程部個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程

文件，一律移交檔案資料組進行統一歸檔整理。

（3）檔案資料組對接收的工程文件資料，必須進行數量和

外觀質量檢查，發現問題應及時通知寄發單位補發。

（4）檔案資料組對收發工程文件應及時建立工程文件收發

登記帳（收文簿、發文簿）

（5）登記完畢的工程文件，應及時予以處理，在保證歸檔

份數后，及時報審工程部領導審定，并及時處理。

（6）對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規定妥善收存，

并認真執行密級文件資料的借閱規定。

（7）檔案資料組對歸檔的工程文件資料實施整編作業，并

建立檔案分類登記帳

2.工程文件資料發放

（1）分發外單位和部門的工程文件資料由檔案資料組統一

辦理。

（2）呈送上級單位的工程文件由工程部領導確定發放單位

和數量。

（3）分發的圖紙資料應建立資料分發臺帳，資料分發臺帳

應留存備查。

（4）為避免工程文件資料分發過程中可能出現的錯發現

象，圖紙、資料領取單位應指定領取人名單或部門，并及時

通知檔案資料組；檔案資料組按指定名單發放工程文件資

料。

3.設計修改通知單、工程聯系單、傳遞及管理規定

（1）設計修改通知單、工程聯系單統一由檔案資料組按設

計修改通知單、工程聯系單中所指定的部門及時傳遞并建立

簽收記錄。

（2）設計修改通知單、工程聯系單原件一律及時交檔案資

料組歸檔保存，工程結束后由檔案資料組向設計院提供全部

設計修改通知單、工程聯系單的復印件供設計院編制竣工

圖。

三、工程項目各參與方檔案部門職責

參建單位（總承包、發包、建設、設計、施工、監理、承

辦單位）應按各自的職責，將負責承建、承辦的項目文件

材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設單位。

項目實行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件

從形成到編制的全過程進行監督、檢查與指導。并負責組織、

協調分包單位的歸檔工作。按規定向建設單位提交全套完

整、準確系統的符合檔案規范標準的項目檔案。由建設單位

分別向幾個單位發包的，由各承包單位負責收集、積累、整

理其承包項目的全部文件。

1.建設單位各機構：負責對形成或收到的有關建設項目的

前期、設備技術、工藝、涉外、專利及商檢索賠、竣工、試

運行及驗收等全部項目檔案進行收集、組織及匯總整理。

2.設計單位：負責對形成的基礎材料和項目設計等文件進

行收集、積累、整理。

3.施工單位：整理現場的譯文及安裝、調試形成的非標準

圖、（竣工圖）、設計變更、試運行及維護、工程事故處理文

件。

4.監理單位：負責對各參建單位在工程建設中文件的形成

及竣工檔案的編制進行監督與審核，特別是對竣工圖完整、

準確、系統進行監督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔

項目監理文件。建設單位委托監理單位負責監督、檢查項目

文件的收集、積累和完整、準確、系統情況，并審核、簽署。

同時向建設單位提交有關專項報告。驗證材料及其他監理文

件。

四、聲像檔案管理辦法

1.建設工程聲像檔案主要是指在城市規劃、建設、管理活

動中直接形成的，具有保存價值的照片、底片(包括反轉片)、

影片、錄像帶、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說

明的歷史記錄。

2.建設單位應向城建檔案管理機構報送的聲像檔案主要

有：建設工程的照片檔案、錄像檔案和相應的文字說明。

3.照片檔案應符合以下要求：

（1）主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁；

（2）能體現工程竣工后的外觀、設計特色、地理位置；

（3）以傳統感光材料為載體的照片需報送底片、正片（照

片）；

（4）使用數碼相機拍攝，其影像不能進行后期加工,光學

分辨率不得小于400萬有效像素（不允許插值）。

4.錄像檔案應符合以下要求：

（1）主題明確、內容連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩；

（2）需注明工程項目所在的地理位置、外觀、周圍環境、

人防設施、消防設施、水電設施、保安設施、標準房、標準

層、設計特色、建筑特色等；

（3）報送第一代素材錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤

（DVD或以上素質的格式）。

文字說明包括：工程名稱、建設單位名稱、設計單位、施

工

篇二：工程資料管理制度

工程資料管理制度

1目的

1.1為了建立健全集團公司開發項目工程資料管理，完整、

準確、系統地管理好工程資料檔案，充分發揮工程資料檔案

在投資、開發工作中的重要作用，為公司提高工程管理和投

資效益提供更好的服務。

1.2工程資料是指整個建設項目從前期、開工、施工、竣工

及驗收、備案全過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料，

包括在此過程中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和

其它載體。

2工程資料的歸檔范圍

2.1對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程

和現狀、具有保存價值的各種載體的資料，均應收集齊全，

整理立卷后歸檔。

2.2工程資料的具體歸檔范圍應符合《建設工程文件歸檔范

圍和保管期限表》的要求。

3工程文件材料的質量要求

3.1工程資料應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章

手續完備（不能代簽或打印）。

3.2復印、打印文件材料及照片的字跡、線條和影像的清晰

及牢固度應符合規定的質量要求。

3.3工程資料應為原件，復印件必須注明原件的存放地，經

辦人并加蓋原件存放單位的公章。

3.4工程資料的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、

設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。

3.5工程資料的內容必須真實、準確，與工程實際相符合。

4工程施工過程中的資料檢查：

工程部資料員在工程施工過程中不定期檢查（每月必檢一

次）施工單位、監理單位的質量驗收和安全資料，及時檢查

資料是否按國家質量/安全驗收規范、地方主管部門相關文

件要求編制，與施工現場是否同步，原材料、試件等是否按

規范留置、送檢，發現有缺漏的，列出缺漏清單，督促施工、

監理單位及時補齊。

必須檢查的施工階段：項目開工前；基礎、主體等各分部

工程驗收前；竣工驗收前二個月。

5工程資料的接收：

5.1遞件單位提供給工程部的工程資料（工程技術文件、來

文、圖紙、資料）由部門資料員統一接收，并應填寫《工程

資料接收記錄》和《收文登記表》。

5.2工程部或其它部門從外單位帶回或通過其它途徑收到

的工程文件，一律交資料員，并應登記。

5.3對接收的工程資料，必須進行數量和外觀質量檢查，發

現問題應及時通知寄發單位補發。

5.4對接收的工程資料應及時建立工程資料接收總登記臺

賬和分類臺賬（簿式臺帳和電子臺帳）。

5.5對各單位提供的不符合規定的檔案資料文件，資料室有

權退回歸檔單位，歸檔單位應按資料室的有關要求進行整

改，直至提交符合規定要求的歸檔資料。

5.6凡因工程文件材料歸檔不完整，不符合有關歸檔規定

者，不能進行工程決算、工程款支付，各項工程款的付款必

須由資料室對竣工資料簽收合格后支付。

5.7工程檔案在工程項目竣工驗收后一個半月內由施工單

位向建設方提交完整、準確、并經各參建方有關負責人簽章

的工程技術檔案資料。

5.8施工方要按合同約定的份數移交工程竣工資料到公司

資料室，在取得資料室資料員接收資料的確認簽字后，才能

與公司成本部、財務部進行結算工作。移交歸檔材料必須填

好移交清單，一式兩份，移交人和資料室接收人雙方在移交

清單上簽字，各自保存一份，以備存查。

5.9凡歸檔的文件材料，如不符合有關規定和標準的，資料

室有權不接收。

5.10凡不按歸檔范圍、時間、要求歸檔的，資料室有權追

查。

6工程資料的發放

6.1分發外單位和部門的工程資料（工程技術文件、發文、

圖紙、資料）由部門資料員統一辦理。

6.2呈送上級單位的工程資料由工程部（項目部）確定發放

單位、部門及份數。

6.3工程部分發的圖紙資料應編制《圖紙資料分發清單》，

分發的圖紙資料至少預留一份，連同《圖紙資料分發清單》

原件存檔。

6.4為避免工程資料分發過程中可能出現的錯發現象，圖

紙、資料領取單位應指定專人領取，并電話或書面通知部門

資料員，剖門資料員填寫《圖紙資料發放領取登記表》。

7設計變更、工程聯系單管理規定

7.1設計變更、工程聯系單統一由部門資料員按設計變更、

工程聯系單中所指定的部門及時分發并建立簽收記錄。

7.2設計變更、工程聯系單原件一律及時歸檔保存。

8工程資料的保管

8.1及時將收集的資料、圖紙等，整理分類、編寫目錄，裝

訂成冊，在保管過程中，嚴格遵守檔案接收、查閱、出借、

歸還的登記制度。

8.2歸檔的資料要完整、系統、準確。

8.3資料按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。

8.4做好資料的“防火、防盜、防潮、防塵”工作，檔案柜

必須加鎖。

8.5保存的工程資料每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，

要查明原因，及時處理。

9聲像資料管理辦法

9.1工程施工聲像資料主要是指施工過程管理活動中直接

形成的，具有保存價值的照片、影片、光盤及磁性載體，以

聲像為主，輔以文字說明的歷史記錄。

9.2公司應向城建檔案管理機構報送的聲像檔案主要有：建

設工程的照片檔案、錄像檔案和相應的文字說明。

9.3照片檔案要求

9.3.1技術要求

9.3.1.1建設工程聲像檔案歸檔內容是指整個工程建設過

程，從原貌、施工到竣工驗收等一系列活動中，用照片、錄

像等形式現場采集的有保持價值的工程聲像素材以及后期

整理成果。

9.3.1.2錄制、拍攝的內容必須真實、準確、完整，與實際

工程相符。

9.3.1.3應按照工程施工順序進行拍攝，保持畫面之間的有

機聯系。

工程項目如果為多個單位工程，各單位工程的名稱必須標

示清楚，各單位工程的內容應保持完整和連續。

工程照片必須是原版、原件，底片與正片相符，底片不得

磨損、劃傷、有污漬，膠卷、相紙應選擇質地良好的產品。

（1）照片應當主題明確，畫面清晰完整，色彩還原準確，

無污染，被攝主體不能有明顯失真變形現象。

（2）照片規格為6英寸光面彩色照片，無需過塑，同時附

照片對應的元數據光盤和文字說明。照片文字說明包括拍攝

照片的事由、時間、地點、人物、背景、攝影者。

（3）數碼照片應當使用不低于800萬像素的數碼相機拍攝，

圖像格式為JPEG格式，不能進行壓縮、修改、添加、合成、

挖補等編輯處理（為提高畫面質量、增強畫面效果所做的技

術后期處理除外）。。手機拍攝、電腦合成的照片不能作為歸

檔的照片。

9.3.2編制要求

9.3.2.1分類：同一工程項目內按照建設程序、問題等進行

分類。

9.3.2.2排列：按照分類方案，結合時間和重要程度等進行

排列。

9.3.2.3編號：照片號是固定和反映每張照片在整個工程項

目照片中的代碼，同一個工程項目的照片應連續編號，從“1”

開始按順序編號。

9.3.2.4入冊：應按照分類、排列順序將照片固定在芯頁上，

組成照片冊。應使用國家規定的標準照片冊。

9.3.2.5說明：分單張照片說明和組合照片說明兩種。

(1)單張照片說明的格式：每張照片要對應填寫一張著錄卡

片，采用橫寫格式，分段書寫。其格式如下：

照片號（底片號）：即照片的編號

參見號：由檔案保管單位填寫

題名：簡明概括、準確反映照片的基本內容

時間：用8位阿拉伯數字表示，如20111013

地點：工程所在地點

攝影者：一般填寫個人，必要時可加寫單位

(2)每張照片要對應填寫一張著錄卡片，題名的正確書寫：

工程名稱＋（棟、標段）十部位（詳細施工內容）

(3)組合照片說明的填寫:

一組（若干張）聯系密切的照片按順序排列后，可擬寫組

合照片總說明。

組合照片總說明應概括揭示該組照片所反映的主要信息內

容及其他需要說明的事項。總說明中應指出所含照片的起止

張號和數量。組合照片一般不宜越冊。

(4)照片冊卷內目錄

卷內目錄排列在卷內文件首頁之前。

(5)照片冊脊背

卷盒封面無須填寫，照片夾脊背的“案卷號”欄留空。“題

名”欄填寫業主和工程名稱，“年度”填寫移交時所屬年份，

脊背要求用70g牛皮紙打印好后粘貼。

9.3.2.6裝具：使用符合GB/T11821-1989/2000標準的6

英寸照片檔案冊。照片說明、卷內目錄、照片檔案冊脊背

統一用黑白激光打印機打印。

9.4視頻檔案要求

9.4.1技術要求

9.4.1.1工程錄像檔案資料應當主題明確，主題明確、內容

真實、連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩。專題片一般按整個

項目時間順序制作。

（1）工程錄像檔案資料應當使用專業級別攝像機，配以合

適穩固的腳架，記錄信號為數字方式，清晰度在2k（1920

×1080像素）以上。

（2）錄像檔案資料應配有相應的文字說明，反映錄制時間、

地點、內容、人物、背景及拍攝者。

9.4.1.2建設工程聲像檔案素材全部做完后，應填寫聲像檔

案卷內目錄。

9.4.1.3錄像資料需剪輯，根據工程項目等級制作成工程簡

介視頻短片或專題片，視頻短片配解說字幕、背景音樂，專

題片還須人工配音。字幕、圖像畫面要同步準確。視頻短片

或專題片輸出格式為高清格式，像素1920×1080，編碼格式

為HDH.264MPEG-4AVCVIDEO或HDH264QUICKTIMEVIDEO，

總比特率不能低于30mbps，幀速率每秒25幀或50幀。

篇三：建設工程檔案管理制度

1.目的

規范公司建設工程檔案的收集、整理、歸檔、保管、移交、

利用等工作。2.適用范圍

本制度適用于公司所有新建、擴建、改建和其它專項工程

項目。3.術語與定義

3.1建設工程檔案：建設工程項目在立項、審批、招投標、

勘察、設計、施工、監理，到竣工、驗收全過程中直接形成

的，具有歸檔保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種形

式的原始歷史記錄。包括工程建設前期文件、監理文件、施

工文件、竣工圖和竣工驗收等；3.2立卷：亦稱“組卷”，

系按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類整

理成案卷；

3.3歸檔：建設工程的勘察、設計、配套、材料設備供應、

施工、監理等單位在完成其工作任務或階段性任務時，向公

司報送經整理立卷的工程文件、資料以及公司各職能部門將

項目階段形成并經過整理立卷的工程文件、資料及時送行政

管理部的過程；

3.4移交：工程竣工驗收后，公司向集團檔案管理部門、

物業管理部門和項目建設當地的檔案管理主管部門移送有

關建設工程檔案的過程。4.職責4.1行政管理部

4.1.1負責各項目工程檔案的編目、接收、歸檔、保管、

利用等管理工作；4.1.2負責建立公司工程檔案的分類、

檢索及調用體系；

4.1.3指導各部門制訂部門立卷類目，督促和檢查有關文

件的歸檔；

4.1.4協助開發管理部完成建設當地城建檔案管理機構對

工程檔案的預驗收及檔案移交工作；

4.2項目工程部

4.2.1負責項目建設前期文件、監理文件、施工文件、竣

工圖和竣工驗收等工程文件的收集、匯總、立卷、歸檔、保

管與保密；

4.2.2負責向公司各職能部門催要歸檔的工程文件、資料；

4.2.3負責提請項目建設當地檔案管理機構對工程檔案

進行預驗收；4.2.4負責按照工程檔案相關規定和要求移

交；4.3工程管理部

4.3.1負責收集和整理從初步設計到施工圖設計完成階段

的工程文件的立卷、保管、保密與歸檔；

4.3.2負責監督和檢查項目工程部對工程文件的收集、匯

總、立卷、保管與保密等工作；4.4開發管理部

4.4.1負責收集和匯總整理各工程建設用地、征地、拆遷

文件并立卷、保密、歸檔；4.4.2負責收集和整理各工程

立項文件并立卷、保密、歸檔；4.5設計管理部

4.5.1負責收集和匯總整理各工程總體規劃設計、方案設

計文件并立卷、保密、歸檔；4.6成本管理中心

4.6.1負責收集和匯總整理工程設計、施工、材料設備等

集中招投標采購文件并組卷歸檔、保密；

4.6.2負責檢查工程設計、施工、材料設備等授權、分散

招投標采購文件的組卷歸檔和保密工作；

4.6.3負責檢查工程投資估算、概算，施工預算、結算等

成本造價有關文件并立卷、保密、歸檔。5.工作內容

5.1工程檔案管理體系的建立

5.1.1建立工程檔案管理的組織體系；5.1.2各職能部門

應制定內部檔案管理制度；

5.1.3公司由一名領導分管檔案管理工作，并根據實際情

況設置專職或兼職檔案工作人員；5.1.4行政管理部統一

制定工程檔案的編目，設定系列編號、指導各部門按該體系

分類編目，并制定工程檔案歸檔計劃；

5.1.5各職能部門須實行工程檔案預立卷制，即在項目立

項后，各專（兼）職檔案員按工程檔案分類要求擬好名目

標簽，便于各類文件、資料對號歸檔，為工程檔案的立卷和

移交打好基礎。

5.2工程檔案的收集、整理

5.2.1項目立項是各類工程文件、資料收集的開始時間；

5.2.2各職能部門專業技術人員、管理人員有義務在完成

工作（或事項）后3天內主動將文件、資料的原件交專（兼）

職檔案員鑒別；

5.2.3各專（兼）職檔案員將鑒別確認有歸檔保存價值的

文件、資料歸入擬好的名目標簽的文件夾；

5.2.4各專（兼）職檔案員每月至少一次提醒各專業技術

人員、管理人員提交文件、資料原件；

5.2.5各專（兼）職檔案員每月對工程檔案的預立卷進行

一次整理，以保證預立卷文件、資料的完整。

5.3工程檔案的立卷、歸檔

5.3.1案卷卷皮及卷內目錄表應統一執行國家規范和建設

當地規定的規格和樣式；5.3.2各職能部門在完成階段性

工作后15天內對形成的工程文件和資料予以整理、立卷，

并及時送交項目工程部歸檔；

5.3.3工程管理部須要求設計單位在完成初步設計和施工

圖設計任務后向項目工程部提供整套設計文件，且在施工過

程中不斷充實設計變更文件；

5.3.4在工程竣工后，工程管理部須督促項目工程部組織

設計、施工、監理等單位的技術人員、專（兼）職檔案員在

7天內完成對項目竣工檔案的整理、核實、確認、立卷、歸

檔等工作；

5.3.5各職能部門必須要求勘察、配套、材料設備供應、

施工、監理等單位完成其工作任務或階段性任務后按合同或

相關規范規定的時間提交經立卷的工程文件、資料，并組織

各專業技術人員、管理人員和專（兼）職檔案員在30天內

完成核實、確認、立卷、歸檔工作；5.3.6各職能部門宜

同時留存工程文件、資料的電子文件，若來文中系重要的紙

質工程文件、資料除復印外宜形成電子版以備使用，對電子

版文件做好備份工作。

5.3.7開發管理部應按照建設當地檔案管理機構的要求對

竣工資料進行裝訂和立卷。5.4工程檔案的移交、保管

5.4.1移交工程檔案應編制清單目錄，并符合下列規定：a.

工程檔案必須規范完整、準確、系統；b.工程檔案必須符

合歸檔的質量要求；

c.工程檔案必須與清單目錄保持一致；d.工程檔案必

須有交接、簽字、蓋章。

5.4.2項目工程部須根據建設當地檔案管理機構和竣工驗

收意見及時對工程檔案進行整改，并根據建設當地工程檔案

移交時限規定移交；

5.4.3工程管理部須在竣工驗收并對工程檔案文件整改完

成后及時向物業管理部門移交相關工程檔案；

5.4.4工程管理部須在完成大產證的辦理或在移交物業管

理部門的同時向集團行政管理部移交工程檔案；

5.4.5行政管理部和物業管理部門須對移交的工程文件、

資料進行鑒別，剔除無歷史保存價值的文件、資料，確保不

遺漏關鍵性的文件、資料；

5.4.6工程檔案資料移交前的保管工作由各職能部門、項

目工程部承擔；

5.4.7行政管理部須按照集團制定檔案相關管理辦法和

《建設工程文件歸檔整理規范》的要求保管工程檔案資料。

5.5工程檔案的安全、保密

5.5.1公司各職能部門以及企業員工對工程檔案的安全和

保密工作都有不可推卸的義務和責任；

5.5.2凡屬密級的工程檔案，應由公司行政管理部統一保

管；

5.5.3對泄露工程檔案機密的，應按有關規定視情予以處

理，構成犯罪的，依法追究刑事責任。

5.6工程檔案的查閱、利用、銷毀

5.6.1行政管理部部應制定工程檔案檢索體系，并指導各

職能部門及項目工程部制定相應的文檔檢索系統方便工程

檔案的查閱和利用；

5.6.2行政管理部應制定工程檔案查閱利用制度，各職能

部門和項目工程部應按制度查閱或利用工程檔案；

5.6.3行政管理部須定期對工程檔案逐卷審查，對其內容

價值、保密期限作出鑒定，提出處理意見；

5.6.4需銷毀的檔案必須編制銷毀清冊，經部門領導和公

司領導鑒定批準后，由行政管理部具體負責銷毀，并要嚴格

遵守監銷制度，應有兩人負責監銷，銷毀清冊應存檔備查。

《工程檔案管理制度》