檔案管理規(guī)范

檔案管理制度

一、總則

1、為了規(guī)范全公司的檔案管理，充分、合理利用檔案資料為公司服務，特制訂

本管理制度。

2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理.

3、本制度最終解釋權(quán)歸公司綜合部，綜合部負責本制度的修訂完善.

二、檔案管理機構(gòu)的設置及基本要求

（一)檔案劃分及管理部門

1、檔案是指本公司過去和現(xiàn)在,在從事經(jīng)營管理、科學技術(shù)、企業(yè)文化等活動

中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。

2、公司設立檔案室，隸屬于綜合管理部，并設置檔案管理人員,負責檔案資料

的歸檔督促和日常管理工作.公司制定明確的檔案管理人員崗位職責，檔案管理

人員必須嚴格履行職責.

3、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應按

標準規(guī)范進行分類，有規(guī)范的檔案編號和標簽，并建立電子與紙張分類目錄。

（二)各部門資料管理

1、公司所屬各部門必須設兼職的資料管理員，制定明確的檔案管理員崗位職

責，規(guī)范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。

2、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合公司級檔案管理辦法，實行統(tǒng)一的標準分類

管理。

3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。

三、檔案分類

（一）檔案質(zhì)量

1、檔案封面應逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰,

封面題名應能準確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。

2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。破損的檔案文件要進行修復處

理。

3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點,保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分

不同的價值，便于保管和利用。

4、檔案盒表面為《檔案目錄》,檔案盒內(nèi)文件沒有題名的,由檔案人員根據(jù)內(nèi)容

擬定標題.

5、檔案盒封面應注明立卷人，審核人，立卷時間。

（二）立檔

1、檔案文件材料按照批復在前,請示在后,正件在前，附件在后，印件在前，定

稿在后,重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。

2、跨年度的請示與批復，有批復的在批復年立卷,無批復的放在請示年立卷；

跨年度會議文件放在會議開幕年立卷;跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總

結(jié)放在最后一年立卷.

3、檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后;內(nèi)部

制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前,依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。

（三）分類

1、檔案各級分類應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容

性質(zhì)為原則,并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類

目、合同類目等)。

2、公司檔案大致分為以下幾類：

（1）證照類：營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；

（2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內(nèi)部文件；

（3）制度類：管理制度匯編;

（4)合同類:分內(nèi)部經(jīng)營管理合同和業(yè)務合同兩種。

(5）計劃總結(jié)類:分年度計劃及總結(jié)等；

（6）會議紀要類:辦公例會紀要等

3、檔案的歸口存放部門

（1）公司各類批文、合同、協(xié)議、證照、存放于綜合管理部.

（2）公司的各種財務資料、稅務資料存放于財務部，由財務部雙核瀏覽器 按國家及公司

有關規(guī)定進行整理、分類存檔。

（3)有關工程的各類圖紙、技術(shù)資料,由工程部和研發(fā)部負責保管。

（4）有關房產(chǎn)銷售的銷售合同，由市場營銷部負責保管.

(5)除售房合同外，所有對外簽訂的合同，必須將原件存放在綜合管理部。

(四）檔案編號

1、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應編制《檔案登記目錄表》,將所有分類各級

名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列，以便查閱。

2、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必

要，應事先審查討論,并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

3、公司檔案員負責檔案文件材料的收集、整理,按照《檔案登記目錄表》條款

“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作.

4、為規(guī)范管理便于查找,所有檔案盒應按照規(guī)定進行編號.按照公司名稱、部門

名稱、文件類別、檔案盒號碼分為四個部分.

四、歸檔及保存年限

(一）歸檔的文件資料，應按自然形成,保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文

件內(nèi)容進行歸檔，在一個卷內(nèi)要按問題詩人的稱號 或者文件形成的時間，系統(tǒng)的排列并填寫

《卷內(nèi)目錄》。

(二）歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和

永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，15年。

檔案的保管期限除政府有關法令或本公司其它規(guī)章制度特定者外，一律按下列

規(guī)定辦理：

1、永久保存：公司章程;股東名簿；股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要；公司

證照；各級批文;印鑒；公司年度經(jīng)營計劃和總結(jié)；年度財務報表；重要技術(shù)資

料；不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其它債權(quán)憑證；人事資料；大型活動的圖片、音像資料;

其它核定應永久保留的文件.

2廣東大學排名 、十五年保存:會計憑證（其他財務檔案的保存期限按國家相關規(guī)定執(zhí)行)；其

它經(jīng)核定須十五年保存的文件.

3、五年保存：期滿或解除的合同、協(xié)議；完工后的項目方案;其它經(jīng)核定須五

年保存的文件。

4、一年保存：部門工作計劃和總結(jié)；完成后的部門請求報告;無長期保存必要

的文件。

5、公司的規(guī)章、制度由綜合管理部視其有效期唐人街探案3劇情 予以保存

6、1年以下暫時保存：結(jié)案后無長期保存必要者。

(三）公司可根據(jù)實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規(guī)定。

（四）歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應齊全完整，每份文件的

正件與附件,印件與定稿，請示與批復，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,多種文字形成的同一文

件,均不得分開。

（五）按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對

檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號.

五、檔案日常管理

（一)借閱

1、借閱手續(xù)

(1)總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)等公司高管借閱非密級檔案可直接通過檔案管理

人員辦理借閱手續(xù).

（2)因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門負責人辦理《借

閱檔案申請表》并送達相關領導核批。

（3)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要借計算機cpu 閱檔案時，應由其部門負責人出示經(jīng)公司領

導或主關于誠信的詩歌 管領導審批同意借閱的書面《檔案資料借閱登記表》向檔案員借閱,經(jīng)辦

人必須在公司借閱登記表上簽字。

（4）檔案管理人員接到《檔案資料借閱登記表》，經(jīng)核查后，取出該項檔案，

并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期,以備及時催還.

（5）檔案歸還時,經(jīng)檔案員核查無異后,檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消

借閱記錄。

2、檔案借閱審批權(quán)限

（1）證照類：含營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；

該類檔案資料的借閱由綜合部審批后交由公司常務副總審批。

（2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內(nèi)部文件；該類檔

案資料的借閱由綜合管草豆蔻 理部審批。財務文件、法律文書等重要文件借閱須由常務

副總及總經(jīng)理批準。

（3)制度類:管理制度匯編；該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批.

(4）合同類：分內(nèi)部經(jīng)營管理合同和業(yè)務合同兩種。該類檔案資料的借閱由綜

合管理部審批后交由公司常務副總審批。

(5)計劃總結(jié)類：分年度計劃及總結(jié)等；該類檔案資料的借閱由綜合管理部審

批后交由公司常務副總審批。

（6）會議紀要類：辦公例會紀要等。該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批.

（7）涉密檔案類:公司機要檔案中絕密檔案原則上禁止借閱，特殊情況下絕密

檔案的借閱由總經(jīng)理及董事長審批、機密檔案的借閱由常務副總及總經(jīng)理審批、

秘密檔案的借閱由綜合管理部及常務副總審批、

3、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案,不得在文件上圈點、畫線

和涂改，未經(jīng)批準不得復印和摘抄檔案。

4、借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請

示，經(jīng)綜合管理部及常務副總批準。

5、借閱人對檔案的借閱需在檔案室內(nèi)完成，嚴禁私自帶出檔案室。因工作需

要或特殊情況下需帶出檔案室的，在填寫《檔案資料借閱登記表》和獲得審批時

需按填寫要求注明相關事宜。

6、借閱人應于規(guī)定期限內(nèi)歸還.如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，

不得私自授受。

7、借閱人必須在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案資料，情況特殊者可填寫《檔案資

料續(xù)借申請單》,主管領導簽字后續(xù)借。借用重要檔案(如各類政府批文、證照原

件等)當日必須歸還，其他檔案資料借用時間不得超過七天.若到期不能歸還，又

未辦理社團管理制度 續(xù)借手續(xù)，檔案管理人員將出具《閱檔催還單》，借用人在收到《閱檔催

還單》三天內(nèi),應及時歸還檔案。愈期仍未歸還者，將來強制其歸還檔案,并給予

相應處分.

8、丟失政府下達的重要文件者,應主動去政府部門補辦文件,同時應承擔補辦手

續(xù)費和影響、拖延他人辦事的損失費。若丟失文件者補辦不齊,處以500元至3000

元的罰款。若文件丟失,給公司造成重大經(jīng)濟損失者，根據(jù)實際情況和公司規(guī)定

進行處罰.

9、丟失技術(shù)變更單或其他單據(jù)，造成公司經(jīng)濟損失者，處以損失費用2倍的

罰款。

（二）銷毀

1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許和批準不得銷毀公司檔案資料。

2、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀審批表》,

報公司負責人審核批準，并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀.《檔案銷毀審批表》

需注明:銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間.

3、銷毀前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告本單

位負責人。《檔案銷毀審批表》需永久保管，一式兩份，綜合管理部及申請部門

各留存一份。

4、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或常務副總經(jīng)理或綜合管理部指定

專人監(jiān)督銷毀。

5、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務；未了

事項；正在項目建設期間的建設單位、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應單獨抽出

立卷，直到事項完結(jié)時為止。

（三）移交

1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責人

審核批準并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交?！稒n案移交登記表》需注明：移交

檔案目錄、公司負責人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時間、

移交原因.

2、移交前，按照清冊清點；移交后,在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式

兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。

（四）保密

1、檔案室的任務是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案,維護檔案的

完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。

2、檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作

服務的思想，主動，準確,迅速地為利用者提供檔案資料。

3、愛護檔案室的一切設施設備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。

4、機要檔案分為：絕密、機密、秘密三級.機要檔案的界定標準:絕密檔案包括

公司發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的

合作協(xié)議及金額在1000萬元以上的重大合同。機密檔案包括財務資料、公司重

要會議紀要、公司經(jīng)營情況、人事檔案、薪資檔案、勞動合同、技術(shù)資料、金額

在100－1000萬元的合同。秘密檔案包括重要項目資料、項目合同或協(xié)議。

六、附則

（一）在本制度框架下，公司各部門可根據(jù)實際狀況制訂更為具體的實施細則，

但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報綜合部備案后，與本制度具有同等效力。

（二)本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。

七、檔案管理人員職責

1、負責收集、統(tǒng)計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提

供利用工作；

2、認真學習檔案管理的相關規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務知識，掌握歸檔的基本方法，

保證檔案質(zhì)量.

3、定期擦拭檔案架,保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，

應當及時進行修補和復制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊.紙

面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊,對字跡難以辨認資料，應當附上抄

件.

4、歸檔要注意整潔,歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分

組后分別裝入卷宗,以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。

5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、

防強光等措施.

6、每年進行一次檔案清理,編制或更新《檔案保管手冊》做好文件索引，以便

查閱。