英語書信格式范文

英語書信格式范文

篇一：英文電子郵件格式及范文

英文電子郵件的基本要素是主題、稱謂、正文、結尾用語及署

名。

電子郵件最重要的部分是主題，假設我們都是很忙的人，在打

開郵箱閱讀郵件時，第一眼看到的就是郵件的主題。所以，主題應當

做到言簡意賅并突出郵件重要性。英文郵件的主題需要注意不超過

35個字母，將位于句首的單詞和專有名詞首字母大寫。比如：Some

questions about C++.在比較正式的格式中，需要把每個單詞的首字母

大寫（介詞、冠詞除外）。

稱謂如果是第一次給對方寫信，那么稱謂最好用“Dear+全名”，

這樣會讓人感覺比較正式。如果對方以非正式口吻來信，我們也可以

類似非正式地回復。比如：“Hello/Hi Lillian”。在實際通信中可能遇

到不知道對方姓名，可以用“Dear+對方頭銜”，如“Dear President”，

或者“Dear+Sir/Madam”形式。英國人習慣在稱呼后加“，”，美國

人習慣在稱謂后加“：”，有時也可以不加任何標點，是具體情況而

定。

在書寫正文時，把最重要的事情寫在正文最前面或者郵件內容

較長時寫在第一段。為了讓收件人閱讀郵件比較舒服，我們需要注意

郵件正文結構的美感，郵件段落最好控制在兩三段之內。如果一封電

子郵件涉及多個信息點，我們可以采用分條目的方法，如符號、小標

頁 第 1

題、編號來使得郵件想要表達的內容層次清晰。郵件內容應注意單詞

的拼寫、大小寫、標點、語法等。所謂以小見大。

結尾語在正文之后添加。注意一般結尾語中只有第一個單詞首

字母大寫而剩余單詞都小寫，此處與稱呼不同。

一般電子郵件：

Sincerely,

Sincerely yours,

私人電子郵件：

Regards,

Best wishes,

Best regards,

With best wishes,

Wish best regards,

Yours,

Cheers,

As ever,

With love,

Affectionately,

......

在正文最后需要署名，可以寫全名，也可以只寫名字。需要辨

明性別時可以在姓名后面注明(Mr./Ms.)。對于咱們中國人，為了區分

姓和名，可以把我們的姓的字母全部大寫，例如XIONG Lillian.如果寫

頁 第 2

信人代表的是一個組織或部門，應在名字下一行寫上自己的職位、所

屬部門。

郵件中常用詞匯：

附件attachment I am attaching the report.我把報告放在了附

件中

轉發forwardedI've forwarded your e-mail to Alice.我已經將你的

郵件轉發給Alice

保持聯系 stay /keep in touch

對方告知決定. Plea let me know your decision as soon as

possible.

寫信給別人時一般常用How are you been recently?

回復別人郵件時一般常用I am happy to receive your e-mail.

實用郵件舉例：

工作求職

工作求職類的郵件大體分為申請職位、介紹自己、期待回復、

表達謝意幾個部分。 i.e.

Dear Sir/Madam,

I am writing to apply for the position of ...as posted in your

website.

Plea find attached a copy of my resume for your review.我的簡歷

請見附件，作為參考。

頁 第 3

或者：Plea refer to my attached resume for a summary of my

skills and experience. I am looking forward to you. Thank you very much

for your time and consideration. Yours sincerely,

Lillian Xiong

表達謝意

日常生活中經常會使用到表達謝意的郵件，在國外，參加完朋

友邀請去的一次party，或者接受了別人饋贈的禮物等情況下都需要

寫一封thanks letter。而此類郵件也非常好寫，只要能夠表達自己對

收件人的真摯的感激之情即可。

Dear Alice,

Thanks so much for the lovely dinner last night. It was so

thoughtful of you.I would like to invite both of you to my hou when

you are available.

Best regards,

Lilian

咨詢了解

咨詢了解類郵件的目的是想要得到關于某人、物的一些信息。

郵件具體內容大致包含如下：

1）告知對方你是如何得知其信息的，比如報紙、網站等。

2）說明自己想要了解的東西，當咨詢信息較多時，最好列舉出

來，as 詳細、清晰 as possible.

3）末尾用一句話結束總結這次咨詢。

頁 第 4

I am writing to request information about sth.

I would like to request a copy of sth.

最后表達希望時用語：I look forward to hearing form you soon.

期待盡快收到您的回復。

英文電子郵件格式

Dear Mary,

This

Look forward to eing you soon.

Best regards,

Tom Yu

(以上每一行,或者每個段落,都是左對齊的)

一、主題

主題（Subject）框的內容應簡明地概括信的內容，短的可以是

一個單詞，如greetings；長的可以是一個名詞性短語，也可以是完整

句，但長度一般不超過35個字母。

YES：Supplier training

NO：professional trainees from sister company should abide by

rule of local company（太長）

主題框的內容切忌含糊不清。

NO：像News about the meeting 這樣的表達，

YES：應改為Tomorrow's meeting canceled。

一般來說，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即

頁 第 5

可。另外一種較為正規的格式可將除了少于5個字母的介詞、連接詞

或冠詞之外的每一個單詞的首字母大寫。

YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation

NO：detailed calculation

視信的內容是否重要，還可以開頭加上URGENT或者FYI（For

Your Information，供參考），如：URGENT：Submit your report today!

二、稱呼

1、E-mail一般使用非正式的文體，因此正文（Body）前的稱呼

（Salutation）通常無須使用諸如Dear Mr. John之類的表達。在同輩

的親朋好友或同事間可以直呼其名，但對長輩或上級最好使用頭銜加

上姓。YES：Tommy，或者Mr. Smith。

2、稱呼和正文之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空

一行，開頭無須空格。如： Jimmy,

I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.

Best,

David

3、人家的名字千萬不要錯,老一輩的看到名字錯就干脆攆去垃

圾桶. 同樣, 頭銜都不要錯. 頭銜或學位,任擇其一吧.以下是一樣的:

Howard E. Wyatt, Dr. Howard E. Hyatt

4、多過一個男人,用Messrs,就是Misters的意思,不過不要跟名

字,跟姓就行啦.

YES: Messrs. Smith, Wyatt, and Fury 。女人呢? YES：用Mesdames,

頁 第 6

Mmes., or Ms. 同樣不要跟名字. 例子: Ms. Farb, Lionel, and

Gray 。男女一齊呢? 弄清楚稱呼就行.例如: Dr. and Mrs. Harold

Wright ；Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright ；Mr. and Mrs.

Harvey Adams-Quinn 。

5、有人有自己頭銜就要跟緊,例如有人有榮譽學位就不喜歡用

一般的頭銜,有時大頭不知道對方頭銜,干脆用Ms.算了. Ms. Sarah

Gray

6、職銜短可以一行過,長就下一行吧.例如:

Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of

International Operations

NO：Ken Green ／Vice President of Unicom China

YES： Ken Green ／Vice President, Unicom China

7、老外的名字有時有Jr. 或 Sr.,之前的逗點是隨你喜歡的,以下都

是正確,不要笑人:

YES：Michael J. Smith, Jr. ／Michael J. Smith Sr.

8、用人家的名字總好過人家的頭銜稱呼. 如果沒有名字,或者是

很正規信的信件,可以考慮這些： Dear Committee Member:

Dear Meeting Planner:

Dear Colleagues: To All Sales Reps:

To Whom It May Concern:

Dear Sir or Madam:

Dear Madam or Sir:

頁 第 7

Dear Purchasing Agent:

如果是全公司：

YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:

9、有時見到人家用冒號就說人家錯,其實也未必啊,看:

YES：Dear Mr. Jones: (非常正規) Dear Joan:

Dear Jim, Jim, (非正規)

三、結尾部分

A、書信的結尾致意要留意,弄清大家的關系才選擇用詞,例子:

1、 Very Formal非常正規的(例如給政府官員的)

Respectfully yours, Yours respectfully,

2、 Formal正規的(例如客戶公司之間啦)

Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,

3、 Less Formal不太正規的(例如客戶)

Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours

cordially, Cordially,

4、Informal非正規的(例如朋友,同事之類)

Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best

regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next

week!

有時在we, I, and you之間選擇是很煩的事-- 如果是公司代表聯

絡生意之類,可以用: We will reimbur you for the legal expens.

Sinopec will reimbur you for the legal expens. 如果單純說你自己,

頁 第 8

可以用: I found the brochure very informative. 有時可以一起用啦...:

We are plead to offer you the position of sales director, and I am

looking forward to our Tuesday morning meeting.

那么I和you呢?好煩好煩.一般來說,收信人的利益比較重要,名

義上都要這樣想.給人尊重的語氣就一般不會錯了. 多用you有時會

有隔閡的感覺.

You will be plead to learn that you have been lected to rve

on our advisory board. Your prompt respon will be appreciated. (好像

欠你一樣)

I am plead that our board has lected you as the best qualified

candidate to rve on our advisory board. I hope you’ll agree to rve.

(這就友善多了)

Your book was well written and comprehensive. (不用你來判斷我

呀~~)

I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one

of my questions about performance appraisals. (客氣一點,人家受落)

總之,語氣和賓詞的運用得當能決定你的禮貌程度.

B、信尾客套話（Complimentary clo）通常也很簡明。常常只

須一個詞，如：'Thanks'，'Best'，'Cheers'，不需要用一般信函中的

'Sincerely yours'或'Best regards'。

C、簽名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之類一起簽,人家會笑你的...

簽名也看信件的語氣.給朋友或公司

頁 第 9

篇二：英語書信范文及格式詳解

英文信分垂直式或齊頭式和縮進式或鋸齒式兩種。

英文書信通常由下列五個部分組成(以縮進式為例)：

A 信頭（Heading）

信頭包括寫信人地址和寫信日期，通常寫在信箋的右上角。在

比較熟識的朋友之間的通信，寫信人的地址常可略去。地址的寫法通

常是由小到大

B 稱呼（Salutation）

稱呼指寫信人對收信人的稱呼，如Dear Xiaojun，寫在信頭的下

方和信箋的左邊。稱呼一般用Dear?或My dear?開頭，稱呼后一般用

逗號。

C 正文（Body）

這是書信的主體部分，即寫信人要表達的內容。

D 結束語（Complimentary Clo）

它是書信結尾的恭維話，相當于中文書信最后的“祝好”、“致

禮”之類的話語。 “Best wishes”, “I love you”, “Many thanks”

“Give my regards to your family”

E 簽名（Signature）

簽名通常簽在結束語下方的中間偏右的位置，.簽名應是親筆書

寫，即使是打寫機打出的信件，最后仍需親筆簽名。在簽名的上方可

根據寫信人和收信人的關系寫上Sincerely yours/Yours sincerely（用于

長輩或朋友之間），或Respectfully yours/Yours respectfully（用于對長

頁 第 10

輩或上級）。

英語書信范文 (縮進式)

September 15, 2019

Dear David,

I'm glad you'll come to Beijing to learn Chine. Chine is very

uful, and many foreigners are learning it now. It's difficult for you

becau it's quite different from English. You have to remember as many

Chine words as possible. It's also important to do some reading and

writing. You can watch TV and listen to the radio to practi your

listening. Do your best to talk with people in Chine. You can learn

Chine not only from books but also from people around you. If you

have any questions, plea ask me. I'm sure you'll learn Chine well.

Hope to e you soon in Beijing.

Yours,

Wang Ming

英語書信范文 (垂直式 )

September 15, 2019

Dear David,

I'm glad you'll come to Beijing to learn Chine. Chine is very

uful, and many foreigners are learning it now. It's difficult for you

becau it's quite different from English. You have to remember as many

Chine words as possible. It's also important to do some reading and

頁 第 11

writing. You can watch TV and listen to the radio to practi your

listening. Do your best to talk with people in Chine. You can learn

Chine not only from books but also from people around you. If you

have any questions, plea ask me. I'm sure you'll learn Chine well.

Hope to e you soon in Beijing.

Yours,

Wang Ming

英文書信結構要素

（1 ）信頭（Letterhead）。

信封，在信內的打上發信人地址就方便收信人回信。如果使用已經印

好信頭的信紙，就只要打上發信日期。信頭位于信的最上方，原則上

首先按從小到大的順序（正好與中文書信相反），門牌號碼和街名或

單位名占一行（太長可占兩行），城鎮名和郵政編碼占一行，國名占

一行。然后是發信日期，它是信頭的最后一行，可以寫成日月年（英

式）也可寫成月日年（美式），如：May8，1996或8May，1996. 必

然說明的是，月份要寫英文名稱，否則有可能產生歧義，如5/8/1996，

美國

人會理解為1996年5 月8 日，而英國人則理解為1996年8 月

5 日。

2 ）封內地址（Inside Address）。

頁 第 12

地址一致，否則就是出了差錯，收信人此時可將信退回或按封內地址

轉寄。封內地址的第一行是收信人姓名，第二行職務，從第三行開始

寫收信人地址，寫出法原則上和寫發信人地址一樣。

3 ）稱呼（Salutation）。

呼為Dear Sir（英國用）或Dear Genteman （美國用），一般用于給

政府機關、官員的公函中，或用于首次往來的商業書信中。比較熟識

的人由應稱他的姓，最隨便也是最親近的稱呼是直呼其名，一般用于

親朋好友，但應注意，稱姓時只稱姓，不要又稱名，而稱名時 不要

加Dr或Mr. 如某人全名為William.另外，如果對方為女性卻不知應

稱Mrs.還是Miss時可稱Ms. 。稱呼后面的標點英國人習慣用逗號，

而美國人習慣用冒號（親朋好友之間可用逗號）。

4 ）正文（Body）。

題突了出、層次清楚、語言簡潔、表達準確。如果正文很長需要幾張

信紙聯頁時，則應在每張聯頁左上端都注明頁數和收信人名稱，如：

頁 第 13

5 ）結束語（Complimentary Clo）。

如果前面稱Dear Sir，則應選擇下列結束語：Very simcerely yours ，

Vedry respecrfully yours，Very truly yours ，Sincerely yours 或Yours

sincedrely，Respe-crfullky yours 或Yours respecrfullyFaithfully yours 或

Yours faith-fully.如果前面稱姓，則應選擇下列是結束語：Sincerely yours

或Yours sincerely ，Truly yours 或Yokkurs truly ，Yours ever. 如果前

面稱名，則表示寫信人與收信人的關系親近友好，應選擇下列結束語：

SincerelyYours，Love，All my love.

6 ）簽名和發信人姓名（Signaturd and Name Addresr）。

出來。簽名只需簽姓名，不需加Mr. 或Mrs.，以及學位頭銜等，但

打印姓名時，因為中文名沒有性別之分，所以中文拼音名前就加Mr.

或Mrs.，Miss.，Ms.，以便收信人辨認，英文名男性不必加Mr.，但

女性要加

Mrs.，Miss.，Ms. ，打印名后面可加學位頭銜等。

頁 第 14

件有附件并有必要提醒收信人，可在第六個要素之后加上附件注記

（Enclosure 或Encl.）。如果整封信寫好后又發現遺漏了什么，可在

附件注記之后加上又啟（Postscript）或其縮寫（P.S.）進行補充。

英文書信

英文書信，是一種最常用的應用文體，對于普通的私人信件通

常由五部分組成。 信頭（Heading）

指發信人的姓名（單位名稱）、地址和日期，一般寫在信紙的

右上角。一般公函或商業信函的信紙上都印有單位或公司的名稱、地

址、電話號碼等，因此就只需在信頭下面的右邊寫上寫信日期就可以

了。 英文地址的寫法與中文完全不同，地址的名稱按從小到大的順

序：第一行寫門牌號碼和街名；第二行寫縣、市、省、州、郵編、國

名；然后再寫日期。標點符號一般在每一行的末尾都不用，但在每一

行的之間，該用的還要用，例如在寫日期的時候。

日期的寫法

30th July，1997等。1997不可寫成97。 信內地址（Inside

Addressz 在一般的社交信中，信內收信人的地址通常省略，但是在

公務信函中不能。將收信人的姓名、地址等寫在信頭日期下方的左角

上，要求與對信頭的要求一樣，不必再寫日期。 稱呼（Salutation）

是寫信人對收信人的稱呼用語。位置在信內地址下方一、二行

的地方，從該行的頂格寫起，在稱呼后面一般用逗號（英國式），也

可以用冒號（美國式）。 （1）寫給親人、親戚和關系密切的朋友

時，用Dear或My dear再加上表示親屬關系的稱呼或直稱其名（這

頁 第 15

里指名字，不是姓氏）。例如：My dear father，Dear Tom等。 （2）

篇三：英文書信格式及范文

英文書信格式及范文

一、 英文書信的結構

二、 書信作文的出題形式和寫作要領

三、 書信作文練習及其參考范文

書信是重要的交際工具。英文書信分為兩大類：公務信件和私

人信件。公務信件是單位與單位或單位與個人之間來往的書信，可能

是推薦信、求職信、入學申請書、邀請信，或詢問、答復、反映意見

（如投訴信）等的信件。私人信件是指親戚朋友之間的通信。這兩類

書信各有自己的格式。一般說來，私人信件不拘形式，信文多用手寫，

也可打印；公務信件要求比較嚴格，必須遵循一定的格式，信文一定

要打印。

第一節 英文書信的結構

英文書信一般由以下六部分組成：信頭、信內地址、稱呼、正

文、結尾、簽名。

1. 信頭（Heading）

信頭是指寫信人的地址和寫信日期， 一般寫在或打在第一面信

紙的右上角，先寫地址再寫日期，地址的寫法是從小到大，先寫門牌

號、路號，再寫區名、市名、省名，最后寫國名。時間的寫法對英國

人和美國人而言是不同的。英國人習慣按日、月、年的順序寫，

而美國人習慣按月、日、年的順序寫。例如：

頁 第 16

英式：1st October，1999

美式：October 1，1999

在英式時，月和年之間的逗號可用可不用，但是在美式中，必

需要使用逗號。

1. 信頭的寫法有縮進式(Indented Form)和齊頭式(Block Form)

縮進式每行開頭向右縮進一兩個字母；齊頭式左邊對齊排列，

如下所示： 縮進式

Wang Ming

Dept. of Chemical Engineering

Dalian University of Technology

Dalian 116023

Liaoning Province

P. R. China

齊頭式

Wang Ming

Dept. of Chemical Engineering

Dalian University of Technology

Dalian 116023

Liaoning Province

P. R. China

2. 信內地址 （Inside Address）

信內地址要寫出收信人的姓名和地址。一般給比較生疏的親友

頁 第 17

的信和公事信件要寫出信內地址，而熟悉朋友可以省去這一步驟。信

內地址寫出在日期下一兩行的左上

角，第一行寫收信人的稱呼姓名，然后寫出地址。地質也是從小

到大寫出，分縮進式和齊頭式兩種。例如：

縮進式

The President

Oxford University

England

齊頭式

Jiang Bin

64Heping Road

P.

5.1.3 稱呼（Salutation）

稱呼是對收信人的稱謂，應與左邊線對齊，寫在收信人姓名、

地址下面1-2行處。在稱呼后，英國人常用逗號，美國人則常用冒號。

在私人信件中可直呼收信人的名字，但公務信件中一定要寫收信人的

姓。大部分信件在稱呼前加“Dear”。如：

Dear Professor/Prof. Bergen:

Dear Dr. Johnson,

對不相識的人可按性別稱呼：

Dear Sir: 或Dear Madam: Dear Ladies。

如果不知收信人的性別則可用Dear Sir or Madam:

頁 第 18

5.1.4 正文（Body of Letter）

正文是書信的主體。與中文信件不同的是，英文書信的正文的

開頭不是先寫一些問候語，再闡明寫信的目的，而是直接說明寫信人

的身份及寫信的目的，然后提出寫信人的情況、想法或要求，并加以

必要的解釋或說明。英文書信陳述目的時，應該直截了當，意思明確，

層次清楚，言簡意賅。

書信正文的第一句話或第一段，通常被稱為起首語。一般說來，

人們習慣用一些客套的寫法作為書信正文的起始，即先將對方來信的

日期、主題加以簡單描述，以便使對方一看便知該信是回答哪一封信

的。如果是第一次給別人寫信，也可用開頭語作必要的自我介紹，并

表明自己寫信的主要目的。

5.1.5 結尾禮詞（Complimentary Clo）

公務信件的結尾禮詞包含兩部分：發信人的結尾套語與署名。

結尾套語寫在簽名上面一行，第一個字母要大寫，套語結尾后面要加

逗號。在公務信件中，發信人常用的結尾套語有：

Yours truly, Yours sincerely, Respectfully yours, Cordially yours,

Yours cordially等。

私人信件中，發信人常用的結尾套語有：

Sincerely yours, Lovely yours, Your lovely, Your loving son/daughter

等。

5.1.6 簽名（Signature）

寫信人的簽名常位于結尾禮詞正下方一二行。除非是給很熟悉的

頁 第 19

人寫信，簽名一般須寫出全名。簽名常常較潦草，不易辨認，因此在

簽名的正下方須打印出全名。

?

?

? 書信寫作的五點要求：

1、開門見山說意圖

2、咨詢/ 建議1、2、3、

3、不同內容可分段

4、感謝客氣不可少

5、期待回信成老套

英文信函的信封有兩種寫法：

第一種是將寫信人的姓名及地址和收信人的姓名和地址均寫在

信封的正面。

第二種寫法是將收信人的姓名和地址寫在信封的正面， 而將發

信人的姓名和地址寫在信封的背面。

第一種寫法多用于正式信函，第二種寫法多用于私人信件，即

與家庭成員、親朋好友之間的信件。商業信件和求職信等都屬于正式

信函，因此采用第一種寫法。

頁 第 20