申請書是個人或集體向有關單位提出要求或表達意愿時寫的應用文。它是一種專用書信。一方面，它和一般書信一樣，都是表情達意的一種工具。另一方面，它和一般書信又不同：一般書信是個人與個人之間的交流，內容可以十分廣泛，公事私事都可談；而申請書一般是個人或下級向組織、向上級有所請求時才使用，一般一事一書，內容單一，便于組織或上級處理。
申請書有較為固定的結構，其內容一般包括五個部分：標題、稱呼、正文、結語、署名和日期。
1．標題 居中寫“申請書”三字，也可根據申請書內容，在申請書之前標明具體名稱，如“入團申請書”。標題字體可稍大，也可和正文一樣。 ．2．稱呼在標題之下，空一至兩行，另起一行頂格寫接受申請書的組織名稱或領導的姓名。名稱后面加冒號。
3．正文稱呼之下，另起一行，空兩格寫正文。正文內容通常有三部分：
(1)開頭部分，先寫請求要做什么事。
(2)主體部分，主要內容有兩個：一是寫為什么要做這件事，即寫理由。如這件事需要組織或上級批準或同意，則理由應寫得充分；二是寫怎么辦，鼯寫了申請書后，自己怎么去爭取達到愿望(或保證做好一些什么事等)，要寫得實在。
(3)結尾部分，通常寫希望。
這三部分內容應分開寫，做到層次清楚。
4．結語正文結束后，另起一行，空兩格寫結語。結語可根據內容寫：“特此申請，請予審批"、或“此致，敬禮”、或表示謝意的話語等。
5．署名和日期寫在正文末尾右下方。結語完后空兩行寫。如申請人是單位，要寫清單位名稱，加蓋公章。日期寫在署名之下，寫全年月日。