過去我們對于辦公室行政工作的認識，停留在收收報紙、發發文件上，但實際辦公室工作對于其成員的能力和素養都有著較為嚴格的要求，特別是在現代化辦公環境條件下，如何才能當好一名合格的辦公室工作人員，必須具備以下基本能力和素養：
(一）思想政治素質要求
思想政治素質是最重要的素質之一，是當今社會素質教育的靈魂。辦公室作為機關單位領導的辦事機構和工作助手，有著至關重要的作用。如何及時準確地貫徹落實上級文件精神、領會傳達領導的工作布局與意圖等，都需要辦公室工作人員具有堅定的政治立場、正確的政治觀點、嚴肅的政治紀律。在思想上、行動上和黨中央保持一致，在大是大非面前頭腦清醒、旗幟鮮明。
(二）政策理論水平要求
深度理解黨和國家的路線方針政策和上級文件精神以及各級領導的決策與施政意圖，全面貫徹落實上級文件精神和工作部署，這不僅要求辦公室工作人員要具備較高的政策理論水平，還要求能夠堅持理論聯系實際，一切從實際出發，為文件精神的貫徹落實提供切實可行的方案和步驟。培養和提高政策理論水平，一方面要深入學習領會相關的政策法規、文件精神，能堅持按政策辦事，運用政策解決實際中存在的問題；另一方面要及時關注和掌握媒體信息。現今的新聞媒體已經滲透到社會生活的各個層面，群眾隨時可以了解各種信息。此時辦公室工作人員要協助領導收集好各類媒體反映的問題，做到深入基層和實際，進行調查研究，掌握各項政策在基層的貫徹落實情況，并及時將相關信息反饋回來。
(三）業務工作能力要求
辦公室作為機關單位的綜合性部門，肩負著參與政務、管理事務和提供服務等多項職能，正確、全面地履行其職責，離不開具有較高業務水平和較強工作能力的辦公室工作人員。其業務工作水平和能力主要體現在如下幾個方面：
一是較強的文字表達能力。辦公室的一項重要任務就是公文寫作。因此，辦公室的公文寫作專職人員必須具備較強的文字表達能力，不僅要非常熟悉公文格式規范，而且在文字表達上，要有扎實的語言功底和寫作技巧，如公文寫作必須語言簡潔規范、邏輯思路清晰等。
二是運用現代化辦公設備的能力。在現代化辦公環境下，現代化的辦公設備日益普及/計算機、傳真機、復印機、速印機等成為辦公室工作不可或缺的設備。辦公室人員不僅要能正確操作使用這些辦公設備，而且需要掌握一定的辦公軟件，如文字處理軟件、課件制作軟件等。
三是參謀助手的能力。辦公室工作人員在工作實施過程中，不但要做大量具體工作，還要進行大量研究工作，充分發揮“思想庫”、“智囊團”和“參謀部”作用，為領導工作運轉提供協助與支持，也是對辦公室充分發揮參謀助手作用的基本要求。因此，做好辦公室工作，還要求辦公室工作人員要站在單位工作全局的高度，堅持求真務實，緊貼領導意圖和思路，集中各方面的智慧和力量，為領導決策提供參謀，推動事業向前發展。
四是調查研究的能力。調查研究是辦公室工作的重要組成部分，也是掌握更多實際情況的現實要求。調查研究能力體現在辦公室工作人員能夠圍繞工作大局和工作重點，科學設計調研方案、循序推進調查研究、及時向領導匯報和運用調研成果等多個方面。
五是組織協調的能力。辦公室工作離不開組織實施各類會議和各項合作，離不開對內對外、上傳下達的溝通協調，因此辦公室工作人員還應具備一定的組織協調能力。如組織實施會議，一方面要正確領會交辦者的意圖，迅速準確制定會議的主題、議程和與會單位部門及人員等；另一方面，還要按照組會的規律，按程序做好會議籌備、會議組織、會議結束總結等各項工作。
(四）職業道德規范要求
辦公室作為單位的管理和服務部門，與其他部門一樣，其工作人員必須遵守職業道德規范，在道德意識層面加強自律和自覺。同時，由于辦公室工作的特性，還有一些特殊的職業道德規范方面的要求。如堅持密切聯系群眾的觀點，要尊重群眾、深入群眾和依靠群眾，以平等的身份、平等的心態坦誠地面對公眾，誠心實意地為群眾著想，說真話、說實話、講真情、干實事，還要有寬闊的胸襟，正確面對領導和群眾的批評，對于自己的工作失誤要深人剖析、開展自我批評;而辦公室領導對于下屬的批評，要講究批評的方式方法，以有利于他人接受意見并改進工作。