過去我們對于辦公室行政工作的認(rèn)識，停留在收收報(bào)紙、發(fā)發(fā)文件上，但實(shí)際辦公室工作對于其成員的能力和素養(yǎng)都有著較為嚴(yán)格的要求，特別是在現(xiàn)代化辦公環(huán)境條件下，如何才能當(dāng)好一名合格的辦公室工作人員，必須具備以下基本能力和素養(yǎng)：
(一）思想政治素質(zhì)要求
思想政治素質(zhì)是最重要的素質(zhì)之一，是當(dāng)今社會素質(zhì)教育的靈魂。辦公室作為機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)的辦事機(jī)構(gòu)和工作助手，有著至關(guān)重要的作用。如何及時(shí)準(zhǔn)確地貫徹落實(shí)上級文件精神、領(lǐng)會傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的工作布局與意圖等，都需要辦公室工作人員具有堅(jiān)定的政治立場、正確的政治觀點(diǎn)、嚴(yán)肅的政治紀(jì)律。在思想上、行動(dòng)上和黨中央保持一致，在大是大非面前頭腦清醒、旗幟鮮明。
(二）政策理論水平要求
深度理解黨和國家的路線方針政策和上級文件精神以及各級領(lǐng)導(dǎo)的決策與施政意圖，全面貫徹落實(shí)上級文件精神和工作部署，這不僅要求辦公室工作人員要具備較高的政策理論水平，還要求能夠堅(jiān)持理論聯(lián)系實(shí)際，一切從實(shí)際出發(fā)，為文件精神的貫徹落實(shí)提供切實(shí)可行的方案和步驟。培養(yǎng)和提高政策理論水平，一方面要深入學(xué)習(xí)領(lǐng)會相關(guān)的政策法規(guī)、文件精神，能堅(jiān)持按政策辦事，運(yùn)用政策解決實(shí)際中存在的問題；另一方面要及時(shí)關(guān)注和掌握媒體信息。現(xiàn)今的新聞媒體已經(jīng)滲透到社會生活的各個(gè)層面，群眾隨時(shí)可以了解各種信息。此時(shí)辦公室工作人員要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)收集好各類媒體反映的問題，做到深入基層和實(shí)際，進(jìn)行調(diào)查研究，掌握各項(xiàng)政策在基層的貫徹落實(shí)情況，并及時(shí)將相關(guān)信息反饋回來。
(三）業(yè)務(wù)工作能力要求
辦公室作為機(jī)關(guān)單位的綜合性部門，肩負(fù)著參與政務(wù)、管理事務(wù)和提供服務(wù)等多項(xiàng)職能，正確、全面地履行其職責(zé)，離不開具有較高業(yè)務(wù)水平和較強(qiáng)工作能力的辦公室工作人員。其業(yè)務(wù)工作水平和能力主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：
一是較強(qiáng)的文字表達(dá)能力。辦公室的一項(xiàng)重要任務(wù)就是公文寫作。因此，辦公室的公文寫作專職人員必須具備較強(qiáng)的文字表達(dá)能力，不僅要非常熟悉公文格式規(guī)范，而且在文字表達(dá)上，要有扎實(shí)的語言功底和寫作技巧，如公文寫作必須語言簡潔規(guī)范、邏輯思路清晰等。
二是運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力。在現(xiàn)代化辦公環(huán)境下，現(xiàn)代化的辦公設(shè)備日益普及/計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、速印機(jī)等成為辦公室工作不可或缺的設(shè)備。辦公室人員不僅要能正確操作使用這些辦公設(shè)備，而且需要掌握一定的辦公軟件，如文字處理軟件、課件制作軟件等。
三是參謀助手的能力。辦公室工作人員在工作實(shí)施過程中，不但要做大量具體工作，還要進(jìn)行大量研究工作，充分發(fā)揮“思想庫”、“智囊團(tuán)”和“參謀部”作用，為領(lǐng)導(dǎo)工作運(yùn)轉(zhuǎn)提供協(xié)助與支持，也是對辦公室充分發(fā)揮參謀助手作用的基本要求。因此，做好辦公室工作，還要求辦公室工作人員要站在單位工作全局的高度，堅(jiān)持求真務(wù)實(shí)，緊貼領(lǐng)導(dǎo)意圖和思路，集中各方面的智慧和力量，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參謀，推動(dòng)事業(yè)向前發(fā)展。
四是調(diào)查研究的能力。調(diào)查研究是辦公室工作的重要組成部分，也是掌握更多實(shí)際情況的現(xiàn)實(shí)要求。調(diào)查研究能力體現(xiàn)在辦公室工作人員能夠圍繞工作大局和工作重點(diǎn)，科學(xué)設(shè)計(jì)調(diào)研方案、循序推進(jìn)調(diào)查研究、及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)和運(yùn)用調(diào)研成果等多個(gè)方面。
五是組織協(xié)調(diào)的能力。辦公室工作離不開組織實(shí)施各類會議和各項(xiàng)合作，離不開對內(nèi)對外、上傳下達(dá)的溝通協(xié)調(diào)，因此辦公室工作人員還應(yīng)具備一定的組織協(xié)調(diào)能力。如組織實(shí)施會議，一方面要正確領(lǐng)會交辦者的意圖，迅速準(zhǔn)確制定會議的主題、議程和與會單位部門及人員等；另一方面，還要按照組會的規(guī)律，按程序做好會議籌備、會議組織、會議結(jié)束總結(jié)等各項(xiàng)工作。
(四）職業(yè)道德規(guī)范要求
辦公室作為單位的管理和服務(wù)部門，與其他部門一樣，其工作人員必須遵守職業(yè)道德規(guī)范，在道德意識層面加強(qiáng)自律和自覺。同時(shí)，由于辦公室工作的特性，還有一些特殊的職業(yè)道德規(guī)范方面的要求。如堅(jiān)持密切聯(lián)系群眾的觀點(diǎn)，要尊重群眾、深入群眾和依靠群眾，以平等的身份、平等的心態(tài)坦誠地面對公眾，誠心實(shí)意地為群眾著想，說真話、說實(shí)話、講真情、干實(shí)事，還要有寬闊的胸襟，正確面對領(lǐng)導(dǎo)和群眾的批評，對于自己的工作失誤要深人剖析、開展自我批評;而辦公室領(lǐng)導(dǎo)對于下屬的批評，要講究批評的方式方法，以有利于他人接受意見并改進(jìn)工作。