備忘錄一般由五部分組成：標(biāo)題、眉首、正文、結(jié)束語和簽署。
（一）標(biāo)題
備忘錄的標(biāo)題有以下兩種寫法。
1單一性標(biāo)題
常見的單一性標(biāo)題寫法是直接標(biāo)示文種名稱，如“備忘錄”。
2兩要素標(biāo)題
兩要素標(biāo)題由發(fā)文單位名稱和文種組成，如“萬向節(jié)集團(tuán)公司備忘錄”。
（二）眉首
眉首也稱書端，位于標(biāo)題之下，正文之上，一般包括以下內(nèi)容：
(1)發(fā)文人或發(fā)文單位名稱，也稱發(fā)自。也可以標(biāo)示為來自、自，其后面寫明發(fā)送信息的人員姓名或單位、部門名稱，如“總經(jīng)理辦公室”。人員姓名的前面可以根據(jù)需要標(biāo)示其職務(wù)。
(2）收文人或收文單位名稱，也稱發(fā)給、發(fā)送、致，其后面寫明接收信息的人員姓名或單位、部門名稱，如“人力資源部”。人員姓名的前面可以根據(jù)需要標(biāo)示其職務(wù)。
(3)地址。一般包括發(fā)文人或發(fā)文單位地址和收文人或收文單位地址。有的還包括電報掛號、電傳號、電話號碼等。地址一項寫在左上角編號處的下面，其格式與書信的寫法相同。
(4)發(fā)文日期。即寫明備忘錄發(fā)出的日期。
(5)主題。寫明備忘錄正文的主題思想或內(nèi)容梗概，一般要用類似電報類的詞組或短語標(biāo)示。
許多單位有自己特制的信箋，在寫眉首時，其格式和標(biāo)點符號的使用與一般信件的寫法基本相同。
（三）正文
在眉首下方直接書寫需要傳遞事項的具體內(nèi)容�？梢允且欢蔚降祝魏弦�；如果內(nèi)容較多，可以采用分段書寫。段落起首應(yīng)采用空兩格的形式。
（四〕結(jié)束語
如果為了表示對對方的尊重，也可以寫上致敬語作為結(jié)束語。如果沒有必要也可以省略致敬語。
（五）簽署
正文或者結(jié)束語之后下方寫明發(fā)文人或發(fā)文單位的名稱。寫法與一般信件的格式相同。
范文：澳帆國際商務(wù)考察備忘錄
發(fā)文人：總經(jīng)理辦公室收文人：公共關(guān)系部
地址：本公司
發(fā)文日期：2012年8月3日
主題：提前做好合理的安排和計劃
內(nèi)容：公司擬定2012年9月20日一10月15日，由總經(jīng)理帶隊組團(tuán)赴美國、
巴西、澳大利亞、新西蘭等四國進(jìn)行貿(mào)易簽約活動，請你部做好如下準(zhǔn)備工作。一、準(zhǔn)備工作的內(nèi)容
1、團(tuán)組在出發(fā)前與接待單位的咨詢顧問進(jìn)行交流，明確出訪的主要目的、天數(shù)和人數(shù)、希望拜訪的行業(yè)和相關(guān)的單位。
2、接待單位根據(jù)團(tuán)組要求做好建議性計劃。
3、商務(wù)活動日程要盡量避開目的國公眾假期。例如：國慶節(jié)、復(fù)活節(jié)、英國女王誕辰、圣誕節(jié)，等等；也必須避開周末。重要運動賽事、慶典、文化活動與學(xué)校假期時，許多酒店住房緊張訂房困難。例如：正式訪問澳大利亞的學(xué)校，除以上注意事項外，還需要避開寒假兩周（7~8月之間）、署假六周（12月中旬~次年1月底之間）、一年兩次的同學(xué)季假(Term Break)，上半年約在復(fù)活節(jié)四月左右，下半年約在9~10月之間。
二、獲取相關(guān)機構(gòu)邀請信
團(tuán)組出示正式的詢問函，提供以下內(nèi)容：
1．表明來訪的誠意。
2．說明代表團(tuán)到訪的目的、性質(zhì)、單位背景、成員專業(yè)等資料。
3．注明團(tuán)員的名單，內(nèi)容包括中文姓名、漢語拼音性名、職稱級別、單位名稱、性別、生日、護(hù)照號碼等資料。
說明預(yù)計在境外各國停留的時間和預(yù)定到達(dá)的日期。
三、考察的行程安排
取得簽證并確定航班以后，接待單位與團(tuán)組負(fù)責(zé)人員共同確定最后實施的行程計劃。
四、商務(wù)活動安排
公務(wù)安排需提前確定。
五、商務(wù)翻譯
持牌的專業(yè)隨團(tuán)翻譯、公務(wù)活動口譯、會議同聲口譯等，需要提前安排。
總經(jīng)理辦公室