備忘錄一般由五部分組成：標題、眉首、正文、結束語和簽署。
（一）標題
備忘錄的標題有以下兩種寫法。
1單一性標題
常見的單一性標題寫法是直接標示文種名稱，如“備忘錄”。
2兩要素標題
兩要素標題由發文單位名稱和文種組成，如“萬向節集團公司備忘錄”。
（二）眉首
眉首也稱書端，位于標題之下，正文之上，一般包括以下內容：
(1)發文人或發文單位名稱，也稱發自。也可以標示為來自、自，其后面寫明發送信息的人員姓名或單位、部門名稱，如“總經理辦公室”。人員姓名的前面可以根據需要標示其職務。
(2）收文人或收文單位名稱，也稱發給、發送、致，其后面寫明接收信息的人員姓名或單位、部門名稱，如“人力資源部”。人員姓名的前面可以根據需要標示其職務。
(3)地址。一般包括發文人或發文單位地址和收文人或收文單位地址。有的還包括電報掛號、電傳號、電話號碼等。地址一項寫在左上角編號處的下面，其格式與書信的寫法相同。
(4)發文日期。即寫明備忘錄發出的日期。
(5)主題。寫明備忘錄正文的主題思想或內容梗概，一般要用類似電報類的詞組或短語標示。
許多單位有自己特制的信箋，在寫眉首時，其格式和標點符號的使用與一般信件的寫法基本相同。
（三）正文
在眉首下方直接書寫需要傳遞事項的具體內容。可以是一段到底，篇段合一；如果內容較多，可以采用分段書寫。段落起首應采用空兩格的形式。
（四〕結束語
如果為了表示對對方的尊重，也可以寫上致敬語作為結束語。如果沒有必要也可以省略致敬語。
（五）簽署
正文或者結束語之后下方寫明發文人或發文單位的名稱。寫法與一般信件的格式相同。
范文：澳帆國際商務考察備忘錄
發文人：總經理辦公室收文人：公共關系部
地址：本公司
發文日期：2012年8月3日
主題：提前做好合理的安排和計劃
內容：公司擬定2012年9月20日一10月15日，由總經理帶隊組團赴美國、
巴西、澳大利亞、新西蘭等四國進行貿易簽約活動，請你部做好如下準備工作。一、準備工作的內容
1、團組在出發前與接待單位的咨詢顧問進行交流，明確出訪的主要目的、天數和人數、希望拜訪的行業和相關的單位。
2、接待單位根據團組要求做好建議性計劃。
3、商務活動日程要盡量避開目的國公眾假期。例如：國慶節、復活節、英國女王誕辰、圣誕節，等等；也必須避開周末。重要運動賽事、慶典、文化活動與學校假期時，許多酒店住房緊張訂房困難。例如：正式訪問澳大利亞的學校，除以上注意事項外，還需要避開寒假兩周（7~8月之間）、署假六周（12月中旬~次年1月底之間）、一年兩次的同學季假(Term Break)，上半年約在復活節四月左右，下半年約在9~10月之間。
二、獲取相關機構邀請信
團組出示正式的詢問函，提供以下內容：
1．表明來訪的誠意。
2．說明代表團到訪的目的、性質、單位背景、成員專業等資料。
3．注明團員的名單，內容包括中文姓名、漢語拼音性名、職稱級別、單位名稱、性別、生日、護照號碼等資料。
說明預計在境外各國停留的時間和預定到達的日期。
三、考察的行程安排
取得簽證并確定航班以后，接待單位與團組負責人員共同確定最后實施的行程計劃。
四、商務活動安排
公務安排需提前確定。
五、商務翻譯
持牌的專業隨團翻譯、公務活動口譯、會議同聲口譯等，需要提前安排。
總經理辦公室