費用報銷制度

費用報銷制度及流程

第一章總則

第一條：為了加強公司內部管理，規范公司財務報銷行為，合理控制費用支出，

特制定本制度。

第二條：本制度根據公司的實際情況，將報銷分為差旅費、辦公費、招待費、交

通費、通訊費、教育費及培訓費、員工福利費等，以下分別說明相關的借款流程及各

項支出具體的財務報銷制度和報銷流程。

第二章費用報銷基本制度及基本流程

第三條：報銷人必須取得合法有效的報銷單據（發票）。

第四條：費用報銷單填寫及票據粘貼要求：

1、報銷單據填寫應力求整潔美觀，不得隨意涂改；

2、報銷單封面與封面后的托紙必須大小一致，各票據不得突出于封面和托紙之外

（票據過大時應按封面大小折疊好）；

3、各票據應均勻貼在報銷單封面后的托紙上，整份報銷單各部分厚度應盡量保持

一致；

4、若報銷票據面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列張貼；

5、報銷單據金額、類型相同的（如車票等），應盡量張貼在一塊，并按金額大小

排列；

6、報銷票據在粘貼時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額；

7、報銷單據一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫；

8、報銷單各項目應填寫完整，大小寫金額一致，并經部門領導有效批準；

9、有實物的報銷單據須由驗收人驗收后在發票背面簽名確認，需入庫的實物單據

應附入庫單；

10、出租車票據需注明業務發生時間、起止地點、人物事件等資料；

第五條：單筆報銷總額超過3000元，需要提前一天通知財務備款。

第六條：費用報銷基本流程：

經辦人填寫

報銷單

部門負責人審

批簽字

會計審核報

銷憑證

公司負責人

審批

出納審核并

付款

經辦人領款

簽字

第七條：差旅費報銷

1、因公出差的辦理程序

1.1因公出差的員工必須事先填寫“出差申請單”，注明出差隨同人員、時間、地

點、事由、天數、所需資金，經部門負責人、公司負責人審批簽字。

1.2出差人員借款需持批準后的“出差申請單”填寫“借款單”，由部門負責人批

準，公司負責人審批，財務負責人核準后方可借款，原則上前賬不清，后賬不借。

1.3凡與原“出差申請單”規定的地點、天數、人數、交通工具不符的差旅費不予

報銷，因特殊原因或情況變化需改變路線、增加天數、人數、改乘交通工具需經部門

負責人、公司負責人簽署意見后方可報銷。

1.4出差期間發生的共同費用報銷，報銷單需有同行人員簽名確認。

1.5出差人員應在回公司后3個工作日內辦理報銷事宜，根據差旅費標準填寫“差

旅費報銷單”，執行費用報銷流程。

2、差旅費標準

費用類型報銷金額票據類型備注

交通費憑票實報實銷汽車票、火車票、機票等必須提供發票

出差當地交通費憑票實報實銷公交票、的士票、加油票票據背面注明起始地點，業務內容

住宿費

140元/天

2人（含）以下

酒店、賓館、招待所發票

自行解決住宿公司補貼60元/天，可使用其他

的費用發票報銷

伙食補貼30元/天提供餐飲發票

招待費100元/人（客戶）提供正規發票超出100元/人需請示總經理

出差補貼

30元/天

50元/天

提供其他費用發票

公司或分支機構駐地的省內補貼30元/天，省

外補貼50元/天

補充說明：

2.1住宿費報銷時必須提供住宿發票，實際發生額未達到住宿標準金額，差額不予

補償，超出住宿標準部分由出差人員自行承擔。

2.2報銷天數按照交通工具出發時間到返回時間計算，12點之前出發及12點之后

返回按一天計算，反之則按半天計算。

2.3出差時由對方單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。

2.4上述住宿費標準為一個標準間標準。同性兩人一道出差可一同住宿的僅享受一

個標準間住宿標準。

2.5出差期間報銷伙食費補貼則不享受公司提供的餐費補貼。

第八條：辦公費報銷

行政部負責辦公用品統一采購，填寫購買辦公用品借款單，后附“辦公用品請購

單”，執行公司借款流程。行政部采購專員在借款之后3個工作日內，必須采購完成

并辦理報銷事宜，執行公司費用報銷流程。

第九條：業務招待費

1.公司級招待費用原則上由行政部統一安排，統一結算。

2.部門因公需招待時，應事先申請，經公司負責人批準后方可招待。

3.進行招待申請時應填寫“業務招待申請單”，應詳細注明招待時間、地點、對

方人員、己方陪同人員等信息。

4.其他非公招待客人一律由個人承擔

第十條：交通費：員工因公外出，原則上應盡量乘坐公交車，特殊情況經部門經

理以上（含）事先批準，可以乘坐出租車。報銷憑證上需注明時間、路程起始點、外

出工作內容。

第十一條：通訊費：辦公固定電話及員工手機通信補助由行政部每月統一購買充

值卡，統一填寫費用報銷單。

第十二條：員工餐費補貼：員工每月餐費補貼由行政部統計核算，報總經理審批。

各部門以部門為單位貼票填寫報銷單，交行政部統一處理。

第十三條：教育經費及培訓費

1.教育經費及培訓費用由行政部統一進行預算、統一管理、統一安排。

2.費用發生前使用部門應向行政部門申報員工培訓計劃、培訓時間、所需經費，

經行政部門審核、總經理批準后至財務部門。

3.費用使用部門應嚴格按照計劃在申請范圍內使用費用。

第十四條：未涉及的其他事項發生的費用，根據實際情況，由總經理酌情處理。

第三章報銷時間的具體規定

第十五條：為了方便員工費用報銷，財務部將報銷時間具體安排如下：

1．公司報銷時間定在每周五，特殊情況可放寬處理。

2．借款不受以上的時間限制，可隨時辦理。

第四章借款管理規定及流程

第十六條：借款管理規定

1.員工借款須確有公務需要，個人借款一般不超過其半個月工資額。

2.出差借款：出差人員憑審批后的《出差申請表》按批準額度辦理借款，出差返

回3個工作日內辦理報銷還款手續。

3.員工因公需要借款時，應合理預計所需金額并填寫借款單，經有效批準后到財

務部支取現金。

4.辦公人員借用公款，在原有借據未辦理報銷手續或未還清欠款的不得再借。

5.借款人員完結事務，在報銷時扣回借款，交回剩余現金。因特殊原因當時不能

扣回借款或交回現金的，轉為個人借款從工資中扣回。

第十七條：借款流程

第五章費用審批管理

第十八條：費用審批管理。

1.公司負責人在董事會授權內行使審批權。

2.公司所有貨幣資金支付的審批權限原則上由公司負責人統一審批。

3.審批人應當根據上述貨幣資金授權批準權限的規定，嚴格在授權范圍內進行審

批，不得超越審批范圍。

4.貨幣資金支付的批準方式為書面方式。

5.公司對貨幣資金支付的審批建立以“誰批準，誰負責”為原則的責任追究制

度，審核人、批準人要對由本人審核、批準支付的貨幣資金負責任，以防范貨幣資金

風險，保證貨幣資金的安全。對于違反公司財務制度的規定而批準支付的單據，各相

應審核人或審批人以失職論處，并對由此引起的不良后果負連帶責任。

6.報銷人營私舞弊、弄虛作假，對違規違紀金額不予報銷，對已經報銷的，除退

回違規報銷金額外，同時對報銷人予以違規報銷金額5—10倍的罰款，情節嚴重者一

律開除并做進一步處理。

7.審核人、審批人在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽名準予

報銷的，對審核人及審批人予以違規報銷金額10%--50%的罰款。

經辦人填寫

借款單

部門負責人審批

簽字

會計審核預算

費用

公司負責人

審批

出納審核并

付款

經辦人領款

簽字

8.因審核過失造成借款人未有效報賬沖銷借款，或者無法從工資扣回逾期借款者，

經辦責任人（含：各級審批人）應承擔不低于流失款總額50%的經濟責任。按責任人基

本工資比例分別承擔相應損失金額，并在壞賬當期應發工資中扣還。

9.財務人員在收到報銷單據后應審核報銷單據是否填寫、粘貼規范，是否經過有

效批準，所附附件是否合法合規等，對符合要求的報銷單據應及時制作報銷憑證并交

與出納處付款，對不符合要求的應退回報銷人并向報銷人說明退回理由。

10.出納收到報銷單后應檢查部門負責人、公司負責人、會計簽名是否齊全，對

審批手續齊全的報銷單據應及時給予報銷，對于不符合審批手續的報銷單出納有權拒

絕報銷或付款。

第六章附則

第十九條：本制度解釋權歸公司財務部。

第二十條：本制度經總經理辦公室討論通過并由總經理簽字后生效，修改亦同。