開會注意事項(學校開會注意事項)

開會的注意事項總結

　　 篇一：職場人士開會需要注意6個事項

　　身為職場人士，相信開會就像是家常便飯了，每個月要開一次大會，每周還要開周會，甚至是每天開會的情況的都有。但是有關開會時候的注意事項你知道嗎？開會之前需要準備哪些事情，下面濮陽百姓人才網職場專家給大家簡單分享一下。

　　第一，開會之前手機關機或者是靜音

　　開會之前手機關機或者是調靜音，相信很多大部分職場人士知道這一點，但是有很多人能做到呢？如果你開會期間沒有什么重要的事情最好是關機，除非有非常緊急的事情，你可以把手機設置成無聲或者是震動。如果你手機沒有關機，開會期間突然響了，有可能會打擾這個會場的氣氛，會影響同事的注意力。

　　第二，開會的時候帶一個筆記本

　　既然要開會肯定是有重要的事情要宣布或者總結，因此，你最好是帶上一個筆記本，有什么重要的事情拿筆記下來，把領導在會議上的重要話牢記在心，做一個有心人，并且這些對你將來的工作可能也會有很大的幫助。

　　第三，會議過后要執行

　　開會之后，你要根據開會的內容執行你的工作，熟悉會議主題后，你要制定出自己的一個小計劃，規定一下自己下一步怎么走，該怎么解決將來的問題和事。你如果能夠做到這些，你也會一步步的成長、超越自己。但是如果本次會議沒有什么實質性內容，你就不必做出什么計劃了。

　　第四，認真的聽講，不打斷別人講話

　　其實開會是有很多禮儀要注意的，不打斷別人講話就是其中的一項。當領導或其他人在講話的時候，你就仔細認真地聽講，千萬不可以貿然的去打斷別人，這是一件非常不禮貌的行為。濮陽百姓人才網職場專家表示，假如你真想發表講話，你可以在自由言論的時間發表自己的看法。

　　第五，學會鼓掌

　　會議上要學會贊美和鼓掌，當別人提出一個非常好的建，或者是一些關于公司的決策或者變革等的會議上，這時候一定不要吝嗇你的掌聲，你該鼓掌時就要鼓掌，不但是對別人的一種尊重，還可以在同事中樹立一個比較好的形象。

　　第六，公私分明

　　你在平常的工作中可能和某位同事關系不融洽，就心想借著大會的機會讓他丟一次人，這種想法是很不好的，這樣不但不能夠緩解你和同事的關系，反而會使你們的之間的矛盾加劇，一定要記得公事和私事分開，做一個公私分明的人。

　　 篇二：做好會議記錄的技巧和注意事項

　　操辦會議事務，是秘書的本職工作。任何一次成功的會議，都缺少不了秘書的創造性和服務性勞動。僅圍繞會議議題，秘書人員做好會議記錄，就要付出許多的精力和汗水。因此，本文對秘書人員做好會議記錄中的技巧和注意事項作一探討，從一個側面來認識秘書在會議中的職責。

　　一、會前記錄準備

　　選好記錄人員是做好記錄的關鍵。記錄人員需要有良好的素質，要有認真負責的態度，具備秘書工作知識，掌握基本技能，如果能學會速記就更好。同時也需要實際訓練，提高記錄速度。會議一般要有相對固定的記錄人員。專人負責，可以熟悉出席人員，了解會議有關內容，熟練掌握記錄基本方法。如果是臨時指派的人員，會務工作負責人就必須向其交代清楚記錄要求，必要時會前做些適當的輔導。

　　記錄人員要準備好記錄工具。一要準備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和用于會議記錄的紙張。會議記錄可采用統一制發的會議記錄本或記錄紙，使用灌注有黑色、藍黑色墨水的鋼筆。若用圓珠筆，也必須是經國家檔案局鑒定的，這種圓珠筆芯上標有“DA”（檔案的拼音字頭）標記。二要準備錄音機等現代記錄工具作為手工記錄的補充。使用錄音機時要備有足夠的磁帶，重要的會議要有錄音，從而使整理會議記錄時“有據可依”，定期召開的會議一般不錄音。但記錄人員不能迷信錄音機，不能凡會錄音，而當場不手工記錄，指望會議結束后根據錄音來整理。其實會后根據錄音整理，往往要花費會上好幾倍的時間，記錄速度慢，不易把握重點。要提倡會后將書面會議記錄對照錄音校對，保證記錄準確無誤。還可選擇筆記本電腦、電子記事本等工具來記錄會議信息。

　　記錄人員在開會前要提前到達會場，并落實好用作會議記錄的位置。安排記錄席位時要注意盡可能靠近主持人和發言人，或擴音設備旁，便于準確清晰地聆聽他們講話內容。從某種程序上談，記錄人員比一般與會人員更為重要，安排記錄席位要充分考慮其工作的便利性。

　　二、會間記錄服務

　　會議記錄是會議內容和過程的真實憑證。一份完整、簡潔、條理清楚

　　的會議記錄可以作為今后回顧已討論過的事務查閱參考的憑證。記錄必須體現會議的實際進程、會議的主要情況、發言的主要內容和意見，必須記錄完整，不能遺漏。要清楚而簡潔地記載會議進程，不要與詳細報告或載錄混淆起來。記錄應做到條理清楚，內容表述要準確真實，不要含糊，更不能有任何內容錯誤。記錄人員應當有高度的責任心，以嚴肅認真的態度忠實記錄發言人的原意，重要的意思應記原話，不得任意取舍增刪。

　　會議記錄一般使用統一標準的記錄本，應該記錄的內容大體有：會議名稱，包括會議的全稱及屆次；時間，會議起止的具體時間；會議地點；到會人，包括出席人、列席人、主持人；缺席人，包括缺席人姓名及缺席原因；記錄人；會議議題；討論經過；議決事項等。記錄一般采用筆錄方式，或用錄音等會后整理的方式。從記錄的詳細程度來看，記錄可采用詳錄和摘錄兩種方式。重要會議需要詳細記錄，要求做到“有言必錄”，包括發言中的插話。這種記錄除了要用速記方法外，還可借助錄音器材。日常會議通常采用摘要記錄的方法，選擇那些與會議主題相關的內容進行記錄。這種方法要舍棄一些內容，記錄主要精神。詳錄和摘錄這兩種方法有時需要結合起來運用，即使摘錄，重要發言、議決事項也需要詳錄。

　　記錄人員的筆記要流暢，易于理解，同時不失真，就得掌握記錄的技巧。一“快”，書寫運筆要快。字要寫得小一些、輕一點，多寫連筆字。二“要”，擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞議題，主持人和主要領導發言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題，結論性意見、決定或決議等作記錄。就記錄一個人的發言來說，要記其發言要點、主要論據和結論，可以不記論證過程。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。三“省”，在記錄中正確使用省略法。使用簡稱、簡化詞語和統稱，省略詞語和句中的附加成分。四“代”，較為簡便的寫法代替復雜的寫法。如用姓代替全名，筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字，數字和國際通用符號代替文字，漢語拼音代替生詞難字，外語符號代替某些詞匯等。

　　三、會后整理完善

　　會議紀要內容的來源是會議記錄。因此，會后及時整理好會議記錄很重要。由于現場記錄十分緊張，字跡不可能很清晰，而且每個人都有一套適合自己的現場記錄法，有些常用術語，當場記錄時往往簡化了，不及時

　　整理，隔時一久，有些問題就搞不清楚了。整理時，一方面要把簡化的語句盡可能完善，另一方面要把多余的“這個”、“那個”等口頭禪去掉，盡可能做到語言文字規范化，當然不能變動原意。對于不清楚不明白空缺的內容，要及時請教發言人進行完善，或者對照錄音進行補充完整。

　　整理好的會議記錄，一般都應存檔。有些會議記錄對會后的工作至關重要，對于這類會議應該迅速建立專門的檔案，除會議記錄外，與會者的名單、聯系地址、會議的組織情況、下一步編印的會議紀要和其它有關資料也應視情況一并存檔。將會議資料歸檔，不僅便于查找，而且對組織下一次類似會議也有參考價值。

　　四、傾聽的注意事項

　　傾聽是記錄人員從會議上吸收信息的主要渠道和方式，是其參加會議主要任務。當會議的忠實聽眾，應該是記錄人員扮好會議角色的基本要求。

　　1．耳到心到。要做到“耳到”，無論遇到自己感不感興趣的話題，或者發言者對不對自己的口味，記錄人員都必須調整好自己的心態，全身心投入聆聽。傾聽應該是用心聽講，專心聽取每位與會者的講話發言，領會講話內容，思考發言的`內涵，要聽出弦外之音。

　　2．聚精會神。記錄人員傾聽時要神情專注。專心聽取會議發言，是對發言者的尊重，也是會議的基本紀律。會場上心不在焉，三心二意，左顧右盼，旁若無人，只能是自掉身價，損壞了秘書人員良好的形象。

　　3．苦練坐功。學會傾聽，要學會端坐，正所謂“坐有坐相”。記錄人員要有正確的坐姿，在會議過程中盡可能自始自終正襟危坐。同時還要坐得住，不能輕易離席，進出會場，這樣會中斷記錄內容。不要抽煙，頻繁喝茶，這樣容易打斷記錄思路。

　　4．排除干擾。記錄人員的手機一般不要關閉，可將通訊設備設在靜音振動狀態，以備撥打接聽與會議有關電話，無關電話一律不接。若自己的鄰座健談，不斷要與自己私下交談，記錄人員要設法婉拒，告知自己在專司記錄，無暇交流。

　　 篇三：會議圖表

　　籌備方案的內容（10） 籌備方案的作用（3）

　　相關知識電話會議及視頻會議的知識（2）

　　遠程會議籌備方案的特點（4）

　　3）

　　示例分析

　　會議籌備方案的擬訂 工作程序（4）

　　電話會議語言使用的注意事項

　　注意事項 安排座位的注意事項（7）

　　會前準備工作的基本要求（3）

　　會議籌備方案與籌劃方案的區別和聯系

　　相關鏈接 會議座位安排的方法（2）

　　主席臺座次的安排（3）

　　會務籌備情況檢查的主要內容（7）

　　相關知識會務籌備情況檢查結果的形式（3）

　　會務籌備情況檢查的方法（2）

　　檢查會務的籌備情況 示例分析

　　工作程序（開會檢查的程序④；現場檢查的程序④）

　　注意事項 會務籌備情況檢查的匯報材料（3）

　　4）

　　相關知識 會議文件的類型（7）

　　會前籌備 審核會議文件 2）及方法（3）

　　示例分析

　　工作程序（4）

　　與領導溝通會議有關事宜的意義（4）相關知識 與領導溝通會議有關事宜的原則（3）

　　與領導溝通會議有關事宜的方法（4）及時機（3）示例分析

　　與領導溝通會議的有關事宜 工作程序（7）

　　注意事項（3）

　　相關鏈接 分配會議組織與服務工作應考慮的因素（6） 10）

　　會議應急方案的內容（2）

　　相關知識 會議應急方案的作用（3）

　　處理會議突發事件的方法（6）

　　示例分析

　　工作程序（4）

　　擬訂會議的應急方案 住宿安排要妥善（8）

　　餐飲服務要周到（8）

　　注意事項 醫療衛生工作要有備無患

　　交通保障應落實（5）

　　會議通訊服務力求標準、穩定、可靠、迅速（3）

　　3）；值班制度健全（8）

　　相關鏈接 特點（3）及原則（3）

　　相關知識 推進會議進程遵循的原則（5）

　　提示會議按計劃進行 示例分析

　　工作程序（3）

　　注意事項（4）

　　相關知識 會議經費的類型（6）

　　會議經費使用的主要方面（10） 會議經費使用的監督方法（6）

　　監督會議經費的使用 示例分析

　　會中服務 注意事項（6）

　　相關鏈接 網絡新聞發布宣傳的經費預算（7）

　　會中突發事件的類型（3）

　　相關知識 會議應急方案實施的原則

　　處理會中突發事件的方法（3） 處理會中突發事件 示例分析

　　工作程序（5）

　　注意事項 處理會議突發事件的責任分工（3）4）

　　相關知識 會議總結的目的（4）

　　2） 示例分析

　　會議總結工作的內容和要求 工作程序

　　注意事項 撰寫會議總結的注意事項相關鏈接（3）

　　會后落實會議評估的內容（2）

　　會議評估的標準（6）

　　相關知識 會議評估工作的方法和要求

　　會議效果評估表格的設計方法（4）會議評估的表格數據分析 會議評估工作的內容和要求示例分析

　　工作程序

　　注意事項（5）

　　相關鏈接（7）

參加會議時應該注意哪些

一、參加會議注意事項如下：

1、記好記錄：

參加會議的時候要準備好會議記錄本和筆，認真記錄會議的內容，不能什么都不帶就去參加會議了，這是對工作不負責的表現。

2、找準位置：

按照要求進入會議場，找準自己的位置，或單位所在的位置，不要隨意的就坐下，亂了會議座位安排。

3、認真聽會：

會議期間要認真聽，不能打瞌睡，或者看報紙，雜志，做與會議無關的事情，更不能隨意的走動，出入會議場，這是對人的尊重，也是尊重自己。

4、不玩手機：

會議期間，要把自己的手機關機，不能玩手機，更不能接打手機，干擾會議的紀律，也容易引起其它參加人員的注意力，打亂開會人員的思路，都是不尊重人的表現。

5、請勿吸煙：

會議期間，男士不要吸煙，一是人太多了，聚居在一起，空氣本身就不好，還不容易流通，吸煙的話會讓會議室煙霧繚繞的，根本不成樣子了，還影響他人健康。

6、禁止聊天：

會議期間，不要進行竊竊私語，聊天，不要把開會看出了熟人同事聚會，好久不見聚到一起就說個不停，會議開始了，還在私下小聲說話，顯得自己太沒有修養了。

二、會議禮儀：

1、會議座次排定：

環繞式。就是不設立主席臺，把座椅、沙發、茶幾擺放在會場的四周，不明確座次的具體尊卑，而聽任與會者在入場后自由就座。這一安排座次的方式，與茶話會的主題最相符，也最流行。

散座式。散座式排位，常見于在室外舉行的茶話會。它的座椅、沙發、茶幾四處自由地組合，甚至可由與會者根據個人要求而隨意安置。這樣就容易創造出一種寬松、愜意的社交環境。

圓桌式。圓桌式排位，指的是在會場上擺放圓桌，請與會者在周圍自由就坐。圓桌式排位又分下面兩種形式：

一是適合人數較少的，僅在會場中央安放一張大型的橢圓形會議桌，而請全體與會者在周圍就坐。

二是在會場上安放數張圓桌，請與會者自由組合。

主席式。這種排位是指在會場上，主持人、主人和主賓被有意識地安排在一起就坐。

2、會議發言人的禮儀：

會議發言有正式發言和自由發言兩種，前者一般是領導報告，后者一般是討論發言。正式發言者，應衣冠整齊，走上主席臺應步態自然，剛勁有力，體現一種成竹在胸、自信自強的風度與氣質。發言時應口齒清晰，講究邏輯，簡明扼要。如果是書面發言，要時常抬頭掃視一下會場，不能低頭讀稿。旁若無人。發言完畢，應對聽眾的傾聽表示謝意。

自由發言則較隨意，應要注意，發言應講究順序和秩序，不能爭搶發言；發言應簡短，觀點應明確；與他人有分歧，應以理服人，態度平和，聽從主持人的指揮，不能只顧自己。

如果有會議參加者對發言人提問，應禮貌作答，對不能回答的問題，應機智而禮貌地說明理由，對提問人的批評和意見應認真聽取，即使提問者的批評是錯誤的，也不應失態。

3、會議參加者禮儀：

會議參加者應衣著整潔，儀表大方，準時入場，進出有序，依會議安排落座，開會時應認真聽講，不要私下小聲說話或交頭接耳，發言人發言結束時，應鼓掌致意，中途退場應輕手輕腳，不影響他人。

4、主持人的禮儀：

各種會議的主持人，一般由具有一定職位的人來擔任，其禮儀表現對會議能否圓滿成功有著重要的影響。

①主持人應衣著整潔，大方莊重，精神飽滿，切忌不修邊幅，邋里邋遢。

②走上主席臺應步代穩健有力，行走的速度因會議的性質而定，對快、熱烈的會議步頻應較慢。

③入席后，如果是站立主持，應雙腿并攏，腰背挺直。持稿時，右手持稿的底中部，左手五指并攏自然下垂。雙手持稿時，應與胸齊高。坐姿主持時，應身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按于桌沿，　　主持過程中，切忌出現搔頭、揉眼、攔腿等不雅動作。

④主持人言談應口齒清楚，思維敏捷，簡明扼要。

⑤主持人應根據會議性質調節會議氣氛，或莊重，或幽默，或沉穩，或活潑。

⑥主持人對會場上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會議開始前，可點頭、微笑致意。

參加會議的注意事項

參加會議的注意事項

　　為了保證會議期間與會代表的交通安全和會議次序。下面是我為大家帶來的參加會議的注意事項的知識，歡迎閱讀。

　　參加會議的注意事項

　　1、會議指定車輛乘車期間，與會代表請隨身攜帶代表證，并在指定車輛乘車，不要隨意換乘車輛，有特殊要求的請及時與會務組聯系；

　　2、會議期間，請遵守會議時間安排，互相提醒、互相照應，并聽從工作人員的引導；

　　3、會議期間，請保管好自己的隨身物品，不要將貴重物品存放在車上；

　　4、會議期間，如有特殊情況不能參加集體活動，需要暫時離會的，請及時通知會務組；

　　5、會議結束后，仍需逗留并需要提供幫助的，請與會務組聯系。

　　會議組織工作是會議召開的重要環節，很多小細節都體現在會議組織上邊，因此在做會議組織工作時應注意的事項有以下幾點：

　　一、開會之前要深入考慮召開會議的目的，準備好會議上報告、提問、調查或討論的綱目。

　　二、要根據會議內容、性質與需要物選定參加會議的人員名單。參加會議人數的多少，應根據會議內容和會議預期效果、場地條件而定。為深入探討一些問題而開的會議，人數可少些。調查情況、紀念及宣傳性的會議，人數可多些。

　　三、為使會議開得有成效，根據會議內容，會前應考慮一些人重點發言，并在發言上做一些重點分工。

　　四、盡可能了解與會人員情況，在會議休會期間，組織一些聯誼活動，增進了解，加深感情。會議結束后，應繼續與會議人員保持一定的聯系，以備需要時，可以進行合作。

　　五、根據會議的安排，確定會議的地址，安排好主會場和分組討論的地點。住宿會議還應安排好房間，落實食宿各項問題。

　　六、根據會議的時間安排，發出會議通知，會議通知應及早，內容要明確、具體，如報到日期、地點、會議期限、日程、會議議題，需帶的票證和物品等。

　　七、會議開始后，及時掌握會議的動態，對會議的進展情況進行搜集整理，還要注意安排好會議期間的記錄人員。

　　八、會議結束之前，聯系好會議人員返回的車票、機票，力爭將食宿費等盡早結算清楚。

　　九、會議結束后，要對會議的各類文件材料做好善后工作，需發簡報或文件的應從速擬發。各類記錄、發言稿、原始材料等，應立案存檔。

　　十、注意合理安排會議日程，適當安排一些娛樂體育活動，以減輕與會者疲勞，活躍會議氣氛。

　　【拓展】會議招待倒茶禮儀及注意事項

　　一、會議倒茶禮儀

　　1、倒茶的方法 倒茶的'時候我們先說茶葉，茶葉不宜過多，也不宜太少。茶葉過多，茶味過濃；茶葉太少，沖出的茶沒啥味道。假如客人主動介紹自己喜歡喝濃茶或淡茶的習慣，那就按照客人的口胃把茶沖好。 再說倒茶，無論是大杯小杯，都不宜倒得太滿，太滿了容易溢出，把桌子、凳子、地板弄濕。不小心，還會燙傷自己或客人的手腳，使賓主都很難為情。當然，也不宜倒得太少。倘若茶水只遮過杯底就端給客人，會使人覺得是在裝模作樣，不是誠心實意。一般以杯子的七八分滿為宜。

　　2、端茶的禮儀 會議倒茶的時候應該在與會人員的右后方倒茶，在靠近之前，應該先提示一下："為你奉茶。"以免他突然向后轉身倒了一地。如果是女士的話。杯子的拿法應該是右上左下。即右手握手著杯子的二分之一處，左手拖著杯子底部； 如果是男士的話，則雙手水平拱握著杯子的二分之一處，擺放在飲水者右手上方5—10公分處，有柄的則將其轉至右側，便于取放；

　　3、添茶禮儀 添水時，如果是有蓋的杯子，則用右手中指和無名指將杯蓋夾住，輕輕抬起，大拇指、食指和小拇指將杯子取起，側對客人，在客人右后側方，用左手容器填滿，同樣擺放在飲水者右手上方5—10公分處，有柄的則將其轉至右側。

　　二、會議茶水服務準備禮儀

　　1、茶葉的準備

　　可能的話，多準備幾種茶葉，使客人可以有多種選擇。上茶前，應先問一下客人是喝茶還是喝飲料，如果喝茶習慣用哪一種茶，并提供幾種可能的選擇。不要自以為是，強人所難。如果只有一種茶葉，應事先說清楚。

　　2、茶具的準備

　　在會議開始之前一定要先把茶具洗干凈，尤其是久置未用的茶具，難免沾上灰塵、污垢，更要細心地用清水洗刷一遍。在沖茶、倒茶之前最好用開水燙一下茶壺、茶杯。這樣，既講究衛生，又顯得彬彬有禮。如果不管茶具干凈不干凈，胡亂給客人倒茶，這是不禮貌的表現。

　　3、個人衛生準備

　　在會議開始前，負責給客戶倒茶的服務人員要先檢查自己的妝容，特別注意手部的清潔，試想一下：有誰愿意喝手部不太干凈的人倒的茶水呢。

　　三、會議茶水服務禮儀注意事項

　　1、在會議開始之前要檢查每個茶杯的杯身花樣是否相同；

　　2、茶水的溫度以八十度為宜；

　　3、在倒茶的時候每一杯茶的濃度要一樣；

　　4、倒茶時要先給坐在上座的重要賓客，然后順序給其他賓客；

　　5、在客人喝過幾杯茶后應即為續上，不能讓其空杯。

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會議禮儀的注意事項

會議禮儀的注意事項

會議禮儀的注意事項，會議禮儀是開會人員都應該注意到的事項，能幫助大家更好的領悟到會議的精粹，但是會議禮儀具體注意事項都有哪些呢？下面我帶大家簡單了解一下會議禮儀的注意事項。

會議禮儀的注意事項1

1、會議的籌備

舉行任何會議，皆須先行確定其主題（包括會議名稱）。這是會前有關領導集體已經確定了的。負責籌備會議的工作人員，則應圍繞會議主題，將領導議定的會議的規模、時間、議程等組織落實。通常要組成專門班子，明確分工，責任到人。

2、通知的擬發

按常規，舉行正式會議均應提前向與會者下發會議通知。它是指由會議的主辦單位發給所有與會單位或全體與會者的書面文件，同時還包括向有關單位或嘉賓發的邀請函件。基層公務員在這方面主要應做好兩件事。

（1）擬好通知。會議通知一般應由標題、主題、會期、出席對象、報到時間、報到地點以及與會要求等七項要點組成。擬寫通知時，應保證其完整而規范。

（2）及時送達。下發會議通知，應設法保證其及時送達，不得耽擱延誤。

3、文件的起草

會議上所用的各種文件材料，一般應在會前準備妥當。需要認真準備的會議文件，主要有會議的議程、開幕詞、閉幕詞、主題報告、大會決議、典型材料、背景介紹等。有的文件應在與會者報到時就要下發。

4、常規性準備

負責會務工作時，往往有必要對一些會議所涉及的具體細節問題，做好充分的準備工作。

（1）做好會場的布置。對于會議舉行的場地要有所選擇，對于會場的桌椅要根據需要作好安排，對于開會時所需的各種音響、照明、投影、攝像、攝影、錄音、空調、通風設備和多媒體設備等，應提前進行調試檢查。

（2）根據會議的規定，與外界搞好溝通。比如向有關新聞部門、公安保衛部門進行通報。

（3）會議用品的采辦。有時，一些會議用品，如紙張、本冊、筆具、文件夾、姓名卡、座位簽以及飲料、聲像用具，還需要補充、采購。

會議禮儀的注意事項2

會議接待禮儀注意事項

1、如何迎接客人?

一、是確定迎送規格。通常遵循身份相當的原則，即主要迎送人與主賓身份相當，當不可能完全對等時，可靈活變通，由職位相當的人或由副職出面。其他迎送人員不宜過多。

二、是掌握到達和離開的.時間。準確掌握來賓到達和離開的時間，及早通知全體迎送人員和有關單位。如有變化，應及時通知有關人員。迎接人員應提前到達迎接地點，不能太早，更不能太遲，甚至遲到。送行人員則應在客人離開之前到達送行地點。

三、是適時獻上鮮花。迎接普通來賓，一般不需要獻花。迎接十分重要的來賓，可以獻花。所獻之花要用鮮花，并保持花束整潔、鮮艷。忌用菊花、杜鵑花、石竹花、黃色花朵。獻花的時間，通常由兒童或女青年在參加迎送的主要領導與主賓握手之后將花獻上。可以只獻給主賓，也可向所有來賓分別獻花。

四、是不同的客人按不同的方式迎接。對大批客人的迎接，可事先準備特定的標志，讓客人從遠處即可看清對首次前來，又不認識的客人，應主動打聽，并自我介紹而對比較熟悉的客人，則不必介紹，僅向前握手，互致問候即可。

五、是留下一定時間。客人抵達住處后，不要馬上安排活動，要給對方留下一定的時間，然后再安排活動。

會場的選擇

選擇會場，要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好是達到一下標準：

第一：大小要適中。會場太大，人數太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺會場太小，人數過多，擠在一起，像鄉下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間。

第二：地點要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應盡量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。

第三：附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為上次會議是從這里開的，沒出什么問題，就草率地認為這回也會同樣順利。否則，可能會造成損失。

第四：要有停車場。現代社會召集會議，一雙草鞋一把傘趕來開會的人已經不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。

會議接待人員分工確定

要確保會議的順利進行，必須要對會議接待人員進行明確分工，具體內容如下：

1、確定惟一的聯絡人

要確定惟一的聯絡人員，而且要自始至終由這個人來聯系，千萬不要今天這個人負責聯系，明天又換另外一個，這樣會讓接到通知的人搞不清到底是哪一個部門通知開會

2、確定主席

要從會議召集者、參與會議的最高領導、與議題關系最為緊密的人、現場控制能力較強的人和各方面代表均能接受的人中選定合適的會議主席。

3、確定會議記錄者

好的會議記錄者，除了具備傾聽、互動、發表意見的能力，而且還要具有良好的組織、綜合、比較能力。在會議過程中，會議記錄者有義務適時幫助與會者有系統地陳述意見及遵照議程進行討論。

職場新人開會應注意哪些細節？

你好！1、首先要在會前了解會議主題，思考會議中提到的問題并記錄下來。可能不會輪到我們發言，但我們必須記住，如果我們發言，可能是我們的評估和機會。同時，確定會議的時間和地點。并準備好相應的會議材料，記錄好用書用筆。我們必須明確一點，在公司里說話人和我們的身份肯定是有差距的，這個差距反映了公司里上下級的關系。上面的人在說話的時候，鈴聲突然響起，難免會影響會議的連續性。不僅臺上發言的人會被打擾，參加會議的其他人也會被不尊重。你在整個團隊中會有什么印象？如果可能的話，進入會場時一定要關機，最差的時候選擇靜音設置。在這樣的環境下，很容易犯錯誤，給人留下不好的印象。

2、保持坐姿端莊，身體挺直，展現良好的精神狀態。傾聽就是集中注意力，與說話者保持眼神交流，認真聽對方說什么，記錄重點和自己的想法。避免撓頭、抖腿、東張西望等等。我們需要注意的是我們的舉止和形象，我們希望給別人留下好印象。筆記本必須隨時記錄到位。不寫是一種禁忌，這會讓說話的人覺得你不明白或者他說的不重要。所以不管你是否理解這個會議，只要記錄下來就行了。

3、注意基本原則。一般如果是正式或大型會議，座位卡會安排隨排隨坐。如果沒有座位卡，就要注意一個基本原則:面對面，左對右。雖然有時候會有分歧，或者很多領導表面上可能不在意，但我們心里數不過來。面向領導的反面一般是對應的報道者或主發言人的位置。

4、會場禮儀包括不遲到早退、著裝規范、不擾亂會場秩序、不隨意走動、不發出怪聲、不打瞌睡等基本要求。會議作為當前職場的重要議題，基本貫穿了每個人的職業生涯。

會議禮儀的注意事項

會務禮儀的注意事項
會議禮儀的注意事項包括著裝禮儀、聆聽禮儀、發言禮儀、主持禮儀。
　　著裝禮儀——服飾大方得體、妝容干凈整潔，著裝：服飾搭配應該大方得體，衣櫥必有兩套比較有檔次的套裝，平時上班可以少穿。參加會議時，就要把它們請出來了，不過先得好好地熨一下。
　　
　　妝容：干凈整潔的妝容給人留下好印象，頭發保持干凈整潔，不要使用太多發膠；發型大方、干練，有劉海兒的要注意不要讓前發遮住眼睛和臉。如果你平時一直素面朝天，但在這種會議場合，就必須要化點淡妝了。同樣，手也是別人目光自然的焦點，所以平時要精心呵護出白皙的手指，并修理指甲，指甲不能太長，造型不能太怪，指甲油可以用白色、粉色、肉色或其他不濃艷的顏色。想整理坐久了有點走形的衣服，捏走落在衣服上的頭發，這些小動作還是利用會議休息時間，在盥洗室的鏡子前完成吧。

　　聆聽禮儀——應勇于坐前排，小動作不宜太多，座位：應勇于坐前排，入場時應該進出有序，根據會議安排落座。體語：小動作不宜太多。開會時坐姿端莊，身體挺直，表現出精神飽滿的狀態，切忌撓頭、抖腿等不雅舉止。聆聽時要專心致志，與發言人保持目光接觸，仔細聽清對方所說的話。不要私下小聲說話或交頭接耳，不要三心二意、東張西望，這些都會影響聽講的效果，也會影響發言人的心情。聆聽的過程更是一個積極思考的過程，要邊聽邊想，敏銳把握發言人話語里的深層含意。而只有準確地把握了他人的真實想法后，才能使自己做正確的判斷。發言人發言結束時，應鼓掌致意，中途退場應輕手輕腳，不影響他人1.會議參加者通常應該準時入場是路人皆知的。對于這種隆重場合，如果能比預定時間提前5分鐘到達，更能體現效率原則。
　　
　　2.在大型會議場合，多數女性會表現出非常認真嚴肅，缺乏幽默感。若過于嚴肅，可能會在某些時刻影響發言人營造氣氛，讓人尷尬。因此女性在聽到笑話時，應盡量及時展現你的笑容，表示你享受幽默的樂趣和接受較幽默的表達方式。有時，即使你已聽過同樣的笑話，仍然可以展開笑容，營造幽默的氣氛，表示贊同與鼓勵。
　　
　　3.在會議中，最好把手機關掉，起碼也要調到震動狀態。這樣既表現出對他人的尊重，也不會打斷發言者的思路。
　　
發言禮儀——開門見山，無須太啰嗦
　　要讓高層主管和全體同仁在有限的時間中專心傾聽你的發言，引起思索，留下深刻印象，首先報告內容必須簡短有力，條理井然。羅嗦而無頭緒的發言不僅讓聽眾失去耐心，甚至會讓他們懷疑你的專業水準。直接有力的開場白，清晰的觀點陳述，必要情況下的加以強調，這樣的發言會使你驕人的業績、優秀的職業素質立刻給聽眾留下深刻印象。體語：多用自信的手勢會使發言效果。如果你希望自己的講話內容被觀眾接受，那么你必須在心里樹立堅強的信念，不妄自菲薄，這樣，你的身體語言就像你的講話內容一樣讓人信服。最基本的禮儀要求是：走上主席臺應該步伐穩健有力，行走的速度因會議的性質而定。一般說，對快、熱烈的會議步頻應較慢。入席后，如果是站立發言，應雙腿并攏，腰背挺直；坐姿發言時，應身體挺直，雙臂前伸，兩手輕按于桌沿；如果是書面發言，要時常抬頭掃視一下會場，不能低頭讀稿，旁若無人。發言完畢，應該對聽眾的傾聽表示謝意。
　　
　　發言時加上身體語言的輔助，能收到事半功倍的效果。例如，你在向人們解釋某個問題時，要讓你的一只手自然地放在一邊，或采用手心向上的動作，這樣顯得坦白而真誠。發言中說教式的動作并不能獲得信任，只會引起別人的反感，就是那些可笑的指指點點表示強調、坐在臺前交叉握雙手、手指撐出一個高塔形狀的動作。再比如，無論你講的主題多么嚴肅，偶爾的微笑，而不是咧嘴大笑，總能幫助你贏得更多的支持。用眼睛不時有意地環視會場上的每個人，就好像你在對某個人發表演說一樣。即使這種環視只不過是飛瞥一兩次。你不要回避或鄙視那些詆毀者的眼光，讓他們也抬著頭看你，可以顯示你的自信和坦然，甚至可化干戈為玉帛。千萬不要擺出雙手緊握或雙臂交叉胸前的防衛姿勢，這些動作只能說明你比較保守。
　　
　　語調：盡量壓低，給人以穩重感
　　
　　語音語調同樣不能忽視。女性一般聲線較細，聲頻偏高，這樣的聲調顯得纖細、敏感、不夠持重，所以，在整個發言過程中，盡量采用低沉而有節奏的語調，這樣的聲音才有說服力。這樣的聲音訓練秘訣很簡單，就是羽西說過的“讓語調盡量放低，低到不能再低的程度”。
　　
　　如果有會議參加者對發言人提問，應禮貌作答。對不能回答的問題，應機智而禮貌地說明理由。對提問人的批評和意見應認真聽取，即使提問者的批評是錯誤的，也不應失態。
　　
　　如果會議采取較隨意的自由發言的形式，則要講究發言的順序和秩序，不要爭搶發言。在大會上與別人爭話筒，只能給人留下“半瓶子醋晃”的印象。自由發言內容同樣應簡短，觀點明確；如與他人有分歧，應以理服人，態度平和。自由發言要聽從主持人的指揮。
　　
　　Tips:通常說來，男性會很自然地利用會議機會推薦自己，爭取表現機會，而女性一般僅僅滿足于平時的默默耕耘能在會議上得到領導的肯定。而事實是：除非你主動出擊，通常領導是不會注意的。
　　
　　主持禮儀——精神飽滿，口齒清楚，簡明扼要
　　
　　1.主持人應衣著整潔、精神飽滿、大方莊重，切忌不修邊幅、邋里邋遢。而且，一般也要提前入會。如果需要走上主席臺，應步伐穩健有力、挺胸收腹、眼觀前方，切忌東張西望，顯得不自信，行走的速度根據座位到主席臺的距離而定。在會議進行中，主持人對會場上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會議開始前，或會議休息時間可點頭、微笑致意。在會議開始，要首先介紹主要參會人員。
　　
　　2.主持人言談應該口齒清楚、思維敏捷、簡明扼要，可以說一些承上啟下的話，但不要太長，以免顯得喧賓奪主。如果需要，每個人發言結束，主持人可以進得簡短總結。同時，主持人要時刻把握會議時間，必要時要提醒發言人注意時間與發言內容。
　　
　　3.主持人應根據會議性質調節會議氣氛，或莊重，或幽默，或沉穩，或活潑。