書信格式

書信的格式

(1）稱呼。把對收信人的稱呼寫在第一行，頂格。后面加上冒號，表示下面有話

要說。怎樣稱呼，要根據寫信人和收信人的關系而定，一般說，當面怎樣稱呼，

信上就怎樣稱呼。有時可以在稱呼前面加“敬愛的”“親愛的”這樣的詞語。

(2）正文。這是信的主要部分。寫信人要說的話，都寫在這部分。正文的開頭空

兩格，通常是先寫問候的話，如，“您好！”“你身體好嗎？”如果寫的是回信，

可以寫“×月×日的來信已收到”等內容。如果來信中提出一些問題或要求代辦

的事，可以先把問題回答清楚，或者把代辦事情的結果告訴對方，然后再寫自己

想說的話。如果說的事情多，就應該分段寫，寫完一件，再寫一件。每段起行空

兩格，轉行頂格。

(3）結尾。正文完了，結尾應寫上致敬或祝福的話，如，“此致敬禮”“祝你健

康”。結尾的寫法，根據對象而定。如果給長輩寫信，可以寫“敬祝近安”“敬

祝健康”；如果給平輩寫信，可以寫“祝你健康”“祝你工作順利”；如果給晚

輩寫信，可以寫“祝你進步”“望你努力學習”。其中，“此致”“祝你”等字

眼，應緊接正文之后，或單獨占一行，空兩格寫；“敬禮”“健康”“工作順利”

等字眼，要另起一行頂格寫。

(4）署名。結尾寫完后，在信的右下方寫上寫信人的名字。可以帶姓，也可以不

帶姓（熟悉的人可以不寫姓）。有時可以在名字前面加上稱謂，如“弟、兒、侄、

妹”。如果加稱謂，一般不帶姓。如果是給單位或組織寫信，姓名要寫齊全。

(5）日期。日期可以寫在署名的后面，也可以另起一行寫。

如果在信里問候別人，一般在署名和日期之后，另起一行，寫上“請代向××問

好！”“××并此問好！”

如果信已經寫好，但是還有一些話沒有說完，可以寫在信的后面。先寫一個“附”

字，后面加上冒號，寫完補充的話以后，再加上“又及”二字，“又及”后面加

句號。

信封的格式

（1）在信封的第一行寫收信人的地址。字跡要工整，地名要詳細。寫地名要由

省、市、縣，一直寫到區、街和門牌號碼。如果是給農村寫信，還要寫上鄉名和

村名。信封的左上角畫著六個方格，應在里面填上收信人的郵政編碼。

（2）在信封的第二行中間寫收信人的姓名。可以根據收信人的身份，在名字后

面寫“收”或“先生（女士）收”等，此處應避免寫稱謂，如，不宜寫“爺

爺收”。

（3）在信封的第三行寫上寄信人的地址和姓名。信封的右下角有六個小方格，

應在這里填上寄信人的郵政編碼。信件萬一出現投遞困難的情況，郵局可以憑借

這些信息，迅速地把信退還給寄信人。

（4）信封正面距右邊55毫米至160毫米、距底邊20毫米以下的區域是條碼打

印區，不要在這個區域里寫字或署名，以免影響投遞。

（5）信封上的字不能用鉛筆寫，以防模糊不清；更不能用紅筆寫，因為這是不

禮貌的行為。

（6）托人轉交的信，在信封上要寫“面交”“煩交”等字樣，在信封第三行的

后半行上，寫“×××托”或“×××拜托”就可以了。