展會(huì)宣傳

展會(huì)策劃書(shū)

第一部分會(huì)展預(yù)備階段的文案

第一節(jié)會(huì)展預(yù)備階段的文案簡(jiǎn)介

一、會(huì)展預(yù)備階段的文案的概念：

會(huì)展預(yù)備階段的文案是指一次會(huì)展從確定展覽題材、收集

信息、進(jìn)行展覽項(xiàng)目立項(xiàng)策劃一直到會(huì)展正式開(kāi)幕前的預(yù)先準(zhǔn)

備階段涉及到的所有文本文案;

二、會(huì)展預(yù)備階段的文案種類：

一般來(lái)說(shuō),會(huì)展預(yù)備階段的文案包括展會(huì)立項(xiàng)策劃書(shū)、展

會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告、參展說(shuō)明書(shū)、展會(huì)招展方案、展

會(huì)招展函、招展進(jìn)度計(jì)劃、觀眾邀請(qǐng)函、參展合同、展出工作

方案、展會(huì)費(fèi)用預(yù)算表、展會(huì)宣傳推廣計(jì)劃、廣告文案等;

第二節(jié)會(huì)展預(yù)備階段的文案寫(xiě)作

一、展會(huì)立項(xiàng)策劃書(shū)的寫(xiě)作

一展會(huì)立項(xiàng)策劃書(shū)的概念：

所謂展會(huì)立項(xiàng)策劃,就是根據(jù)掌握的各種信息,對(duì)即將舉辦

的展覽會(huì)的有關(guān)事宜進(jìn)行初步規(guī)劃,設(shè)計(jì)出展覽會(huì)的基本框架,

提出計(jì)劃舉辦的展覽會(huì)的初步規(guī)劃內(nèi)容,主要包括：展會(huì)名

稱和地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)、展品范圍、辦展時(shí)間、展會(huì)規(guī)模、展會(huì)

定位、招展計(jì)劃、宣傳推廣和招商計(jì)劃、展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃．現(xiàn)場(chǎng)

管理計(jì)劃、相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃等;

展會(huì)立項(xiàng)策劃書(shū)是為策劃舉辦一個(gè)新展會(huì)而提出的一套辦

展規(guī)劃、策略和方法,它是對(duì)以上各項(xiàng)內(nèi)容的歸納和總結(jié);

二展會(huì)立項(xiàng)策劃書(shū)的內(nèi)容結(jié)構(gòu)：一般地,展會(huì)立項(xiàng)策

劃書(shū)主要包括以下內(nèi)容：1、辦展市場(chǎng)環(huán)境分析：包括對(duì)

展會(huì)展覽題材所在產(chǎn)業(yè)和市場(chǎng)的情況分析,對(duì)國(guó)家有關(guān)法律、政

策的分析,對(duì)相關(guān)展會(huì)的情況的分析,對(duì)展會(huì)舉辦地市場(chǎng)的分析

等;2、提出展會(huì)的基本框架：包括展會(huì)的名稱和舉辦地點(diǎn)、

辦展機(jī)構(gòu)的組成、展品范圍、辦展時(shí)間、辦展頻率、展會(huì)規(guī)模

和展會(huì)定位等;3、展會(huì)價(jià)格及初步預(yù)算方案;4、展

會(huì)工作人員分工計(jì)劃;5、展會(huì)招展計(jì)劃6、展會(huì)招商

計(jì)劃;7、展會(huì)宣傳推廣計(jì)劃;8、展會(huì)籌備進(jìn)度計(jì)劃;

9、展會(huì)服務(wù)商安排計(jì)劃;10、展會(huì)開(kāi)幕和現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃;

11、展會(huì)期間舉辦的相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃;12、展會(huì)結(jié)算計(jì)劃;

三展會(huì)立項(xiàng)策劃書(shū)的寫(xiě)作要求：

1．展會(huì)名稱展覽會(huì)的名稱一般包括三個(gè)方面的內(nèi)容：

基本部分、限定部分和行業(yè)標(biāo)識(shí);如“第93屆中國(guó)出口商品交

易會(huì)”,如果按上述三個(gè)內(nèi)容對(duì)號(hào)入座,則基本部分是“交易

會(huì)”,限定部分是“中國(guó)”和“第93屆”,行業(yè)標(biāo)識(shí)是“出口商

品”;下面分別對(duì)這三個(gè)內(nèi)容作一些說(shuō)明：·基本部分：

用來(lái)表明展覽會(huì)的性質(zhì)和特征,常用詞有：展覽會(huì)、博覽會(huì)、展

銷(xiāo)會(huì)、交易會(huì)和“節(jié)”等;·限定部分：用來(lái)說(shuō)明展會(huì)舉辦的

時(shí)間、地點(diǎn)和展會(huì)的性質(zhì);展會(huì)舉辦時(shí)間的表示辦法有三

種：一是用“屆”來(lái)表示;二是用“年”來(lái)表示,三是用“季”

來(lái)表示;如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)、2003年廣州博覽會(huì)、法蘭克

福春季消費(fèi)品展覽會(huì)等;在這三種表達(dá)辦法里,用“屆”來(lái)去示

最常見(jiàn),它強(qiáng)調(diào)展會(huì)舉辦的連續(xù)性;那些剛舉辦的展會(huì)一般用

“年”來(lái)表示;展會(huì)舉辦的地點(diǎn)在展會(huì)的名稱里也要有所體現(xiàn),

如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)中的“大連”;展會(huì)名稱里體現(xiàn)

展會(huì)性質(zhì)的詞主要有“國(guó)際”、“世界”、“全國(guó)”、“地區(qū)”

等;如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)中的“國(guó)際”表明本展會(huì)是一個(gè)

國(guó)際展;·行業(yè)標(biāo)識(shí)：用來(lái)表明展覽題材和展品范圍;如第三屆

大連國(guó)際服裝節(jié)中的“服裝”表明本展會(huì)是服裝產(chǎn)業(yè)的展會(huì);

行業(yè)標(biāo)識(shí)通常是一個(gè)產(chǎn)業(yè)的名稱,或者是一個(gè)產(chǎn)業(yè)中的某一個(gè)

產(chǎn)品大類;

2、展會(huì)地點(diǎn)策劃選擇展會(huì)的舉辦地點(diǎn),包括兩個(gè)方面

的內(nèi)容：一是展會(huì)在什么地方舉辦,二是展會(huì)在哪個(gè)展館舉辦;

策劃選擇展會(huì)在什么地方舉辦,就是要確定展會(huì)在哪個(gè)國(guó)家、哪

個(gè)省或者是哪個(gè)城市里舉辦;策劃選擇展會(huì)在哪個(gè)展館舉

辦,就是要選擇展會(huì)舉辦的具體地點(diǎn);具體選擇在哪個(gè)展館舉辦

展會(huì),要結(jié)合展會(huì)的展覽題材和展會(huì)定位而定;另外,在具體選

擇展館時(shí),還要綜合考慮使用該展館的成本的大小如何、展期安

排是否符合自己的要求以及展館本身的設(shè)施和服務(wù)如何等因素;

3、辦展機(jī)構(gòu)辦展機(jī)構(gòu)是指負(fù)責(zé)展會(huì)的組織、策劃、招展和

招商等事宜的有關(guān)單位;辦展機(jī)構(gòu)可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會(huì)、政府

部門(mén)和新聞媒體等;根據(jù)各單位在舉辦展覽會(huì)中的不同作

用,一個(gè)展覽會(huì)的辦展機(jī)構(gòu)一般有以下幾種：主辦單位、承辦單

位、協(xié)辦單位、支持單位等;主辦單位：擁有展會(huì)并對(duì)展會(huì)

承擔(dān)主要法律責(zé)任的辦展單位;主辦單位在法律上擁有展會(huì)的

所有權(quán);承辦單位：直接負(fù)責(zé)展會(huì)的策劃、組織、操作與管

理,并對(duì)展會(huì)承擔(dān)主要財(cái)務(wù)責(zé)任的辦展單位;協(xié)辦單位：協(xié)

助主辦或承辦單位負(fù)責(zé)展會(huì)的策劃、組織、操作與管理,部分地

承擔(dān)展會(huì)的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位;支持單位：

對(duì)展會(huì)主辦或承辦單位的展會(huì)策劃、組織、操作與管理,或者是

招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位;4、

辦展時(shí)間辦展時(shí)間是指展會(huì)計(jì)劃在什么時(shí)候舉辦;辦展時(shí)

間有三個(gè)方面的含義：一是指舉辦展的具體開(kāi)展日期;二是指展

會(huì)的籌展和撤展日期;三是指展會(huì)對(duì)觀眾開(kāi)放的日期;展覽

時(shí)間的長(zhǎng)短沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),要視不同的展會(huì)具體而定;有

些展會(huì)的展覽時(shí)間可以很長(zhǎng),如“世博會(huì)”的展期長(zhǎng)達(dá)幾個(gè)月

甚至半年；但對(duì)于占展會(huì)絕大多數(shù)的專業(yè)貿(mào)易展來(lái)說(shuō),展期一般

是3-5天為宜;5、展品范圍展會(huì)的展品范圍要根據(jù)展

會(huì)的定位、辦展機(jī)構(gòu)的優(yōu)劣勢(shì)和其他多種因素來(lái)確定;根據(jù)

展會(huì)的定位,展品范圍可以包括一個(gè)或者是幾個(gè)產(chǎn)業(yè),或者是一

個(gè)產(chǎn)業(yè)中的一個(gè)或幾個(gè)產(chǎn)品大類,例如,“博覽會(huì)”和“交易

會(huì)”的展品范圍就很廣,如“廣交會(huì)”的展品范圍就超過(guò)10萬(wàn)

種,幾乎是無(wú)所不包；而德國(guó)“法蘭克福國(guó)際汽車(chē)展覽會(huì)”的展

品范圍涉及到的產(chǎn)業(yè)就很少,就只有汽車(chē)產(chǎn)業(yè)一個(gè);6、辦展

頻率辦展頻率是指展會(huì)是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次,

或者是不定期舉行;從目前展覽業(yè)的實(shí)際情況看,一年舉辦一次

的展會(huì)最多,約占全部展會(huì)數(shù)量的80％,一年舉辦兩次和兩年舉

辦一次的展會(huì)也不少,不定期舉辦的展會(huì)已經(jīng)是越來(lái)越少了;

辦展頻率的確定受展覽題材所在產(chǎn)業(yè)的特征的制約;我們知道,

幾乎每個(gè)產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)品都有一個(gè)生命周期,產(chǎn)品的生命周期對(duì)展

會(huì)的辦展頻率有重大影響;產(chǎn)品的投入期和成長(zhǎng)期是企業(yè)

參屜的黃金時(shí)期,展會(huì)的辦展頻率要牢牢抓住這兩個(gè)時(shí)期;

7、展會(huì)規(guī)模展會(huì)規(guī)模包括三個(gè)方面的含義：一是展會(huì)的

展覽面積是多少,二是參展單位的數(shù)量是多少,三是參觀展會(huì)的

觀眾有多少;在策劃舉辦一個(gè)展會(huì)時(shí),對(duì)這三個(gè)方面都要作出預(yù)

測(cè)和規(guī)劃;在規(guī)劃展會(huì)規(guī)模時(shí),要充分考慮產(chǎn)業(yè)的特征;展

會(huì)規(guī)模的大小還會(huì)受到會(huì)觀眾數(shù)量和質(zhì)量的限制;8、

展會(huì)定位通俗地講,展會(huì)定位就是要清晰地告訴參展企業(yè)

和觀眾本展會(huì)“是什么”和“有什么”,具體地說(shuō),展會(huì)定位就

是辦展機(jī)構(gòu)根據(jù)自身的資源條件和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)狀況,通過(guò)建立和

發(fā)展展會(huì)的差異化競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),使自己舉辦的展會(huì)在參展企業(yè)和

觀眾的心目中形成一個(gè)鮮明而獨(dú)特的印象的過(guò)程;展會(huì)定位要

明確展會(huì)的目標(biāo)參展商和觀眾、辦展目標(biāo)、展會(huì)的主題等;

9．展會(huì)價(jià)格和展會(huì)初步預(yù)算展會(huì)價(jià)格就是為展會(huì)的展位出

租制定一個(gè)合適的價(jià)格;展會(huì)展位的價(jià)格往往包括室內(nèi)展場(chǎng)的

價(jià)格和室外展場(chǎng)的價(jià)格,室內(nèi)展場(chǎng)的價(jià)格又分為空地價(jià)格和標(biāo)

準(zhǔn)層位的價(jià)格;在制定展會(huì)的價(jià)格時(shí),一般遵循“優(yōu)地優(yōu)

價(jià)”的原則,即那些便于展示和觀眾流量大的展位的價(jià)格往往

要高一些;展會(huì)初步預(yù)算是對(duì)舉辦展會(huì)所需要的各種費(fèi)用和舉

辦展會(huì)預(yù)期以獲得的收入進(jìn)行的初步預(yù)算;在策劃舉辦展

會(huì)時(shí),要根據(jù)市場(chǎng)情況給展會(huì)確定一個(gè)合適的價(jià)格,這樣對(duì)吸引

目標(biāo)參展商參加展會(huì)十分重要;10、人員分工、招展招商和

宣傳推廣計(jì)劃人員分工計(jì)劃、招展計(jì)劃、招商和宣傳推廣計(jì)劃

是展會(huì)的具體實(shí)施計(jì)劃,這四個(gè)計(jì)劃在具體實(shí)施時(shí)會(huì)互相影響;

人員分工計(jì)劃是對(duì)展會(huì)工作人員的工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排;招展計(jì)

劃主要是為招攬企業(yè)參展而制定的各種策略、措施和辦法;招商

計(jì)劃主要是為招攬觀眾參觀展會(huì)而制定的各種策略、措施和辦

法;宣傳推廣計(jì)劃則是為建立展會(huì)品牌和樹(shù)立展會(huì)形象,并同時(shí)

為展會(huì)的招展和招商服務(wù)的;

11、展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃、現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃和相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃展

會(huì)進(jìn)度計(jì)劃是在時(shí)間上對(duì)展會(huì)的招展、招商、宣傳推廣和展位

劃分等工作進(jìn)行的統(tǒng)籌安排;它明確在展會(huì)的籌辦過(guò)程中,到什

么階段就應(yīng)該完成哪些工作,直到展會(huì)成功舉辦;展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃

安排得好,展會(huì)籌備的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作就能有條不紊地進(jìn)行;

現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃是展會(huì)開(kāi)幕后對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行有效管理的各種計(jì)

劃安排,它一般包括展會(huì)開(kāi)幕計(jì)劃、展會(huì)展場(chǎng)管理計(jì)劃、觀眾登

記計(jì)劃和撤展計(jì)劃等;現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃安排得好,展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)將井然

有序,展會(huì)秩序良好;展會(huì)相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃是對(duì)準(zhǔn)備在展會(huì)期

間同期舉辦的各種相關(guān)活動(dòng)作出的計(jì)劃安排;與展會(huì)同期舉辦

的相關(guān)活動(dòng)最常見(jiàn)的有技術(shù)交流會(huì)、研討會(huì)和各種表演等,它們

是展會(huì)的有益補(bǔ)充;

二、展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告的寫(xiě)作一展會(huì)項(xiàng)目

立項(xiàng)可行性研究報(bào)告的概念完成了展會(huì)立項(xiàng)策劃書(shū),并不

意味著該立項(xiàng)的展會(huì)就可以舉辦了;項(xiàng)目立項(xiàng)只是對(duì)舉辦什么

題材的展會(huì)和如何舉辦該展會(huì)提出了一個(gè)初步的意見(jiàn),制定了

一套初步的方案,至于該展會(huì)是否真的可以舉辦和該方案是否

真的可行,還需要對(duì)該展會(huì)項(xiàng)目及方案進(jìn)行可行性分析;可行性

分析的結(jié)論及其他必須考慮的因素,才是決定最后是否可以舉

辦該展會(huì)的最終依據(jù);展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告就是

在對(duì)展會(huì)立項(xiàng)進(jìn)行可行性分析的基礎(chǔ)上完成的研究報(bào)告;展會(huì)

立項(xiàng)可行性分析是展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的繼續(xù);展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)策

劃主要是在掌握各種信息的基礎(chǔ)上,初步提出計(jì)劃舉辦的展會(huì)

“是什么樣的”；展會(huì)立項(xiàng)可行性分析則是在仔細(xì)研究各種信

息的基礎(chǔ)上,深入分析舉辦展會(huì)立項(xiàng)策劃提出的“那樣的展

會(huì)”是否可行,為最后是否舉辦該展會(huì)提供科學(xué)的決策依據(jù);

如果展會(huì)立項(xiàng)策劃通過(guò)可行性分析,證明計(jì)劃舉辦展會(huì)的市場(chǎng)

條件具備,項(xiàng)目具有生命力,各種執(zhí)行方案策劃合理,項(xiàng)目在經(jīng)

濟(jì)上可行,風(fēng)險(xiǎn)較小且有一定的社會(huì)效益,就可以通過(guò)該展會(huì)立

項(xiàng)策劃,決策舉辦該展會(huì)了;

二展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告的內(nèi)容結(jié)構(gòu)展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)

可行性研究報(bào)告要對(duì)展會(huì)立項(xiàng)是可行還是不可行作出系統(tǒng)的評(píng)

估和說(shuō)明,并為最終完善該展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的各具體執(zhí)行方

案提供改進(jìn)依據(jù)和建議;因此,展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告主

要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：1、市場(chǎng)環(huán)境分析1宏觀市場(chǎng)環(huán)境：

包括人口環(huán)境、經(jīng)濟(jì)環(huán)境、技術(shù)環(huán)境、政治法律環(huán)境、社會(huì)文

化環(huán)境等;2微觀市場(chǎng)環(huán)境：包括辦展機(jī)構(gòu)內(nèi)部環(huán)境、目標(biāo)

客戶、競(jìng)爭(zhēng)者、營(yíng)銷(xiāo)中介、服務(wù)商、社會(huì)公眾等;3市場(chǎng)環(huán)境評(píng)

價(jià)：SWOT分析法,即內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)、內(nèi)部劣勢(shì)、外部機(jī)會(huì)、外部威脅

分析;2、展會(huì)項(xiàng)目生命力分析1項(xiàng)目發(fā)展空間：即分

析舉辦該展會(huì)所依托的產(chǎn)業(yè)空間、市場(chǎng)空間、地域空間、政策

空間等是否具備;2項(xiàng)目競(jìng)爭(zhēng)力：包括展會(huì)定位的號(hào)召力、

辦展機(jī)構(gòu)的品牌影響力、參展商和觀眾的構(gòu)成、展會(huì)價(jià)格、展

會(huì)服務(wù)等;3辦展機(jī)構(gòu)優(yōu)劣勢(shì)分析3、展會(huì)執(zhí)行方案分

析1對(duì)計(jì)劃舉辦的展會(huì)的基本框架進(jìn)行評(píng)估,具體包括：

1展會(huì)名稱和展會(huì)的展品范圍、展會(huì)定位之間是否有沖突;2

辦展時(shí)間、辦展頻率是否符合展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的特征;3

展會(huì)的舉辦地點(diǎn)是否適合舉辦該展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的展會(huì);

4在展會(huì)展品范圍所在產(chǎn)業(yè)里能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會(huì);

5展會(huì)的辦展機(jī)構(gòu)在計(jì)劃的辦展時(shí)間內(nèi)能否舉辦如此規(guī)模和定

位的展會(huì);6辦展機(jī)構(gòu)對(duì)展會(huì)展品范圍所在的產(chǎn)業(yè)是否熟悉;

7展會(huì)定位與展會(huì)規(guī)模之間是否有沖突;2招展招商和宣傳

推廣計(jì)劃評(píng)估1招展計(jì)劃評(píng)估2招商計(jì)劃評(píng)估3

宣傳推廣計(jì)劃評(píng)估3、展會(huì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析1價(jià)格定位

2成本預(yù)測(cè)舉辦一個(gè)展會(huì)的成本費(fèi)用一般包括：1展覽

場(chǎng)地費(fèi)用;即租用展覽場(chǎng)館以及由此而產(chǎn)生的各種費(fèi)用;這些費(fèi)

用包括：展覽場(chǎng)地租金、展館空調(diào)費(fèi)、層位特裝費(fèi)、標(biāo)準(zhǔn)層位

搭建費(fèi)、展館地毯及鋪設(shè)地毯的費(fèi)用、展位搭裝加班費(fèi)等;2

展會(huì)宣傳推廣費(fèi);包括廣告宣傳費(fèi)、展會(huì)資料設(shè)計(jì)和印刷費(fèi)、資

料郵寄費(fèi)、新聞發(fā)布會(huì)的費(fèi)用等;3招展和招商的費(fèi)用;

4相關(guān)括動(dòng)的費(fèi)用;包括技術(shù)交流會(huì)、研討會(huì)展會(huì)開(kāi)幕式、嘉賓

接待、酒會(huì)、展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)布置、禮品、請(qǐng)展會(huì)臨時(shí)工作人員的費(fèi)

用等;5辦公費(fèi)用和人員費(fèi)用;6稅收7其他不可預(yù)

測(cè)的費(fèi)用3收入預(yù)測(cè)舉辦一個(gè)展會(huì)的收入一般包括：

1展位費(fèi)收入2門(mén)票收入3廣告和企業(yè)贊助收入4其

他相關(guān)收入4盈虧平衡分析5現(xiàn)金流量分析1凈

現(xiàn)值分析2凈現(xiàn)值率分析3獲利指數(shù)4內(nèi)部收益

率5、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)1市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)2經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)3財(cái)務(wù)

風(fēng)險(xiǎn)4合作風(fēng)險(xiǎn)6、存在的問(wèn)題包括通過(guò)以上可行

性分析發(fā)現(xiàn)的展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)存在的各種問(wèn)題、研究人員在可行

性分析以外發(fā)現(xiàn)的可能對(duì)展會(huì)產(chǎn)生影響的其他問(wèn)題等;7、

改進(jìn)建議針對(duì)上述問(wèn)題,提出對(duì)展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的改進(jìn)

建議,指出要成功舉辦該展會(huì)應(yīng)該努力的方向等;8、努力的

方向根據(jù)展會(huì)的辦展宗旨和辦展目標(biāo),在上述分析的基礎(chǔ)

上,針對(duì)存在的問(wèn)題,提出要辦好該展會(huì)所需要具備的其他條件

和需要努力的方向;三展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告的寫(xiě)

作要求展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告是辦展機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策

是否要舉辦該展會(huì)的重要依據(jù),因此,展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究

報(bào)告的寫(xiě)作必須做到材料真實(shí)充分,分析客觀科學(xué),判斷準(zhǔn)確有

理;1、市場(chǎng)環(huán)境分析市場(chǎng)環(huán)境分析是展會(huì)立項(xiàng)可行性

分析的第一步,它是根據(jù)展會(huì)立項(xiàng)策劃提出的展會(huì)舉辦方案,在

已經(jīng)掌握的各種信息的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步分析和論證舉辦展會(huì)的

各種市場(chǎng)條件是否具備,是否有舉辦該展會(huì)所需要的各種政策

基礎(chǔ)和社會(huì)基礎(chǔ);市場(chǎng)環(huán)境分析不僅要研究各種現(xiàn)有的市場(chǎng)條

件,還要對(duì)其未來(lái)的變化和發(fā)展趨勢(shì)作出預(yù)測(cè)．使立項(xiàng)可行性分

析得出的結(jié)論更加科學(xué)合理;市場(chǎng)環(huán)境分析是從計(jì)劃舉辦

的展會(huì)項(xiàng)目的外部因素出發(fā)來(lái)分析舉辦該展會(huì)的條件是否具

備；展會(huì)項(xiàng)目生命力分析則是從計(jì)劃舉辦的展會(huì)項(xiàng)目的本身出

發(fā),分析該展會(huì)是否有發(fā)展前途;分析展會(huì)項(xiàng)目的生命力,不是

只分析展會(huì)舉辦一屆或兩屆的生命力,而是要分析該展會(huì)的長(zhǎng)

期生命力,即要分析如果本展會(huì)舉辦超過(guò)五屆以上,本展會(huì)是否

還有發(fā)展前途的問(wèn)題;

2、展會(huì)項(xiàng)目生命力分析

市場(chǎng)環(huán)境分析是從計(jì)劃舉辦的展會(huì)項(xiàng)目的外部因素出

發(fā)來(lái)分析舉辦該展會(huì)的條件是否具備；展會(huì)項(xiàng)目生命力分析則

是從計(jì)劃舉辦的展會(huì)項(xiàng)目的本身出發(fā),分析該展會(huì)是否有發(fā)展

前途;分析展會(huì)項(xiàng)目的生命力,不是只分析展會(huì)舉辦一屆或兩屆

的生命力,而是要分析該展會(huì)的長(zhǎng)期生命力,即要分析如果本展

會(huì)舉辦超過(guò)五屆以上,本展會(huì)是否還有發(fā)展前途的問(wèn)題;

3、展會(huì)執(zhí)行方案分析

展會(huì)執(zhí)行方案分析是從計(jì)劃舉辦的展會(huì)項(xiàng)目的本身出發(fā),分

析該展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)計(jì)劃準(zhǔn)備實(shí)施的各種執(zhí)行方案是否完備,是

否能保證該展會(huì)計(jì)劃目標(biāo)的實(shí)現(xiàn);展會(huì)執(zhí)行方案分析的對(duì)象是

該展會(huì)的各種執(zhí)行方案,分析的重點(diǎn)是各種執(zhí)行方案是否合

理、是否完備和是否可行;

需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是,對(duì)展會(huì)基本框架進(jìn)行評(píng)估,重點(diǎn)不

是分析構(gòu)成展會(huì)基本框架的某一個(gè)因素的策劃安排是否合理和

可行,而是從總體上分析展會(huì)基本框架是否合理和可行;因?yàn)?

盡管對(duì)構(gòu)成展會(huì)基本框架的每一個(gè)因素的策劃安排可能是合理

和可行的,但由這些因素所構(gòu)成的展會(huì)基本框架從總體上看卻

可能是不合理和不可行的;所以,要避免這種“個(gè)體合理,群體

沖突”現(xiàn)象的出現(xiàn),對(duì)展會(huì)基本框架進(jìn)行評(píng)估就十分重要;

4、展會(huì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析

展會(huì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析是從辦展機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)的角度出發(fā),分析

測(cè)算舉辦該展會(huì)的費(fèi)用支出和收益;展會(huì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析的主要

目的是分析計(jì)劃舉辦的展會(huì)是否經(jīng)濟(jì)可行,并為即將舉辦的展

會(huì)指定資金使用規(guī)劃;

5、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)

從展會(huì)立項(xiàng)可行性分析的角度看,風(fēng)險(xiǎn)就是辦展機(jī)構(gòu)在

舉辦展會(huì)的過(guò)程中,由于一些難以預(yù)料和無(wú)法控制的因素的作

用,使辦展機(jī)構(gòu)舉辦展會(huì)的計(jì)劃和舉辦展會(huì)的實(shí)際收益與預(yù)期

發(fā)生背離,從而使辦展機(jī)構(gòu)舉辦展會(huì)的計(jì)劃落空；或者是即使

展會(huì)如期舉辦,但辦展機(jī)構(gòu)有蒙受一定的經(jīng)濟(jì)損失的可能性;

6、存在的問(wèn)題

包括通過(guò)以上可行性分析發(fā)現(xiàn)的展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)存在的

各種問(wèn)題、研究人員在可行性分析以外發(fā)現(xiàn)的可能對(duì)展會(huì)產(chǎn)生

影響的其他問(wèn)題等;

7、改進(jìn)建議

針對(duì)上述問(wèn)題,提出對(duì)展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的改進(jìn)建議,

指出要成功舉辦該展會(huì)應(yīng)該努力的方向等;

8、努力的方向

根據(jù)展會(huì)的辦展宗旨和辦展目標(biāo),在上述分析的基礎(chǔ)上,

針對(duì)存在的問(wèn)題,提出要辦好該展會(huì)所需要具備的其他條件和

需要努力的方向;

三、參展說(shuō)明書(shū)的寫(xiě)作

一參展說(shuō)明書(shū)的概念

辦展機(jī)構(gòu)在確定了展會(huì)的有關(guān)日期安排,指定了展會(huì)承

建商、展會(huì)運(yùn)輸代理和展會(huì)旅游代理以后,就可以著手編制展

會(huì)的參展說(shuō)明書(shū)了;

參展說(shuō)明書(shū)是辦展機(jī)構(gòu)將展會(huì)籌備、開(kāi)幕以及參展商

參加展會(huì)時(shí)應(yīng)注竟的其他問(wèn)題匯編成冊(cè),以方便參展商進(jìn)行參

展準(zhǔn)備的一種小冊(cè)子;編制參展商手冊(cè)是展會(huì)籌備過(guò)程中的一

項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作;

二參展說(shuō)明書(shū)包含的主要內(nèi)容及寫(xiě)作要求

從某種意義上講,參展說(shuō)明書(shū)是幫助參展商進(jìn)行參展籌

備的綱領(lǐng)性文件,也是辦展機(jī)構(gòu)對(duì)展會(huì)布展、展覽和撤展等各

環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理的指導(dǎo)性文件,參展商手冊(cè)所包含的內(nèi)容涉

及到舉辦展會(huì)的各個(gè)環(huán)節(jié);

一般來(lái)說(shuō),參展說(shuō)明書(shū)主要包括以下幾方面的內(nèi)容：

1前言;主要是對(duì)參展商參加本展會(huì)表示歡迎,說(shuō)明本手

冊(cè)編制的原則和目的,提醒參展商在籌展、布展、展覽和撤展

等環(huán)節(jié)要自覺(jué)遵守本手冊(cè)的相關(guān)規(guī)定等;前言一般都很簡(jiǎn)短,言

簡(jiǎn)意賅;

2展覽場(chǎng)地基本情況;包括展館及展區(qū)平面圖、至展館

的交通圖、展覽場(chǎng)地的基本技術(shù)數(shù)據(jù)等;繪制展館及展區(qū)平面

圖時(shí),要注意標(biāo)明展館各種服務(wù)設(shè)施所在的位置、展區(qū)和展位

劃分的詳細(xì)情況、展館內(nèi)部通道和出人口等；在繪制至展館的

交通圖時(shí),要注意標(biāo)明展館在該城市的具體位置、到展館可以

利用的各種主要交通工具和交通路線、各指定接待酒店在該城

市的具體位置等；對(duì)于該展覽場(chǎng)地的基本技術(shù)數(shù)據(jù),要清楚準(zhǔn)

確地列出地面承重、館內(nèi)通風(fēng)條件、貨運(yùn)電梯容積容量、展館

室內(nèi)空間高度、展館入口高度和寬度、展館的水電供應(yīng)狀況等;

對(duì)展覽場(chǎng)地基本情況的介紹．對(duì)于幫助參展商準(zhǔn)確地找到展館

和自己的展位,進(jìn)而進(jìn)行展位搭裝和布展有著很好的指引作用;

3展會(huì)基本信息;包括展會(huì)的名稱、舉辦地點(diǎn)、展覽時(shí)

間、辦展機(jī)構(gòu)、展會(huì)指定承建商、指定運(yùn)輸代理、指定旅游代

理、指定接待酒店等;對(duì)于辦展時(shí)間,要具體列明展會(huì)的布展時(shí)

間、開(kāi)幕時(shí)間、對(duì)專業(yè)觀眾和普通大眾開(kāi)放的時(shí)間、撤展時(shí)

間、布展撤展加班時(shí)間等,對(duì)以上時(shí)間盡量精確到小時(shí)；對(duì)于

辦展機(jī)構(gòu),要具體列明展會(huì)的主辦單位、承辦單位、支持單位

和協(xié)辦單位等；另外,還要具體列明各辦展機(jī)構(gòu)、展會(huì)指定承

建商、指定運(yùn)輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等的詳細(xì)

聯(lián)系地址、聯(lián)系電話、傳真和聯(lián)系人,如果有網(wǎng)址和E—MAlL也

最好能公布,以便參展商在需要的時(shí)候方便聯(lián)系各有關(guān)單位;

4展會(huì)規(guī)則;就是展會(huì)要求參展商和觀眾等參加展會(huì)時(shí)

所必須遵守的一些規(guī)章制度,包括：展會(huì)有關(guān)證件使用和管理

的規(guī)定、展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)保安和保險(xiǎn)的規(guī)定、層位清潔的規(guī)定、物品

儲(chǔ)藏的規(guī)定、現(xiàn)場(chǎng)使用水電的注意事項(xiàng)、現(xiàn)場(chǎng)展品銷(xiāo)售的規(guī)

定、消防規(guī)定、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)規(guī)定、現(xiàn)場(chǎng)展品演示的注意事項(xiàng)

等;展會(huì)規(guī)則是所有與會(huì)人員必須遵守的一些制度,對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)

管理和維護(hù)現(xiàn)場(chǎng)秩序十分重要;

5展位搭裝指南;是對(duì)展會(huì)展位搭裝的一些基本要求和

說(shuō)明,主要包括標(biāo)準(zhǔn)展位說(shuō)明和空地展位搭裝說(shuō)明等;由于所有

的標(biāo)準(zhǔn)展位的基本結(jié)構(gòu)和配置都是一樣的,所以“標(biāo)準(zhǔn)展位說(shuō)

明”主要是對(duì)展位的標(biāo)準(zhǔn)配置作出說(shuō)明,列明參展商使用標(biāo)準(zhǔn)

展位的注意事項(xiàng),

提出如果參展商需要增加非標(biāo)準(zhǔn)配置以外的其他配置的處

理辦法等;

“空地展位搭裝說(shuō)明”主要是對(duì)參展商搭建空地展位作出

的一些規(guī)定和要求,如使用材料的要求、動(dòng)火作業(yè)的規(guī)定、消

防安全的規(guī)定和鋪設(shè)電線的規(guī)定等;層位搭裝指南對(duì)指導(dǎo)參展

商順利、安全地搭裝展位和布展有較大幫助;

6展品運(yùn)輸指南;是對(duì)參展商將展品等物品運(yùn)到展覽現(xiàn)

場(chǎng)所作的一些指引和說(shuō)明,主要包括海外運(yùn)輸指南和國(guó)內(nèi)運(yùn)輸

指南等;不管是海外還是國(guó)內(nèi)運(yùn)輸指南,都要對(duì)展品等的運(yùn)輸方

式和運(yùn)輸線路、各種貨品的交運(yùn)和文件提交的期限、貨運(yùn)文件

的準(zhǔn)備和交付、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、包裝、海關(guān)報(bào)關(guān)、回程運(yùn)輸、可供

選擇的自選服務(wù)等作出具體說(shuō)明;展品運(yùn)輸指南對(duì)幫助參展商

及時(shí)安排展品等物品的運(yùn)輸有較大的作用;

7會(huì)展旅游信息;是對(duì)解決參展商及觀眾等參加展會(huì)期

間的交通、吃、住、行等需要和展會(huì)前后的旅游需要等作出的

一些說(shuō)明;會(huì)展旅游信息要詳細(xì)地列出各指定接待酒店的檔

次、協(xié)議優(yōu)惠價(jià)格、地址、聯(lián)系電話和傳真以及聯(lián)系人、與展

館的距離等,要列出海外觀眾和參展商入境的簽證辦法、會(huì)展

期間及前后可供選擇的商務(wù)考察和觀光休閑旅游的線路和安排

等;會(huì)展旅游信息主要是為了方便參展商及觀眾的日常生活服

務(wù)的;

8相關(guān)表格;是有關(guān)參展商在籌展和布展過(guò)程中需要使

用的各種表格,主要包括展覽表格和層位搭裝表格兩種;展覽表

格主要有貴賓買(mǎi)家服務(wù)表、聘請(qǐng)臨時(shí)服務(wù)人員申請(qǐng)表、額外工

作證

和邀請(qǐng)卡申請(qǐng)表、研討會(huì)和技術(shù)交流會(huì)申請(qǐng)表、刊登會(huì)刊

廣告申請(qǐng)表等;

參展說(shuō)明書(shū)編制成功以后,可以印刷成冊(cè),在展會(huì)開(kāi)幕前適

當(dāng)?shù)臅r(shí)間寄給參展商,也可以將其內(nèi)容發(fā)布在展會(huì)的專門(mén)網(wǎng)站

上供參展商閱覽和下載,如果展會(huì)有海外參展商,還要將參展商

手冊(cè)翻譯成外語(yǔ)文本;

三參展說(shuō)明書(shū)的作用

參展說(shuō)明書(shū)主要是為方便和指引叁展商順利進(jìn)行籌

展、布展、展覽和撤展等服務(wù)的,它不僅對(duì)參展商進(jìn)行參展籌

備有著十分重要的指引作用,也對(duì)辦展機(jī)構(gòu)對(duì)展會(huì)的布展、展

覽和撤展等各壞節(jié)進(jìn)行有效的現(xiàn)場(chǎng)管理有很大的幫助和影響：

1、參展說(shuō)明書(shū)對(duì)參展商的指引作用;參展商手冊(cè)分別

對(duì)展覽場(chǎng)地、展會(huì)基本情況、展會(huì)規(guī)則、層位搭裝、展品運(yùn)輸

和會(huì)展旅游等作出詳細(xì)的說(shuō)明,參展商在得到參展說(shuō)明書(shū)以后,

就可以按照該說(shuō)明書(shū)的指引對(duì)叁展的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作進(jìn)行籌備,

如安排展品的運(yùn)輸、準(zhǔn)備展位的搭裝材料和設(shè)計(jì)等；在展會(huì)布

展現(xiàn)場(chǎng),參展商將按該說(shuō)明書(shū)的有關(guān)要求進(jìn)行展位搭裝和布展,

避免布展期間的盲目和違規(guī)；在展覽期間,參展商可以按該說(shuō)

明書(shū)的要求布置展品演示；在撤展期間,參展商可以按照該說(shuō)

明書(shū)的指引有條不紊地撤展；展會(huì)結(jié)束后,

參展商還可以按照該說(shuō)明書(shū)的指引選擇適合自己需要

的會(huì)展旅游;在參展說(shuō)明書(shū)的指引下,參展商可以更有效地準(zhǔn)備

和完成參加展會(huì)各工作環(huán)節(jié)的各項(xiàng)事務(wù);

2、參展說(shuō)明書(shū)對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理的作用;參展說(shuō)明書(shū)對(duì)

展會(huì)在籌展、布展、展覽和撤展期間的各項(xiàng)規(guī)定,不僅有利于

指導(dǎo)各參展商按規(guī)定辦事,也有利于辦展機(jī)構(gòu)按該手冊(cè)的規(guī)定

監(jiān)督展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的各種事宜,并按手冊(cè)的規(guī)定為參展商提供各種

服務(wù);參展商手冊(cè)是辦展機(jī)構(gòu)對(duì)展會(huì)籌展、布展、展覽和撤展

等環(huán)節(jié)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)管理的重要依據(jù)之一,它為展會(huì)各階段制定了

大家必須遵守的行為規(guī)范,有利于辦展機(jī)構(gòu)按此規(guī)范對(duì)展會(huì)各

環(huán)節(jié)的現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行管理;

3、參展說(shuō)明書(shū)對(duì)觀眾的作用;除了對(duì)參展商的指引和

對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理的作用外,參展說(shuō)明書(shū)對(duì)展會(huì)觀眾也能起一定

的作用;比如,手冊(cè)對(duì)展館平面圖、館內(nèi)服務(wù)設(shè)施分布圖、交通

路線、指定接待酒店和展會(huì)開(kāi)放時(shí)間的說(shuō)明,就對(duì)觀眾參觀展

會(huì)有較大的幫助;

觀眾在展館交通路線圖的指引下可以更方便地達(dá)到展

館,在館內(nèi)服務(wù)設(shè)施分布圖的指引下可以找到自己需要的服務(wù)

提供點(diǎn),可以享受展會(huì)指定接待酒店的優(yōu)惠價(jià)格待遇．在展會(huì)

開(kāi)放時(shí)間說(shuō)明的指引下可以合理地安排自己的參觀時(shí)間等等;

一般來(lái)說(shuō),展會(huì)的觀眾有很大一部分是各參展商自己邀請(qǐng)來(lái)

的,參展商一般都會(huì)將上述信息通知其邀請(qǐng)的觀眾,這樣,參展

說(shuō)明書(shū)對(duì)觀眾所起的作用將更大;

四、編制參展說(shuō)明書(shū)的基本原則

從參展說(shuō)明書(shū)所起的作用我們可以看出,參展說(shuō)明書(shū)是

展會(huì)籌備過(guò)程中的一個(gè)重要文件;要讓參展說(shuō)明書(shū)在展會(huì)籌備

過(guò)程中切實(shí)地起到上述作用,在編制參展商手冊(cè)時(shí),我們必須做

到：

第一、實(shí)用;參展說(shuō)明書(shū)所包含的內(nèi)容必須是對(duì)參展商

進(jìn)行籌展、布展、展覽和撤展等有較大的指引作用,或者是對(duì)

辦展機(jī)構(gòu)對(duì)展會(huì)籌展、布展、展覽和撤展各環(huán)節(jié)進(jìn)行管理有較

大幫助,或者對(duì)參展商邀請(qǐng)其老客戶來(lái)展會(huì)參觀有輔助作用,否

則,該內(nèi)容就不能進(jìn)入?yún)⒄股淌謨?cè);

第二、簡(jiǎn)潔明了;參展說(shuō)明書(shū)對(duì)各方面內(nèi)容的說(shuō)明和敘

述應(yīng)該簡(jiǎn)潔,文字不要太多,篇幅不要太長(zhǎng),能說(shuō)明問(wèn)題就行；

參展說(shuō)明書(shū)對(duì)各方面內(nèi)容的說(shuō)明和敘述必須準(zhǔn)確、具體,讓人

看得明明白白,不能讓人看不懂,更不能讓人產(chǎn)生歧義．否則,

在展會(huì)籌展、布展、

展覽和撤展等環(huán)節(jié)的具體執(zhí)行中就會(huì)引起爭(zhēng)議,既不利于參

展商展出,也不利于辦展機(jī)構(gòu)對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行管理;

第三、詳細(xì)全面;對(duì)于參展說(shuō)明書(shū)提到的各項(xiàng)內(nèi)容要盡

量詳細(xì),如對(duì)布展和撤展加班時(shí)間的規(guī)定可以具體到小時(shí)和分

鐘,對(duì)各種表格的返回最后期限的規(guī)定具體到某月某日等等,這

樣更有

利于展會(huì)具體操作和管理；對(duì)于參展說(shuō)明書(shū)提到的各項(xiàng)內(nèi)容要

做到?jīng)]有遺漏,

如對(duì)展覽場(chǎng)地基本情況的說(shuō)明中,對(duì)展館人口的高度和寬度、

對(duì)展館的地面承重能力、對(duì)消防的注意事項(xiàng)等要一一列明,不

能遺漏,否則,現(xiàn)場(chǎng)操作就會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題,比如,如果沒(méi)有提到展館

入口的高度和寬度,就有可能會(huì)使一些較大較長(zhǎng)的物品進(jìn)不了

展館;

第四、美觀;參展說(shuō)明書(shū)的排版和制作要美觀大方,印刷講

究,盡量不要出現(xiàn)錯(cuò)別字和其他印刷錯(cuò)誤；參展說(shuō)明書(shū)的制作

和用紙與展會(huì)的檔次和辦展機(jī)構(gòu)的品牌與聲譽(yù)相符,不能讓人

產(chǎn)生不好的聯(lián)想;

第五、專業(yè);參展說(shuō)明書(shū)的遣詞造句要符合行業(yè)習(xí)慣和規(guī)

范,要使用行業(yè)熟悉的語(yǔ)言,所涉及的術(shù)語(yǔ)要規(guī)范,不能想當(dāng)然

地使用一些行業(yè)比較陌生的詞語(yǔ)；內(nèi)容編排要符合參展商籌展

的籌備程序,不能讓他們翻來(lái)覆去地尋找自己需要了解的內(nèi)容;

第六、國(guó)際化;如果展會(huì)是國(guó)際性的展會(huì),或者展會(huì)有向國(guó)

際化方向發(fā)展的打算,那么,參展說(shuō)明書(shū)的內(nèi)容編排和制作也要

盡量做到符合國(guó)際參展商的需要,如除要有中文的文本外還要

有外文的文本;外文文本的參展說(shuō)明書(shū),其翻譯一定要準(zhǔn)確,因

為海外參展商就是根據(jù)該說(shuō)明書(shū)來(lái)籌備各項(xiàng)參展事宜的；如果

翻譯不準(zhǔn)確,將會(huì)給他們帶來(lái)極大的不便;