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PPT課件制作技巧

PowerPoint版面設(shè)計(jì)九個(gè)妙招

一個(gè)成功的PowerPoint演示，除了內(nèi)容要精彩之外，漂亮的頁(yè)面設(shè)計(jì)也很

重要，這樣就能在第一時(shí)間吸引觀眾，帶給他們好感。下面的這9條小技巧，

可提高你在設(shè)計(jì)PowerPoint幻燈片時(shí)的效率，助你一臂之力。

妙招1：幻燈片快速一分為二

如果文字太多，一張幻燈片放不下，可以快速將幻燈片一分為二，變成兩

張幻燈片。

Step1

點(diǎn)擊菜單“視圖→工具欄→大綱”，調(diào)出“大綱”窗口。

Steo2

在大綱窗口，將光標(biāo)移到文字要分隔的地方，按下回車(chē)鍵就可以了（見(jiàn)圖

1）。

妙招2：使用參考線對(duì)齊圖形

通過(guò)參考線，PowerPoint可以快速對(duì)齊頁(yè)面中的圖像、圖形、文字塊等元

素，使得版面整齊好看。

Step1

點(diǎn)擊菜單“視圖→網(wǎng)格線和參考線”，在打開(kāi)的對(duì)話框中，選中“對(duì)象與網(wǎng)格

對(duì)齊”及“屏幕上顯示繪圖參考線”項(xiàng)。

Step2

確定后，屏幕上將顯示十字參考線，可以隨意拖動(dòng)以調(diào)整好參考線的位

置。

Step3

此時(shí)將要對(duì)齊排列的對(duì)象拖到參考線附近，它們就會(huì)自動(dòng)吸附到參考線上

并對(duì)齊了。

妙招3：快速微調(diào)設(shè)計(jì)對(duì)象的位置

在幻燈片中，用鼠標(biāo)或箭頭鍵調(diào)整圖形等對(duì)象的位置，是按10個(gè)像素為單

位進(jìn)行調(diào)節(jié)的，有時(shí)顯得不太精確。可按下Ctrl鍵不放，再連續(xù)按方向鍵移

動(dòng)，就可以1個(gè)像素為單位進(jìn)行微調(diào)了。如果想用鼠標(biāo)操作微調(diào)，必須按下Alt

鍵再拖動(dòng)。注意：按Ctrl鍵再用鼠標(biāo)拖動(dòng)，是復(fù)制對(duì)象而不是微調(diào)了。

妙招4：快速對(duì)齊圖形等對(duì)象

除了借助參考線，還有另外一個(gè)快速對(duì)齊對(duì)象的方法。

Step1

在幻燈片中，按Ctrl鍵不放，然后點(diǎn)選所有要對(duì)齊的對(duì)象。

Step2

單擊繪圖工具欄上的“繪圖”按鈕，在彈出菜單的“對(duì)齊或分布”下，有“左對(duì)

齊”、“頂對(duì)齊”等多個(gè)選項(xiàng)，根據(jù)需要選擇就好。

妙招5：快速均勻排列圖形等對(duì)象

在“對(duì)齊或分布”菜單下，還有“橫向分布”和“縱向分布”兩個(gè)命令，按Ctrl

鍵選中多個(gè)對(duì)象后，再執(zhí)行其中的某個(gè)命令，可以讓所選對(duì)象之間，橫向或縱

向自動(dòng)排列均勻，非常實(shí)用。

妙招6：用幻燈片母版統(tǒng)一設(shè)計(jì)風(fēng)格

為了讓演示看起來(lái)有一個(gè)統(tǒng)一的風(fēng)格，在每張幻燈片上，可以設(shè)計(jì)一些固

定的元素，如背景、公司LOGO等。這些固定元素可以放到幻燈片的母版上，

這樣可省去重復(fù)操作，節(jié)約了時(shí)間。

Step1

點(diǎn)擊菜單“視圖→母版→幻燈片母版”進(jìn)入幻燈片母版

Step2

然后像在普通的幻燈片中一樣進(jìn)行設(shè)計(jì)，添加固定的元素并排列好位置。

Step3

最后單擊浮動(dòng)工具欄上的“關(guān)閉母版視圖”按鈕可快速返回普通幻燈片中。

妙招7：快速對(duì)齊小數(shù)點(diǎn)

如果幻燈片中要列出一組帶小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字，比如一組幾元幾角幾分這樣的

數(shù)字，如果想讓它們以小數(shù)點(diǎn)為準(zhǔn)進(jìn)行對(duì)齊，可按下面的方法快速完成。

Step1

如果幻燈片中沒(méi)有顯示標(biāo)尺，可點(diǎn)擊菜單“視圖→標(biāo)尺”讓它顯示。

Step2

如圖2所示，選中輸入了數(shù)字的在占位符，然后在標(biāo)尺左上方，連續(xù)點(diǎn)擊

制表符符號(hào)，只到出現(xiàn)小數(shù)點(diǎn)標(biāo)志。然后在標(biāo)尺上選定一個(gè)位置，點(diǎn)擊添加一

個(gè)帶小數(shù)點(diǎn)的制表符。

Step3

將光標(biāo)移到每一個(gè)數(shù)字的前面，并按Tab鍵，你將會(huì)發(fā)現(xiàn)，所有數(shù)字的小

數(shù)字，都與標(biāo)尺上的那個(gè)帶小數(shù)點(diǎn)的制表符對(duì)齊了。

妙招8：減少占位符的邊空

在占位符文本框中輸入文字，文字離文本框上下左右的邊空是默認(rèn)設(shè)置好

的，其實(shí)我們可以減少文本框的邊空，以獲得更大的設(shè)計(jì)空間。

Step1

右擊點(diǎn)位符的邊框，選擇“設(shè)置占位符格式”（如果是用繪圖工具畫(huà)的文本

框，則選擇“設(shè)置文本框格式”），在打開(kāi)的對(duì)話框中點(diǎn)選“文本框”選項(xiàng)卡。

Step2

根據(jù)自己的需要修改“內(nèi)部邊距”就可以了。

妙招9：重疊圖形，層次分明

輸入文本，再畫(huà)一個(gè)裝飾圖形，然后將文本拖放到裝飾圖形上，你會(huì)驚訝

地發(fā)現(xiàn)，文本看不到了。這就是對(duì)象層次在搗的鬼，先輸入的文本，被后畫(huà)的

圖形蓋住了。解決方法很簡(jiǎn)單：右擊文本對(duì)象，選擇“疊放次序→置于頂層”命

令就可以了。這個(gè)菜單項(xiàng)下還有其他一些命令，有了它們，就可以隨意設(shè)置疊

放對(duì)象的層次了。

鳥(niǎo)槍當(dāng)炮PowerPoint玩刻錄

PowerPoint2003中的“打包成CD”功能可將一個(gè)或多個(gè)演示文稿以及支持文

件復(fù)制到CD中。在默認(rèn)情況下，PowerPoint2003把播放器打包到CD上，即

使在其他未安裝PowerPoint的計(jì)算機(jī)上也可以運(yùn)行，符合脫離軟件平臺(tái)運(yùn)行的

要求，而不用擔(dān)心到其它的計(jì)算機(jī)上不能播放或者播放效果不正常。

一、操作系統(tǒng)要求

直接打包演示文稿到CD需要WindowsXP或更高版本。如果是其他版本的

Windows，可以先使用“打包成CD”功能將演示文稿打包“復(fù)制到文件夾”，然后

使用CD刻錄軟件將打包文件夾中的文件該錄到CD中。

二、將演示文稿“打包成CD”

1.打開(kāi)編輯好的要打包的演示文稿。

2.將空白刻錄盤(pán)插入到刻錄機(jī)中中。

3.在“文件”菜單上，單擊“打包成CD”。

4.在“將CD命名為”框中，為CD鍵入名稱(chēng)（如圖1）。

圖1

5.若要打包多個(gè)演示文稿并指定播放順序，則操作如下：

若要添加其他演示文稿或其他不能自動(dòng)包括的文件，單擊“添加文件”。選

擇要添加的文件，然后單擊“添加”。

{ad}默認(rèn)情況下，演示文稿被設(shè)置為按照“要復(fù)制的文件”列表中排列的順

序進(jìn)行自動(dòng)運(yùn)行。若要更改播放順序（如圖2），選擇一個(gè)演示文稿，然后單

擊向上鍵或向下鍵，將其移動(dòng)到列表中的新位置。

注意：默認(rèn)情況下，當(dāng)前打開(kāi)的演示文稿已經(jīng)出現(xiàn)在“要復(fù)制的文件”列表

中。鏈接到該演示文稿的所有文件（例如圖形文件）會(huì)自動(dòng)包括在內(nèi)。

圖2

6.若要更改默認(rèn)設(shè)置，可單擊“選項(xiàng)”，然后進(jìn)行設(shè)置：

默認(rèn)情況下，CD被設(shè)置為自動(dòng)按照所指定的順序播放所有演示文稿（也稱(chēng)

為自動(dòng)播放CD），若要禁止演示文稿自動(dòng)播放，或指定其他自動(dòng)播放選項(xiàng)，可

從“選擇演示文稿在播放器中的播放方式”列表中進(jìn)行選擇（如圖3）。

圖3

若使用了特殊的字體，請(qǐng)選中“嵌入的TrueType字體”復(fù)選框。

嵌入字體可確保在不同的計(jì)算機(jī)上運(yùn)行演示文稿時(shí)該字體可用。（CD不能

打包有內(nèi)置版權(quán)限制的TrueType字體。）

若需要打開(kāi)或編輯打包的演示文稿的密碼，可在“幫助保護(hù)PowerPoint文

件”下面輸入要使用的密碼。

7.單擊“復(fù)制到CD”即可刻錄到CD中。

三、復(fù)制到文件夾

打包過(guò)程設(shè)置同上文所述相同，通過(guò)“添加文件”和“選項(xiàng)”進(jìn)行具體設(shè)置。

最后單擊“復(fù)制到文件夾”,指定要保存打包文件的文件夾即可。

注意：

*如果打包的是Web演示文稿，則將其復(fù)制為PowerPoint(.ppt)文件，而

不是Web(.mht)文件。

*當(dāng)設(shè)置“打包成CD”的密碼時(shí)，那些密碼會(huì)應(yīng)用于文件包中

的.ppt、.pot、.pps和已經(jīng)轉(zhuǎn)換為.ppt文件的文件，而不影響在

原始文件上設(shè)置的密碼。

如何制作引人注目的PPT幻燈片

如果您設(shè)計(jì)的幻燈片雜亂無(wú)章、文本過(guò)多、不美觀，那么就不能組成一個(gè)

吸引人的演示來(lái)傳遞信息。本文提出的這些建議將幫助您開(kāi)發(fā)出專(zhuān)業(yè)且引人注

目的演示。

#1保持簡(jiǎn)單

PowerPoint從水平或橫向使用幻燈片。該軟件可方便地顯示圖形信息，并

支持解說(shuō)與附錄功能。幻燈片本身從來(lái)不是演示的主角。（當(dāng)然，觀眾才是主

角。）人們來(lái)傾聽(tīng)、感受或接受您傳達(dá)的信息（或二者兼而有之）。不要讓幻

燈片喧賓奪主，所以它們不必過(guò)于繁雜或充滿EdwardTufte所謂的“圖表垃

圾”；您的幻燈片應(yīng)力求簡(jiǎn)潔。

您的幻燈片應(yīng)該留有大量的空白空間，或?qū)嶓w周?chē)目臻g。不要被迫用妨

礙理解的標(biāo)識(shí)或其它不必要的圖形或文本框來(lái)填充這些空白區(qū)域。幻燈片上的

混亂越少，它提供的視覺(jué)信息就越直觀。

#2限制要點(diǎn)與文本數(shù)量

演示的對(duì)象是觀眾。但用一條又一條的要點(diǎn)令觀眾生厭可沒(méi)有好處。應(yīng)用

文本也要遵循這一原則。最優(yōu)秀的幻燈片可能根本沒(méi)有文本。由于今天人們過(guò)

于依賴文本型幻燈片，這聽(tīng)起來(lái)可能有些荒唐，但沒(méi)有解說(shuō)（由您來(lái)做），最

優(yōu)秀的PowerPoint幻燈片就幾乎沒(méi)有什么意義。記住，幻燈片的目的在于支持

解說(shuō)者的敘述，而不是使解說(shuō)者成為多余的人。

經(jīng)常聽(tīng)到有人這樣說(shuō)：“對(duì)不起，我沒(méi)有看到您的幻燈片。聽(tīng)說(shuō)它很不錯(cuò)，

您可以把您的PowerPoint幻燈片發(fā)給我嗎？”但如果它們是不錯(cuò)的幻燈片，沒(méi)有

您的解說(shuō)，它們就沒(méi)有多大用處。

所以除了PowerPoint幻燈片以外，最好還要準(zhǔn)備一份書(shū)面資料，強(qiáng)調(diào)并詳

細(xì)說(shuō)明演示中的內(nèi)容。向觀眾發(fā)送說(shuō)明幻燈片的詳細(xì)書(shū)面宣傳材料，比僅用

PowerPoint幻燈片，更利于觀眾理解演示的內(nèi)容。在演示完成以后，再向觀眾

發(fā)放一份詳細(xì)的宣傳材料或印刷物，您就不必用大量文本來(lái)填充PowerPoint幻

燈片。

我們將在下面的交付部分說(shuō)明更多細(xì)節(jié)，但只要涉及到文本，請(qǐng)記住一

點(diǎn)，決不能將背朝向觀眾，逐字閱讀幻燈片上的文字。

這幀幻燈片很普通，但它不是一個(gè)視覺(jué)教具，更像是一個(gè)視力檢查表。

盡力避免使用這樣的文字過(guò)多（并讓人昏昏入睡）的幻燈片。

使用上面這類(lèi)針對(duì)性強(qiáng)的幻燈片。

這幅的效果更好。

#3限制過(guò)渡與動(dòng)畫(huà)

謹(jǐn)慎使用動(dòng)畫(huà)與幻燈片過(guò)渡。應(yīng)該使每個(gè)幻燈片上的動(dòng)畫(huà)，如要點(diǎn)活動(dòng)起

來(lái)。加入一些動(dòng)畫(huà)當(dāng)然不錯(cuò)，但應(yīng)堅(jiān)持使用最精致、專(zhuān)業(yè)的動(dòng)畫(huà)（類(lèi)似于您在

晚間電視新聞上看到的動(dòng)畫(huà)）。

對(duì)于要點(diǎn)來(lái)說(shuō)，使用簡(jiǎn)單的從左至右顯示（通過(guò)動(dòng)畫(huà)菜單）就行了，但移

動(dòng)(Move)或漂動(dòng)(Fly)動(dòng)畫(huà)就顯得過(guò)于沉悶與緩慢（然而，今天許多演示還使用

這種形式的動(dòng)畫(huà)）。一幀接一幀的動(dòng)畫(huà)很快就會(huì)讓聽(tīng)眾感到厭煩。至于幻燈片

之間的過(guò)渡，只需要使用二到三種類(lèi)型的過(guò)渡特效，不要在所有幻燈片之間添

加特效。

#4使用高質(zhì)量的圖片

使用高質(zhì)量的圖片，包括照片。您可以用數(shù)碼相機(jī)拍攝高質(zhì)量的相片，購(gòu)

買(mǎi)專(zhuān)業(yè)圖庫(kù)，或使用網(wǎng)絡(luò)上的大量?jī)?yōu)質(zhì)圖像資源。（但要小心版權(quán)問(wèn)題。）決

不要地將小尺寸、低分辨率的相片簡(jiǎn)單拉伸，使它適合幻燈片的布局——這樣

做只會(huì)進(jìn)一步降低圖片的分辨率。

避免使用PowerPoint剪貼畫(huà)或其它卡通式的藝術(shù)線條。而且，如果軟件中

包含這些內(nèi)容，觀眾以前就看過(guò)無(wú)數(shù)次。在1993年使用這些內(nèi)容可能會(huì)讓人感

興趣，但如今還應(yīng)用剪貼畫(huà)則會(huì)降低制作人的專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)。當(dāng)然也有例外情況，

并不是所有的PowerPoint剪貼畫(huà)都讓人生厭，但還是小心謹(jǐn)慎地使用它們?yōu)?/p>

好。

我經(jīng)常在幻燈片中使用人物圖片，因?yàn)槿宋镎掌兄谠黾佑^眾與幻燈片

之間的情感聯(lián)系。如果相片處于次要地位，我就降低不透明性，并在

Photoshop中增加一個(gè)高斯模糊或動(dòng)態(tài)濾鏡；如果相片位于主要區(qū)域，我希望觀

眾注意它（例如產(chǎn)品圖片），那么圖片可以變得更為顯著，且不必要多少（或

根本不需要）文字說(shuō)明。

避免使用這類(lèi)低劣的剪貼畫(huà)。

這幅經(jīng)過(guò)編輯的庫(kù)圖片更為顯著專(zhuān)業(yè)。

在這個(gè)字幕幻燈片中，圖片占主要地位。

這個(gè)幻燈片來(lái)自同一演示，首先經(jīng)過(guò)Photoshop的編輯，圖片變得次要，

并被推到背景部分

#5建立一個(gè)視覺(jué)主題，但避免使用PowerPoint模板

很明顯，在整個(gè)演示中，您需要一個(gè)一致的視覺(jué)主題，但PowerPoint中的

大多數(shù)模板觀眾已經(jīng)看了無(wú)數(shù)次（另外，用模板開(kāi)始演示的效果并不那么強(qiáng)

烈）。

觀眾期待看到一個(gè)包含新鮮內(nèi)容（至少對(duì)他們來(lái)說(shuō)是這樣）的獨(dú)特演示；

此外，觀眾為什么要參加您的演示呢？沒(méi)有人會(huì)對(duì)千篇一律的演示感興趣，因

此我們必須避免使用輔助性的圖片，如隨處可見(jiàn)的PowerPoint設(shè)計(jì)模板，它只

能說(shuō)明演示非常刻板，或提前就設(shè)計(jì)完成了。

您可以制作自己的背景模板，它能夠更為適應(yīng)您的需要。然后您可以將這

個(gè)PowerPoint文件保存為設(shè)計(jì)模板（擴(kuò)展名為.pot），這個(gè)新模板就會(huì)出現(xiàn)在微

軟標(biāo)準(zhǔn)模板中，方便以后使用。您還可以在線購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)業(yè)的模板。

#6應(yīng)用適當(dāng)?shù)膱D表

經(jīng)常問(wèn)自己這個(gè)問(wèn)題：“我需要多少細(xì)節(jié)？”一般制作者害怕在幻燈片的圖

表中加入過(guò)多的數(shù)據(jù)。有幾種以圖表形式顯示數(shù)據(jù)的方法；以下是需要緊記的

工具：

圓餅圖：用于顯示比例。將分割塊的數(shù)目限制在4-6塊，用顏色或碎化的

方式突出最重要的塊。

柱狀圖：用來(lái)顯示一段時(shí)間內(nèi)數(shù)量的變化情況。將豎條的數(shù)目限制在4-8

條最佳。

條形圖：用來(lái)比較數(shù)量。例如，比較公司四個(gè)部門(mén)的銷(xiāo)售額。

曲線圖：用于說(shuō)明趨勢(shì)。例如，下面這幅簡(jiǎn)單的曲線圖說(shuō)明我們的銷(xiāo)售在逐

年增長(zhǎng)。增長(zhǎng)趨勢(shì)良好。最后的箭頭強(qiáng)調(diào)一個(gè)問(wèn)題：我們將來(lái)的發(fā)展似乎不

錯(cuò)。

通常來(lái)說(shuō)，表格最適于比較并行數(shù)據(jù)資料。

但是，表格可能缺乏視覺(jué)效果。例如，如果您希望說(shuō)明您們做出的貢獻(xiàn)顯

著高于其它兩個(gè)部門(mén)，最好以條線圖（見(jiàn)下圖）的形式進(jìn)行說(shuō)明。但如果您希

望弱化您們的貢獻(xiàn)低于其它部門(mén)這一事實(shí)，用表格傳達(dá)信息就可減少人們的注

意力或感情色彩。

#7使用好色彩

色彩激發(fā)情感。顏色可傳遞感情。合適的顏色具有說(shuō)服與促進(jìn)能力。研究

表明色彩能夠提高興趣，改善學(xué)習(xí)過(guò)程中的理解與記憶能力。

您不必成為顏色理論專(zhuān)家，但至少了解一些這方面的知識(shí)有會(huì)好處。一般

顏色可分為兩類(lèi)：冷色（如藍(lán)和綠）和暖色（如橙或紅）。冷色最適合做背景

色，因?yàn)樗鼈儾粫?huì)引起我們的注意。暖色最適于用在顯著位置的主題上（如文

本），因?yàn)樗稍斐蓳涿娑鴣?lái)的效果。因此，絕大多數(shù)PowerPoint幻燈片的顏

色方案都使用藍(lán)色背景，黃色文字也就不足為奇了。但您不必強(qiáng)迫使用這種顏

色方案，也可以做一些改變，使用其它的顏色。

如果您將在暗室（如大廳）中進(jìn)行演示，使用深色背景（深藍(lán)、灰等）再

配上白或淺色文字可取得不錯(cuò)的效果。但如果您計(jì)劃將燈打開(kāi)（這是相當(dāng)明智

的），白色背景配上深色文字處理會(huì)得到更好的效果。在燈光明亮的房間內(nèi)，

用深色背景配淺色文字效果不佳，但淺色背景配深色文字會(huì)更好地維持視覺(jué)效

果。

了解更多信息：

網(wǎng)站擁有一些優(yōu)秀的Flash教程，包括一個(gè)顏色教程。

訪問(wèn)網(wǎng)站學(xué)習(xí)更多顏色使用技巧。

網(wǎng)站有一篇短文介紹在PowerPoint中如何使用顏色方案。

#8選擇適當(dāng)?shù)淖煮w

字體可傳遞微妙的信息，所以我們要仔細(xì)選擇字體。在整個(gè)幻燈片演示中

使用相同的字體，補(bǔ)充字體不要超過(guò)兩個(gè)（如Arial和Arial粗體）。確信自己

了解rif字體（如TimesNewRoman）和sans-rif字體（如Helvetica或

Arial）之間的差異。

含有大量文本的材料大多用rif字體。據(jù)說(shuō)這種字體在小磅值下更易于閱

讀，但對(duì)于屏幕演示而言，由于幻燈機(jī)的分辨率相對(duì)較低，使用這種字體可能

不夠清晰。

sans-rif字體一般用來(lái)制作PowerPoint演示，但應(yīng)盡量避免使用千篇一律

的Helvetica字體。我經(jīng)常使用GillSans字體，因?yàn)樗缬趓if字體與sans-

rif字體之間，看起來(lái)專(zhuān)業(yè)而友好，并具有“交談效果”。不管使用哪個(gè)字體，

都必須保證在房間后面看得清文字。

Times

Arial黑體；Arial

#9應(yīng)用視頻或音頻

適當(dāng)?shù)臅r(shí)候使用視頻或音頻。應(yīng)用視頻短片對(duì)具體的例子進(jìn)行說(shuō)明，可提

高主動(dòng)認(rèn)知能力，這是人們自然的學(xué)習(xí)方式。在PowerPoint中，不必利用應(yīng)用

程序或打開(kāi)錄像機(jī)就可使用視頻短片。應(yīng)用視頻不僅可以更好地說(shuō)明您的觀

點(diǎn)，還可以作為變換口味的手段，因而能夠激發(fā)觀眾的興趣。

您還可以在幻燈片中使用音頻剪輯（如采訪過(guò)程）。但避免使用

PowerPoint中的嘈雜音效（如過(guò)渡幻燈片時(shí)使用的號(hào)角聲或掌聲）。在動(dòng)畫(huà)中

使用過(guò)量的聲效肯定會(huì)使觀眾喪失興趣。

#10花時(shí)間對(duì)幻燈片進(jìn)行細(xì)分

根據(jù)多媒體學(xué)習(xí)理論的細(xì)分原則，當(dāng)信息以小塊或小片段的形式呈現(xiàn)時(shí)，更

易于人們理解。離開(kāi)幻燈片視圖進(jìn)入幻燈片細(xì)分視圖，您可以查看演示播放的

邏輯流程。在這個(gè)視圖中，您可以將一個(gè)幻燈片分割成二個(gè)或三個(gè)幻燈片，這

樣幻燈片就具有更加自然與邏輯化的流程或進(jìn)程。您還可以從觀眾的角度了解

幻燈片的總體效果。并且發(fā)現(xiàn)更多可以被刪除的無(wú)關(guān)緊要的視覺(jué)數(shù)據(jù)，增加幻

燈片的視覺(jué)清晰度，提高信息傳達(dá)效果。

PowerPoint中的幻燈片細(xì)分視圖

GarrReynolds當(dāng)前在關(guān)西外國(guó)語(yǔ)大學(xué)任管理學(xué)副教授，她在那里講授營(yíng)銷(xiāo)

學(xué)、全球營(yíng)銷(xiāo)與多媒體演示設(shè)計(jì)。Garr是日本社區(qū)的活躍成員，并經(jīng)常主持與

設(shè)計(jì)、品牌和高效企業(yè)溝通有關(guān)的主題。除網(wǎng)站外，他還有一個(gè)博客——演示

經(jīng)典——為專(zhuān)業(yè)演示設(shè)計(jì)提供啟示。

刪除頁(yè)眉和頁(yè)腳

若要從幾個(gè)而不是所有幻燈片中刪除頁(yè)眉和頁(yè)腳信息，在開(kāi)始此過(guò)程前請(qǐng)

選取需要?jiǎng)h除的幻燈片。可以在普通視圖或幻燈片排序視圖中的“大綱”選項(xiàng)卡

或“幻燈片”選項(xiàng)卡上選取幻燈片。

單擊“視圖”菜單上的“頁(yè)眉和頁(yè)腳”，再執(zhí)行下列操作之一：

從幻燈片中刪除頁(yè)眉和頁(yè)腳

單擊“幻燈片”選項(xiàng)卡。

清除下列任何選項(xiàng)的復(fù)選框：“日期和時(shí)間”、“幻燈片編號(hào)”或“頁(yè)腳”。

若要從標(biāo)題幻燈片中刪除頁(yè)眉和頁(yè)腳，請(qǐng)選中“標(biāo)題幻燈片中不顯示”復(fù)選

框。

請(qǐng)執(zhí)行下列操作之一：

若要從當(dāng)前幻燈片或選取的幻燈片中刪除信息，請(qǐng)單擊“應(yīng)用”。

若要從演示文稿的所有幻燈片中刪除信息，請(qǐng)單擊“全部應(yīng)用”。

從備注和講義中刪除頁(yè)眉和頁(yè)腳

單擊“備注和講義”選項(xiàng)卡。

清除下列任何選項(xiàng)的復(fù)選框：“日期和時(shí)間”、“頁(yè)碼”、“頁(yè)眉”或“頁(yè)腳”。

單擊“全部應(yīng)用”。

PowerPoint課件保存技巧多種保存格式巧用

PowerPoint課件制作完成之后，我們一般都習(xí)慣將其保存為默認(rèn)的PPT格

式(演示文稿)，其實(shí)，還有很多保存格式可供我們選擇，如果將它們巧加利用，

就能滿足我們的一些特殊需要。

1．保存為放映格式--一箭三雕

課件制作完畢后，可將其保存為“PowerPoint放映”(擴(kuò)展名PPS)，上課時(shí)雙

擊文件圖標(biāo)就可直接開(kāi)始放映，而不再出現(xiàn)幻燈片編輯窗口。這樣保存的優(yōu)點(diǎn)

是顯而易見(jiàn)的：

(1)操作方便，省略了打開(kāi)PowerPoint、點(diǎn)擊[觀看放映]的繁瑣步驟；

(2)可以避免放映時(shí)由于操作不慎等原因而將后面的演示內(nèi)容提前“曝光”；

(3)可以避免課件內(nèi)容被他人意外改動(dòng)而導(dǎo)致“面目全非”(這一點(diǎn)在公用電腦

上顯得尤其重要)。

也許您擔(dān)心這樣保存之后無(wú)法再做進(jìn)一步的修改，其實(shí)您盡可放心，我們

的對(duì)策也有兩個(gè)：再保存一份PPT演示文稿作為副本；將PPS放映文件在

PowerPoint中打開(kāi)。不信您試試看，熟悉的編輯窗口是不是又出現(xiàn)了？

2．保存為設(shè)計(jì)模板--一勞永逸

也許您經(jīng)常要制作同種風(fēng)格類(lèi)型的幻燈片課件，而PowerPoint提供的設(shè)計(jì)

模板又不太適合您的需要，所以您只好一次次地從零開(kāi)始重新編排格式，真是

辛苦又無(wú)奈。其實(shí)，您只要精心設(shè)計(jì)好一個(gè)幻燈片，然后把它保存為

PowerPoint設(shè)計(jì)模板就可以了。今后再制作同類(lèi)幻燈片時(shí)，就可以隨時(shí)輕松調(diào)

用。

3．保存為大綱/RTF文件--一蹴而就

如果您只想把課件中的文本部分保存下來(lái)，可以把課件保存為大綱/RTF文

件。RTF格式的文件可以用Word等軟件打開(kāi)，非常方便。但有一點(diǎn)需要注

意，根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)，用這種方法只能保存添加在文本占位符（即在幻燈片各

版式中用虛線圈出的用于添加文本的方框）中的文本，而自己插入的文本框中

的文本以及藝術(shù)字等無(wú)法保存。

4．保存為Word文檔--一脈相承

如果您還想把課件中每張幻燈片的圖像也顯示在Word中，還可以把它保

存為Word文檔(擴(kuò)展名DOC)。不過(guò)，這次直接保存是不行的，我們還需要使

用另一項(xiàng)功能--發(fā)送。

點(diǎn)擊“文件→發(fā)送→MicrosoftWord”，然后根據(jù)提示選擇需要的版式及粘貼

方式，就可以在Word中看到每張幻燈片的“芳容”了，而且，用這種方法還可以

將幻燈片備注也一并發(fā)送過(guò)來(lái)。最后，把文件保存為Word文檔就可以了(但如

果您當(dāng)初選擇的版式是“僅使用大綱”，文件就會(huì)被直接保存為上面提到的RTF

格式，幻燈片圖像不會(huì)被保存)。

需要提醒一點(diǎn)，在Word文檔中，每張幻燈片都是以圖片對(duì)象的形式嵌入

的，我們無(wú)法對(duì)其內(nèi)容再做編輯了。

5．保存為圖片--一專(zhuān)多能

PowerPoint也能當(dāng)圖像編輯軟件？當(dāng)然可以了。在PowerPoint中，調(diào)整圖

片格式、組合圖片、添加文本都是極方便極容易的，更可貴的是，它還提供了

各種背景樣式、自選圖形以及大量的藝術(shù)字效果(用專(zhuān)業(yè)圖像編輯軟件制作出這

些特效字往往很麻煩)，同時(shí)，還可以輕松實(shí)現(xiàn)對(duì)象的移動(dòng)、縮放、旋轉(zhuǎn)、翻轉(zhuǎn)

等。當(dāng)您滿意之后，把幻燈片保存為圖片格式就可以了。PowerPoint提供多種

圖片保存格式，如GIF、JPEG、BMP、PNG等，您可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行選

擇。同時(shí)，您還可以選擇是輸出全部幻燈片，還是只輸出當(dāng)前幻燈片。如果是

輸出全部幻燈片，保存后的圖片會(huì)統(tǒng)一放在同一個(gè)文件夾里。

利用這種方法，您還可以把自己重要的課件另存為圖片以備他用。

6．保存為Web頁(yè)--一網(wǎng)打盡

當(dāng)看到別人制作的課件中有自己渴望已久的圖片或音樂(lè)、視頻時(shí)，想不想

把它們提取出來(lái)以便自己使用？別急，把演示文稿另存為Web頁(yè)就一切都搞定

了！保存之后，會(huì)生成一個(gè)網(wǎng)頁(yè)文件及一個(gè)同名文件夾，打開(kāi)文件夾看一看，

您想要的所有東西(圖片、音樂(lè)、視頻……)都變成一個(gè)個(gè)單獨(dú)的文件乖乖地躺在

里面了。

巧施花招用PowerPoint

PowerPoint是辦公應(yīng)用中的好助手,它以其形象生動(dòng)的特性贏得了越來(lái)越多

的人們的喜愛(ài)，無(wú)論是產(chǎn)品演示、方案說(shuō)明、還是技術(shù)研討，都會(huì)用到

PowerPoint來(lái)輔助講解。還可以加入圖片、聲音、甚至動(dòng)畫(huà)，使幻燈片更具表

現(xiàn)力和說(shuō)服力。如何制作一個(gè)引人入勝的幻燈片呢？其實(shí)PowerPoint的制作，

并不是看起來(lái)那么復(fù)雜，有很多小技巧可以幫助我們把幻燈制作得更精彩！

移形變影

如果要在一張圖片中加入文字說(shuō)明，可以將圖片先放到PowerPoint中，加

入文字后再將幻燈片保存為圖片格式，這樣不會(huì)像Windows自帶的畫(huà)圖板，把

整個(gè)文本框覆蓋在圖片上。當(dāng)然我們也可將文字保存為圖片，方便瀏覽。其具

體操作如下：?jiǎn)螕簟拔募辈藛沃械摹傲泶鏋椤保凇氨４骖?lèi)型”框中選擇一種圖片

格式，如GIF、BMP、JPG、PNG等等，然后單擊［確定］，這時(shí)你可以選擇

是將所有幻燈片保存為圖片，還是將當(dāng)前幻燈片保存為圖片。

直擊要害

要對(duì)重點(diǎn)內(nèi)容做標(biāo)記，只要在放映時(shí)單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“指針選項(xiàng)”中的

“繪畫(huà)筆”，就可以用它作標(biāo)記了。

如出一轍

為了形式美觀一致，我們要求每一頁(yè)的按鈕通常放在同一位置。在一個(gè)頁(yè)

面做好按鈕以后，選定所有按鈕，按［Ctrl+C］復(fù)制一下，然后換一頁(yè)，按

［Ctrl+V］粘貼一下就行了，并且以前設(shè)置好的動(dòng)作在其他頁(yè)面同樣有效，這

是不是簡(jiǎn)單多了。利用這種方法，我們還可以將其他對(duì)象也放在不同頁(yè)面的同

一位置。

你中有我

如果要在PowerPoint中加入Excel圖表，先顯示出要添加Excel圖表的幻燈

片，然后單擊“插入”菜單中的“對(duì)象”。如果我們要?jiǎng)?chuàng)建新的圖表，就單擊“創(chuàng)建

新對(duì)象”，再選擇“MicrosoftExcel圖表”。如果要插入您已創(chuàng)建好的圖表，就單

擊“從文件創(chuàng)建”，然后再輸入文件名稱(chēng)。使用MicrosoftExcel的工具和菜單來(lái)

更改此圖表。在此圖表外單擊，返回PowerPoint。如果我們要對(duì)此圖表進(jìn)行修

改，可以雙擊圖表。

刷出色彩

如果要將一張幻燈的配色方案?jìng)鹘o另一張或者多張，重新去進(jìn)行配色比較

麻煩。其實(shí)有很簡(jiǎn)單的方法：在幻燈片瀏覽視圖中，選擇一張具有所需配色方

案的幻燈片。然后單擊“格式刷”，可以重新著色一張幻燈片；如果要同時(shí)重新

著色多張幻燈片，請(qǐng)雙擊。依次單擊要應(yīng)用配色方案的一張或者多張幻燈片。

注意，如果重新著色多張幻燈片，請(qǐng)?jiān)谕瓿芍螅矗跡sc］鍵中止“格式刷”。

如果重新著色一張幻燈片，“格式刷”也會(huì)自動(dòng)中止。利用這種方法，我們也可

以將一份演示文稿的配色方案應(yīng)用于另一份。方法是：同時(shí)打開(kāi)兩份演示文

稿，單擊“窗口”菜單上的“全部重排”，然后按前述步驟操作即可。

他山之石

在PowerPoint中，每一次輸入文本都要插入一個(gè)文本框，操作起來(lái)很不方

便，其實(shí)我們可以先在Word中將所有內(nèi)容按一定樣式打好，再將它發(fā)送給

PowerPoint。其具體方法是：在Word中打開(kāi)文檔，單擊“文件”菜單中的“發(fā)

送”，再單擊“MicrosoftPowerPoint”。每個(gè)標(biāo)題1樣式的段落都會(huì)成為新幻燈片

的標(biāo)題；每個(gè)標(biāo)題2樣式的段落都會(huì)成為第一級(jí)文本，依此類(lèi)推。

有容乃大

在PowerPoint中，“自選圖形”或“文本框”等對(duì)象和文字經(jīng)常出現(xiàn)大小不符

合的情況，我們可以在“格式”菜單中單擊選定的對(duì)象類(lèi)型，例如：“自選圖形”

或“文本框”，再單擊“文本框”選項(xiàng)卡，選中“調(diào)整自選圖形尺寸以適應(yīng)文字”復(fù)選

框。要注意的是，如果選中“調(diào)整自選圖形尺寸以適應(yīng)文字”復(fù)選框，則縮小該

形狀時(shí)，不能小于容納的文本。

風(fēng)格獨(dú)具

做了一個(gè)自己滿意的幻燈片之后，為了方便以后的使用，不妨把它變成模

板，其具體方法是打開(kāi)現(xiàn)有的演示文稿，單擊“文件”菜單中的“另存為”。在“文

件名”框中為設(shè)計(jì)模板鍵入名字，在“保存類(lèi)型”框中，單擊“設(shè)計(jì)模板”。以后要

使用就可以直接通過(guò)“文件”菜單上的“新建”來(lái)使用這一個(gè)模板了。