公文格式要求

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第一部分黨政機關公文格式

一、公文版面要求

（一）頁邊與版心尺寸

公文用紙天頭（上白邊）為37mm±1mm，公文用紙訂口（左

白邊）為28mm±1mm。

（二）字體和字號

如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情

況可以作適當調整。

（三）行數和字數

一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可

以作適當調整。

（四）文字的顏色

如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。

二、裝訂要求

訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差

±4mm；

三、公文格式各要素編排規則

（一）發文字號

居中排布；年份、發文順序號用阿拉伯數字標注；年份應標全

稱，用六角括號“〔〕”括入；不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯

數字后加“號”字。

（二）標題

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一般用2號宋體字加黑，編排于紅色分隔線下空二行位置，分

一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短

適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。

（三）主送機關

編排于標題下空一行位置，居左頂格，最后一個機關名稱后標

全角冒號。

（四）正文層次序數

公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機

關名稱下一行，每個自然段左空二字。文中結構層次序數依次可以

用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層

用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

（五）附件說明

如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全

角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序

號（如“附件：”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱

較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

（六）落款及蓋章

成文日期一般右空四字編排。

單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中

編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，

使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上

距正文（或附件說明）一行之內。

（七）成文日期

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用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編

虛位（即1不編為01）。

（八）附件

附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附

件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。

附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附

件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

（九）版記（文件最后面的兩條橫線）

兩條橫線中間的印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字，編

排在末條分隔線之上，印發機關左空一字，印發日期右空一字，用

阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即

1不編為01），后加“印發”二字。

（十）頁碼

一般用4號半角宋體阿拉伯數字，數字左右各放一條一字線；

單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。

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第二部分請示和報告

請示和報告在學校應用非常廣泛，例如請示報告卡、校長辦公

會議議題報告卡、黨委常委會議和黨委常委擴大會議議題報告卡的

內容都屬于請示和報告。但是在公文處理時，經常能夠看到請示與

報告不分的現象，還有就是請示和報告公文寫作不規范的現象，其

實請示與報告是兩種性質完全不同的文種。

一、請示與報告的含義和異同

關于“請示”與“報告”的含義，《國家行政機關公文處理辦法》

和《中國共產黨機關公文處理條例》都有明確的規定：請示，適用

于向上級機關請求指示、批準；報告，適用于向上級機關匯報工作，

反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。二者不能混

為一談。

請示與報告都屬于上行文，都具有反映情況、提出建議的功用，

但也有其明顯的不同：

（一）內容要求不同。請示的內容要求一文一事；報告的內容

可一文一事也可一文數事。

（二）側重點不同。請示屬于請示性公文，側重于提出問題和

請求指示、批準；報告屬于陳述性公文，側重于匯報工作，陳述意

見或者建議。

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（三）行文目的不同。請示的目的是請求上級機關批準某項工

作或者解決某個問題；報告的目的是讓上級機關了解下情，掌握情

況，便于及時指導。

（四）行文時間不同。請示必須事前行文；報告可以在事后或

者事情發展過程中行文。

（五）篇幅不同。請示一般都比較簡短；報告的內容涉及面較

為廣泛，篇幅一般較長。

（六）標題寫作不同。一般來講請示的標題中不寫報告二字，

就是xxx關于xxxxxx的請示；報告的標題中不寫請示二字，就

是xxx關于xxxxxx的報告。

（七）結束用語不同。請示的結尾一般用“妥否，請批示”或

“特此請示，請予批準”等形式，請示的結束用語必須明確表明需

要上級機關回復的迫切要求；報告的結尾多用“特此報告”等形式，

一般不寫需要上級必須予以答復的詞語。

二、請示與報告不分的幾種表現形式

（一）把請示當作報告。就是把請求指示、批準的請示當作了

報告。如《xxx關于申請購買xxxx的報告》，指本部門根據工作

需要，提出購買xxx的要求，請求上級部門獲校領導予以批準，批

準后方可執行的事情,這是請示,不是報告,不能出現報告兩個字。

（二）請示與報告混合型，有些公文既請示工作又報告情況或

者既報告情況又夾帶請示事項，這些形式都不符合文種的使用規范。

如《xxx關于xxxx的請示報告》，這類文件形式，其內容既匯報

了工作，又順便提出了請示或者一文數項請示，這種混合的形式，

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極易使上級部門或校領導理不出頭緒，處理了一件事情而耽誤了另

外幾件事情。

三、請示和報告的正確寫法

（一）請示的寫法

請示包括標題、主送機關或校領導、正文、承辦單位、請示時

間五個部分。其中標題由“制發單位名稱＋事由＋請示”組成，例

如“基建處關于×××的請示”，不能只寫“請示”兩個字；正文由請

示事由、請示事項、結尾三部分組成；請示事由就是“為什么要請

示”，要陳述情況、闡述理由、講清必要性和可能性，最后用“為此，

請示如下”；請示的事項要寫明請示要求，如請求物資要寫明品名、

規格、數量，請求資金要寫明金額；結尾常以請求語結束，習慣用

的有“以上意見是否妥當，請批示”、“妥否，請批示”等。

注意事項：語言要謙遜，態度要誠懇，原因要說明。

請示的格式：

××處關于××××××的請示

校領導：

××××××××（陳述情況，闡述理由，講清必要性和可能性），

為此，請示如下：

一、××××××××。

二、××××××××。

三、××××××××。

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妥否，請批示。

××處

2015年10月26日

（二）報告的寫法

報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答

復上級機關詢問時用的陳述性公文。報告和請示一樣，包括標題、

主送機關或校領導、正文、承辦單位、報告時間五個部分。其中標

題由“制發單位名稱＋事由＋報告”組成，例如“基建處關于×××

的報告”，不能只寫“報告”兩個字；正文包括事由、報告內容和結

尾；事由要直陳其事,把情況及前因、后果寫清楚；報告內容要寫工

作步驟、措施、效果，也可以寫工作的意見、建議或應注意的問題；

結尾可寫“特此報告”。

注意事項：概述事實,重點突出,中心明確,實事求是,有針對性。

報告的格式：

××處關于××××××的報告

校領導：

××××××××（把情況及前因、后果寫清楚），現將主要情況報

告如下：

一、××××××××。

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二、××××××××。

三、××××××××。

特此報告。

××處

2015年10月26日