檔案室管理

檔案的管理制度

一、根據(jù)本單位編制的《檔案分類大綱、歸檔范圍和保管期限表》和檔案管

理工作制度中的歸檔范圍，積極收集齊全，及時(shí)歸檔。

二、定期做好對具有永久和長期保存價(jià)值的檔案向縣檔案館移交進(jìn)館工作，

進(jìn)館的檔案要分類科學(xué)，組卷合理，編目準(zhǔn)確，檔號(hào)齊全，排列系統(tǒng)，裝訂合乎

質(zhì)量要求。

三、接收檔案時(shí)，立檔單位編制的全宗介紹、案卷目錄(一式兩份)、全引目

錄、文號(hào)索引、專題目錄及其他與檔案有關(guān)的資料，應(yīng)隨同檔案一起接收。

四、及時(shí)收集本單位在重要活動(dòng)、重大事件中形成的檔案;接收各科室有代

表性具有永久、長期保存價(jià)值的檔案。

五、各科室在工作中形成的有保存價(jià)值的材料，應(yīng)由科室兼職檔案管理人員

負(fù)責(zé)收集，加工整理歸檔后移交給檔案室，如不符合要求的，應(yīng)及時(shí)整改，不得

拖延。專職檔案管理人員要做好接收前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，指導(dǎo)各科室檔案達(dá)到規(guī)

范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求。

六、根據(jù)國家檔案收集工作規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，

將分散在各科室和個(gè)人手中，以及散失在其他地方的檔案，收集到檔案室集中保

管。

檔案整理制度

一、認(rèn)真執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》的規(guī)定，堅(jiān)持以件為單位進(jìn)行整理。

二、遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，使整理后的檔案便于

保管和利用。

三、注意區(qū)分檔案的不同價(jià)值，制定單位檔案保管期限表，使重要的檔案得

到重點(diǎn)保護(hù)。

四、按照“年度—機(jī)構(gòu)”分類法編制單位檔案分類大綱。

五、歸檔文件要及時(shí)編目、裝盒，認(rèn)真填寫盒脊項(xiàng)目與備考表。

六、檔號(hào)編制必須做到不重、不缺、不變、不繁。

檔案保管制度

一、檔案櫥具要規(guī)范排列，各種設(shè)備放置整齊、合理，櫥箱鑰匙統(tǒng)一編號(hào)，

集中存放，不準(zhǔn)隨便攜帶。

二、堅(jiān)持半年一次清點(diǎn)，核對室藏檔案，登記清點(diǎn)結(jié)果，做到帳物相符。

三、做好防盜、防火、防塵、防潮、防水、防蟲、防鼠、防強(qiáng)光工作，正確

使用電器，熟練操作各種設(shè)備，做到人走燈滅、機(jī)停;門窗及時(shí)關(guān)閉、上鎖。

四、保持庫內(nèi)清潔，嚴(yán)禁存放有毒和易燃易爆物品。不準(zhǔn)在庫內(nèi)吸煙和放置

雜物、花草及可食物品。

五、按時(shí)做好庫內(nèi)溫濕度測試、記錄，通過控制與調(diào)節(jié)，使溫度力爭達(dá)到

14-24οC，相對濕度達(dá)到45-60%的要求。

檔案保密制度

一、檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《保密法》，遵循保密工作制度，不準(zhǔn)以任何

借口和形式向無關(guān)人員泄露和談?wù)撋婕皣液蛦挝幻孛苁马?xiàng)的檔案文件內(nèi)容。

二、劃分密級的檔案資料單獨(dú)組建保管單位，嚴(yán)格管理，控制使用，未經(jīng)單

位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得提供利用。

三、按照國家有關(guān)規(guī)定及時(shí)處理檔案降密、解密工作。

四、銷毀保密檔案材料，必須嚴(yán)格履行批準(zhǔn)手續(xù)，防止銷毀過程中出現(xiàn)失泄

密現(xiàn)象。

五、檔案庫房為單位機(jī)要重地，非檔案管理人員未經(jīng)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得

進(jìn)入。確需進(jìn)入，需經(jīng)批準(zhǔn)和嚴(yán)格登記，并由檔案管理人員陪同。

縣機(jī)關(guān)事務(wù)管理局文書檔案制度

(一)嚴(yán)格文書檔案室管理制度，無關(guān)人員不得入內(nèi)查閱、翻閱文件，隨手關(guān)

門，切忌將鑰匙掛在抽屜或門上。

(二)切實(shí)做好保密工作，各種有密級的文件、資料、會(huì)議記錄等保密材料閱

后及時(shí)收回，隨時(shí)入柜，不得放在辦公桌上過夜。保密廢紙統(tǒng)一到指定地點(diǎn)粉碎，

不得另行處理。

(三)負(fù)責(zé)各類發(fā)文的編號(hào)、登記、印發(fā)，做到準(zhǔn)確、無誤。

(四)及時(shí)做好各種來文的登記，按規(guī)定程序分別送局領(lǐng)導(dǎo)、中層干部傳閱，

做到當(dāng)日收文，當(dāng)日傳閱，及時(shí)收回。

(五)按月做好各類文件、資料的收集整理工作，做到不漏、不缺、不破損、

不重復(fù)、不零亂，文件資料完整，查找方便。

(六)做好文件資料的歸檔工作。須在次年五月底前完成，按規(guī)定編寫序號(hào)、

目錄、頁碼，裝訂成冊，及時(shí)歸檔;因工作需要調(diào)閱檔案，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意，閱

后及時(shí)歸還。

文件收發(fā)、傳閱、立卷歸檔管理制度

(一)發(fā)文：因工作需要應(yīng)由局名義對外行文(函、通知、答復(fù)件、上報(bào)請示件

等)，先由有關(guān)科(室)提出要求，對于需要協(xié)調(diào)和解決的事項(xiàng)，事先進(jìn)行協(xié)調(diào)，取

得一致意見。然后有關(guān)科(室)擬定行文稿件(包括發(fā)文稿紙上的有關(guān)項(xiàng)目)，送辦

公室審核認(rèn)可，并在核稿上簽字后，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。再由辦公室登記編定發(fā)文號(hào)，

打印的稿件經(jīng)有關(guān)科(室)校對無誤后，交辦公室司印、裝訂、留存、分送。

(二)收文：收文辦理包括簽收，登記、申核，擬辦、批辦、承辦、催辦等程

序。文件收發(fā)按照收文辦理的程序簽收登記后，送辦公室領(lǐng)導(dǎo)審核來文是否受理，

對應(yīng)轉(zhuǎn)辦的文件要及時(shí)轉(zhuǎn)交，在此基礎(chǔ)上提出擬辦意見，分送領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)科(室)

閱讀或?qū)?yīng)辦的事項(xiàng)作出批示。

(三)傳閱：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見需傳閱的文件，由辦公室負(fù)責(zé)收發(fā)的依次送

有關(guān)科(室)和有關(guān)人員傳閱，傳閱文件一般做到當(dāng)天送達(dá)，當(dāng)天閱畢，簽名交回，

以提高傳閱時(shí)效。因需要而暫留的文件，要打好招呼。

(四)承辦：需要承辦的文件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，由辦公室及時(shí)轉(zhuǎn)交給有關(guān)科(室)

或有關(guān)，按照要求及時(shí)辦理;超過時(shí)限的，由辦公室催促辦理。辦理結(jié)束后，

將辦理結(jié)果書面交辦公室，需要答復(fù)對方的，擬寫成初稿，由辦公室報(bào)請領(lǐng)導(dǎo)審

定后行文。由縣委辦、縣府辦轉(zhuǎn)給需提出擬辦意見的文件，辦公室應(yīng)及時(shí)報(bào)送局

領(lǐng)導(dǎo)，簽署意見后，直接送交轉(zhuǎn)給有關(guān)部門。

(五)立卷：收發(fā)的文件一般按照收發(fā)序號(hào)一月整理一次，對缺少或殘缺的文

件，及時(shí)追查、彌補(bǔ)。次年五月底前分門別類，附上目錄，立成卷宗，保證文件、

資料的整齊、完整。

(六)歸檔：按照要求嚴(yán)格做好一年一次的歸檔工作，檔案要擺放整齊，便于

查找，同時(shí)落實(shí)防潮、防火.防蛀、防鼠等措施，保證檔案安全。調(diào)閱檔案須經(jīng)

局領(lǐng)導(dǎo)同意，并由工作人員具體操作，檔案一般不外借。

(七)保密：切實(shí)按照文件密級要求做好保密工作。

督查反饋制度

(一)為認(rèn)真落實(shí)局長辦公會(huì)議決定，局領(lǐng)導(dǎo)批示和上級交辦的任務(wù)，及時(shí)反

饋有關(guān)信息，特制定本制度。

(二)督查反饋的具體工作由辦公室負(fù)責(zé)。根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)意見對應(yīng)辦未辦的事

項(xiàng)，由辦公室發(fā)出督查通知單，有關(guān)科(室)根據(jù)要求，立即辦理。做到急事不過

日，一般不過周，一些比較復(fù)雜、工作過程較長的任務(wù)，無法按時(shí)辦理的事項(xiàng)要

及時(shí)向局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

(三)各科(室)對督查通知單辦理的情況，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，應(yīng)向辦公室作出反

饋，并根據(jù)需要答復(fù)對方當(dāng)事單位或當(dāng)事人，辦公室應(yīng)及時(shí)將督查事項(xiàng)的辦理情

況向局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

(四)各科(室)書面通過辦公室向局領(lǐng)導(dǎo)提出要求或請示的，由辦公室在三個(gè)

工作日內(nèi)將領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)或不能批復(fù)的原因及時(shí)作出反饋。

(五)督查通知單及辦理結(jié)果的反饋意見，必須言簡意明，內(nèi)容準(zhǔn)確。

(六)建立督查反饋登記簿，做好督查反饋登記，每月梳理，核對一次，做到

件件有著落，事事有回音。