電商財務

一、總則

為促進企業規模化大發展，發揮財務在湖南電商平臺電子商務有限公司（以下簡稱電商

平臺）經營管理和提高經濟效益中的作用，使本部門的財務活動做到有章可循，參照有關規定，

制定本辦法。電商平臺相關工作人員須依照本辦法開展工作。

二、適用范圍

本辦法適用于電商平臺所有工作人員，以及與電商平臺業務相關的金道集團人員。

三、電商平臺財務職責

負責建立、健全公司相關財務制度，監督各項制度的實施與執行。負責本部門的財務預算、

公司支付寶賬戶、云商卡賬戶、微信平臺賬戶的收支及銀行結算業務。負責本部門記賬、對賬、

財務報表、財務分析及財務檔案管理工作。

四、電商平臺財務人員組織架構

五、淘寶店鋪和支付寶賬戶管理

1.企業店鋪相關信息包括店鋪賬戶名稱、登錄密碼、綁定手機號須到財務做紙質資料備

案，并有電商平臺門負責人的簽字。

2.公司所有淘寶賬號和支付寶賬號所綁定手機號，一律使用同一專用手機號，公司所有

淘寶賬號和支付寶賬號所綁定郵箱，一律使用同一專用企業郵箱。專用手機號碼和郵

箱需報集團監察部門做備案登記，員工離職和辦理工作交接需將手機卡和企業郵箱賬

號密碼交回公司，由新的接任人接收管理。

3.公司支付寶賬戶由財務指定專人進行管理，（并在接收賬號后重置登陸密碼和支付密

碼，）嚴禁向他人泄露支付寶賬戶信息。

4.公司支付寶所綁定的銀行賬戶均為同一名稱下的企業銀行賬戶，嚴禁使用任何個人或

其他公司銀行賬戶。

5.需由支付寶付款的一切支出，包括但不限于店鋪裝修、維護以及繳納各種業務保證金，

財務負責人

會計出納

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均需由電商業務人員書面申請，并報相關領導簽字后方可付款。

6.公司對公賬戶與支付寶之間的轉賬業務，涉及到繳納業務保證金的款項，需由電商業

務人員書面申請，并報相關領導簽字后方可轉賬。

六、定價、外購及出貨流程管理

1.定價

1.1所有銷售產品預售價格再上線前有電商部制定價格表交部門負責人審核，由總經理批

準后交財務部備案。無變更申請及備案，財務一律按此單價對帳。

1.2在線產品如需打折或降價，必須由電商部書面變更價格申請，交部門負責人審核，總

經理同意后交財務備案。由批準后開始執行。

2外購

2.1需要外購商品，由電商部填寫《電商部外購申請單》交部門負責人審批、總經理審批。

2.2交貨完成后，電商部填寫《付款申請單》附送貨單及發票（收據）。財務審對無誤后交

總經理批準方可付款。

2.3財務建立內部銷售產品入庫賬目以備月底盤存。

3.出貨流程

1.1電商部按銷售單出貨，客服部在甘來系統中開出銷售單（一式四聯），注明客戶、品名

及單價，其中兩聯交財務，一聯交物流部發貨，一聯留底。

1.2每月底電商部經理組織本部門對庫存盤點一次，將盤點明細交財務備查。

4.貨款管理

1.所有銷售收入必須進入公司指定賬戶，所有銷售必須走公司流程。嚴禁其他途徑銷

售及往來，或出貨不入賬擅自改變價格銷售等行為，一律視為貪污處理。追究當事人

及管理者責任。

七、電商平臺資金管理

1.電商平臺以向集團借支業務備用金的方式取得流動資金，用于電商平臺門日常經營活

動，并按集團規定的利率結算利息，有償使用。借支備用金需按照集團財務相關流程

進行審批，且所借備用金不歸還亦不核銷，申請新的備用金時，電商平臺需將上筆備

用金的用途做詳細說明并上報集團財務備案。

2.淘寶店鋪所有貨物銷售必須走公司流程，所有銷售收入必須進入公司指定賬戶，嚴禁

其他途徑銷售產品或將貨款打入其他賬戶。

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3.財務人員應于每月1-3日核查支付寶余額，按業務類型分別提現到所綁定的銀行賬戶。

由于退貨和退款的業務時有發生，支付寶提現業務需在每筆訂單銷售收入到達支付寶

賬戶15天之后方可辦理，當月不能辦理提現的銷售收入，延期至下月提現。

八、電商平臺費用報銷管理

1.費用報銷規定

1.1本部門所發生的日常費用（辦公費、招待費、差旅費、培訓費、交通費等）以及

貨物運輸產生的運輸費用，均需取得正規合法的票據方可報銷，費用發票由于個

人原因未及時索取或丟失，財務不予報銷。

1.2員工報銷招待費時，除正規合法發票外，還需將消費詳單和刷卡聯（如用銀行卡

支付）同時交財務備案，單據不齊全的，財務不予報銷。

1.3財務人員需對每張發票金額及內容的真實性、合法性、有效性進行審核，并對有

關財務制度及財經紀律規范性進行審查。

1.4出納人員付款時需檢查各項單據是否完成所有審批手續，

1.5經辦人需在費用發生后30天內辦理報銷手續，超過時間財務不予報銷。如取得發

票與公司規定不符且需重新取得發票，必須在7日內到財務部備案，取得發票時

間最長不得超過30天，否則財務不予報銷。

1.6關于招待費和差旅費的標準需嚴格按照集團財務相關制度執行。

2.費用報銷流程

經辦人取得正規合法票據→部門負責人審批→主管副總（總監）審批→財務負責人審批

→總經理審批→到出納處辦理領款/核銷欠款

九、電商平臺借款管理

1.借款人因公需要借支的臨時性款項及備用金、押金，借款時需填寫借款單，并在借款

單中注明歸還日期。

2.對于單筆借款金額超過5000元的款項，需提前一天通知財務進行備款。

3.借款人應自辦理事項結束后，按照相關規定，憑相關手續、發票、報銷單等有效單證

盡快到財務部門辦理報銷手續并沖銷或歸還借款。報銷所提供發票內容必須與原借款

用途一致，不一致時需在報銷時書面說明原因，否則財務不予報銷。

4.借款人的借款時間最長不超過30天（從借款之日開始），特殊事項不能在30天內辦理

完畢的，經財務負責人批準同意后辦理未清借款延期說明，方可延長借款期,但最長

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不超過三個月,每年底會計結帳前對個人借款進行清理。

5.本部門所有員工調崗、離職時，必須由公司人力資源部書面通知財務清查個人借款。

如有借款未清償的，公司人力資源部停止辦理相關手續，并停發其在崗時未發放的所

有工資，通知本人限期清理借款，借款清理完畢后方可發放剩余工資。

6.借款流程

借款人填寫借支單→部門負責人審批→主管副總（總監）審批→財務負責人審批→總

經理審批→到出納處辦理領款。

十、電商平臺賬務處理方法

根據本部門戰略定位及銷售模式不同，電商平臺賬務按以下兩種方式分別進行處理：

1.價值量考核指標模式（或利潤考核指標模式）

1.1此種模式相當于視同買斷方式代銷商品，本部門財務由集團財務進行監管。公司需將

電商平臺的業務活動單獨設立賬套進行核算，電商平臺獨立進行財務核算并執行與集團

財務相一致的財務制度，定期按集團要求編制財務報表并上報。

1.2電商平臺財務需嚴格按照預先設定好的內部轉移價格，核算采購成本，并據此與各供

應單位和部門結算。商品發貨時，與商品相關的價值和風險同時轉移給電商平臺，由電

商平臺核算商品成本、收入和利潤。

1.3電商平臺日常業務費用和產品銷售費用由電商平臺門自行承擔。

1.4電商平臺財務人員需定期向上級部門和領導提交財務分析報告，分析本部門的投入和

產出情況，并對本部門的長遠發展提出建設性意見和建議。

2.從量模式和客服模式

2.1此種模式相當于以收取手續費的方式代銷商品，本部門財務由集團財務分管，集團設

專人負責電商平臺財務工作。電商平臺門不專設財務人員，亦不獨立進行財務核算。

2.2集團財務應對電商平臺門所發生的支出單獨進行歸集，分品種核算商品盈虧。

2.2電商平臺所發生的非專屬于本部門的費用支出，包括物流運輸費用、活動返現以及其

他銷售費用，由財務人員按照實際歸屬于各產品的費用分配給各供應單位和部門，并制

作調賬通知單，由雙方領導簽字后作為調賬依據。

十一、電商平臺財務對賬與結算

1.物流對賬與結算

電商平臺財務人員應于每月25日至下月3日前對當月所發生的運輸費用和物流公司對

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賬，對賬依據為運輸公司傳遞的明細單以及發貨人員移交財務的發貨單。對賬完成后，

根據業務人員與物流公司協商的結算周期將款項結算給各物流公司。

2.在途商品對賬

電商平臺財務人員應于每月25日至下月3日前核對當月銷售數據，將在途商品與未完

成的訂單進行核對，并將比對結果報各供應單位和部門，各供應單位和部門核對無誤

后完成對賬。

3.銷售對賬與結算

電商平臺財務人員應于每月25日至下月3日前核對當月銷售數據，將支付寶余額與上

月銷售成功的訂單一一核對。對已完成銷售并且已過退貨期的訂單（支付寶收款15

天后）方可提現。提現后按照不同業務類型，將銷售收入按預先確定的價格結算給相

應貨物供應單位和部門。

十二、其他說明事項

1.公司所有線上產品的定價經相關領導批準后，均需將報價單到財務做備案登記，未到財

務備案的產品一律不準上線銷售。

2.本管理辦法自發布之日起施行。

電商平臺

2015年8月24日

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