報銷費用

費用報銷制度及報銷流程

總則

一、為了加強公司內部管理,規范公司財務報銷行為,合理控制費用支出,特制定

本制度;

二、本制度根據相關的財經制度及公司的實際情況,分別說明報銷相關的借款流

程及各項支出具體的財務報銷制度和報銷流程;

三、本制度適用公司全體員工;

第一條：借支管理規定

一、出差借款：出差人員憑審批后的出差申請表按批準額度辦理借款,出差返回

5個工作日內辦理報銷還款手續;

二、其他臨時借款,如業務費、輔助材料費、辦公費、周轉金等,借款人員應及時

報帳,除周轉金外其他借款原則上不允許跨月借支;

三、各項借款金額超過5000元應提前3—5天通知財務部備款;

四、借款銷賬規定：1借款銷帳時應以借款申請單為依據,據實報銷,超出申請單

范圍使用的,須經主管領導批準,否則財務人員有權拒絕銷帳；2借領支票者

原則上應在5個工作日內辦理銷帳手續;

五、借款實行“前款不清,后款不借”原則,員工在財務部有借款余額或上次借款

尚未歸還或核銷的,除非有特殊情況,否則不允許再次借款；費用報銷時,應

先歸還借款,當年12月31前的借款尚未核銷的,如無特殊情況,一律從工資

或獎金中扣回;

第二條：借支流程

一、借款人按規定填寫借款單,注明借款事由、借款金額大小寫須完全一致,不得

涂改、支票或現金;

二、審批流程：主管部門經理審核簽字→財務經理復核→總經理審批;

三、財務付款：借款憑審批后的借款單到財務部辦理領款手續;

第三條：報銷的要求

一、發票的基本要求

②票必須合法、真實、有效,且發票背面或單據背面必須有經辦人簽名;

②發票不得涂改、挖補、大小寫金額必須相符,字跡清楚;發現發票有誤,應當

退回重開或更正,更正處應加蓋開票單位公章;

③票用膠水分類、整齊地粘貼在報銷粘貼單上,防止原始憑證在傳遞過程中

丟失;

④票抬頭與公司名稱應一致,并具有規定印章公章或財務專用章或發票專用

章等;

⑤財務部門有權拒收不合法不合規的票據,應當扣留虛假票據,并及時通報

相關責任人;

二、報銷憑證的填寫要求

三、①必須按費用報銷單要求填寫相關內容;

四、②報銷事項的內容、用途說明必須清晰準確,并注明費用歸屬屬于哪個

單位或項目,便于分類核算或轉賬,必要時附清單詳細說明,另報銷業務招待

費如送紅包,購煙,好處費之類需事先征得單位經理的批準,否則財務部有權

不予報銷,將自行承擔費用,如無法取得發票,經辦人應填寫招待費事項證明

單,并歸屬哪個工程項目,簽字證明后交單位經理審核后交財務部方能取得報

銷款;

五、③凡是費用需要在公司和各單位之間分攤或工程項目之間分攤的,報銷

人應該根據原始憑證抬頭與費用歸屬關系,分別歸集后,填寫相應的報銷憑證,

確不能歸集應給予適當分配比例;

六、④施工或生產過程中需要的輔助材料,需事先按實際需要情況報告項目

負責人并遞交材料申請單交采購部核實后統一購買,特殊情況可自行先墊資

購買,但自行購買無報告無申請單的,財務部有權不予報銷;購買后的材料申

請單應留底一份財務部,以便核實;

七、⑤原則上不允許報銷項目負責人與工人的就餐費用,需經得總經理批準

方能辦理報銷手續;

八、⑥報銷金額大小寫必須一致,不得涂改,不得使用鉛筆、圓珠筆、紅色墨

水筆填寫;

九、⑦財務在審核時按相關制度規定有權去除不符合要求的票據如白條、不

符合要求的發票等,可以核小報銷金額；但審核金額超過原報銷金額時,應退

回經辦人重填或按申報金額報銷;

十、⑧費用報銷單分差旅費報銷單、招待費用報銷單和費用報銷單,差旅費

報銷填差旅費報銷單,其他所有費用填費用報銷單；

十一、其他報銷附件要求

十二、①除發票外,其他附件、報表必須合法、合規,有相關責任人的簽字審批,

業務招待費的報銷報銷人對應說明的事項根據管理需要要求填寫費用說明清

單,但費用說明清單不做為原始入帳憑證;

十三、②差旅費報銷除當天往返等特殊情況外應當附出差審批單,汽車費用報

銷應當附派車單;

十四、報銷的時效要求

十五、①當月費用必須當月25日前報銷處理完畢;

十六、②當年費用應在當年12月31日前報銷處理完畢;部分費用的發票如當年

無法取得,只能在次年1月取得的,應在1月取得時立即辦理報銷；財務部門

如果賬務處理允許,應進入當年費用;

十七、③申請先由公司預付支票的,經辦人應在5個工作日內拿回相應發票按此

報銷流程辦理簽字核銷手續,否則視同個人借款按相關規定處理;

第四條：報銷審批付款流程

一、經辦人：根據本單位實際業務需要,在費用事項發生后,按照報銷流程管理要

求分類粘貼原始憑證,填寫報銷單,交部門負責任審核;經辦人對其發生費用

的真實、合理、合法、完整性負責,嚴禁虛報、假公濟私;

二、部門負責人：按管理及責任權限對本部門發生費用的真實性、合理性負責審

核并簽字,對費用是否符合部門計劃、預算承擔責任；部門負責人可以根據

事項、金額的重要性,讓部門業務主管先行審核簽字,并落實責任;對審核不

通過的予以退回;

三、財務部門負責人：財務部門負責人或授權主辦會計對報銷憑證的相關內容,

根據財務制度要求、標準進行審核；并復核報銷的金額、是否有備用金或其

他借款,是否從報銷款中扣回相關借款；根據本單位的各項具體管理制度對

票據的合法、合規性負責審核簽字,對審核不通過的予以退回;

四、單位經理、公司總經理：對授權范圍內所有費用予以審批,并對費用的真實

性、合理性承擔責任；對審批、審核不通過的予以退回;經理、總經理的費

用,由財務負責人審核后,交由董事長審批;

五、董事長公司相關規定或授權,對費用具有最終審批權,并以法人代表身份對所

有費用的真實、合理、合法合規性承擔責任;董事長的費用由財務負責人審

核;

六、出納：審核報銷單是否完成上述簽字流程,是否本人簽字,對審批簽字手續不

全的堅決予以退回;對報銷金額再次復核,復核金額付款金額只能小于等于

報銷人申報金額,對復核金額大于申報金額的,予以退回給經辦人重新辦理

或按申報金額辦理;報銷費用沖抵借款的部份,出納應開具收據；收回多余的

現金,收據中的一聯應作為憑證附件;

第五條：報銷時間的具體規定

為了協調公司對內、對外的業務工作安排,方便員工費用報銷,財務部將報銷時間

具體安排如下：

財務報銷：公司財務部每周四為財務報銷日;若當月的最后一個報銷日在該月的

28日以后,為了便于財務部集中時間月末結賬,該報銷日停止財務報銷;

第六條代辦及其它

一、若員工為本單位其他職員代為辦理報銷或借款手續,報銷人應填被代辦人,

并按被代辦人的職別進行審批,同時在報銷單上注明由代辦人代辦;員工借

款在領款時必須由本人親筆簽字確認領款;

二、本規定自發布之日起執行;