檔案管理規范

檔案管理制度

一、總則

1、為了規范全公司的檔案管理，充分、合理利用檔案資料為公司服務，特制訂

本管理制度。

2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理.

3、本制度最終解釋權歸公司綜合部，綜合部負責本制度的修訂完善.

二、檔案管理機構的設置及基本要求

（一)檔案劃分及管理部門

1、檔案是指本公司過去和現在,在從事經營管理、科學技術、企業文化等活動

中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。

2、公司設立檔案室，隸屬于綜合管理部，并設置檔案管理人員,負責檔案資料

的歸檔督促和日常管理工作.公司制定明確的檔案管理人員崗位職責，檔案管理

人員必須嚴格履行職責.

3、公司檔案根據其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應按

標準規范進行分類，有規范的檔案編號和標簽，并建立電子與紙張分類目錄。

（二)各部門資料管理

1、公司所屬各部門必須設兼職的資料管理員，制定明確的檔案管理員崗位職

責，規范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。

2、各部門根據部門資料性質結合日本最美俳句原文 公司級檔案管理辦法，實行統一的標準分類

管理。

3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規定執行。

三、檔案分類

（一）檔案質量

1、檔案封面應逐項按照規定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰,

封面題名應能準確反氧分子 映出卷內文件材料的內容。

2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。破損的檔案文件要進行修復處

理。

3、檔案必須遵循文件材料形成的規律和特點漂亮的公主怎么畫 ,保持文件材料之間的聯系，區分

不同的價值，便于保管和利用。

4、檔案盒表面為《檔案目錄》,檔案盒內文件沒有題名的,由檔案人員根據內容

擬定標題.

5、檔案盒封面應注明立卷人，審核人，立卷時間。

（二）立檔

1、檔案文件材料按照批復在前,請示在后,正件在前，附件在后，印件在前，定

稿在后,重要法規性文件的歷次稿件排列在定稿之后。

2、跨年度的請示與批復，有批復的在批復年立卷,無批復的放在請示年立卷；

跨年度會議文件放在會議開幕年立卷;跨年度的規劃放在第一年立卷；跨年度總

結放在最后一年立卷.

3、檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后;內部

制發文件，發文正稿在前,依次為公文處理用紙，發文底稿。

（三）分類

1、檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容

性質為原則,并要一蝸牛英語怎么讀 定范疇，不能籠統含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類

目、合同類目等)。

2、公司檔案大致分為以下幾類：

（1）證照類：營業執照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；

（2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內部文件；

（3）制度類：管理制度匯編;

（4)合同類:分內部經營管理合同和業務合同兩種。

(5）計劃總結類:分年度計劃及總結等；

（6）會議紀要類:辦公例會紀要等

3、檔案的歸口存放部門

（1）公司各類批文、合同、協議、證照、存放于綜合管理部.

（2）公司的各種財務資料、稅務資料存放于財務部，由財務部按國家及公司

有關規定進行整理、分類存檔。

（3)有關工程的各類圖紙、技術資料,由工程部和研發部負責保管。

（4）有關房產銷售的銷售合同，由市場營銷部負責保管.

(5)除售房合同外，所有對外簽訂的合同，必須將原件存放在綜合管理部。

(四）檔案編號

1、檔案分類各級名稱經確定后，應編制《檔案登記目錄表》,將所有分類各級

名稱及其代表數字編號,用一定順序依次排列，以便查閱。

2、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必

要，應事先審查討論,并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

3、公司檔案員負責檔案文件材料的收集、整理,按照《檔案登記目錄表》條款

“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作.

4、為規范管理便于查找,所有檔案盒應按照規定進行編號.按照公司名稱、部門

名稱、文件類別、檔案盒號碼分為四個部分.

四、歸檔及保存年限

(一）歸檔的文件資料，應按自然形成,保持歷史聯系的原則和歸檔要求特征及文

件內容進行歸檔，在一個卷內要按問題或者文件形成的時間，系統的排列并填寫

《卷內目錄》。

(二）歸檔的同類文件資料在卷內應按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和

永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，15年。

檔案的保管期限除政府有關法令或本公司其它規章制度特定者外，一律按下列

規定辦理：

1、永久保存：公司章程;股東名簿；股東會、董事會、監事會會議紀要；公司

證照；各級批文;印鑒；公司年度經營計劃和總結；年度財務報表；重要技術資

料；不動產所有權狀及其它債權憑證；人事資料；大型活動的圖片、音像資料;

其它核定應永久保留的文件.

2、十五年保存:會計憑證（其他財務檔案的保存期限按國家相關規定執行)；其

它經核定須十五年保存的文件.

3、五年保存：期滿或解除的合同、協議；完工后的項目方案;其它經核定須五

年保存的文件。

4、一年保存：部門工作計劃和總結；完成后的部門請求報告;無長期保存必要

的文件。

5、公司的規章、制度由綜合管理部視其有效期予以保存

6、1年以下暫時保存：結案后無長期保存必要者。

(三）公司可根據實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規定。

（四）歸檔的文件資料種類，份數以及每份的頁數均應齊全完整，每份文件的

正件與附件,印件與定稿，請示與批復，轉發文件與原件,多種文字形成的同一文

件,均不得分開。

（五）按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄表。全部檔案組成后，要對

檔案做統一排列并編寫檔號.

五、檔案日常管理

（一)借閱

1、借閱手續

(1)總經理、副總經理、總監等公司高管借閱非密級檔案可直接通過檔案管理

人員辦理借閱手續.

（2)因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門負責人辦理《借

閱檔案申請表》并送達相關領導核批。

（3)各部門經辦人員因業務需要借閱檔案時，應由其部門負責人出示經公司領

導或主管領導審批同意借閱的書面《檔案資料借閱登記表》向檔案員借閱,經辦

人必須在公司借閱登記表上簽字。

（4）檔案管理人員接到《檔案資料借閱登記表》，經核查后，取出該項檔案，

并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期,以備及時催還.

（5）檔案歸還時,經檔案員核查無異后,檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消

借閱記錄。

2、檔案借閱審批權限

（1）證照類：含營業執照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；

該類檔案資料的借閱由綜合部審批后交由公司常務副總審批。

（2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內部文件；該類檔

案資料的借閱由綜合管理部審批。財務文件、法律文書等重要文件借閱須由常務

副總及總經理批準。

（3)制度類:管理制度匯編；該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批.

(4）合同類：分內部經營管理合同和業務合同兩種。該類檔案資料的借閱由綜

合管理部審批后交由公司常務副總審批。

(5)計劃總結類：分年度計劃及總課型是什么意思 結等；該類檔案資料的借閱由綜合管理部審

批后交由公司常務副總審批。

（6）會議紀要類：辦公例會紀要等。該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批.

（7）涉密檔案類:公司機要檔案中絕密檔案原則上禁止借閱，特殊情況下絕密

檔案的借閱由總經理及董事長審批、機密檔案的借閱由常務副總及總經理審批、

秘密檔案的借閱由綜合管理部及常務副總審批、

3、借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案,不得在文件上圈點、畫線

和涂改，未經批準不得復印和摘抄檔案。

4、借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請

示，經綜合管理部及常務副總批準。

5、借閱人對檔案的借閱需在檔案室內完成，嚴禁私自帶出檔案室。因工作需

要或特殊情況下需帶出檔案室的，在填寫《檔案資料借閱登記表》和獲得審批時

需按填寫要求注明相關事宜。

6、借閱人應于規定期限內歸還.如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，

不得私自授受。

7、借閱人必須在規定期限內歸還所借檔案資料，情況特殊者可填寫《檔案資

料續借申請單》,主管領導簽字后續借。借用重要檔案(如各類政府批文、證照原

件等)當日必須歸還，其他檔案資料借用時間不得超過七天.若到期不能歸還，又

未辦理續借手續，檔案管理人員將出具《閱檔催還單》，借用人在收到《閱檔催

還單》三天內,應及時歸還檔案。愈期仍未歸還者，將來強制其歸還檔案,并給予

相應處分.

8、丟失政府下達的重要文件者,應主動去政府部門補辦文件,同時應承擔補辦手

續費和影響、拖延他人辦事的損失費。若丟失文件者補辦不齊,處以500元至3000

元的罰款。若文件丟失,給公司造成重大經濟損失者，根據實際情況和公司規定

進行處罰.

9、丟失技術變更單或其他單據，造成公司經濟損失者，處以損失費用2倍的

罰款。

（二）銷毀

1、公司任何個人或部門非經允許和批準不得銷毀公司檔案資料。

2、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質和電子的《檔案銷毀審批表》,

報公司負責人審核批準，并指定其監銷人后方可進行銷毀.《檔案銷毀審批表》

需注明:銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監銷人簽章、銷毀時間.

3、銷毀前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章,并將監銷情況報告本單

位負責人。《檔案銷毀審批表》需永久保管，一式兩份，綜合管理部及申請部門

各留存一份。

4、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或常務副總經理或綜合管理部指定

專人監督銷毀。

5、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結清的債權債務；未了

事項；正在項目建設期間的建設單位、經核定仍有保存參考價值者。應單獨抽出

立卷，直到事項完結時為止。

（三）移交

1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責人

審核批準并指定其監交人后，方可進行移交。《檔案移交登記表》需注明：移交

檔案目錄、公司負責人意見、移交方簽章、監交人簽章、接收方簽章、移交時間、

移交原因.

2、移交前，按照清冊清點；移交后,在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式

兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。

（四）保密

1、檔案室的任務是集中統一管理公司已形成的全部文件資料檔案,維護檔案的

完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關人員未經許可不得入內。

2、拙開頭的成語 檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作

服務的思想，主動，準確,迅速地為利用者提供檔案資料。

3、愛護檔案室的一切設施設備，任何人未經許可不得使用及隨意翻動。

4、機要檔案分為：絕密、機密、秘密三級.機要檔案的界定標準:絕密檔案包括

公司發展中的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策、戰略性的

合作協議及金額在1000萬元以上的重大合同。機密檔案包括財務資料、公司重

要會議紀要、公司經營情況、人事檔案、薪資檔案、勞動合同、技術資料、金額

在100－1000萬元的合同。秘密檔案包括重要項目資料、項目合同或協議。

六、附則

（一）在本制度框架下，公司各部門可根據實際狀況制訂更為具體的實施細則，

但不得與本制度發生沖突，經報綜合部備案后，與本制度具有同等效力。

（二)本制度自印發試行之日起執行。

七、檔案管理人員職責

1、負責收集、統計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提

供利用工作；

2、認真學習檔案管理的相關規定、技術和業務知識，掌握歸檔的基本方法，

保證檔案質量.

3、定期擦拭檔案架,保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，

應當及時進行修補和復制，裝訂部分過窄或有字跡的網名韓文 資料，要用紙加以襯邊.紙

面過大的書寫材料，要按宗卷大小折薄皮包 疊整齊,對字跡難以辨認資料，應當附上抄

件.

4、歸檔要注意整潔,歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分

組后分別裝入卷宗,以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。

5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、

防強光等措施.

6、每年進行一次檔案清理,編制或更新《檔案保管手冊》做好文件索引，以便

查閱。