歸檔文件整理方法和步驟

歸檔文件整理方法和步驟

歸檔文件整理

歸檔文件整理是將辦理完畢的公文，有選擇地收集起來，

分門別類地整理集中，以備向檔案部門移交的歸檔的工作。

國家檔案局2000年12月6日發布，2001年1月1日起實施

中華人民共和國檔案行業標準《歸檔文件整理規則》，以我國

從20世紀50年代開始的立卷制度進行改革，取消案卷，推

行文件級整理，山東省檔案局從2002年起在全省推行了這一

規則。

歸檔文件：是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完

畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。

歸檔文件整理，是將文件以“件”為單位進行裝訂、分類、

排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

1、收集文件。收集文件一般按年度進行收集，不同年

度的文件一般不得放在一起整理(但跨年度的請示與批復，放

在復文年整理；沒有復文的，放在請示年整理；跨年度的規

劃放在針對的第一年整理；跨年度的總結放在針對的最后一

年整理；跨年度的會議放在會議開幕年整理；非訴訟案件放

在結案年整理)。

做好平時收集工作，必須建立健全歸檔制度。歸檔制度的

主要內容包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求。

“歸檔范圍”是指一個機關形成的全部文件中哪些應該歸

檔，哪些不應該歸檔。凡是本機關工作活動中形成的、辦理

完畢的具有查考利用價值的文件材料，均屬歸檔范圍。

歸檔時間：是指文書處理部門或業務部門需要歸檔的文件

- 2 -

- 3 -

- 4 -

論文件本身在實際工作中是否還在發揮作用。

“件”即歸檔文件的整理單位，整理單位應為“自然件”，

即單份文件，以每份文件為一件。但有些文件關聯性強，利

用時經常需要相互查證，實體不宜分散。《規則》允許將這些

文件兩份或多份作為一件，作為整理的基本單位。

第一，文件正文與定稿一般應為一件。

第二，正文與附件一般為一件。

第三，正文與文件處理單、擬辦單、發文稿頭紙、領導批

示的簽批條等，應與文件作為一件。

第四，原件與復制件（包括復印件以及抄件等）應作為一

件。

第五，轉發文與被轉發文應作為一件。

第六，報表、名冊、圖冊等，應按照其本來的裝訂方式，

一冊（本）作為一件。

第七，來文與復文或去文與復文可為一件。

4、文件裝訂。

為了保證檔案能夠長期保存和有效地提供利用，在裝訂前

必須對不符合要求的歸檔材料進行修整。

第一，修裱破損文件。

第二，復制字跡模糊或易退變的文件。

第三，超大紙長折疊。

第四，去除易腐性金屬物。

4.文件裝訂，即采用符合檔案保護要求的裝訂材料，將歸

檔文件以“件”為單位固定在一起，它是歸檔文件整理的基

- 5 -

礎環節，也是為后續工作的開展提供條件。

一般順序為：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；

原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；復文

在前，來文在后。中文本在前，外文本在后；漢本在前，少

數民族文本在后。文件處理單放在正文前底稿后，在文件的

正中或偏右加蓋歸檔章，以更好的保護正本的原始面貌。

裝訂采用左側裝訂，應將左、下側對齊。

裝訂方法。使用縫紉機裝訂。三孔一線裝訂。

5、分類。歸檔文件的分類，是指在全宗內將歸檔文件按

照一定的方法分成若干層次和類別，以構成有機體系的過程。

分類包括選擇分類方法、制定分類方案、文件歸類等具體內

容。

分類方法。《規則》選擇年度、組織機構（問題）和保管

期限作為通用的分類方法。

年度分類法。就是根據形成和處理文件的年度對歸檔文件

進行分類。年度分類法是運用的最廣泛的分類方法。歸檔文

件按年度特征分類，可以反映一個機關單位每年工作的特點

和逐年發展變化的情況，并且同現行機關以年度為單位將文

件整理歸檔的制度相吻合。

運用年度分類法時，正確地判定文件的日期并歸入相應年

度，是決定分類質量的關鍵。

第一，文件有多個時間特征。一份文件往往有多個時間

特征，包括成文日期、簽發日期、批準日期、會議通過日期、

公布日期、發文和收文日期等等。分年度時，一般應以文件

簽發日期（即落款日期）為準，判定文件所屬年度。

- 6 -

第二，跨年度形成的文件。機關單位的某些具體職能活

動，如召開會議、處理案件等，可能會跨年度形成文件，這

樣的文件往往統一在辦結年度歸檔，分類時也都歸入辦結年

度。上年度的請示，下年度的批復，請示應連同辦理過程中

形成的其他文件歸入批復的年度。

第三，幾份文件作為一件時，“件”的日期。應以裝訂時

排在前面的文件的日期為準。

第四，文件沒有標注日期。常見于內部文件，需要分析

文件內容、制成材料、格式、字體以及各種標識，通過對照

等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期，并據此按

年度合理歸類。

第五，有專門年度的分類方法。如教學年度，形成的文

件應按教學年度分類，其他文件仍按一般年度分類。如1995

年與1995-1996學年歸入同一類。

機構（問題）分類法。機構分類法和問題分類法。

機構分類法。就是根據機關內部設置第一層機構（處、

室）對歸檔文件進行分類，哪個機構形成、閱辦的文件就歸

到哪個處室。采用機構分類法，能最好地保持全宗內文件在

來源的方面固有的聯系，客觀地反映立檔單位的歷史面貌。

按機構分類在一定程度上集中反映了某一方面工作內容的文

件。

鑒于機構分類法的上述優點，一般建議凡能按機構分類

的單位，就應采用機構分類法。采用機構分類法時，一般來

說，有一個機構就設置一個類，機構名稱就是類名。各類的

次序可按照本機關機構序列表的規定或習慣上的順序來排

- 7 -

列。機關單位內設置的臨時機構，應和其他機構一樣設類，

形成的歸檔文件歸入該類保存。

問題分類法。就是按照文件內容所涉及的問題對歸檔文

件進行分類。采用問題分類法，可以避免或減少同類文件分

散的現象，便于按專題查找和利用檔案。由于設類可以不受

內部機構的限制，機關的中心任務和主要活動可以單獨設類，

能夠比較突出地反映一個機關職能活動的主要面貌。

使用問題分類法的立檔單位，大多參照本單位內部機構

的職能性質來設置類別；將黨委、工會、共青團等機構形成

的歸檔文件劃為“黨群類”，業務部門形成的歸檔文件劃為“業

務類”，行政后勤部門形成的歸檔文件劃為“行政類”等等。

保管期限分類法。就是根據劃定的不同保管期限對歸檔

文件進行分類。按保管期限分類是將檔案劃分為永久、定期

（30年、10年）。

在機關檔案室的實際工作中，單純采用一種分類方法的

情況是比較少見的，較多的是將幾種分類方法結合使用，稱

之為復式分類法。其中，年度、保管期限是必選項，任何復

式分類法都必須分年度、保管期限。

我們現在通常用的分類方法為：年度—機構（問題）--

保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下

再按機構（問題）分類，不同保管期限的檔案集中排列，便

于實體的查閱。

分類方法與分類方案互為因果，相互制約。在選定分類

方法的基礎上，聯系機關實際情況編制出分類方案。分類方

案就是在確定的分類方法的基礎上，標列各級類目名稱，固

- 8 -

定全宗內分類體系的分類綱要。任何一個單位都必須制定切

實可行的分類方案，并且盡量保持其相對穩定。

分類方案是進行分類工作的依據，一般分到三級類目，

類目序號應是最低一級類目的序號。分類方案要科學實用，

編制分類方案前，應做好調查研究工作，要了解立檔單位的

工作性質、職權范圍、業務分工等。

例如： 臨沂市檔案局檔案分類方案

一、文書

（一）黨務

綜合

1、黨組會議記錄、紀要

2、民主生活會議

3、支部工作

4、黨內統計、名冊

5、其他

組織人事

1、機構設置、人員編制、啟用印章

2、干部任免、專業技術職務聘任

3、人員考核、獎懲

4、人員調配、轉正、定級、撫恤等

5、勞動工資，養老、醫療保險

6、人事統計、名冊

7、其他

宣傳

1、理論學習

- 9 -

2、精神文明

3、其他

紀檢

工會

學會

（二）行政綜合

會議

1、局長辦公會議

2、綜合性工作會議

3、其他

文秘工作

1、工作計劃、總結

2、簡報、信息

3、文書、檔案

4、機要、保密

5、機構沿革

6、大事記

7、規章制度

8、其他

行政事務

1、 后勤管理

2、 車輛管理

3、 接待

4、 其他

（三）檔案執法、業務指導

- 10 -

1、檔案法制建設

2、檔案執法檢查

3、機關檔案

4、企業事業檔案

5、 專門檔案

6、 檔案年度考核

7、 檔案信息開發獎勵

8、 其他

（四） 檔案教育

1、在職教育

2、繼續教育

3、崗位培訓

4、職稱工作

5、其他

（五）檔案征集管理

1、檔案征集

2、檔案接收移交

3、檔案管理

4、檔案信息化建設

5、現行文件利用工作

6、其他

（六）檔案編研

（七）檔案技術保護

二、基建檔案

三、設備檔案

- 11 -

四、會計檔案

1、會計憑證類

2、會計帳簿類

3、會計報表類

4、其他會計資料類

五、聲像檔案

1、照片

2、錄像

3、錄音

4、磁性材料

六、實物檔案

1、獎旗

2、獎杯

3、獎牌

4、獎狀

5、證書

七、電子檔案

6、確定檔案保管期限。參照本單位制定的文書檔案保管

期限表對每份文件確定保管期限。保管期限分為永久、定期

（30年、10年）。

永久：凡是反映機關主要職能活動和基本歷史面貌，對

本機關、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列入

永久保管。

凡是反映本機關一般工作活動，在較長時間內對本機關

工作有查考利用價值的文件材料列為定期保管（30年、10

- 12 -

年）。

7、歸檔文件的排列。是指在分類方案的最低一級類目內，

根據一定的方法確定歸檔文件的排列次序的過程。所謂最低

一級類目是指分類時所確定的類目體系中設在最低一級的類

目，如按“保管期限--年度—機構（問題）”時，“機構（問

題）”為最低一級類目。

歸檔文件排列的原則：即是按事由排列的原則。

事由原則：即同一事由的相關文件應當排列在一起的原

則。按事由原則來排序反映了文件之間的有機聯系。事由可

指一件事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程。

例如：一次請示或報告，批復收到后，就可以視為一個事由

辦理完畢；一項工程、一次活動或一次會議，可以視為一個

事由。

事由與“按問題分類”中的“問題”不同，“問題”是指

一類相同性質的事情，如財務工作、人事工作等，由若干個

不同事由組成。按事由排列歸檔文件，是“遵循文件的形成

規律，保持文件之間的有機聯系”這一整理原則的體現。一

個事由的文件集中存放在一起，存取也比較方便。

在實際工作中，具體的排列方法。一般是按事由結合時

間、重要程度進行排列。

另外，信息、簡報可按編號或期數排列。

8、歸檔文件的編號。歸檔文件的編號就是將以“件”為

基本單位的歸檔文件在全宗中的位置用符號加以標識，并以

歸檔章的形式在歸檔文件上注明，使歸檔文件在全宗中的位

置得以確定。

- 13 -

按分類方案的排列順序進行編號，在同一保管期限內每

年從“1”開始進行編號（永久、30年、10年每年分別編流

水號）。

歸檔章的項目一般包括全宗號、年度、保管期限、機構

（問題）、件號、盒號等有關分類、排列要素在內的一組數字

和字符的集合。

歸檔章：

全宗號 年度 件號

盒號 機構（問題） 保管期限

編號項目確定后，要以歸檔章的形式逐件標識在每一件

歸檔文件上，歸檔章的作用是用以明確歸檔文件在全宗中的

“坐標”位置。填寫歸檔章項目時應使用符合檔案保護要求

的字跡材料。（現在一般先用鉛筆填寫）。

歸檔章一般應蓋在歸檔文件首頁上居中的空白位置。

9、歸檔文件的編目。

編制歸檔文件目錄。編制目錄時應按照確定好的件號順

序編制歸檔文件目錄。

歸檔文件目錄設置內容有件號、盒號、責任者、文號、

題名、日期、頁數、期限、備注等。

件號 盒號 責任者 文號 題名 日期 頁數 期限 備注

歸檔文件目錄按保管期限編制，分別裝訂成冊。

- 14 -

10、歸檔文件的裝盒。就是將歸檔文件按件號順序裝入

檔案盒。

裝盒要求：一是不同形成年度的歸檔文件不應放入同一

檔案盒。二是不同保管期限的檔案，不應裝入同一盒內。三

是不同機構（問題）形成的文件不應放在同一盒內，某些機

構（問題）形成的檔案數量少，裝不滿一盒時，幾個類別可

合并裝盒，到裝滿盒為止。盒內歸檔文件的首頁之前附一份

盒內文件歸檔目錄。

歸檔文件要按照排列的先后順序裝盒。

11、填寫盒內備考表。備考表放在盒內所有文件之后，

用于對盒內歸檔文件進行必要的注釋說明。項目包括：文件

情況說明、整理人、檢查人和日期。例如：

盒內文件情況說明

整理人：

檢查人：

年 月 日

- 15 -

12、填寫檔案盒的封面、脊背：

檔案盒脊背項目包括：全宗號、年度、保管期限、機構？

（問題）起止件號和盒號。例如：

全宗號

年度

機構（問題）

保管期限

起

止

件

號

盒號

檔案盒的制成材料。檔案盒應采用無酸紙制作。

13、整理完裝盒的歸檔文件在櫥架的排放：一般是按先

- 16 -

上后下、先左后右順序進行。

- 17 -