《公文材料格式及存檔要求》

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《公文材料格式及存檔要求》

一、公文格式

1.用紙。采用a4紙，其成品幅面尺寸為。210mm×297mm。用

紙天頭（上白邊）為37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm

±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。

2.標題。用方正小標宋2號，分一行或多行居中排布；回行時，

要做到詞意完整，不能把含義完整的詞組分割成兩行，排列要對稱，

長短適宜，間距恰當，多行時，標題排列應當使用梯形或菱形。副標

題應居中，用楷體字，字號同正文。

3.正文。標題和正文之間空一行，正文用3號仿宋體字，每個自

然段首行左空二字，回行頂格。有不能回行的情況（如標點符號，數

字年份，阿拉伯書寫的數值）。文中結構層次序數依次可以用“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”標注；第一層（一級標題）用黑體字、第二

層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字。各級標題序數左空兩格，

正文中的結構層次序數是：第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。要注意不要把“1.”

的小圓點寫成了頓號，二級標題序號

（一）無標點。在正文層次不多的情況下，第一層用“

一、”，第二層可用“1.”，但不能用“（1）”。正文中的標題一律

不加粗。獨立成段的小標題，末尾無標點符號；小標題之后接著排印

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正文的，末尾有句號。

14.行數和字數。一般每頁面排22行，每行排28個字，并撐滿

版心。特定情況可以作適當調整。

5.附件。如有附件，在正文下空一行左空二字仿宋3號編排“附

件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數

字標注附件順序號（如“附件：

”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應

當與上一行附件名稱的首字對齊。

附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的

順序號。附件不和正文同頁編排，應當另面編排，與公文正文一起裝

訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字，頂格編排在版心左上

角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題

應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

6.落款。單位和成文日期在正文結束以后。加蓋印章的公文和不

蓋章的公文要求不一樣。

加蓋印章的公文，成文日期一般右空四字編排，一般在成文日期

之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓

發文機關署名和成文日期，以加蓋公章后，章的頂端與正文（或附件

說明）空一行為準。

不加蓋印章的公文，在正文（或附件說明）下空一行右空2字編

排發文機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文

機關署名首字右移2字，如成文日期長于發文機關署名，

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2應當使成文日期右空2字編排，并相應增加發文機關署名右空

字數。（署名和日期是一個整體，日期首字左空2字，整體尾部右空

2字）標題中或副標題中有單位名稱的，落款中不再出現單位名稱，

日期右空2字.成文日期中的數字用阿拉伯數字將年、月、日標全，

年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。當公文排版后所

剩空白處不能容下印章、發文機關、成文日期時，可以采取調整行距、

字距的措施解決，發文機關、成文日期不能單獨一頁。

7.頁碼。一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊

緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。

盡量雙面打印，單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的附件

與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。

8.用語。自評報告和匯報材料中，用語要準確。如濱州市語言文

字規范化示范校，不要成了規范化學?；蚴痉秾W校，不再出現普通話

示范校的說法，《中華人民共和國國家通用語言文字法》和《山東省

實施辦法》應寫全稱，有的材料上有從網上下載的語句或段落，一定

要清除下載的一些格式，如字體顏色、填充色、下劃線、方框等。

9.標點符號。應該準確，各級標題單獨成行時，文字末尾不加句

號。

10.裝訂。左側裝訂，兩個釘子。訂位為兩釘外訂眼距版面上下

邊緣各70mm處，允許誤差±4mm；平訂釘鋸與書脊間的距

3離為3mm～5mm。

11.特殊情況。以上格式適合學校的上報文字材料、學校工作計

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劃總結、匯報材料、活動方案通知等，老師的教案論文、學生的講稿

等字號可以適當調整。

二、檔案

1.材料分類。組建檔案，大類的分類是按評估項目分類，每項再

按年度整理。先按項目分，如a1組織領導，a2宣傳及環境，a2-1推

普周活動，a2-2法規宣傳，a2-3宣傳報道，每個小項目再里面再按年

度整理。法規宣傳里面的法和辦法就不用每年存了，需要按年度存的

是其他的宣傳形式。

2.檔案內容。嚴格按照《濱州市語言文字規范化示范校評估表》

上的評估標準，逐項逐條深刻理解每句話每個詞，分析挖掘的越細越

深越好，評估標準中的每一項都要用檔案材料進行印證。學校的各項

活動都要有活動方案或計劃、活動通知、活動過程和總結，比賽類的

要有評分標準和評比結果，盡可能保存原始的稿件，培訓要有培訓計

劃、通知、活動記錄和培訓內容材料，各類稿件要有責任人和成文的

時間，音像或圖片資料應有簡明的文字說明，有關的學科教研活動，

國旗下講話，講故事比賽，經典誦讀等，特別是每年的推普周活動，

要活動豐富、內容充實。要注意積累一些上級的文件資，如通知、公

告、辦法、規定、通訊報道等，可以從網站上下載整理，如山東省語

言文字網，濱州市教育局網站，無棣縣教育局網，今后要隨時積累，

規范打印。

43.檔案目錄。每個檔案盒內的首頁應該是檔案目錄，要使用統

一規范的卷內文件目錄表樣，可以向學校的檔案管理員索取統一規范

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的卷內文件目錄，目錄應與盒內的材料內容應一致，目錄表內所填各

項應上下左右居中，全部整理完后，形成一個檔案目錄索引，裝訂成

冊。

4.不規范的地方怎么辦

往年的怎么辦，今后怎么辦，迎接市評估驗收的怎么辦。

三、供參考的資料

1.《出版物上的數字用法》（xx年7月29日發布xx年11月1日

實施的中華人民共和國國家標準）

2.《標點符號用法》（xx年12月30日發布xx年6月1日實施的

中華人民共和國國家標準）

3.《漢語拼音字母拼寫規則》（xx年10月31日發布xx年2月1

日實施的中華人民共和國國家標準）

/t9704-xx《黨政機文格式》（國家質量監督檢驗檢疫總局和國

家標準化管理委員會xx年6月25日發布并于xx年7月1日開始實

施）

四、補充說明

本次搜集的內容來自多處資料，主要選取學校語言文字工作中常

用到的格式，糾正存在的不規范現象，因為我的水平有限，難免存在

理解和認識上的錯誤，還請們以《黨政機文格式》為準。

第二篇：簡報及公文格式要求簡報公文格式要求標題：方正小標

宋二號字

一、一級標題：方正黑體三號字

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（一）二級標題：方正楷體加粗三號字1.三級標題：方正仿宋加

粗三號字

正文：方正仿宋三號

段落。標題28磅。正文行距單倍或32磅。

頁面設置：上3.7cm、下3.5cm

左2.8cm、右2.6cm

署名。三號方正楷體加粗，用小括號內寫明單位+撰稿人姓名。

（xx學校

xx）

第三篇：公文格式范本及要求關于規范公文格式的通知（標題，

黑體小2號，不加粗）

（抬頭）各部、車間、處室：

（正文，仿宋gb2312）

為規范公司文書格式，提高工作效率，保證公司公文流傳的需要，

特將公司公文基本格式通知如下：

一、公文一律使用a4紙，文件標題使用小2號黑體，不加粗。

二、文件抬頭，即文件發往單位名稱。文件抬頭位于文件標題之

下隔一行左側頂格位置。文件抬頭如有兩個以上單位的，應先列主要

單位，其次是其他單位。發往公司所屬部門的文件，其抬頭排列一般

為：各部門、車間、處室。

三、少數沒有抬頭的文件（如決定、通報、會議紀要等），主送

單位注在分送欄中、抄送單位之上。

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四、文件正文用3號仿宋體（仿宋gb2312），從左至右橫寫、橫

排，一般每頁排22行，每行排28個字（頁面設置為上下左右均為

2.7厘米）。結構層次數，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。公文中的數字，除

成文時間、部分結構層次序數和詞組、慣用語、縮略語及具有修飾色

彩語句中作詞素的數字必須使用漢字外，應使用阿拉伯數字。

五、行間距為單倍行距。

六、如有附件，應于正文之下（空一行，空兩格）、文件落款之

上，注明附件的順序和名稱。主件和附件要裝訂在一起；不能裝訂在

一起的，應在附件首頁的左上角注明主件的發文字號。

七、文件落款，指正文末尾加蓋的發文單位印章和成文時間（注：

有單位名稱的紅頭正文末尾不再署寫發文單位名稱），位于正文以下

偏右位置（距右端空2-4個字位置），落款及日期使用word文檔的插

入格式中的日期和時間，（如：xx年一月四日，非：xx年一月四日）。

八、落款離正文三行字。

九、如不按行文規范要求擬寫內部請示、報告，秘書室不予呈報

公司領導及發文，請各部門遵照執行。

（落款）秘書室（日期）xx年一月四日

第四篇：公文格式要求gb/t9704—201

2黨政機文格式

5.2版面

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5.2.1頁邊與版心尺寸

公文用紙天頭（上白邊）為37mm±1mm，公文用紙訂口（左白

邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。

5.2.2字體和字號

如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況

可以作適當調整。

5.2.3行數和字數

一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以

作適當調整。

6.2印刷要求

雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不超過2mm。黑色油墨應當達

到色譜所標bl100%，紅色油墨應當達到色譜所標y80%、m80%。印

品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

6.3裝訂要求

公文應當左側裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm，

裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm，四角成90。，無毛茬或缺損。

騎馬訂或平訂的公文應當：

a）訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±

4mm；

b）無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；

c）騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為

3mm~5mm。

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包本裝訂公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應吻合、包緊、

包平、不脫落。

7公文格式各要素編排規則

7.1公文格式各要素的劃分

本標準將版心內的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部

分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線

（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；

公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。

頁碼位于版心外。

gb/t9704—xx

7.2.5發文字號

編排在發文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發文順序

號用阿拉伯數字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發文

順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字后

加“號”字。

上行文的發文字號居左空一字編排，與最后一個簽發人姓名處在

同一行。

7.2.6簽發人

由“簽發人”三字加全角冒號和簽發人姓名組成，居右空一字，

編排在發文機關標志下空二行位置。“簽發人”三字用3號仿宋體字，

簽發人姓名用3號楷體字。

如有多個簽發人，簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左到

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右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行

第一個簽發人姓名對齊。

7.2.7版頭中的分隔線

發文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。

7.3主體

7.3.1標題

一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一

行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，

間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。gb/t9704—201

27.3.2主送機關

編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個

機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示

正文時，應當將主送機關名稱移至版記，標注方法見7.4.2。

7.3.3正文

公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關

名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依

次可以用“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體

字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

7.3.4附件說明

如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全

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角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號

（如“附件：

”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應

當與上一行附件名稱的首字對齊。

7.3.5發文機關署名、成文日期和印章

7.3.5.1加蓋印章的公文

成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現空白印章。

單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編

排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使

發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正

文（或附件說明）一行之內。

聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列

在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最

后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列

整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端

應當上距正文（或附件說明）一行之內。

7.3.5.2不加蓋印章的公文

單一機關行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排

發文機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機

關署名首字右移二字，如成文日期長于發文機關署名，應當使成文日

期右空二字編排，并相應增加發文機關署名右空字數。

聯合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發文機關署名依次

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向下編排。

7.3.5.3加蓋簽發人簽名章的公文

單一機關制發的公文加蓋簽發人簽名章時，在正文（或附件說明）

下空二行右空四字加蓋簽發人簽名章，簽名章左空二字標注簽發人職

務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發人簽名章下空一行右空四字

編排成文日期。

聯合行文時，應當先編排主辦機關簽發人職務、簽名章，其余機

關簽發人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發人職務、簽名

章上下對齊；每行只編排一個機關的簽發人職務、簽名章；簽發人職

務應當標注全稱。

簽名章一般用紅色。

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7.3.5.4成文日期中的數字

用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛

位（即1不編為01）。

7.3.5.5特殊情況說明

當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l人簽名章、成文日

期時，可以采取調整行距、字距的措施解決。

7.3.6附注

如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。

7.3.7附件

附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附

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件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。

附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件

說明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排

公文的發文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。

7.4版記

7.4.1版記中的分隔線

版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線

（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25mm）。

首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面

的版心下邊緣重合。

7.4.2抄送機關

如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發機關和印發日期之

上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關

名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。

如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，

編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機

關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。

7.4.3印發機關和印發日期

印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之

上，印發機關左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、

日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印

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發”二字。

版記中如有其他要素，應當將其與印發機關和印發日期用一條細

分隔線隔開。

7.5頁碼

一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，

數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居

右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁

和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連

續編排。gb/t9704—xx

8公文中的橫排表格

a4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單

頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

9公文中計量單位、標點符號和數字的用法

公文中計量單位的用法應當符合gb3100、gb3101和gb3102（所

有部分），標點符號的用法應當符合gb/t15834，數字用法應當符合

gb/t15835。

10公文的特定格式

10.1信函格式

發文機關標志使用發文機關全稱或者規范化簡稱，居中排布，上

邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯合行文時，使

用主辦機關標志。

發文機關標志下4mm處印一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊

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20mm處印一條紅色雙線（上細下粗），線長均為170mm，居中排布。

如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左

邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程

度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高

度的7/8。

發文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的

距離為3號漢字高度的7/8。

標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。

第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度

的7/8。

首頁不顯示頁碼。

版記不加印發機關和印發日期、分隔線，位于公文最后一面版心

內最下方。

10.2命令（令）格式

發文機關標志由發文機關全稱加“命令”或“令”字組成，居中

排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標宋體字。

發文機關標志下空二行居中編排令號，令號下空二行編排正文。

簽發人職務、簽名章和成文日期的編排見7.3.5.3。

10.3紀要格式

紀要標志由“xx紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為

35mm，推薦使用紅色小標宋體字。

標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空

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一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋

體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。

標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改

為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。

紀要格式可以根據實際制定。

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11式樣

a4型公文用紙頁邊及版心尺寸見圖1；公文首頁版式見圖2；聯

合行文公文首頁版式1見圖3；聯合行文公文首頁版式2見圖4；公

文末頁版式1見圖5；公文末頁版式2見圖6；聯合行文公文末頁版

式1見圖7；聯合行文公文末頁版式2見圖8；附件說明頁版式見圖

9；帶附件公文末頁版式見圖10；信函格式首頁版式見圖11；命令（令）

格式首頁版式見圖12。

第五篇：公文格式要求文字格式要求：

主標題（二號宋體加粗，居中）

——副標題（小三號楷體不加粗，居中）

內容提要（四號黑體不加粗）：××××××××××××××

×××××××××××××××××××××××××××××

×××××（內容：四號楷體不加粗）。

一、一級標題（三號黑體不加粗，縮進兩個字）

（二）二級標題（三號楷體加粗，縮進兩個字）

3.三級及以下標題（三號仿宋加粗，縮進兩個字，注意阿拉伯數

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字后為點號，不是頓號）

（4）四級標題（字體同三級）

所有正文。三號仿宋不加粗，段落首行縮進2個字，正文兩端對

齊。

---------------圖表格式要求：

（1）圖/表頭

圖/表1標題

（四號宋體加粗，居左）（四號宋體加粗，居中）

單位：

（五號宋體，不加粗，在標題下一行，居右）

（2）其他

表格字體。五號宋體，不加粗。

圖表。無陰影，無外框，字體為五號宋體不加粗。

表注及腳注。小五號宋體，不加粗。

間距：上3.5下3左2.7右2.7

內容僅供參考