Excel2003制作表格基本操作技巧[1]

Excel2003制作表格基本操作技巧

1、快速選擇Excel工作表

在Excel中，要在一個有很多個工作表的工作簿中快速地選擇某一個工作表，只需將鼠

標指針移到工作簿左下角的工作表滾動軸(Sheet Tabs)，然后點擊右鍵，在快捷菜單中選擇你

想要的工作表即可。

2、快速選中全部工作表 右鍵單擊工作窗口下面的工作表標簽，在彈出的菜單中選擇“選

定全部工作表”命令即可。

3、快速啟動Excel

如果想在啟動系統自動運行Excel，可以這樣操作：

1、雙擊“我的電腦”圖標，進入Windows目錄，依次打開“Start MenuPrograms啟動”

文件夾；

2、打開Excel所在的文件夾，用鼠標將Excel圖標拖到“啟動”文件夾，這時Excel

的快捷方式就被復制到“啟動”文件夾中，下次啟動Windows就可快速啟動Excel了。 如

果Windows系統已啟動，你可用以下方法快速啟動Excel：

方法一：單擊“開始→文檔”命令里的任一Excel工作簿即可。

方法二：用鼠標從“我的電腦”中將Excel應用程序拖到桌面上，然后從快捷菜單中選

擇“在當前位置創建快捷方式”，以后啟動時只需雙擊快捷方式即可。

4、快速刪除選定區域數據

如果用鼠標右鍵向上或向左(反向)拖動選定單元格區域的填充柄時，沒有將其拖出選定

區域即釋放了鼠標右鍵，則將刪除選定區域中的部分或全部數據(即拖動過程中變成灰色模

糊的單元格區域，在釋放了鼠標右鍵后其內容將被刪除)。

5、給單元格重新命名

Excel給每個單元格都有一個默認的名字，其命名規則是列標加橫標，例如D3表示第

四列、第三行的單元格。如果要將某單元格重新命名，可以采用下面兩種方法:

（1）、只要用鼠標單擊某單元格，在表的左上角就會看到它當前的名字，再用鼠標選中

名字，就可以輸入一個新的名字了。

（2）、選中要命名的單元格，單擊“插入→名稱→定義”命令，顯示“定義名稱”對話

框，在“在當前工作簿中的名稱”框里輸入名字，單擊“確定”按鈕即可。

注意：在給單元格命名時需注意名稱的第一個字符必須是字母或漢字，它最多可包含

255個字符，可以包含大、小寫字符，但是名稱中不能有空格且不能與單元格引用相同。

6、在Excel中選擇整個單元格范圍

在Excel中，如果想要快速選擇正在處理的整個單元格范圍，按下“Ctrl+Shift+ *”。

注意：該命令將選擇整個列和列標題，而不是該列表周圍的空白單元格——你將得到所

需的單元格。這一技巧不同于全選命令，全選命令將選擇工作表中的全部單元格，包括那些

你不打算使用的單元格。

7、快速移動/復制單元格

先選定單元格，然后移動鼠標指針到單元格邊框上，按下鼠標左鍵并拖動到新位置，然

后釋放按鍵即可移動。若要復制單元格，則在釋放鼠標之前按下Ctrl即可。

8、快速修改單元格式次序

在拖放選定的一個或多個單元格至新位置的同時，按住Shift鍵可以快速修改單元格內

容的次序。方法為:選定單元格，按下Shift鍵，移動鼠標指針至單元格邊緣，直至出現拖放

指針箭頭，然后進行拖放操作。上下拖拉時鼠標在單元格間邊界處會變成一個水平“工”狀

標志，左右拖拉時會變成垂直“工”狀標志，釋放鼠標按鈕完成操作后，單元格間的次序即

發生了變化。

9、徹底清除單元格內容

先選定單元格，然后按Delete鍵，這時僅刪除了單元格內容，它的格式和批注還保留

著。要徹底清除單元格，可用以下方法:選定想要清除的單元格或單元格范圍，單擊“編輯

→清除”命令，這時顯示“清除”菜單（），選擇“全部”命令即可，當然你也可以選擇刪

除“格式”、“內容”或“批注”中的任一個。

10、 選擇單元格

選擇一個單元格，將鼠標指向它單擊鼠標左鍵即可；選擇一個單元格區域，可選中左上

角的單元格，然后按住鼠標左鍵向右拖曳，直到需要的位置松開鼠標左鍵即可； 若要選擇

兩個或多個不相鄰的單元格區域，在選擇一個單元格區域后，可按住Ctrl鍵，然后再選另

一個區域即可； 若要選擇整行或整列，只需單擊行號或列標，這時該行或該列第一個單元

格將成為活動的單元格；若單擊左上角行號與列標交叉處的按鈕，即可選定整個工作表。

11、 為工作表命名

為了便于記憶和查找，可以將Excel的sheet1、sheet2、sheet3工作命名為容易記憶的名

字，有兩種方法:1.選擇要改名的工作表，單擊“格式→工作表→重命名”命令，這時工作表

的標簽上名字將被反白顯示，然后在標簽上輸入新的表名即可。 2.雙擊當前工作表下部的

名稱，如“Sheet1”，再輸入新的名稱。

12、一次性打開多個工作簿

利用下面的方法可以快速打開多個工作簿:

方法一：打開工作簿(*.xls)所在的文件夾，按住Shift鍵或Ctrl鍵，并用鼠標選擇彼此

相鄰或不相鄰的多個工作簿，將它們全部選中，然后按右鍵單擊，選擇“打開”命令，系統

則啟動Excel 2003，并將上述選中的工作簿全部打開。

方法二：將需要一次打開的多個工作簿文件復制到C:WindowsApplication

DataMicrosoftExcelXLSTART文件夾中，以后啟動Excel 2003時，上述工作簿也同時被全

部打開。

方法三：啟動Excel 2003，單擊“工具→選項”命令，打開“選項”對話框，點擊“常

規”標簽，在“啟動時打開此項中的所有文件”后面的方框中輸入一個文件夾的完整路徑(如

d:Excel)，單擊“確定”退出。然后將需要同時打開的工作簿復制到上述文件夾中，以后當

啟動Excel 2003時，上述文件夾中的所有文件(包括非Excel格式的文檔)被全部打開。

方法四：在Excel 2003中，單擊“文件→打開”命令，按住Shift鍵或Ctrl鍵，在彈出

的對話框文件列表中選擇彼此相鄰或不相鄰的多個工作簿，然后按“打開”按鈕，就可以一

次打開多個工作簿。

方法五：用上述方法，將需要同時打開的多個工作簿全部打開，再單擊“文件→保存工

作區”命令，打開“保存工作區”對話框，取名保存。以后只要用Excel 2003打開該工作區

文件，則包含在該工作區中的所有工作簿即被同時打開。

13、 快速切換工作簿

對于少量的工作簿切換，單擊工作簿所在窗口即可。要對多個窗口下的多個工作簿進行

切換，可以使用“窗口”菜單。“窗口”菜單的底部列出了已打開工作簿的名字，要直接切

換到一個工作簿，可以從“窗口”菜單選擇它的名字。“窗口”菜單最多能列出9個工作簿，

若多于9個，“窗口”菜單則包含一個名為“其他窗口”的命令，選用該命令，則出現一個

按字母順序列出所有已打開的工作簿名字的對話框，只需單擊其中需要的名字即可。

14、 選定超級鏈接文本

如果需要在Excel中選定超級鏈接文本而不跳轉到目標處，可在指向該單元格時，單擊

并按住可選定單元格。

15、快速查找

在執行查找操作之前，可以將查找區域確定在某個單元格區域、整個工作表（可選定此

工作表內的任意一個單元格）或者工作簿里的多個工作表范圍內。在輸入查找內容時，可以

使用問號（？）和星號（*）作為通配符，以方便查找操作。問號（？）代表一個字符，星

號（*）代表一個或多個字符。需要注意的問題是，既然問號（？）和星號（*）作為通配符

使用，那么如何查找問號（？）和星號（*）呢？只要在這兩個字符前加上波浪號(～)就可

以了。

16、修改默認文件保存路徑

啟動Excel 2003，單擊“工具→選項”命令，打開“選項”對話框，在“常規”標簽中，

將“默認文件位置”方框中的內容修改為你需要定位的文件夾完整路徑。以后新建Excel工

作簿，進行“保存”操作時，系統打開“另存為”對話框后直接定位到你指定的文件夾中。

17、指定打開的文件夾我們可以指定打開文件的文件夾，方法如下: 單擊“開始→運行”，

輸入regedit命令，打開“注冊表編輯器”，展開HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoft

Office10.0CommonOpen FindPlacesUrDefinedPlaces，在下面新建主鍵，名稱為“mydoc”，

然后在該主鍵中新建兩個“字符串值”，名稱分別是“Name”和“Path”，值分別為“我的

文件”(可以隨意命名)和“d:mypath”(定位文件夾的完整路徑)，關閉“注冊表編輯器”，重

啟電腦。以后在Excel 2003中進行“打開”操作時，打開對話框左側新添了“我的文件”這

一項目，點擊該項目，即可進入“d:mypath”文件夾。

18、 在多個Excel工作簿間快速切換按下“Ctrl+Tab”可在打開的工作簿間切換。

19、快速獲取幫助對于工具欄或屏幕區，按組合鍵“Shift＋F1”，鼠標變成帶問號的箭

頭，用鼠標單擊工具欄按鈕或屏幕區，它就彈出一個幫助窗口會顯示該元素的詳細幫助信息。

20、 創建幫助文件的快捷方式

Excel幫助文件是編譯的HTML幫助文件，存放在安裝目錄Office102052

目錄中，單擊并拖拉此文件到Windows快速啟動工具欄上。此后，不管Excel是否在運行，

而且也不用調用Office助手，單擊Windows快速啟動工具欄上的這個圖標將引出Excel幫

助。

21、 雙擊單元格某邊移動選定單元格

在工作表內移動選定單元格有一種快捷方法:將鼠標指針放置于選定單元格的一邊，注

意要選擇與移動方向相關的一邊，即要向下移動，就將鼠標指針放置于單元格的底部;如果

要向右移動，就將鼠標指針放置于單元格的右邊;依此類推。這時鼠標指針變為白色箭頭的

形狀，雙擊選擇單元格的某邊，鼠標指針將沿選定的方向移動到特定的單元格中。如果此方

向相鄰單元格為空白單元格，則將移動到連續最遠的空白單元格中;如果此方向相鄰單元格

為非空白單元格，則將移動到連續最遠的非空白單元格中。

22、雙擊單元格某邊選取單元格區域

與上一技巧類似，如果在雙擊單元格邊框的同時按下Shift鍵，根據此方向相鄰單元格

為空白單元格或非空白單元格選取從這個單元格到最遠空白單元格或非空白單元格的區域。

23、快速選定不連續單元格 按下組合鍵“Shift+F8”，激活“添加選定”模式，此時工

作簿下方的狀態欄中會顯示出“添加”字樣，以后分別單擊不連續的單元格或單元格區域即

可選定，而不必按住Ctrl鍵不放。

24、根據條件選擇單元格 單擊“編輯→定位”命令，在打開的“定位”對話框中單擊

“定位條件”按鈕，根據你要選中區域的類型，在“定位條件”對話框中選擇需要選中的單

元格類型（），例如“常量”、“公式”等，此時還可以復選“數字”、“文本”等項目，單擊

“確定”按鈕后符合條件的所有單元格將被選中。

25、 復制或移動單元格 把單元格從一個位置復制或移到另一個位置，其方法為:選擇

源單元格，單擊“編輯”菜單中的“剪切”或“復制”命令，選定目標單元格，從“編輯”

菜單中選擇“粘貼”命令，則源單元格便被移動或復制到目標單元格中了。

26、完全刪除Excel中的單元格 想將某單元格（包括該單元格的格式和注釋）從工作

表中完全刪除嗎？只要選擇需要刪除的單元格，然后按下“Ctrl+ -（減號）”，在彈出的對話

框中選擇單元格移動的方式，周圍的單元格將移過來填充刪除后留下的空間。

27、 快速刪除空行 有時為了刪除Excel工作簿中的空行，你可能會將空行一一找出然

后刪除，這樣做非常不方便。你可以利用自動篩選功能來實現，方法是:先在表中插入新的

一行(全空)，然后選擇表中所有的行，單擊“數據→篩選→自動篩選”命令，在每一列的頂

部，從下拉列表中選擇“空白”。在所有數據都被選中的情況下，單擊“編輯→刪除行”，然

后按“確定”，所有的空行將被刪去。 注意:插入一個空行是為了避免刪除第一行數據。

28、 回車鍵的粘貼功能 回車鍵也有粘貼功能，當復制的區域還有閃動的復制邊框標記

時(虛線框)，按下回車鍵可以實現粘貼功能。 注意:

不要在有閃動的復制邊框標記時使用回車鍵在選定區域內的單元格間進行切換，此時你

應該使用Tab鍵或方向鍵進行單元格切換。

29、 快速關閉多個文件 按住Shift鍵，打開“文件”菜單，單擊“全部關閉”命令，

可將當前打開的所有文件快速關閉。

30、 選定多個工作表 若選擇一組相鄰的工作表，可先選第一個表，按住Shift鍵，再

單擊最后一個表的標簽;若選不相鄰的工作表，要按住Ctrl鍵，依次單擊要選擇的每個表的

標簽;若要選定工作簿中全部的工作表，可從表標簽快捷菜單中選擇“選定全部工作表”命

令。

31、 對多個工作表快速編輯 如果想一次操作多張相同的工作表，省略以后的復制、粘

貼操作，可采用以下方法。 按住Shift鍵或Ctrl鍵并配以鼠標操作，在工作簿底部選擇多個

彼此相鄰或不相鄰的工作表標簽，就可以實行多方面的批量處理。一般情況下，進行的操作

主要有如下幾種: 1.頁面設置，可快速對選中工作表設置相同的頁面。 2.輸入相同的數據，

可快速在多個工作表中輸入相同的數據。 3.快速操作，在多個工作表中進行一系列相同操

作，如設置字號、字體、顏色，進行單元格的合并撤銷等。 4.輸入公式，快速輸入相同的

公式，進行公式汁算。

32、 移動和復制工作表 不僅可以在一個工作簿里移動和復制工作表，還可以把表移動

或復制到其它工作簿里。若要移動工作表，只需用鼠標單擊要移動的表的標簽，然后拖到新

的位置即可。若要復制工作表，只需先選定工作表，按下Ctrl鍵，然后拖動表到新位置即

可。當然，用這種方法可以同時移動和復制幾個表。移動后，以前不相鄰的表可變成相鄰表。

33、工作表的刪除 單擊“編輯→刪除工作表”命令，然后單擊“確定”按鈕，則這個

表將從工作簿中永久刪除。 注意:“刪除工作表”命令是不能還原的，刪除的工作表將不能

被恢復。

34、 快速選擇單元格 在選擇單元格(行，列)時，同時按住Shift鍵可以選中連續的單

元格(行、列)。 在選擇單元格(行、列)時，同時按住Ctrl鍵可以選中不連續的單元格(行、

列)。

35、 快速選定Excel區域（微軟Office技巧大賽獲獎作品） 在Excel中，要想在工作

簿中快速選定某塊區域，只需單擊想選定的區域的左上角單元格，同時按住Shift鍵不放，

再單擊想選定的區域的右下角單元格即可。另外:按住Ctrl鍵再用鼠標可任意選定多個不相

鄰的區域。 事實上選定區域和順序無關，只需首先選定矩形區域的一個角的單元格，在按

下Shift的同時單擊對角單元格。

36、 備份工件簿 單擊“文件→保存”命令，打開“另存為”對話框，按右上角的“工

具”旁的下拉按鈕，單擊“常規選項”，在隨后彈出的對話框中，選中“生成備份”選項（），

單擊“確定”按鈕保存。以后修改該工作簿后再保存，系統會自動生成一份備份工作簿，且

能直接打開使用。

37、自動打開工作簿（微軟Office技巧大賽獲獎作品） 我們只要將某個需要自動打開

的工作簿的快捷方式放到C:PrograrnFilesMicrosoft OfficeOffice10XLStart文件夾中，以后

每次啟動時，Excel都會自動打開相應工作簿。

38、 快速瀏覽長工作簿 當你瀏覽一個有很長內容的表格時，按下“Ctri+Home”鍵可

以回到當前工作表的左上角(即A1單元格)，按下“Ctrl+End”鍵可以跳到工作表含有數據

部分的右下角。另外，如果你選取了一些內容，那么你可以通過重復按“Ctrl+.（句號）”在

所選內容的4個角單元格上按順時針方向移動。

39、 快速刪除工作表中的空行 如果用戶想刪除Excel工作表中的空行，一般的方法是

需要將空行都找出來，然后逐行刪除，但這樣做操作量非常大，很不方便。下面提供一種快

速刪除工作表中的空行的方法:首先打開要刪除空行的工作表，在打開的工作表中單擊“插

入→列”命令，從而插入一新的列X，在X列中順序填入整數，然后根據其他任何一列將

表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中X列的數據，以X列重新

排序，然后刪去X列。

40、 繪制斜線表頭 一般情況下在Excel中制作表頭，都把表格的第一行作為表頭，然

后輸入文字。不過，這樣的表頭比較簡單，更談不上斜線表頭了。能不能在Excel中可以實

現斜線表頭，下面就是具體的方法: 由于作為斜線表頭的單元格都要比其他單元格大，所以

首先將表格中第一個單元大小調整好。然后單擊選中單元格，單擊“格式→單元格”命令，

彈出“單元格格式”窗口，選擇“對齊”標簽，將垂直對齊的方式選擇為“靠上”，將“文

本控制”下面的“自動換行”復選框選中()，再選擇“邊框”標簽，按下“外邊框”按鈕，

使表頭外框有線，接著再按下面的“斜線”按鈕，為此單元格添加一格對角線()，設置好后，

單擊“確定”按鈕，這時Excel的第一個單元格中將多出一個對角線。現在雙擊第一單元格，

進入編輯狀態，并輸入文字，如“項目”、“月份”，接著將光標放在“項”字前面，連續按

空格鍵，使這4個字向后移動(因為我們在單元格屬性中已經將文本控制設置為“自動換行”，

所以當“月份”兩字超過單元格時，將自動換到下一行)。現在單擊表格中任何一處，退出

第一單元格看看，一個漂亮的斜線表頭就完成了。

41、 繪制斜線單元格 利用Excel“邊框”選項卡的兩個斜線按鈕，可以在單元格中畫

左、右斜線。如果想在單元格中畫多條斜線，就必須利用“繪圖”工具，方法是:打開Excel

的“繪圖”工具，單擊“直線”按鈕，待光標變成小十字后拖動光標，即可畫出需要的多條

斜線。只要畫法正確，斜線可隨單元格自動伸長或縮短。至于斜線單元格的其他表格線，仍

然按上面介紹的方法添加。當然，斜線單元格的數據輸入要麻煩一些，通常的做法是讓數據

在單元格內換行(按“Alt+回車鍵”)，再添加空格即可將數據放到合適位置。

42、每次選定同一單元格 有時，為了測試某個公式，需要在某個單元格內反復輸入多

個測試值。但每次輸入一個值后按下Enter鍵查看結果，活動單元格就會默認移到下一個單

元格上，必須用鼠標或上移箭頭重新選定原單元格，極不方便。如果你按“Ctrl+Enter”組

合鍵，則問題會立刻迎刃而解，既能查看結果，當前單元格也仍為活動單元格。

43、快速查找工作簿 你可以利用在工作表中的任何文字進行搜尋，方法為: 1.單擊工具

欄中的“打開”按鈕，在“打開”對話框里，輸入文件的全名或部分名，可以用通配符代替;

2.在“文本屬性”編輯框中，輸入想要搜尋的文字; 3.單擊“開始查找”即可。

44、禁止復制隱藏行或列中的數據 如果你復制了包含隱藏列(或行)的一個數據區域，

然后把它粘貼到一個新的工作表，那么Excel把隱藏列也粘貼過來了。要想避免這種情況，

可以選取你要復制的數據區域，然后選擇“編輯→定位”命令，單擊“定位條件”按鈕，出

現“定位條件”對話框，選中“可見單元格”選項，再復制和粘貼這個選定區域就會得到你

所希望的結果。

45、制作個性單元格 如果你的表格需要菱形、三角形之類的特殊單元格，可用以下方

法實現:先在單元格內輸入數據，然后打開“繪圖”工具欄，在“自選圖形→基本形狀”子

菜單中找到需要的圖形。單擊后光標變成一個小十字，由單元格左上角向右下角拖動，即可

畫出所需形狀的單元格。如果單元格的內容被覆蓋，可用鼠標右擊剛剛畫出的單元格，選擇

快捷萊單中“設置自選圖形格式”命令。將“設置自選圖形格式”和“顏色與線條”選項卡

打開，選中“顏色→填充”下拉列表下“無填充顏色”，“確定”后單元格內的原有內容即會

顯示出來。如果你將“屬性”選項卡中的“大小、位置均隨單元格而變”選項選中，它還會

隨單元格自動改變大小。

46、 在一個單元格內輸入多個值 我們有時需要在某個單元格內連續輸入多個數值，以

查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個值后按回車鍵，活動單元格均默認

下移一個單元格，非常不便。其實可以采用以下方法:單擊鼠標選定單元格，然后按住Ctrl

鍵再次單擊鼠標選定此單元格，此時，單元格周圍將出現實線框，再輸入數據，敲回車鍵就

不會移動了。

47、增加工作簿的頁數 單擊“插入→工作表”命令，即可在底部看到一個新名稱的工

作表。

48、奇特的F4鍵 Excel中有一個快捷鍵的作用極其突出，那就是F4鍵。作為“重復”

鍵，F4鍵可以重復前一次操作，在很多情況下起作用，比如在工作表內加入或刪除一行，

然后移動插入點并按下F4鍵以加入或刪除另一行，根本不需要使用菜單。

49、將格式化文本導入Excel 1.在Windows“記事本”中輸入格式化文本，每個數據項

之間會被空格隔開，當然你也可以用逗號、分號、Tab鍵作為分隔符。輸入完成后，保存此

文本文件并退出; 2.在Excel中打開剛才保存的文本文件，出現“文本導入向導-3步驟之1”

對話框，選擇“分隔符號”，單擊“下一步”; 3.在“文本導人向導-3步驟之2”對話框中選

擇文本數據項分隔符號，Excel提供了Tab鍵、分號、逗號以及空格等供你選擇。注意，這

里的幾個分隔符號選項應該單選。你在“預覽分列效果”中可以看到豎線分隔的效果。單擊

“下一步”;

50、在“文本導人向導-3步驟之3”對話框中，你可以設置數據的類型，一般不需改動，

Excel自動設置為“常規”格式。“常規”數據格式將數值轉換為數字格式，日期值轉換為日

期格式，其余數據轉換為文本格式。單擊“完成”按鈕即可。

51、 快速換行 我們在使用Excel制作表格時經常會遇到需要在一個單元格輸入一行或

幾行文字的情況，如果輸入一行后敲回車鍵就會移到下一單元格，而不是換行，有一個簡便

實用的操作方法可以實現換行:在選定單元格輸入第一行內容后，在換行處按“Alt+回車鍵”，

即可輸入第二行內容，再按“Alt+回車鍵”輸入第三行以此類推。

52、巧變文本為數字 在工作中，發現一些通過文本文件或其它財務軟件的數據導入

Excel中后居然是以文本形式存在的(數字默認是右對齊，而文本是左對齊的)，即使是重新

設置單元格格式為數字也無濟于事。有一個辦法可以快速地將這些文件轉變回數字:在空白

的單元格中填人數字1，然后選中這個單元格，執行“復制”命令，然后再選中所要轉換的

范圍，選擇“選擇性粘貼”中的“乘”，你就會發現它們都變為數字了。

53、 在單元格中輸入0值 一般情況下，在Excel表格中輸入諸如“05”、“4.00”之類

數字后，只要光標一移出該單元格，格中數字就會自動變成“5”、“4”，Excel默認的這種做

法讓人使用非常不便，我們可以通過下面的方法來避免出現這種情況:先選定要輸入諸如

“05”、“4.00”之類數字的單元格，鼠標右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中單擊“設置單元格

格式”，在接著出現的界面中選“數字”標簽頁，在列表框中選擇“文本”，單擊“確定”。

這樣，在這些單元格中，我們就可以輸入諸如“05”、“4.00”之類的數字了。

54、將數字設為文本格式 不論是否對含有數字的單元格應用了文本格式，Excel都會將

數字保存為數字數據。若要使Excel將類似零件號碼的數字解釋為文本，首先應將空白單元

格設置成文本格式，然后鍵入數字。如果已經輸入了數字，那么也可以將它更改成文本形式。

方法是: 1.選擇含有要設置成文本格式的數字單元格; 2.單擊“格式→單元格”命令，然后單

擊“數字”選項卡（）; 3.在“分類”列表中，單擊“文本”，然后再單擊“確定”; 4.單擊

每個單元格，按F2鍵，然后再按Enter鍵重新輸入數據。

55、 快速進行單元格之間的切換在Excel中,可以用以下方法實現在一個區域內的快速

輸入而不用鼠標來進行單元格之間的切換。方法如下:用鼠標圈定一定區域后，按Tab鍵可

使目標單元格向后移，按“Shift+Tab”可向前移。這樣就可以在鍵盤上連續輸入一組數據而

不需用鼠標，從而提高輸入速度。 提示:事實上，采用此方法最大的好處是，在一行的最后

一個單元格，繼續按Tab，則可以轉到下一行開始的單元格;在選定區域最后一行的最后一個

單元格繼續按Tab則會回到選定區域第一行第一個單元格。同樣用Enter可以按列輸入數據。

56、在同一單元格內連續輸入多個測試值 一般情況下，當我們在單元格內輸入內容后

按回車鍵，鼠標就會自動移到下一單元格，如果我們需要在某個單元格內連續輸入多個測試

值以查看引用此單元格的其他單元格的動態效果時，就需要進行以下操作:單擊“工具→選

項→編輯”，取消選中“按Enter鍵后移動”選項（），從而實現在同一單元格內輸人多個測

試值。

57、輸入數字、文字、日期或時間 單擊需要輸入數據的單元格，鍵入數據并按Enter

或Tab鍵即可。如果是時間，用斜杠或減號分隔日期的年、月、日部分，例如，可以鍵入 9/5/96

或 Jun-96。如果按12小時制輸入時間，請在時間數字后空一格，并鍵入字母 a(上午) 或 p(下

午)，例如，9:00 p。否則，如果只輸入時間數字，Excel將按 AM(上午)處理。

58、快速輸入歐元符號 先按下Alt鍵，然后利用右面的數字鍵盤(俗稱小鍵盤)鍵入0128

這4個數字，松開Alt鍵，就可以輸入歐元符號。

59、將單元格區域從公式轉換成數值 有時，你可能需要將某個單元格區域中的公式轉

換成數值，常規方法是使用“選擇性粘貼”中的“數值”選項來轉換數據。其實，有更簡便

的方法:首先選取包含公式的單元格區域，按住鼠標右鍵將此區域沿任何方向拖動一小段距

離(不松開鼠標)，然后再把它拖回去，在原來單元格區域的位置松開鼠標 (此時，單元格區

域邊框變花了)，從出現的快捷菜單中選擇“僅復制數值”。

60、快速輸入有序文本 如果你經常需要輸入一些有規律的序列文本，如數字（1、2??）、

日期（1日、2日??）等，可以利用下面的方法來實現其快速輸入:先在需要輸入序列文本

的第1、第2兩個單元格中輸入該文本的前兩個元素（如“甲、乙”）。同時選中上述兩個單

元格，將鼠標移至第2個單元格的右下角成細十字線狀時（我們通常稱其為“填充柄”），按

住鼠標左鍵向后（或向下）拖拉至需要填入該序列的最后一個單元格后，松開左鍵，則該序

列的后續元素（如“丙、丁、戊??”）依序自動填入相應的單元格中。

61、輸入有規律數字 有時需要輸入一些不是成自然遞增的數值（如等比序列:2、4、

8??），我們可以用右鍵拖拉的方法來完成:先在第1、第2兩個單元格中輸入該序列的前兩

個數值（2、4）。同時選中上述兩個單元格，將鼠標移至第2個單元格的右下角成細十字線

狀時，按住右鍵向后（或向下）拖拉至該序列的最后一個單元格，松開右鍵，此時會彈出一

個菜單（），選“等比序列”選項，則該序列（2、4、8、16??）及其“單元格格式”分別

輸入相應的單元格中（如果選“等差序列”，則輸入2、4、6、8??）。

62、 巧妙輸入常用數據 有時我們需要輸入一些數據，如單位職工名單，有的職工姓名

中生僻的字輸入極為困難，如果我們一次性定義好“職工姓名序列”，以后輸入就快多了。

具體方法如下:將職工姓名輸入連續的單元格中，并選中它們，單擊“工具→選項”命令打

開“選項”對話框，選“自定義序列”標簽（），先后按“導入”、“確定”按鈕。以后在任

一單元格中輸入某一職工姓名（不一定非得是第一位職工的姓名），用“填充柄”即可將該

職工后面的職工姓名快速填入后續的單元格中。

63、快速輸入特殊符號 有時候我們在一張工作表中要多次輸入同一個文本，特別是要

多次輸入一些特殊符號（如※），非常麻煩，對錄入速度有較大的影響。這時我們可以用一

次性替換的方法來克服這一缺陷。先在需要輸入這些符號的單元格中輸入一個代替的字母

（如X，注意:不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，單擊“編輯→替換”命令，

打開“替換”對話框（），在“查找內容”下面的方框中輸入代替的字母“X”，在“替換為”

下面的方框中輸入“※”，將“單元格匹配”前面的鉤去掉（否則會無法替換），然后按“替

換”按鈕一個一個替換，也可以按“全部替換”按鈕，一次性全部替換完畢。

64、快速輸入相同文本 有時后面需要輸入的文本前面已經輸入過了，可以采取快速復

制（不是通常的“Ctrl+C”、“Ctrl+X”、“Ctrl+V”）的方法來完成輸入: 1.如果需要在一些連

續的單元格中輸入同一文本（如“有限公司”），我們先在第一個單元格中輸入該文本，然后

用“填充柄”將其復制到后續的單元格中。 2.如果需要輸入的文本在同一列中前面已經輸

入過，當你輸入該文本前面幾個字符時，系統會提示你，你只要直接按下Enter鍵就可以把

后續文本輸入。 3.如果需要輸入的文本和上一個單元格的文本相同，直接按下“Ctrl＋D（或

R）”鍵就可以完成輸入，其中“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是向右填充。 4.如果多個

單元格需要輸入同樣的文本，我們可以在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標點擊需要輸入同樣文

本的所有單元格，然后輸入該文本，再按下“Ctrl+Enter”鍵即可。

65、快速給數字加上單位 有時我們需要給輸入的數值加上單位（如“立方米”等），少

量的我們可以直接輸入，而大量的如果一個一個地輸入就顯得太慢了。我們用下面的方法來

實現單位的自動輸入:先將數值輸入相應的單元格中（注意:僅限于數值），然后在按住Ctrl

鍵的同時，選取需要加同一單位的單元格，單擊“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”

對話框（），在“數字”標簽中，選中“分類”下面的“自定義”選項，再在“類型”下面

的方框中輸入“#”“立”“方”“米”，按下確定鍵后，單位（立方米）即一次性加到相應數

值的后面。