濟南鐵路局公文管理調研報告

濟南鐵路局公文管理調研報告

李坤

【摘 要】公文發文質量和辦理效率直接關系工作落實質量.結合濟南鐵路局公文管

理專題調研,分析鐵路局公文辦理存在的主要問題及原因,提出建立制度辦法、強化

公文培訓、建立協商機制、深化監督指導、努力開拓創新等措施建議,以加強和完

善公文管理工作.

【期刊名稱】《鐵道經濟研究》

【年(卷),期】2016(000)002

【總頁數】4頁(P27-30)

【關鍵詞】鐵路;公文;管理;問題;原因;措施;濟南鐵路局

【作 者】李坤

【作者單位】濟南鐵路局辦公室,山東濟南250001

【正文語種】中 文

公文是部署、安排工作的重要載體，發文質量和辦文效率直接關系著工作落實質量

[1]，鐵路局（黨委）辦公室作為路局公文管理的主要職能部門，一直把不斷發現

問題、及時解決問題作為加強和完善公文管理工作的重要途徑。為此，濟南鐵路局

（以下簡稱濟南局）文管部門按照路局領導到局（黨）辦調研時提出的要求，精心

安排，自2015年5月至10月，進行了路局公文管理專題調研。

1．1 路局發文管理情況

路局機關實行兩級發文：一是機關各行政部門代表路局起草的單位文件，由機關部

門擬稿、核稿，經局（黨）辦審核后由路局領導簽發，由局（黨）辦登記、編號、

發送；二是機關各行政部門按照管理職能，在職權范圍內向局屬各單位行文，由擬

稿部門領導簽發，擬稿部門自行登記、編號、發送；各運輸站段實行一級發文，由

站段領導簽發，站段自行登記、編號、發送。

全局發文單位共有139個，分為：局屬各單位65個（運輸站段34個、非運輸企

業23個、其他局屬單位8個），合資公司9個，工程建設指揮部18個，路局機

關部門47個（路局機關處、室、部、所30個，黨群組織及部門10個，路局直

管附屬機構5個，學會和協會2個）。

1．2 2015年主要工作及發文情況

2015年下發了《濟南鐵路局精簡文件簡報規定》，對精簡文件數量、提高公文質

量和辦文效率提出了明確要求，局（黨）辦加大了對路局機關發文情況的檢查監督

力度，每月對路局機關發文情況進行分析通報，嚴重問題同時納入對責任部門的安

全逐級負責制考核。從實際情況來看，發文質量和辦文效率有明顯提高，但是發文

數量較同期稍有增加。

2015年，濟南局共辦理發文1 630件。其中：通用格式文件479件，特定格式文

件1 151件，包括信函格式536件，電報558件，會議紀要57件。與2014年

發文1 610件相比，增加20件，增長了1．724％。同時，按照中國鐵路總公司

（以下簡稱鐵路總公司）部署，在開展“回頭看”活動中，濟南局文管部門對21

個路局機關重點部門1至10月發文辦理情況進行了統計分析，發文增加的7個，

與上年同期相比最多的增長142％；發文減少的11個，與上年同期相比減少最大

的22．7％；持平的3個。

1．3 發文增多的原因

路局發文增多的主要原因，按照鐵路總公司整改要求，我們進行了分類統計分析：

1）技術規章文件2015年共發文292件，占全部發文1 630件的17．9％。此類

文件涉及全局運輸生產和運輸安全，按照鐵路總公司精簡文件簡報規定，屬于重要

公文，濟南局文管部門按照《濟南鐵路局公文處理辦法》有關要求，全部印發相關

單位和部門貫徹落實。

2）經營管理性文件2015年共發文240件，占全部發文1 630件的14．57％。

經營管理性文件是濟南局在職權范圍內，以路局名義制發的，用于規范經營行為，

反復適用并具有普遍約束力的規定、辦法、實施細則、規則等文件。按照鐵路總公

司精簡文件簡報規定，屬于重要公文，濟南局文管部門按照《濟南鐵路局公文處理

辦法》有關要求，全部印發相關單位和部門貫徹執行。

3）貨運組織改革文件2015年共辦理發文168件，占全部發文1 630件的

10．3％。2015年，全路乃至濟南局貨運裝卸任務嚴重不足，為此，向鐵路總公

司和部門請求解決問題以及轉發鐵路總公司和部門的文電相當多。一是自鐵路總公

司實行市場化定價后，各站段根據市場變化隨時提出運價浮動申請，路局運價管理

小組每周召開專題運價浮動審核會議并下發站段執行，2015年共下發48件運價

浮動審批文件，同比2014年類似文件增加23件。二是2015年根據市場變化和

客戶需求，路局及時申請調整貨物辦理限制、申請開辦集裝箱業務、申請開行直達

班列和特需列車等，共向鐵路總公司及部門上報申請函68件，同比2014年類似

文件增加37件。

4）有關運輸安全生產LKJ基礎數據改寫、修改和換裝的文電全年共辦理95件，

占全部發文1 630件的5．8％。

5）有關運輸組織和施工組織方面的文電全年共辦理70件（包括文電印發后，其

后續調整的文電），占全部發文1 630件的4．3％。

6）其他類文件。濟南局除印發技術規章文件和經營管理性文件、部署全局性重要

工作、商洽工作和答復問題“三大類”以外，其他類文件2015年共辦理發文765

件，約占全年發文1 630件的47％。其中：涉及路外、路內安全的文電約120件，

按照鐵路總公司精簡文件簡報規定要求，濟南局大約還有645件文電必須按照精

減文山會海要求進行整治。

2．1 突出問題

按照《路局辦公室公文辦理調研工作方案》安排，濟南局文管部門2015年分別在

濟南、青島和聊城三個地區組織所在地區基層單位，按照5月公布的15個調研項

點進行了調研，共收集問題236件，其中路局發文問題74件，占31.4％；路局

機關部門發文問題162件，占68.6％。具體如下：

1）路局機關發文無故撤銷、反復修改或打補丁的問題突出。此問題共111件，占

問題總數的47％；共有28個單位提出，占全部調研單位的90％。例如：《路局

貨運營銷處關于印發〈貨運系統班組建設考核評估標準〉的通知》，5月23日又

撤銷重發。

2）路局機關發文格式不規范問題較多。此問題共71件,占問題總數的30％，大多

為路局機關部門發文問題；共有16個單位提出，占調研單位的52％。主要為公

文字體、排版、附件格式等方面的問題，例如：《路局總工室關于對路局企業標準

進行復審和申報2014年路局企業標準計劃項目的通知》主送單位后多加了一個

“：”，且正文一層標題未使用黑體字。

3）路局機關向無關單位發文問題較多。此問題共25件，占問題總數的10.6％；

共有18個單位提出，占調研單位的58％。例如：《濟南鐵路局關于做好鐵路貨

車封存、解封工作的通知》（濟運電〔2015〕173號），濟南西站不辦理貨運業

務，但收到該文件。

4）路局機關發文未給基層單位留足辦理時間問題較多。此問題共17件，占問題

總數的7.2％；共有7個單位提出，占調研單位的23％。例如：《關于印發〈京

九線普連集站危樹整治協調會會議紀要〉的通知》(供網函〔2015〕87號)，要求

有關單位核實綠化工程量及相關費用的主體單位及費用清算情況形成書面報告，于

發文當日上報路局機關有關業務處室，由于工作量較大，辦文時間十分緊張。

5）路局機關非工作日和周五下班后發文現象突出。共有12個單位提出，占調研

單位的39％。調研單位未將此現象作為具體問題提出，但是普遍認為非工作日發

文和周五下班后發文及時查收難度大，尤其是緊急公文，如果發文后未及時通知，

容易造成遲辦、漏辦。例如：《路局運輸處關于調整5026/ 7次等列車運行時刻

及部分動車組接發股道的通知》（運技設電〔2015〕147號），發文后未通知查

收。

6）存在同項工作路局機關部門重復發文問題。此問題共11件，占問題總數的

4.7％；共有3個單位提出，占調研單位的10％。例如：《濟南鐵路局關于開展

2015年“安全生產月”活動的通知》（濟鐵安發〔2015〕198號）發文后，路局

機關其他業務處室又發文部署。

2．2 主要原因

針對以上問題，路局文管部門召開專題會進行研討，并積極與機關有關部門進行溝

通，綜合分析認為存在問題的主要原因如下：

1）機關部門有關人員對公文管理知識掌握不全面、不熟練。近期，機關工作人員

變動大，新進入機關工作人員對公文管理有關知識掌握不全面、不熟練，導致起草

的公文內容不簡潔、主題不突出、結構不嚴謹、表述不準確、文字不精練，加之部

門核稿和排版人員同樣存在不熟悉公文管理知識的情況，造成路局兩級發文特別是

機關部門發文在內容和格式上出現很多問題。

2）機關部門領導重視程度不夠。主要表現為對公文的嚴肅性、規范性和時限性缺

乏認識，對公文管理方面存在的各種問題缺乏足夠的重視，致使本部門起草公文時

標準不高、要求不嚴，核稿時不認真、不嚴格，導致個別部門仍然出現“一個工程

師的水平代表一個處室的水平”的問題。有些部門領導簽署意見時只重業務內容的

審核，對文字、格式等公文管理方面的要求重視不夠，造成部門發文質量不高。

3）公文擬稿、部門核稿人員工作效率低、責任心不強。個別部門擬稿人員擬制公

文效率不高，擬稿慢，會簽、流轉時間長，造成收文單位辦文時間緊。部門核稿人

員缺乏嚴格把關、精益求精的態度，核稿時走馬觀花、一掠而過，甚至依賴擬稿人

員自行發現問題。個別部門擬稿人員為了不漏主抄送單位，隨意將“局屬各單位”、

“路局機關各部門”等確定為主抄送單位，造成向無關單位行文問題。

3．1 建立制度辦法，加強公文管理體系建設

1）制定電子公文管理系統使用管理辦法。根據路局公文管理要求和最新的3.0版

電子公文管理系統操作標準，制定路局電子公文管理系統使用管理辦法，將以前制

定的有關電子公文的措施辦法進行修改完善，明確電子公文擬稿、核稿、會簽、簽

發、登記、編號、發送等方面的要求和操作流程，規范和指導路局電子公文的使用，

進一步提高電子公文的效率和質量，解決收文單位辦文時間不足的問題。

2）制定機關部門公文擬稿質量評價辦法。明確評價標準，由局（黨）辦每月對機

務素質。

2）著眼當前，加強學習。針對機關部門發文問題較多，特別是排版等公文格式方

面存在的諸多問題，組織機關各部門綜合科長和文管人員開會，反饋此次調研發現

的問題，進一步落實整改，加強對發文內容、格式等主要業務知識的學習，使文管

人員熟練掌握公文處理辦法，迅速扭轉機關部門發文不規范的問題，并形成制度，

定期組織培訓。

3．3 建立協調機制，規范非工作時間和緊急公文的發文管理

1）建立與部門、單位的協調機制。調研中發現，不僅路局、機關部門在非工作時

間發文，基層單位也出現非工作時間發文現象。為此，建立路局、部門及基層單位

非工作日發文的協調制度，根據擬稿公文的緊急程度，規定提前做好擬制公文的各

項工作，合理安排部門審核、會簽等環節，加強過程控制和催辦落實，規定協辦部

門積極配合事項，為工作時間內發文奠定良好基礎。

2）突出重點問題的落實。此次調研，非工作日和周五下班后發文問題，主要是因

為前期總工室有關LKJ基礎數據變更和運輸處有關LKJ的換裝等文件較多。由于

LKJ文件時效性較強，因此要加強與有關部門的協調溝通，從源頭上協調施工時間，

提高會簽效率，確保LKJ文件在工作時間發文，方便基層單位收文辦文，避免因

辦文影響施工甚至影響施工安全問題的發生。

3）完善緊急發文的管理。一是機關各部門確因工作需要在非工作時間發文時，局

1）加強對機關部門的業務指導。針對此次調研機關部門發文問題較多的特點，加

大對機關部門的管理力度，努力提高機關部門的公文質量。尤其對個別公文管理基

礎薄弱的部門，采取到處室面對面指導等多種方式，做好問題反饋、解惑答疑，部

門發文統一由部門文管人員排版，補齊薄弱部門公文管理的短板。

2）加大對公文精簡措施的落實和督查力度。一是嚴把局文發文關口。對無實質性

內容、可發可不發的局文，一律退回不發；對內容相近、可合并發文的事項，一般

不單獨發文；路局已安排部署的重點工作，各系統、部門如有細化措施，以路局文

件附件形式下發，不再單獨行文。二是加大對機關各部門落實《濟南鐵路局精簡文

件簡報規定》情況的督查力度，對發現的問題按要求進行通報，并及時反饋責任部

門落實整改。

建議，圍繞用戶需求，配合信息技術所改進和完善電子公文管理系統功能。二是立

足路局公文管理整體工作需要，將電子公文管理系統與文件督察督辦相結合，實現

公文收、發全部網上督辦。加大“移動辦公”信息系統的研發，力爭2016年初實

現“移動辦公”。

2）在改善硬件性能、優化全局電子公文整體布局上下功夫。一是積極與路局信息

化處溝通，爭取盡快實現前期已提報的更換電子公文服務器的要求。二是協調路局

信息技術所，安裝和配置電子公文管理系統，改善當前全局電子公文管理系統版本

不一且安裝在多個服務器上的現狀，實現路局機關和所有局屬單位都使用新版本電

子公文管理系統的目標，為鐵路運輸生產作出貢獻。

【相關文獻】

[1]聶潔.企業管理中的公文收文工作流程優化探討[J].鐵道經濟研究，2014（3）：44-46