商務邀約禮儀

商務邀約禮儀

在商務交往中，因為各種各樣的實際需要，商務人員必須對

一定的交往對象發出約請，邀請對方出席某項活動，或是前來我

方作客。這類性質的活動，被商務禮儀稱之為邀約。

在民間，邀約有時還被稱為邀請或邀集。站在交際這一角度

來看待邀約，它實質上乃是一種雙向的約定行為。當一方邀請另

一方或多方人士，前來自己的所在地或者其他某處地方約會，以

及出席某些活動時，他不能僅憑自己的一廂情愿行事，而是必須

取得被邀請方的同意與合作。作為邀請者，不能不自量力，無事

生非，自尋煩惱，既麻煩別人，又自討沒趣。作為被邀請者，則

需要及早地作出合乎自身利益與意愿的反應。不論是邀請者，還

是被邀請者，都必須把邀約當作一種正規的商務約會來看待，對

它絕對不可以掉以輕心，大而劃之。

對邀請者而言，發出邀請，如同發出一種禮儀性很強的通知

一樣，不僅要力求合乎禮貌，取得被邀請者的良好回應，而且還

必須使之符合雙方各自的身份，以及雙方之間關系的現狀。

在一般情況下，邀約有正式與非正式之分。正式的邀約，既

講究禮儀，又要設法使被邀請者備忘，故此它多采用書面的形式。

非正式的邀約，通常是以口頭形式來表現的，相對而言，它要顯

得隨便一些。

正式的邀約，有請柬邀約、書信邀約、傳真邀約、電報邀約、

便條邀約等等具體形式，它適用于正式的商務交往中。非正式的

邀約，也有當面邀約、托人邀約以及打電話邀約等不同的形式。

它多適用于商界人士非正式的接觸之中。前者可統稱為書面邀約，

后者則可稱為口頭邀約。

根據商務禮儀的規定，在比較正規的商務往來之中，必須以

正式的邀約作為邀約的主要形式。因此，有必要對它作出較為詳

盡的介紹。

在正式邀約的諸形式之中，檔次最高，也最為商界人上所常

用的當屬請柬邀約。凡精心安排、精心組織的大型活動與儀式，

如宴會、舞會、紀念會、慶祝會、發布會、單位的開業儀式等等，

只有采用請柬邀請佳賓，才會被人視之為與其檔次相稱。

請柬又稱請帖，它一般由正文與封套兩部分組成。不管是上

街購買印刷好的成品，還是自行制作，在格式與行文上，都應當

遵守成規。

請柬正文的用紙，大都比較考究。它多用厚紙對折而成。以

橫式請柬為例，對折后的左面外側多為封面，右面內側則為正文

的行文之處。封面通常講究采用紅色，并標有“請柬”二字。請柬

內側，可以同為紅色，或采用其他顏色。但民間忌諱用黃色與黑

色，通常不可采用。在請柬上親筆書寫正文時，應采用鋼筆或毛

筆，并選擇黑色、藍色的墨水或墨汁。紅色、紫色、綠色、黃色

以及其他鮮艷的墨水，則不宜采用。

目前，在商務交往中所采用的請柬，基本上都是橫式請柬。

它的行文，是自左而右，自上而下地橫寫的。除此之外，還有一

種豎式請柬。它的行文，則是自上而下，自右而左地豎寫的。作

為中國傳統文化的一種形式，豎式請柬多用于民間的傳統性交際

應酬。因此在這里將它略去不提。

在請柬的行文中，通常必須包括活動形式、活動時間、活動

地點、活動要求、聯絡方式以及邀請人等項內容。

附規范的請柬正文示范一則

謹訂于1999年5月18日下午此時正千本市金馬大酒店水

晶廳舉行五環集團公司成立六周年慶祝酒會，敬請屆時

光臨

聯絡電話__-__

備忘

在請柬的左下方注有“備忘”二字，意在提醒被邀請者屆時毋

忘。在國際上，這是一種習慣的做法。西方人在注明“備忘”時，

通常使用都是同一個意思的法文縮寫“P．M．”。

注意以上范文，您可能會發現其中邀請者的名稱在行文時沒

有在最后落款，而是處身于正文之間。其實，把它落在最后，并

標明發出請柬的日期，在商務交往中也是允許的。

另外，被邀請者的“尊姓大名”沒有在正文中出現，則是因為

姓名一般已在封套上寫明白了。要是“不厭其煩”地在正文中再寫

一次，也是可以的。在正文中，“請柬”二字可以有，也可以沒有。

附被邀請者與邀請者名稱單獨分列的請柬正文示范一則

請柬

尊敬的蔣勤先生：

11月6日下午19時為李娟小姐餞行，席設本市北京路8號

德大西茶社，恭請

光臨

周抒平謹訂

在對外交往中使用的請柬，應采用英文書寫。在行文中，全

部字母均應大寫，應不分段，不用標點符號，并采用第三人稱。

這是其習慣做法。

在請柬的封套上，被邀請者的姓名要寫清楚，寫端正。這是

為了對對方示敬，也是為了確保它被準時送達。

以書信為形式對他人發出的邀請，叫做書信邀約。比之于請

柬邀約，書信邀約顯得要隨便一些，故此它多用于熟人之間。

用來邀請他人的書信，內容自當以邀約為主，但其措辭不必

過于拘束。它的基本要求，是言簡意賅，說明問題，同時又不失

友好之意?？赡艿脑挘鼞敶蛴?，并由邀請人親筆簽名。比較

正規一些的邀請信，有時也叫邀請書或邀請函。

附邀請信范文一則

尊敬的奧海公司負責人：

“1999?北京民用新產品新技術展銷會”定于今年5月8日至

28日在北京國際展覽中心舉行，歡迎貴公司報名參展。

報名時間3月1日至20日

報名地點花園路乙10號

聯系電話__-__

組委會敬邀

1999年2月16日

在裝帖與款式方面，邀請信均不必過于考究。其封套的寫作，

與書信基本-上相同。

傳真邀約，指的是利用傳真機發出傳真的形式，對被邀請者

所進行的一種邀約。在具體格式、文字方面，其作法與書信邀約

大同小異。但是由于它利用了現代化的通訊設備，因而傳遞更為

迅速，并且不易丟失。此外，還有一種電子郵件邀約，其作法基

本與傳真相似。

電報邀約，即以拍發專電的形式，對被邀者所進行的邀約。

電報邀約與書信邀約在文字上，都要求熱情、友好、懇切、得體，

除此之外，電報邀約在準確、精練方面要求得更高一些，這是由

電報這一形式本身所決定的。

電報邀約速度快，準確率高。因此多用于邀請異地的客人。

在具體內容上，它與書信邀約大致類似。

在某些時候，商界人士在進行個人接觸時，還會采用便條邀

約。便條邀約，即將邀約寫在便條紙上，然后留交或請人帶交給

被邀請者。在書面邀約諸形式之中，它顯得最為隨便。然而因其

如此，反而往往會使被邀請者感到親切、自然。

便條邀請的內容，是有什么事寫什么事，寫清楚為止。它所

選用的紙張，應干凈、整潔為好。

依照常規，用以邀約他人的便條不管是留交還是帶交對方，

均應裝入信封之中，一同送交。讓邀請條“赤條條”地來來去去，

則不甚適宜。

在一般情況下，不論以何種書面形式邀約他人，均須做得越

早越好。通常，它應當至少在一周之前到達對方手中，以便對方

有所準備。“臨陣磨槍”，打對方一個措手不及，不僅給對方以逼

人就范的感覺，而且也是非常不尊重對方的。

附便條邀約他人的示范一則

劉曉航先生：

茲與遠大集團公司楊林董事約定，下周五中午12時在四川

酒家共進工作餐。敬請光臨。

楊青青留上5月2日

任何書面形式的邀約，都只有在邀請者經過慎重考慮，認為

確有必要之后，才會發出的。因此，在商務交往中，商界人士不

管接到來自任何單位、任何個人的書面邀約，都必須及時地、正

確地進行處理。自己不論能不能接受對方的邀約，均須按照禮儀

的規范，對邀請者待之以禮，給予明確、合“禮”的回答：或者應

邀，或者婉拒。置之不理，厚此薄彼，草率從事，都有可能自作

自受，自找麻煩。

商界人士在接到以書面通知為形式的正式邀約后，必須認定：

邀請者是真心實意地希望自己能夠接受邀請的。對方所看重的，

或許是我方單位的名氣和地位，或許是邀請者本人的身份和影響，

或許對方單位與我方單位、對方本人與邀請者本人的良好關系，

或許是希望能夠借此機會增進、發展雙方單位或個人之間的關

系，。不管怎么說，對方邀請我方，尤其是以書面形式正式地邀

約我方，基本上都是對我方尊重與友好的一種表示。“來而不往，

非禮也”，所以我方在接到邀約后，應當作出積極的反應。

積極反應的第一步，是要盡快答復邀請者自己能否接受其邀

請。

鑒于同時受到邀請的往往不止于一方，為了使邀請者做到對

他所發起的有關約會胸有成竹、避免失敗，任何被邀請者在接到

書面邀請之后，不論邀請者對于答復者有無規定，出于禮貌，都

應盡早將自己的決定通知給對方。

事實上，為了了解被邀請者對邀約有何反應，許多邀請者在

發出書面邀約時，就對被邀請者有所要求，請對方能否到場必須

作出答復。

通常，類似的規定往往會在書面邀約的行文中出現。例如，

要求被邀請者“如蒙光臨，請子函告”，“能否出席，敬請答復”，以

及“盼賜惠復”，等等。

有時，為了確保被邀請者準確無誤地將有關信息反饋給邀請

者，在書面邀約正文的左下方，循例要將與邀請者聯絡的具體方

式，一一詳盡地提供給被邀請者。它們通常包括：聯絡電話號碼、

傳真號碼、電傳號碼、電子郵箱號碼(網址)、郵政編碼、電報掛

號、尋呼機號碼、聯絡地點以及通信地址等等。以上這些內容不

必一一全部列出，可以根據具體情況從中選擇。不過聯絡或咨詢

的電話號碼這一項，原則上是不能缺少的。

某些商務往來中所使用的正式邀約，尤其是請柬邀約，依照

國際慣例，在正文之中行文時，對被邀請者所作的要求答復的請

求，通常都采用英文或法文的專用詞組和縮寫來表示。

例如：“Toremind”意即“備忘”。用在書面邀約中，帶有提醒

被邀請者務必注意勿忘之意。

“R．S．V．P．”意即“不論出席與否，均望答復”。

“Regretsonly廣意即“不能出席時，請予以答復”。

這些外文詞組與縮寫在行文時，一般應當書寫在正文的左下

有些善解人意的商界人士為了體諒被邀請者，在發出書面邀約時，

往往會同時附上一份專用的“答復卡”。上面除了“接受邀請”、“不

能接受”這兩項內容外，再沒有其他任何東西。這樣，被邀請者在

答復時，只須稍費“舉手之勞”，在以上兩項之中，作一回“選擇題”，

在二者之一劃上一道勾，或是涂去其一，然后再寄回給邀請者就

行了。

沒有在接到書面邀約的同時接到“答復卡”，并不意味著不必

答復。答復是必要的，只不過需要自己親自動手罷了。

對書面邀約所進行的答復，通常采用書信的形式。在商務禮

儀中，它被稱為回函?；睾旧隙夹枰H筆書寫，以示重視。

如果打印回函，則至少應當親筆簽名。

所有的回函，不管是接受函還是拒絕函，均須在接到書面邀

約之后三日之內回復，而且回得越早越好。

在回函的行文中，應當對邀請者尊重、友好，并且應當對能

否接受邀約這一關鍵性問題，作出明確的答復。切勿避實就虛，

讓人覺得“難解其中味”。如果拒絕，則講明理由，就可以了。

回函的具體格式，可參照邀請者發來的書面邀約。在人稱、

語氣、措辭、稱呼等方面，與之不相上下，就算不上失禮。

附接受邀約的回函示范一則

中島公司董事長兼總經理鄔烈興先生非常榮幸地接受成功

影視廣告公司總裁袁偉超先生的邀請，將于1月20日上午9時

準時出席成功影視廣告公司開業儀式。謹祝開業大吉，并順致敬

意。

在寫接受函時，應將有關的時間與地點重復一下，以便與邀

請者“核實”無誤。在寫拒絕函時，則不必這樣做。

回函通知邀請者自己決定接受邀請后，就不能屆時失約了。

這類臨時的“變卦”，會給邀請者添許多麻煩。

拒絕邀約的理由應當充分。臥病、出差、有約在先等等，均

可采用。在回絕邀約時，萬勿忘記向邀約者表示謝意，或預祝其

組織的活動圓滿成功。