會議場所的選擇

2023年12月12日發(作者：轉折關系)

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會議場所的選擇

選擇一個能讓會議組織者和與會者都能中意的會議場所超級重要，面對眾多的場所，到底如何去選擇呢？

第一、列出可供選擇的清單。必需制作一個會議場所清單表，清單表上需注明會議要求的所有重要條件。若是清單設計的合理，說明了酒店的條件好壞，將大大便于各個場所的比較和選擇。

第二、選擇適合類型的場所。選擇適合的會議場所，必需依據本地可提供的會議資源狀況及該會議的程序、估量的與會人數、與會人員的背景情形，和最重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素綜合考慮。

◆酒店：（按類型劃分）

◆商務型酒店：這種酒店不管在外部設計，仍是在內部裝修，和可提供的先進通信工具、適合會務的商用處地上（有特定的商務樓層），一樣都充分表現了現代商務高效、快捷的內涵。酒店既能接待小型會議也能接待大型會議，有一個或多個多功能廳，24小時全天候辦公，有較強的效勞能力，另外還有多個中、西式餐廳、各類商店、健身房、游泳池等設施。

◆度假型酒店：這種酒店一樣建在旅行勝地或海邊，外部設計、園林計劃、內部裝修都充分表現了本地特色，集休閑、娛樂于一體。同時隨著社會的進展，度假型酒店也能提供相應的會議設施、美食和各類代表地址和季節特色的活動，這些無疑大大方便了會議單位。

◆（按地址劃分）位于某地中心：在選擇位于某地中心的酒店時需考慮酒店與機場距離（包括交通是不是擁堵）。若是與會者來自國內或本地域，那么選擇如此的酒店是明智的。會議規畫者一樣喜愛選擇位于理想的城某地里且設施和功能齊全的某地中心酒店，如此與會者的隨行家眷便有很多活動可做。

◆位于某地郊：關于本地可驅車前去的與會者來講，這種酒店是大受歡迎的。

第三、會議類型與場所的搭配。

舉行培訓活動的最正確環境是能提供專門工作人員和專門設施的成人教育場所（公司的專業培訓中心或旅行勝地的培訓點）。

研究和開發會議需要有利于沉思默想、靈感涌現的環境（培訓中心或其他寧靜場所最為適合）。

重大的獎勵、表彰型會議必然要有檔次，要引人入勝，會議的目的是對杰出表現予以獎勵。

關于交易會和新產品展現會，需要選擇有展廳的場所，還要求抵達會場幾所在城某地的交通必需便利。

第四、現場參觀注意事宜。在考慮去做現場參觀之前，先檢查一下是不是已具有了前提條件：>報價方同意和同意會議名細表中各項事宜；報價房應是后選名單中較好的一個；對報價方擬訂的合同條款大體同意。

第五、親臨現場實地考察。應注意：會面能做決策的人。如此有利以后解決可能顯現的交易問題；只要可能，必然要在對方建議的日期去進行參觀。最好不要在酒店客滿時去參觀，因為這會使酒店產生直接費用；不要出于個人緣故再次參觀酒店；不要隨帶家眷同行；想一想是以一個一般客人身份不宣而至以檢查酒店對客人的接待情形為宜仍是事前通知酒店以貴賓身份前去以檢查酒店是如何接待貴賓的；考慮另一家酒店作為“備選”。

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