會議組織與服務試卷(案)

2023年12月21日發(作者：家鄉的風景)

一、單項選擇題（在每小題的四個備選答案中，選出一個正確答案，并將正確）

1. 舉辦會議既要確保會議質量，又應遵循( )的原則。

A、擴大企業影響力 B、勤儉節約 C、服務社會 D、提高企業競爭力

5. 會議用品包括會議的特殊用品和（ ）

A、一般用品 B、生活用品 C、會議須知 D、統計報表

6. 會議的特點是真實性和( )。

A典型性 B資料性 C科學性 D交流性

7. 選擇會議地點的步驟不包括( )。

A、確定會議形態 B、考慮與會者的期望 C、選擇何種會議地點與設備D、確定邀請的嘉賓

9．會議構成的基本要素可不包括（ ）。

A主持者 B秘書機構 C時間 D議程

13．如果公司內部會議需使用投影儀，而公司又沒有足夠設備經費，秘書的解決方法不包括（ ）。

A購買 B借用 C調撥 D租用

14．秘書初萌負責發送一份給各大報社的會議邀請函，她認真完整地填寫了信封，保證了邀請函及時準確地寄到了各大報社。但領導認為她的這項任務還缺少落實的關鍵環節。你認為缺少的關鍵環節是（ ）。

A沒有認真登記 B發寄前沒有請領導核準

C沒有進行加密處理 D沒有進行回復確認

16．天地公司秘書初萌負責公司人力資源開發與利用研討會前工作，可是很多與會者反映他們沒有能夠找到會議接站處。你認為做接站工作無關的有（ ）。

A制作醒目的接待處牌子 B編制與會人員抵達的時間表

C接站人員人手一份接站的時間和路線表

D在通知上標明報到的具體位置

17．天地公司召開年終總結大會，與會人員近600人，入場時比較混亂，作為公司秘書，下列解決措施中（ ）是無效的。

A在會場門口張貼座次圖表 B將會場按部門劃分出若干區域

C提前到崗，在入口處熱情主動迎接與會者 D提前發票，讓單、雙號分不同的門入場

89、中大型會議采用大小方形和半圓形的會場布局，是為了突出（A）。

（A）會議的發言人（B）會議主席團（C）會議的絕對中心（D）會議民主平等的氣氛

18．在發放會議文件資料時，為避免與會者丟失材料，在發放文件時應做到（ ）。

A準備好每人一個文件袋 B適時適量

C給會議文件編號 D附上文件目錄清單

BADDB ADDCA ACDDD CCAAB

BD、ABCD、ABCD、ABC、AD、AB、BCD、ABC、AD、CADBE

二、多項選擇題【得分： 】本大題共10小題，每小題2分，共20分）

6．大型茶話會、團拜會、宴會可采用( )，此形式比較穩定，易形成輕松和緩氣氛。

A．星點式 B．眾星拱月式 C．方形 D．圓形

7．正確的會議準備程序(排出順序)應是( )。

A．明確議事日程 B．通知與會者 C．明確會議目的 D．明確與會者 E．開會

8．參加會議簽到方法主要有( )。

A．秘書人員代簽 B．證卡簽到 C．簿式簽到 D．座次表簽到 E．計算機簽到

11．會議通知的內容項目內包括( )。

A．會議日程 B．會議名稱 C．會議議題 D．會議方式

14．會議名稱一般由( )組成。

A．主辦單位名稱 B．主題 C．類型 D．時間

2．會議接待組工作的重點應放在（ ）。

A．會議生活服務

B．收費結算

C．宣傳娛樂

D．醫療交通

【答案】AD

【解析】大中型會議的籌備和服務工作，不可能靠一兩個人完成，這就需要組建會議籌備機構，一般來講，會務籌備機構包括會務組、秘書組、接待組、宣傳組、財務組、保衛組，各組分工明確，互相協調。接待組負責生活服務、交通疏導、醫療服務等工作

本文章來自 湖北招生考試網 原文鏈接：/Html/201011/10/

1. 會議記錄要求做到( )。

A、生動 B、準確 C、完整 D、概括

9.會議策劃方案一般包括會議為（ ）。

（A）議程 （B）籌備方案

（C）預算方案 （D）日程

1、 天地公司秘書鐘苗在編制會議議程表時，應考慮的因素有（BD、）。

（A） 與會人員的要求（B）將同類問題集中排列

(C)將保密性強的議題安排在前面（D）公司章程對會議議程的規定

3、選擇適當的會議地點應考慮（ABCD）。

（A）離上司和與會者均較近的地方（B）有充足停車位的地方

（C）設備齊全的地方（D）租借成本合理的地方

5、秘書鐘苗在座會議記錄時，必須做好的工作是（ABCD）。

（A）準備好記錄用的筆和紙（B）準備好與會人員的座次表

（C）準備好會議文件（D）準備好磁帶

１０６．會議信息的收集要力求（ABC

）。

（Ａ）全面（Ｂ）真實（Ｃ）及時（Ｄ）重點突出

1、確定會場大小需考慮的主要因素是會議的（AD）。

（A）規模（B）主題（C）級別（D）時間

78、會議名稱應當根據會議的（AB）來確定。（A）主題（B）類型（C）規模（D）費用

79、會議記錄應（BCD、）。

（A）將會議內容一字不漏地記錄下來

（B）長期保存（C）由專人負責保管（D）統一編號

80、秘書編發會議信息用于新聞報道應注意（ABC）。

（A）準確（B）保密（C）內外有別（D）靈活

三、簡答題（每題10分，共30分）

（一）怎樣確定會議主題與議題

會議主題是指關于會議要研究的問題、達到的目的。確定主題的主要方法：一是要有切實的依據；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化。

（二）怎樣確定會議名稱？

會議名稱要擬得妥當，名實相符。會名不宜太長，但也不能亂簡化。會議名稱一般由“單位+內容”兩個要素構成，如“中國共產黨第十五次全國代表大會”，其中“中國共產黨”即組織名稱，也可稱單位；“第十五次全國代表大會”即會議內容。有的會議名稱由單位、年度、內容構成，如廣東省人民政府辦公廳(單位)1997年(年度)總結表彰(內容)大會”。有的會議名稱有時間、會議內容和會議類型構成。如“2002年

1.2010年廣東省高職類文秘專業協作委員會年會將于12月召開，請你思考在年會選擇會議地點時應考慮哪些因素？

第一、應根據不同的會議類型來選地點。如： 國際性或全國性會議，要考慮政治、經濟、文化等大因素，一般應在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。

專業性會議，應選擇富有專業特征的城鄉地區召開，以便結合現場考察。假如，棉花種植會議到深圳去開，鋼鐵生產會議到青島去開，就不可理喻了。

小型的、經常性的會議就安排在單位的會議室。會議室盡可能不要緊靠生產車間、營業部、教室等人聲嘈雜的地方，以免受到干擾。

第二、應考慮交通便利

會場位置必須讓領導和與會者方便前往。一般應選擇在距領導和與會者的工作地點均較近的地方。

第三、會場的大小應與會議規模相符。一般來說，每人平均應有2～3平方米的活動空間比較適宜。同時應考慮會議時間的長短，時間長的會議，場地不妨大些。

第四、場地要有良好的設備配置。桌椅家具、通風設備、照明設備、空調設備、音像設備要盡量齊全。同時應該根據會議的需要檢查有無需要租用的特殊設備，如演示板、電子白板、放映設備、音像設備、錄音機、投影儀、計算機、麥克風等。

第五、場地應不受外界干擾。應盡量避開鬧市區。同時，“外界干擾”還包括室外的各種噪音，打進會場的電話，以及來訪和參觀等。因此在場外應掛

起“會議正在進行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關閉所有的手機。會場內部也應具有良好的隔音設備，以保證會議能在安靜的環境中順利進行。

第六、應考慮有無停車場所和安全設施問題。

第七、場地租借的費用必須合理。

案例一： “時裝秀”方案

某服裝集團為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個服裝展示會，推出一批夏季新款時裝。秘書小李擬了一個方案，內容如下：

1．會議名稱：“2002XX服裝集團夏季時裝秀”。

2．參加會議人員：上級主管部門領導2人；行業協會代表3人；全國大中型商場總經理或業務經理以及其他客戶約150人；主辦方領導及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊若干人。

3．會議主持人： XX集團公司負責銷售工作的副總經理。

4．會議時間：2002年5月18日上午9點30至11點。

5．會議程序：來賓簽到，發調查表。 展示會開幕、上級領導講話。 時裝表演。

展示活動閉幕、收調查表，發紀念品。

6．會議文件：會議通知、邀請函、請柬。 簽到表、產品意見調查表。 服裝集團產品介紹資料。 訂貨意向書、購銷合同

7．會 址：服裝集團小禮堂。

8．會場布置：藍色背景帷幕，中心掛服裝品牌標識， 上方掛展示會標題橫幅。搭設T型服裝表演臺，安排來賓圍繞 就座。 會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。

9．會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設備、背景音樂資料。

足夠的椅子。紀念品(每人發X X服裝集團生產的T恤衫1件)

10．會務工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報到、住宿。 安排交通車接送來賓。 展示會后安排工作午餐。

分析：

從秘書小李擬制的這份方案，可以看出制定會議方案是一項綜合性很強的工作。一個好的會議方案，應該是科學、詳盡、可行的。會議方案的制定要求高，需要秘書人員不斷積累經驗，認真細致地做好。

小李的方案還有一些需要改進的地方：

1．會議名稱不能使用口語，應該用正規的書面語。 “時裝秀”應改為“時裝展示會”。

2．展示會的目的是打響品牌、開拓市場，應請新聞媒體記者到會報道，以擴大影響。

3．會議地點不應設在x x服裝集團內部，這既不方便來賓，也起不到擴大影響的效果。應該改設在來賓住宿的花園酒店大會議廳。

4．會議用品中沒提及應該準備的用于展示的新款時裝樣品。

二、便條（20分）

鐘苗：

我們將在8月15日召開客戶咨詢聯誼會，請你列出發送會議通知應注意的問題，并擬寫一份帶回執的會議通知。

參考答案及評分標準：

發會議通知應注意：1、檢查所有的通知中是否已附上了會議日程，然后再封口。

2、檢查寄送通知的信封上地址、姓名、郵編是否齊全，有無錯寄、漏寄。

3、如某些客戶不熟悉燕豐賓館的確切地點，應附上一張簡明的交通路線圖。

會議通知邀請函

尊敬的客戶：

為了進一步加強與貴公司的協作關系，聽取客戶對我公司產品和服務的意見，我公司擬于2005年8月15日上午9點至下午5點在燕豐賓館召開客戶咨詢聯誼會。敬請回復并光臨。

附：會議日程及路線圖

天地公司（印章）

X年X月X日

回執

請于7月30日以前將回執寄至：北京市朝陽區天地公司大廈行政部鐘苗。郵編（略）、電話（略）。

口 我公司參加此次會議，參加人數：

口 我公司不能參加此次會議。

姓名：

公司：

評分標準：注意事項能寫出兩點以上合理內容的給滿分4分，共計10分。

回執擬寫：回執包括了公司地址、郵編、電話、接受人的給2分。有落款署名的給2分。

B：】

四、

1、答：（1）會議的名稱；

（2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；

（3）日期、時間（開始到結束的預定時刻）；

（4）地點：（具體在幾號樓幾號會議室）；

（5）議題（或者議事日程）；

（6）主辦者的聯絡處、電話號碼等；

（7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼9必要時可附上地圖）；

（8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當天應備的資料等。

五、

1、（1）請租賃公司告知送貨員的聯系方法，想辦法聯系送貨員；

（2）如果聯系不到送貨員，向總經理匯報，請求該如何辦；

（3）馬上向總經理報告，不得擅自決定調整會議議程；

（4）得到總經理指示，可否把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時？

（5）聯系新的租賃公司加急送一臺放映機（或原租賃公司再送一臺）；

（6）召開大型會議，各種準備工作，包括音響、電子類裝置應至少提前一天安排；

（7）租借會議廳應全面考察內外部環境和設施，包括噪音、停車場等問題；

（8）不能僅憑電話聯系，應實地查看；

（9）重要設備應考慮備用（或兩套方案）