答復函是對詢價函的回復。答復函也由開頭、正文、結尾三部分組成。
◇開頭
與普通書信一樣，其頂格書寫稱謂，即詢價者的尊稱。稱謂后面加冒號。
◇正文
分三步完成：回答詢價函中的問題，有問必答；以熱情的口吻歡迎對方盡快訂貨；可提供一些對方所問范圍之外的信息，既體現了服務的熱情與周到，也可起到一定的促銷作用。
◇結尾
與普通信函一樣，為落款和日期。落款標明復函者的姓名，日期為復函時間，要年、月、日俱全。
××××商貿公司：
感謝你們八月十三日的詢問信。我們很高興對皮鞋、皮包向您們報價。
前封函中我們已說清了可以立即從倉庫發貨的品種。至于其他品種，我們所說的發貨日期只是大概的估計，但不會超過所說日期一個月。
我們報價的所有品種都由高質量皮料制成，設計多樣，色彩豐富，是可以滿足像您們這種高級時髦貿易的要求。
盼望收到您們的訂貨，并寄上商品目錄一份，您們也許會對我們的其他一些產品產生興趣。它們包括皮手套和女用皮包。商品目錄會給您們提供我們貨物的基本情況，但不可能對您們的所有問題一一作答。如蒙再次來信詳細詢問，我們將樂意解答。
×××皮革制品營銷部
20 ××年×月×日
我們知道，答復函(報價函)是針對詢價函而寫的，所以，答復函必須有針對性，不能答非所問。
這封報價函，不僅有針對性，且措詞十分得體。
因為是答復函，語氣比詢價函要謙恭一些。“很高興"、“樂意”等詞語的運用，既是向對方表示良好的服務態度，又表達了對對方應有的尊敬。
另外，撰寫者在有問必答的同時，也做到了留有余地。比如：“我們所說的發貨日期只是大概的估計，但不會超過所說日期一個月。”既回答了對方，又沒把話說死；既表明了自己的誠意，又為自己留下了回旋的余地。
最后，在回答了對方的問題之后，撰寫者還巧妙地向對方介紹了其他產品，從而增加了信函的容量。