檔案管理流程

檔案管理制度及流程

第一條為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順

工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

第二條檔案管理機構及其職責

1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌

管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部

門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保

管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，

每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

第三條歸檔制度

1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具

有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅

自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關

部門保留的，綜合部保存復印件。

4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司

名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件;屬于人

事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的，由規劃建設

部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。

6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一

份，財務部及合同執行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原

件時，由綜合

部保存原件

7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管

理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保

管。

第四條檔案保管制度

1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數

量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄;根

據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利

用規律。

7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進

行整理、剔除。

8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有

關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動

手續。第五條檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司

領導批準不得借閱。

2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指

定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批

準。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管

理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批準。

5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱

時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得

拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及

時處理。

8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，

必須外借的，由總經理審批。

第六條二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必

須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統一保存。

第七條本制度從二Oxx年十月一日起執行。

1、總則

1、1為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔

案，為公司的發展和經營服務，特制定本制度。

1、2本制度所稱的檔案，是指公司各個部門以及個人在從事工作和經營

管理活動中直接形成的對公司有保存價值和利益關系的各種文字、圖表、

聲像等不同形式的資料和記錄。

1、3公司所有部門和個人均有保護公司檔案的義務。

1、4公司的檔案工作實行統一領導、分級管理的方式，共同維護檔案的

完整與安全，便于公司在經營中的借鑒和利用。

1、5本制度適用于公司所有檔案資料的管理。

2、檔案管理的機構與職責

2、1公司的檔案工作實行部門收集保管，辦公室統一歸檔的原則。

2、2公司辦公室為公司檔案管理的主管部門，對公司的檔案資料實行統

一的歸檔和日常管理，并對公司各部門的檔案管理進行指導、監督和檢

查。具體工作由辦公室的檔案管理員負責。

2、3公司各部門為檔案管理的分管部門，負責管理本部門的檔案資料。

公司各部門負責人均應指定專人（兼職檔案員）負責收集、保管本部門的

檔案資料并督促其及時歸檔。

2、4辦公室的檔案管理員和各部門的兼職檔案員均為公司的檔案工作人

員，應保持相對穩定，名單須報到辦公室進行備案，各部門的檔案工作人

員如有變動須及時通知辦公室。

2、5檔案工作人員出現工作變動或離職時，應將其經辦或保管的檔案資

料向接辦人員交接清楚，嚴禁擅自帶走或銷毀。

2、6所有檔案工作人員應忠于職守，遵守公司保密制度，嚴守公司秘

密，不得向無關人員泄露檔案內容。

3、檔案管理

3、1檔案的歸檔

3、1、1公司應歸檔的檔案資料包括：行政文書檔案、人事檔案、營銷

業務檔案、財務檔案、設備儀器檔案、生產技術資料檔案和基建項目檔案

等。

3、1、2對于應當立卷歸檔的材料，各部門須按照規定，定期向本部門

的檔案工作人員移交、集中管理，任何個人不得據為已有。

3、1、3除人事檔案由公司人力資源部負責外，其它檔案資料均由辦公室

負責整理分類，立卷和歸檔管理。人力資源部的檔案管理亦遵循本制度。

3、1、4公司各部門（人力資源部除外）的檔案工作人員應于每年的

12月20日將本部門本年度的檔案材料移交到辦公室。

3、2檔案保管

3、2、1公司所有檔案資料均進行專人、專柜管理。

3、2、2檔案管理員應做好檔案資料的立卷、案卷排列和編制案卷目錄等

工作。具體的立卷工作，相關部門的檔案工作人員應配合檔案管理員進行。

3、2、3檔案工作人員應做好案卷的準確、及時歸檔，并根據檔案的密級

和保管期限的不同，分類進行管理。

3、2、4檔案工作人員應參照國家的規定和公司，對檔案資料進行密級劃

分，并確定保管期限，上報董事會，經批準后執行。

3、2、5所有檔案資料劃分四個密級：普通級、秘密級、機密級和絕密

級。具體劃分標準見。

3、2、6檔案工作人員應注意檔案資料的保護工作，檔案的存放地點要做

到

八防”：防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲、防霉、防光

3、2、7對于檔案的管理和利用，密級的變更和解密，參照國家有關規定

執行。

3、3檔案的查閱、借閱

3、3、1公司員工查閱、借閱檔案時，應嚴格辦理查閱（借閱）手續，

由檔案管理員對查閱（借閱）人、所查閱檔案名稱、查閱（借閱）時間和

歸還時間進行詳細登記。

3、3、2查閱（借閱）密級檔案時，如查閱人為中知曉范圍外的員工或公

司外部人員，須填寫，經檔案管理員審核，批準人審批后方可進行查閱

（借閱）。公司員工不得查閱（借閱）檔案內容與本身工作無關的檔案。

3、3、3檔案查閱（借閱）的批準權限：普通檔案由辦公室主任審批;秘

密級檔案由行政總監審批;機密級檔案由總經理審批，絕密級檔案由董事長

審批。

3、3、4原則上檔案原件概不外借，檔案室可對常用的檔案資料復制副

本，供需要部門借閱，副本在使用部門使用完畢后，由檔案室回收、保管和

銷毀，其處理等同于檔案原件。

3、3、5查閱、借閱公司檔案者應愛護檔案，不得在文件上作任何標記、

標志和涂改，不得損壞檔案。

3、3、6嚴禁公司員工未經允許私自對檔案資料進行復印和復制，否則將

按照公司的有關規定予以處罰。

3、4檔案的銷毀

3、4、1對于超過保管期限或確已失去價值的檔案，檔案工作人員應定期

銷毀。銷毀前，檔案管理員應將銷毀檔案3、4、2清單上報辦公室主任，經

辦公室主任審核，報批準人批準后，方可銷毀。

3、4、3任何人不得私自銷毀檔案。普通檔案和秘密級檔案的銷毀由總經

理審批，機密級和絕密級檔案的銷毀由董事長審批。檔案的銷毀具體見。

3、4、4檔案銷毀時應有2人以上進行現場監督，嚴禁私自銷毀檔案。

4、附則

4、1本制度由公司辦公室制訂，并負責解釋和組織實施。

4、2本制度報總經理批準后施行，修改時亦同。

4、3本制度施行后，凡既有的類似規章制度自行終止，與本制度有抵

觸的制度以本制度為準。

4、4本制度自頒布之日起施行。

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篇三

1.目的規范全公司的檔案管理。

2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門檔案管理。

3.管理原則分類分部門管理，行政部統一監管。

4.職責與權限

4.1各部門必須設兼職的檔案管理員，規范部門檔案管理。

4.2行政部不定期對各部門檔案管理工作進行監督和檢查(每月至少抽查

一次)，對違反本制度的部門有權進行處罰。

5.檔案的分類

(1)證照類：如營業執照及各類證照。

(2)文件類：分外來文件和內部文件。

(3)制度類。

(4)合同類。

(5)計劃總結和會議紀要類。

(6)財務類。

(7)圖紙類：工藝文件、圖紙、說明書等。

(8)人事管理類：人事檔案、培訓記錄、健康檔案、安全、消防等等。

6.檔案的歸口存放部門

(1)公司級檔案存放在行政部。

(2)其它檔案由歸口部門負責存放。

7.檔案建檔要求建立檔案時要有檔案編號和檔案目錄。

8.檔案裝訂

檔案須裝訂成冊保存，某些特殊珍貴的手稿、照片等，采用卷盒、相冊

等保管。

9.保存年限原則上公司重要檔案永久保存，進行檔案銷毀時經公司領導批

準。

10檔案日常管理

10.1借閱

10.1.1借閱手續

(1)各部門經辦人員因業務需要借閱檔案時，應出示經公司領導批準的《檔

案資料借閱登記表》，經辦人在公司借閱登記表上簽字后方可借閱。

(2)檔案歸還時，檔案管理員填寫歸還日期。

10.1.2檔案借閱審批權限

(1)證照類：由公司總經理或者其授權人審批。

(2)文件類：由行政部審批，財務、技術類等重要文件借閱須由總經理或者

其授權人批準。

(3)制度類：由行政部審批。

(4)合同類：由公司總經理或者其授權人審批。

(5)計劃總結和會議紀要類：由行政部審批。

(6)財務類：由總經理或者其授權人審批。

(7)圖紙類：由總經理或者其授權人審批。。

(8)人事管理類：人力資源部審批。

10.1.3借閱人不得轉借、拆卸、調換、損壞、復印所借檔案。

10.1.4借閱人必須在規定期限內歸還所借檔案資料。借用檔案原則上當

日必須歸還，特殊情況不得超過七天。

10.1.5若人為丟失或損壞檔案，給公司造成經濟損失的，行政部對相關

責任人進行內部行政或經濟處罰。

10.2銷毀

10.2.1公司任何個人或部門非經公司批準，不得銷毀公司檔案。

10.2.2銷毀前按照清冊清點，銷毀時由行政部監督銷毀，銷毀后相關人

員

10.3移交

10.3.1需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報

公司負責人審核批準并指定其監交人后，方可進行移交。

10.3.2移交前，按照清冊清點;移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登

記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。

11.如有違反本制度規定的，公司對其進行行政、經濟處罰，嚴重時移

交司法機關。

12.附則

本制度解釋權歸人力資源部，經總經理審批后執行。

在清冊上簽名，并將監銷情況存檔檔案銷毀審批表》由行政部永久保存