展會策劃

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2020年4月19日

展覽策劃方案

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2020年4月19日

展會策劃書

第一部分會展預備階段的文案

第一節(jié)會展預備階段的文案簡介

一、會展預備階段的文案的概念:

會展預備階段的文案是指一次會展從確定展覽題材、收集信

息、進行展覽項目立項策劃一直到會展正式開幕前的預先準備階

段涉及到的所有文本文案。

二、會展預備階段的文案種類:

一般來說,會展預備階段的文案包括展會立項策劃書、展會

項目立項可行性研究報告、參展說明書、展會招展方案、展會招

展函、招展進度計劃、觀眾邀請函、參展合同、展出工作方案、

展會費用預算表、展會宣傳推廣計劃、廣告文案等。

第二節(jié)會展預備階段的文案寫作

一、<展會立項策劃書>的寫作

(一)<展會立項策劃書>的概念:

所謂展會立項策劃,就是根據掌握的各種信息,對即將舉辦的

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展覽會的有關事宜進行初步規(guī)劃,設計出展覽會的基本框架,提出

計劃舉辦的展覽會的初步規(guī)劃內容,主要包括:展會名稱和地

點、辦展機構、展品范圍、辦展時間、展會規(guī)模、展會定位、招

展計劃、宣傳推廣和招商計劃、展會進度計劃．現(xiàn)場管理計劃、

相關活動計劃等。

<展會立項策劃書>是為策劃舉辦一個新展會而提出的一套辦

展規(guī)劃、策略和方法,它是對以上各項內容的歸納和總結。

(二)展會立項策劃書的內容結構:

一般地,<展會立項策劃書>主要包括以下內容:

1、辦展市場環(huán)境分析:包括對展會展覽題材所在產業(yè)和市場

的情況分析,對國家有關法律、政策的分析,對相關展會的情況的

分析,對展會舉辦地市場的分析等。

2、提出展會的基本框架:包括展會的名稱和舉辦地點、辦展

機構的組成、展品范圍、辦展時間、辦展頻率、展會規(guī)模和展會

定位等。

3、展會價格及初步預算方案。

4、展會工作人員分工計劃。

5、展會招展計劃

6、展會招商計劃。

7、展會宣傳推廣計劃。

8、展會籌備進度計劃。

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9、展會服務商安排計劃。

10、展會開幕和現(xiàn)場管理計劃。

11、展會期間舉辦的相關活動計劃。

12、展會結算計劃。

(三)展會立項策劃書的寫作要求:

1．展會名稱

展覽會的名稱一般包括三個方面的內容:基本部分、限定部分

和行業(yè)標識。如”第93屆中國出口商品交易會”,如果按上述三

個內容對號入座,則基本部分是”交易會”,限定部分是”中國”

和”第93屆”,行業(yè)標識是”出口商品”。

下面分別對這三個內容作一些說明:

·基本部分:用來表明展覽會的性質和特征,常見詞有:展覽會、

博覽會、展銷會、交易會和”節(jié)”等。

·限定部分:用來說明展會舉辦的時間、地點和展會的性質。

展會舉辦時間的表示辦法有三種:一是用”屆”來表示。二是

用”年”來表示,三是用”季”來表示。如第三屆大連國際服裝

節(jié)、廣州博覽會、法蘭克福春季消費品展覽會等。在這三種表

示辦法里,用”屆”來去示最常見,它強調展會舉辦的連續(xù)性。那

些剛舉辦的展會一般用”年”來表示。

展會舉辦的地點在展會的名稱里也要有所體現(xiàn),如第三屆大連國際

服裝節(jié)中的”大連”。

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展會名稱里體現(xiàn)展會性質的詞主要有”國際”、”世

界”、”全國”、”地區(qū)”等。如第三屆大連國際服裝節(jié)中的”

國際”表明本展會是一個國際展。

·行業(yè)標識:用來表明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國際

服裝節(jié)中的”服裝”表明本展會是服裝產業(yè)的展會。行業(yè)標識一

般是一個產業(yè)的名稱,或者是一個產業(yè)中的某一個產品大類。

2、展會地點

策劃選擇展會的舉辦地點,包括兩個方面的內容:一是展會在

什么地方舉辦,二是展會在哪個展館舉辦。

策劃選擇展會在什么地方舉辦,就是要確定展會在哪個國家、

哪個省或者是哪個城市里舉辦。

策劃選擇展會在哪個展館舉辦,就是要選擇展會舉辦的具體地

點。具體選擇在哪個展館舉辦展會,要結合展會的展覽題材和展會

定位而定。另外,在具體選擇展館時,還要綜合考慮使用該展館的

成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的

設施和服務如何等因素。

3、辦展機構

辦展機構是指負責展會的組織、策劃、招展和招商等事宜的

有關單位。辦展機構能夠是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會、政府部門和新聞媒

體等。

根據各單位在舉辦展覽會中的不同作用,一個展覽會的辦展機

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構一般有以下幾種:主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位

等。

主辦單位:擁有展會并對展會承擔主要法律責任的辦展單位。

主辦單位在法律上擁有展會的所有權。

承辦單位:直接負責展會的策劃、組織、操作與管理,并對展

會承擔主要財務責任的辦展單位。

協(xié)辦單位:協(xié)助主辦或承辦單位負責展會的策劃、組織、操作

與管理,部分地承擔展會的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單

位。

支持單位:對展會主辦或承辦單位的展會策劃、組織、操作與管理,

或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。

4、辦展時間

辦展時間是指展會計劃在什么時候舉辦。辦展時間有三個方

面的含義:一是指舉辦展的具體開展日期。二是指展會的籌展和撤

展日期。三是指展會對觀眾開放的日期。

展覽時間的長短沒有一個統(tǒng)一的標準,要視不同的展會具體而

定。有些展會的展覽時間能夠很長,如”世博會”的展期長達幾個

月甚至半年;但對于占展會絕大多數的專業(yè)貿易展來說,展期一般

是3-5天為宜。

5、展品范圍