oa實施

oa系統實施過程存在的問題

oa系統實施過程存在的問題

　　oa系統實施的主要目的是幫助企業提高工作效率、實現信息化的管理方式，然而一些企事業單位在引進了oa系統之后，對系統建設認識不足，造成了信息資源的浪費等問題，因而并沒有起到顯著的效果，我在此總結了oa系統在實施過程中存在的一些問題和解決方案!

　　一、oa系統的實施率不高

　　一些企事業單位雖然引進了oa系統，但其實施率卻不高，一些用人單位只利用了oa系統的部分功能，如收發文件、發布通知、文件審核等簡單操作，造成了一些oa系統功能的閑置，oa系統的`實施需要企業整體的配合，充分利用oa系統的各種信息資源，連接到管理的各個層面，使得用戶更有效地管理。

　　二、造成了信息資源的浪費

　　oa系統發展到現在，早已不是簡單的處理文檔數據的工具，而已成為用戶進行信息化管理的平臺，很多企事業單位并沒有深入應用oa軟件，只是將一些簡單的工作轉移到系統中，例如公文打印、表格制作等，各部門之間仍然是孤立操作系統，造成了很多信息資源的浪費，oa系統的實施不再是單純的行政、人事管理，而是將多個部門的信息資源有效連接起來，實現資源共享，最大限度地發揮oa效能。

　　三、對oa系統存在一定誤解

　　一些用戶單純地認為有了oa系統就不需要重視企業管理，一切問題都依靠系統來解決，其實oa系統只是輔助企業管理的工具，為管理者辦公提供方便，為領導者決策提供信息依據，企業的管理方式還是要依靠管理者來解決。

　　四、oa系統的功能和服務不夠完善

　　oa系統的實施是一個不斷完善和發展的過程，目前的oa系統還存在功能單一，操作復雜等相關問題，因此oa廠商面臨的主要問題就是滿足用戶的個性化需求，不斷完善oa系統的功能，提高服務的質量。

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實施OA辦公自動化過程中值得注意的問題

實施OA辦公自動化過程中值得注意的問題

相信有很多人都不知道在OA辦公自動化過程中有很多值得注意的問題大家都不知道吧？接下來讓我為大家整理出來：

　　 1. 關注辦公自動化內涵的變遷

　　辦公自動化，英文 Office Automation，簡稱OA，是辦公信息處理的自動化，它利用先進的技術，使人的各種辦公業務活動逐步由各種設備、各種人機信息系統來協助完成，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質量，提高生產率的目的。

　　辦公自動化由70年代未80年代初在我國的提出，到現在已有了近二十年發展歷史。由于辦公自動化技術的不斷發展，辦公自動化新產品不斷的出現，辦公自動化的內涵也不斷地豐富和發展。最早的辦公自動化指的是傳真機、打字機、復印機等辦公設備的使用。接著，辦公自動化指的是用電腦進行文書存貯、排版、及輸出工作，用電腦進行人事、財務等進行管理。 現代的辦公自動化系統觀點認為：辦公實際上是人與人、人與部門、部門之間信息的共享、交換、組織、分類、傳遞及處理，活動的協調，從而達到企業整體目標的過程。

　　傳統的辦公自動化多是指字處理系統、輕印刷系統、文檔管理系統，無法實現信息的共享、交換、傳遞，無法實現單位、企業內部的協調，難以對非文本的如：聲頻、視頻、圖形、OLE對象、掃描圖象等多媒體信息、超文本信息進行有效的處理。同時，傳統的電子郵件系統沒有對辦公過程中的工作流提供良好的支持，難以根據不同的情況、不同的工作狀態采取不同的措施，更好的跟蹤事務的處理過程。因此，現代辦公自動化系統更著重于提供辦公信息的共享、交換、組織、傳遞、監控功能，提供協同工作的環境。

　　從這個意義上說，現代的辦公自動化系統的作用相當于動物或人類的神經系統。目前成熟的基于客戶/服務器結構的電子郵件系統和協作系統，較先進的Intranet/Internet(WEB)方式的辦公自動化系統系統，都是企業數字神經系統的重要組成部分。 因此，我們在實施辦公自動化時，必須注意到辦公自動內涵的發展變化，清楚認識到昨日的OA不是今天的OA，明天的OA也將不同于今天的OA，要密切注意辦公自動化技術及產品發展的最新進展。用這種觀點來制定辦公自動化的有關規劃，辦公自動化才能用最少的資金，取得最好的效果。

　　2. 辦公自動化應用范圍的發展

　　一直以來，許多人對"辦公自動化"的理解有誤，認為辦公自動化只是政府機關的事。實際上，在市場化的經濟環境中，企業面臨著激烈的競爭，企業成功與否最終取決于企業人員是否可以快速、有效地協調作業。而辦公自動化系統是企業的數字神經網絡的重要部分，沒有一個快速反應的神經網絡的協助，任何企業將難以獲得長期、穩定、快速的發展。

　　隨著企業對"辦公自動化"理解的進一步加深，越來越多的企業已經把辦公自動化提到日程上來，很多企業都在不同的層次上實現了辦公自動化。事實上，有一些企業已成功地實施MRP或ERP系統，他們在生產、經營數據的收集、分析、處理方面已實現了自動化。但是，一般的MRP或ERP系統并沒有在辦公、行政事務方面，提供計算機處理功能，這方面的工作，只能依舊利用手工進行。不能全面實施辦公自動化，工作、生產效率難以得到進一步提高。

　　因此，通過辦公自動化系統的實施，對于企業提高運作效率與快速反應能力，加強企業的制度化、規范化管理，增強企業的市場競爭能力具有重要的意義。

　　3. 辦公自動化對人員素質的要求的變化

　　不同層次的辦公自動化系統對辦公人員的要求也不同。從前的辦公自動化是個體工作的自動化，不要求所有的辦公人員都要懂得辦公設備的使用，懂得電腦的操作，懂得電腦打字。這些工作，由秘書或文員來完成就可以了。那時，由于技術的原因，學會電腦的操作(如DOS、WPS)，學會漢字輸入，還真的要下點功夫，將許多人拒于辦公自動化大門之外。 現代的辦公自動化系統通過計算機網絡將所有員工聯系起來，通過網絡來完成大部分的辦公工作，是全員的辦公自動化。這要求所有人員，上至領導，下至各級員工，都應能使用電腦，否則，辦公自動化就無法進行。

　　慶幸的是，現代辦公自動化系統的功能越來越先進，但使用起來卻越來越簡單。尤其是最先進的WEB方式的辦公自動化系統，辦公人員只要能掌握簡單的WINDOWS和WEB的操作，基本上就能應付所有的計算機應用了。也不需擔心漢字輸入的問題，準確、快速的筆式、聲音、掃描錄入設備可幫上大忙。但是，容易學并不等于不用學，為了徹底保障辦公自動化的成功實施，一定要把對全體員工計算機相關培訓的工作列入辦公自動化的實施計劃中。

　　4. 辦公自動化硬件發展

　　首先，象電話、傳真機、復印機等，我們稱之為辦公設備，而不能稱之為辦公自動化系統。辦公自動化系統，包括硬件和軟件兩部分。辦公自動化硬件從橫向，分下列幾類：

　　<1>辦公信息的輸入、輸出設備：如打印機、掃描儀、麥克風、音箱、手寫筆等;

　　<2>信息處理設備：指各種個人計算機、工作站或服務器等;

　　<3>信息復制設備：指復印機、磁盤、磁帶、光盤刻錄機等;

　　<4>信息傳輸設備：電話、傳真機、計算機局域網、廣域網等;

　　<5>信息存儲設備：如硬盤、ZIP、光盤存貯系統等;

　　<6>其他輔助設備：交通工作、空調、UPS、碎紙機、傳呼設備等;

　　從縱向的發展來看，現在辦公自動化軟硬件的品種越來越多，功能越來越強，性能越來越先進。為實現最終的無紙辦公，創造了必要的條件。另外，實施辦公自動化，不能脫離辦公自動化系統所依賴的環境，INTERNET、CHINANET、郵電通信網如DDN等的建設，都已為辦公自動化的發展創造了一個前所未有的條件，使網絡的、真正的.辦公自動化成為可能。 我們要注意一個問題：許多廠商把自己生產的某種辦公自動化的硬件，稱為辦公自動化系統，會常使別人誤以為，整個辦公自動化就是這么多東西了。辦公自動化決不是各種辦公自動化設備的購置和使用，先進的設備只是辦公自動化的物質基礎，沒有功能全面的辦公自動化軟件，最終也還是不能實施辦公自動化的。

　　5.辦公自動化軟件的發展

　　隨著新技術、新產品的出現，辦公自動化的軟件也隨之發展。我們可以將辦公自動化軟件分為工具及平臺軟件及系統級應用軟件兩大類，其中OA工具及平臺軟件包括：WPS文字處理軟件、現在的Office97套裝軟件(含WORD、EXCEL、Powerpoing、Access、Outlook)、Lotus系統、WPS97、IBM的中文語音識別錄入軟件、OCR漢字識別軟件、手寫輸入系統、及MS Exchange的消息系統等。 同樣，有些廠商，把某些辦公自動化工具軟件稱為辦公自動化系統，這是不夠準確的。這些軟件，作為辦公自動化應用的平臺或工具，解決個體的辦公自動化是不成問題的，但要實現全員的信息的交流、交換，工作的協同，則還不夠。還需辦公自動化系統級應用軟件。

　　從前，這種綜合、大型的辦公自動化軟件系統，沒有通用的產品，需要由辦公自動化方案提供商，在確定的平臺上，按用戶的具體情況度身開發。而現在，市面上已經逐漸出現了通用的商品化辦公自動化軟件產品，用戶只需要購買回來就可以著手實施了。節省大量的時間及開發資金，并避免開發風險。

　　6. 辦公自動化軟件的層次及發展

　　辦公自動化系統可分為事務型、管理型和分析決策型三種不同的層次。

　　事務型的辦公自動化系統，支持一個機構內各辦公室的基本事務活動，主要功能包括信息的產生、收集、加工、存儲和查詢，如文字處理、文檔管理、電子報表、電子郵件、電子日程管理、文檔的整理、分類歸檔、檢索等。

　　管理型的辦公系統包含業務管理的那部分功能，是事務型辦公系統和支持職能管理活動的管理信息系統的結合。

　　決策型辦公系統包括決策支持功能，是在管理型辦公系統的基礎上再加上決策支持系統而構成，除具備前述的功能外，還具備對業務數據的進行分析、評測等決策支持的功能。

　　有些人認為辦公自動化"遠水解決不了近渴"，認為辦公自動化"說起來重要，做起來次要"都是由于對辦公自動化的層次不理解所致。實際上，現在完全能做到事務性的業務工作自動化。對于大量的信息溝通交換及共享的需要來說，目前的辦公自動化技術或產品也已成熟，完全能夠滿足這方面的需要，只差我們進一步的認識與實施應用了。管理信息系統與事務型辦公自動化系統的集成目前也不成問題。隨著數據倉庫及WEB技術的發展，分析決策型系統的實用化階段也將來臨。

　　另外，無論是哪種形式的辦公自動化系統，都應包含辦公過程所必需的信息的溝通、交換、共享等基本功能，需要建設一個高可擴充型、高可靠性、高性能的網絡通訊平臺。因此，實施辦公自動化，應當從建設一個高可擴充性的通訊網絡平臺著手，從最基本的事務處理層應用開始逐步實施。光有通訊網絡的建設，而沒有軟件應用的配合，絕對是一種浪費。實施辦公自動化有必要對其軟硬件進行一個長期的規劃，逐步實施。

　　7. 辦公自動化成功實施因素的變化

　　最初的辦公自動化雖只是辦公自動化設備的使用，但它解決了人們辦公的許多大問題，效果明顯，而涉及、改動的東西少，容易被員工接受，除了資金的問題，談不上需要領導特別的重視。現代的辦公自動化系統，一方面，涉及面大，必須改變傳統的工作模式。另一方面，如果辦公自動化沒有真正全面實施的話，就不會見到進一步的效果。這時候，辦公自動化能否成功地實施，就與領導的決心、重視程度以及全體人員的協作有極大的關系。

　　現代的辦公自動化，是一個系統工程，需要上層領導的重視(不能光說，而是要能做到的重視)，需要在組織機構上有所保證，需要落實所需的經費，需要進行相關計劃的制訂和執行。辦公自動化的層次越高，工作模式的改變越大，觸動的東西越多，越不容易實現，越需要領導在制度、人員等方面切實的支持。沒有這些保障，就有可能出現傳統的辦公方式與辦公自動化分離的現象，辦公自動化只能是一句空話。舉個例子：某實施辦公自動化項目的單位為配合OA的實施，制定了一系列的規章制度，例如《關于OA公文管理系統文件處理規定的實施細則》、《關于取消紙質信息、部分紙質文件和文件歸檔的通知》等文件，從管理方面進一步有力推動了OA項目的實施進度。因此，現代的辦公自動化的實施，不管辦公自動化軟硬件有多好的，離開了領導的重視，就是空話一句。

　　8. 辦公自動化軟件開發技術的發展

　　我們說，好的辦公自動化軟件不一定是用最新的技術來制作的，但先進的計算機技術一定會對我們更好地實現辦公自動化產生幫助，在這些技術里，尤其以平臺技術最為重要，下面我們將簡單介紹以下辦公自動化領域的平臺技術的發展歷史，相信會對我們了解并更好地實施辦公自動化項目有所幫助。

　　最早期的辦公自動化軟件主要都是完成文件的輸入及簡單的管理，這個時期的主要平臺是FoxPro、DBASE等數據庫，其優點主要就是簡單，操作簡單，功能也簡單。缺點同樣也是簡單，由于平臺標準太簡單導致我們無法可靠地實現非結構化文檔的處理、聯機備份、全文檢索、容錯技術、工作流這些重要的OA功能。這個時期主要的成就就是實現了文檔的共享及簡單的查詢功能。

　　隨著數據庫技術的發展，客戶/服務器結構的出現，使我們的OA系統進入了DBMS的階段。原來困擾我們的聯機備份、容錯技術、聯機查詢等問題迎刃而解，但由于當時的數據庫還是集中式處理的結構化數據庫，所以非結構化文檔的處理、全文檢索、工作流等OA功能仍然無法很好地解決。這個時期主要的發展就是OA系統的功能和可靠性都有了很大的發展。

　　辦公自動化軟件真正成熟并得到廣泛應用是在Lotus Notes 、Microsoft Exchange出現了以后，它提供的工作流平臺及非結構化數據庫的功能使我們可以很方便地實現非結構化文檔的處理、全文檢索、工作流這些重要的OA功能，OA應用進入了實用化的階段。

　　但隨著管理水平的提高，Internet技術的出現。單單實現文檔管理和流轉已經不能滿足我們的要求，我們的領導和員工希望能夠獲取更廣泛的信息來源。 這個時候OA的重心開始由文檔的處理轉入了數據的分析，即我們所說的決策系統，同樣Lotus Notes作為一個非結構化數據庫已經越來不能滿足我們的需要，這時出現了以信息交換平臺和數據庫結合作為后臺，數據處理及分析程序作為中間層，WEB作為前臺(三層次結構)的全新OA模式，這種模式下，我們可以將OA系統納入由業務處理系統、財務系統等系統構成的單位整體系統內，使我們可以通過OA系統看到、分析得到更全面的信息。我們會將大量的業務數據，甚至是文檔數據放回數據庫內。隨著COM、OLE、WEB等技術的應用，我們將可以通過各種不同的開發工具方便地獲取所需的信息。

　　9. WEB方式的辦公自動化系統的優點

　　目前辦公自動化系統較成熟的模式是客戶/服務器方式，而新一代的辦公自動化系統則應是Internet/Intranet方式(即B/S)，才更能適應目前及未來的要求。

　　Internet/Intranet方式的辦公自動化系統是基于WEB的辦公自動化系統，其運作模式不同于C/S模式，它由客戶在客戶端工作站通過瀏覽器從服務器下載WEB方式的辦公自動化應用程序后再動行。這種方式的系統具有下列的好處：

　　對客戶端機器的硬件要求較低，而且目前流行的瀏覽器支持各種操作系統，使用戶可以在保留原有的軟件和硬件的基礎上運行新的應用系統，保護現有投資。基于WEB的辦公自動化系統只需在服務器上作配置和維護，大大降低了用戶用于軟件系統維護和升級的難度和費用，使辦公自動化更加容易實施。象其他基于WEB的應用系統一樣，基于WEB的辦公自動化系統也是通過瀏覽器這個簡單易用統一的界面來訪問的，其界面相當友好，操作十分簡單，易學易用，用戶易于接受，從而節省用戶的培訓時間和費用。這對減少實施辦公自動化的阻力來說，有相當重要的意義。系統安全、可靠、可擴展。10. 辦公自動化軟件開發方法的變化

　　傳統的辦公自動化應用軟件的開發方法是這樣的。如果某個用戶需要實施辦公自動化，那么他首先就必須經過立項、調研、設計、開發、調試、試用、實施、維護，一個漫長的過程，當然，最后還不一定都能成功。實際上，我們很少看見成功實施的案例，我們經常聽到的，不是用戶抱怨開發商幾年都沒有開發出一套完善的系統，就是開發商抱怨用戶在開發前提不出明確需求，在開發途中頻頻改變需求。出現這種現象的根本原因，在于目前開發辦公自動化系統的指導思想及開發方法，都是傳統的方式，要求系統的需求在開發過程中以及開發后都要明確不變，否則就要進行大量、繁重的的維護、修改工作。這些維護、修改工作，使辦公自動化系統的開發陷入"需求不斷變化，軟件不斷修改，周期不斷延長，效果難以預料"的"尷尬"局面。

　　傳統的思想指導下開發OA系統，要以用戶的需求明確不變為前提，但在當前機構改革、管理不斷優化的客觀條件下，幾乎沒有用戶能確保其對辦公的要求永遠不變。因此，如果沒有一種新的開發方法，辦公自動化發展的緩慢進程將永遠得不到改進。由于機構不斷變化，管理流程不斷優化，所以辦公自動化軟件必須能適應這些經常性的變化，而且這種適應性的調整不能靠修改程序來進行，必須將這種調整、適應控制對交到用戶手中。

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OA軟件實施有哪些痛點

OA軟件實施的痛點：

OA系統和傳統辦公方式的沖突。

OA系統帶來了全新的辦公理念和方式，讓職責更清晰，溝通更扁平，工作更透明，效率更高。項目管理人員的一項重要工作，就是讓OA軟件快速融入組織，讓員工在最短的時間內適應、接受、喜歡這種新的辦公方式。在執行的過程中，既需要正確的項目實施策略，又需要企業在制度上提供保障。

需求變更。

OA軟件是一種比較復雜的管理系統，任何人都不可能在項目實施前考慮到所有問題，將所有需求都完整的提煉出來。在實施的過程中，有些新的想法會逐漸產生，業務部門也會提出新的需求，這就不可避免的產生了需求變更。當企業需求變更的過程中，需要判斷新需求的必要性和合理性，確定是合同范圍內的內容，還是新增的個性化需求，是必須馬上就做，還是可以先收集整理，放在后期再統一制作。只要甲乙雙方充分、坦誠的溝通，達成共識，需求變更就不可怕。

業務部門和元老的抵觸。

通常，OA軟件的實施在行政部門會比較順利，但在一些業務部門以及公司元老那里，卻容易受到抵觸。遇到這種情況，只能是有軟有硬，各個擊破。從技巧上說，要由易到難，先讓他們嘗到使用系統的甜頭。從管理上說，要適當的采用獎懲措施，讓他們清楚這是必須要做好的一項工作。

產品不適用。

產品不適用屬于產品本身的原因了，不適用的原因有很多，比如產品穩定性差，功能欠缺不能滿足企業需求，實施和使用非常復雜導致不容易接受等等。這個問題很難在后期解決。因為如果產品本身有重大缺陷，那么是很難在后期彌補的，這要付出巨大的人力、財力，這就是選型失誤造成的后果。只能是在選型時再謹慎一些，選擇真正適合自己的系統。關于OA軟件的選型，已經有很多介紹文章，這里就不多說了。

企業如何制訂OA實施規劃

實際上制定一套OA實施規劃，首先應該有一個長期戰略規劃，建議至少要規劃三個階段：

第一階段：共性應用階段
第一階段的使命是保障OA快速上線，盡快建立組織級協同方式的新的習慣和模式。如果不加控制，很可能會無意中設定了過多的目標，最糟的是每個部門都有自己的重點目標，大家都陷入到自己的細節需求中，仍然沒有協同起來。這里用一句很“哲學”的話來描述這一階段的應用特點：最大范圍的最小應用。意思是除了公文、文件夾之類必不可少的應用，首先應該推動的是“自由協同”，自由協同會快速地讓所有人感受到電腦協同方式相較于傳統協同的優勢。如果你能促進每個人每天上線2～3次，很快大家都會愛上協同的。第一階段是成功的第一步，不積跬步無以至千里，如果第一步失敗了，就不會有成功的OA了。

第二階段：深化應用階段
即使在同一個單位，也不是每一個部門的管理水平都是一樣的，同樣OA的應用深度也會不同，流程繁雜的部門領導重視流程梳理和效率，文檔如山的注重文檔管理，知識變化快的注重知識管理，總經理工作部、辦公室注重結果，項目經理注重過程和跨部門信息對稱……因此，要在第二階段進行二次實施，這次是以部門為中心的管理深化，通過OA把部門管理的難點、重點通過深度實施解決掉，而且這些問題很多還需要組織保障——在部門中設置兼職崗位落實到人，這樣才可以檢查和推進。一段時間后，企業的流程有序了，而且建立了流程設定的流程，一個又一個新流程在自由協同的實踐中逐漸成熟，轉化為模板，上升到制度；企業內每一個部門都有了肩負OA深化使用的兼職人員甚至是專職人員，并且可以考核他們。這是一場變革，沒有組織保障是不行的，沒有激勵也是不能持久的。

第三階段：整合應用階段
這個階段的關鍵在于整合什么?怎么整合？CIO往往忽略了第三階段的重要性，將OA系統實施的重點放在第一、二兩個階段。事實上，當企業內部兩個或更多的應用系統（例如ERP、CRM）在完成了自己的深化應用時，整合就成了不可避免的趨勢。當OA用上1～2年發展到第三階段時，發現原有的OA系統在整合方面的缺陷不得不換掉的比比皆是，這時候你會發現，使用一套在擴展、集成方面具有優勢的平臺型OA產品是多么重要。平臺型OA的理念是將OA系統常用的功能在平臺的基礎上構建，并產品化，借用平臺的技術架構提供了強大的二次開發功能滿足系統未來擴展。整個系統擁有良好的定制、擴展能力，能夠快速、準確實施客戶需求，這也是很多企業在OA應用的第三階段不得不放棄原有的OA系統，轉而求助于新的平臺型OA的最根本原因。
OA系統的實施是一項長期的戰略性規劃，CIO必須著眼于全局，把握OA系統未來的發展需求，在OA選型方面作出明智的決定，使整個OA項目的實施順利的從共性應用階段過渡到整合應用階段，才能保證OA系統的應用價值最大化。

OA實施顧問的工作職責是什么？有什么要求？

OA實施顧問的工作職責：
1、負責公司簽訂的0A 項目的交付工作，主要包括項目規劃，需求調研，產品培訓（客戶方關鍵用戶培訓教育），方案/流程制定，指導數據準備，輔導客戶上線，項目驗收及回款推進等；
2、對于需要二次開發的項目，負責二次開發需求的溝通，確認，并完成開發成果的交付；
3、承擔公司部分項目售前支持工作，參與產品演示，和客戶溝通業務需求，利用專業技能促進商務簽約；
OA實施顧問的要求：
1、大專學歷以上（含大專）學歷，計算機、財經、管理類等專業；
2、有1年以上的OA項目實施經驗，或者有主導OA項目實施的經驗，有用友OA項目實施經驗者優先；
3、良好的語言表達能力和溝通、分析能力，形象成熟穩重；對客戶需求有深刻理解，基于客戶的需求能夠進行深入的分析和引導，對ERP行業發展有深刻見解；
4、具有豐富的IT項目管理技能，能夠有效引導客戶需求，能和客戶進行有效溝通，促進項目交付；熟練運用英語或粵語者優先考慮；
5、具備一定的IT 知識及技能基礎，例如windows操作系統，OFFICE辦公軟件，數據庫知識（SQL或者ORACLE），具有二次開發技能及二次開發項目經歷者優先考慮；
6、 具備為客戶提供專業服務的心態，工作積極主動，能夠承受工作壓力，有誠信精神，具有強烈的事業心和責任心；身體健康,能適應高強度的工作負荷。