考勤表格式(考勤表格式模板)

考勤表是辦公中經(jīng)常用到的表格，不管是小公司還是大企業(yè)，只要有員工，基本均會涉及考勤。而考勤表則記錄了員工每個月的考勤情況，既是員工每天上班的憑證，也是員工領(lǐng)取工資的憑證。

考勤表基本上每個月都需要制作，為了減少考勤表制作工序，提高工作效率，很多企業(yè)或個人都會先制作考勤表模板，然后每月根據(jù)考勤表模板填寫相關(guān)的考勤表數(shù)據(jù)即可。

既然考勤表模板這么重要，那么，一個規(guī)范、深得領(lǐng)導(dǎo)喜愛的考勤表模板，應(yīng)該具備哪些特點(diǎn)呢？

在Excel表格中搭建好考勤表框架，然后在表頭部分設(shè)置年份和月份的可選擇區(qū)域，通過公式自動創(chuàng)建不同年份、月份的考勤表，具體操作步驟如下。

Step 01 根據(jù)考勤表內(nèi)容搭建好考勤表框架，如下圖所示。

Step 02 輸入輔助數(shù)據(jù)。在當(dāng)前工作表中估計(jì)不會用到的空白區(qū)域中輸入多個年份（本例中輸入年份為2015～2025）及月份數(shù)據(jù)作為輔助列，方便后面調(diào)用，如下圖所示。

Step 03 設(shè)置年份序列。選擇C1單元格，單擊【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡【數(shù)據(jù)工具】組中的【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】按鈕，打開【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】對話框，在【設(shè)置】選項(xiàng)卡的【允許】下拉列表中選擇【序列】選項(xiàng)，在【來源】參數(shù)框中通過引用設(shè)置該單元格數(shù)據(jù)允許輸入的序列，這里引用表格中輸入年份的單元格區(qū)域，單擊【確定】按鈕，如下圖所示。

Step 04 設(shè)置月份序列。選擇E1單元格，打開【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】對話框，在【設(shè)置】選項(xiàng)卡的【允許】下拉列表中選擇【序列】選項(xiàng)，在【來源】參數(shù)框中通過引用設(shè)置該單元格數(shù)據(jù)允許輸入的序列，這里引用表格中輸入月份的單元格區(qū)域，單擊【確定】按鈕，如下圖所示。

Step 05 計(jì)算應(yīng)出勤天數(shù)。選擇P1單元格，輸入公式【=NETWORKDAYS (DATE($C$1,$E$1,1),EOMONTH(DATE($C$1,$E$1,1),0))】，計(jì)算出所選月份應(yīng)該出勤的總天數(shù)，如下圖所示。

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本例中采用 NETWORKDAYS函數(shù)計(jì)算所選月份應(yīng)該出勤的總天數(shù)時，用了DATE函數(shù)將C1、E1單元格和數(shù)字1轉(zhuǎn)換為日期數(shù)據(jù)，作為統(tǒng)計(jì)工作日的開始日期；用EOMONTH函數(shù)讓轉(zhuǎn)換為日期的 DATE($C$1,$E$1,1)數(shù)據(jù)返回當(dāng)月的最后一天，作為統(tǒng)計(jì)工作日的結(jié)束日期。

Step 06 計(jì)算得出表格標(biāo)題。在C1和E1單元格中分別選擇一個年份和月份，即可在P1單元格中查看到根據(jù)剛剛輸入公式計(jì)算出的當(dāng)月考勤天數(shù)。選擇A2單元格，輸入公式【=TEXT(DATE (C1,E1,1),"e年M月份考勤表")】，即可在A2單元格中根據(jù)C1、E1單元格中選擇的年份和月份自動顯示當(dāng)前工作表的名稱，如下圖所示。

Step 07 計(jì)算日期序號。選擇D4單元格，輸入公式【=IF(MONTH(DATE ($C$1,$E$1,COLUMN(A1)))=$E$1,DATE ($C$1,$E$1,COLUMN(A1)),"")】，返回當(dāng)前選擇的年份和月份的第一天對應(yīng)的日期序號，右擊D4單元格，在彈出的快捷菜單中選擇【設(shè)置單元格格式】命令，如下圖所示。

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公式首先用DATE函數(shù)將C1、E1單元格和通過COLUMN(A1)提取的A1單元格的列號，轉(zhuǎn)換為日期數(shù)據(jù)，然后用MONTH函數(shù)提取這個組合日期的月份數(shù)，讓得到的結(jié)果與E1單元格的月份數(shù)進(jìn)行比較，如果等于，就返回DATE($C$1,$E$1, COLUMN(A1))，否則返回空值。這樣，后面通過復(fù)制公式，公式中的 COLUMN(A1) 就會自動進(jìn)行相對位置的改變，從而實(shí)現(xiàn)依次返回指定月份的日期數(shù)。

Step 08 設(shè)置日期格式。打開【設(shè)置單元格格式】對話框，在【數(shù)字】選項(xiàng)卡的【分類】列表框中選擇【自定義】選項(xiàng)，在【類型】文本框中輸入【d】，單擊【確定】按鈕，如下圖所示。

Step 09 復(fù)制公式。即可讓D4單元格中的日期數(shù)據(jù)僅顯示為日。向右拖動填充控制柄，復(fù)制公式到E4:AH4單元格區(qū)域，返回當(dāng)前選擇的年份和月份的其他天對應(yīng)的日期序號，如下圖所示。

Step 10 計(jì)算日期對應(yīng)的星期。選擇 D5單元格，輸入與 D4 單元格中相同的公式【=IF(MONTH(DATE($C$1,$E$1, COLUMN(A1)))=$E$1,DATE($C$1,$E$1,COLUMN(A1)),"")】，按【Enter】鍵計(jì)算出結(jié)果，如下圖所示。

Step 11 復(fù)制公式。將D5單元格中的數(shù)字格式自定義為“aaa”，即可讓D5單元格中的日期數(shù)據(jù)僅顯示為星期中的序號。向右拖動填充控制柄，復(fù)制公式到 E5:AH5 單元格區(qū)域，即可返回當(dāng)前選擇的年份和月份的其他天對應(yīng)的星期序號，如下圖所示。

表格中每個月的記錄數(shù)據(jù)密密麻麻，不便查看，加上該公司的星期六和星期日都不上班，所以可以對表格中的星期六和星期日數(shù)據(jù)突出顯示，以區(qū)分出不同星期的數(shù)據(jù)。

Step 01 選擇菜單命令。選擇 D4:AH5單元格區(qū)域，單擊【開始選項(xiàng)卡】【樣式】組中的【條件格式】按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇【新建規(guī)則】命令，如下圖所示。

Step 02 設(shè)置條件格式。打開【新建格式規(guī)則】對話框，在【選擇規(guī)則類型】列表框中選擇【使用公式確定要設(shè)置格式的單元格】選項(xiàng)，在【為符合此公式的值設(shè)置格式】參數(shù)框中輸入公式【=WEEKDAY(D4,2)=6】，單擊【格式】按鈕，如下圖所示。

Step 03 設(shè)置單元格填充效果。打開【設(shè)置單元格格式】對話框，選擇【字體】選項(xiàng)卡，在【字形】列表框中選擇【加粗】選項(xiàng)，在【顏色】下拉列表中選擇【白色】選項(xiàng)，再選擇【填充】選項(xiàng)卡，在列表框中選擇需要填充的綠色，單擊【確定】按鈕，如下圖所示。

Step 04 突出顯示周末。返回【新建格式規(guī)則】對話框，單擊【確定】按鈕，返回工作表，即可看到已經(jīng)為所選區(qū)域中的星期六數(shù)據(jù)設(shè)置了綠色填充色。使用相同的方法突出顯示星期天。為保證表格中的自動數(shù)據(jù)無誤，可以重新設(shè)置 C1、E1 單元格中的年份和月份，并驗(yàn)證指定年月應(yīng)出勤天數(shù)、表格標(biāo)題、當(dāng)月所有日期及對應(yīng)的星期數(shù)是否出錯，如下圖所示。

考勤數(shù)據(jù)有多種表達(dá)形式，為規(guī)范輸入的考勤數(shù)據(jù)，本例中假定一些規(guī)則，并通過設(shè)置考勤數(shù)據(jù)區(qū)的數(shù)據(jù)有效性使考勤表的制作更加便利。同時設(shè)置了凍結(jié)窗格，方便后期填寫和查閱數(shù)據(jù)明細(xì)，最后將作為輔助列的數(shù)據(jù)進(jìn)行隱藏，讓整個表格更加規(guī)范。

設(shè)置規(guī)范的考勤數(shù)據(jù)，具體操作步驟如下。

Step 01 設(shè)置數(shù)據(jù)驗(yàn)證。重命名工作表名稱為【考勤表模板】，為表格區(qū)域添加相應(yīng)的邊框，選擇D6:AH50單元格區(qū)域，打開【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】對話框，A在【設(shè)置】選項(xiàng)卡的【允許】下拉列表中選擇【序列】選項(xiàng)，在【來源】參數(shù)框中輸入【√,事,病,差,年,婚,遲1,遲2,遲3,曠】，單擊【確定】按鈕，如下圖所示。

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本例假定全勤用【√】作為標(biāo)記，事假用【事】作為標(biāo)記，病假用【病】作為標(biāo)記，出差用【差】作為標(biāo)記，年假用【年】作為標(biāo)記，婚假用【婚】作為標(biāo)記，遲到 10 分鐘以內(nèi)用【遲 1】作為標(biāo)記，遲到半小時以內(nèi)用【遲 2】作為標(biāo)記，遲到 1 小時以內(nèi)用【遲 3】作為標(biāo)記，曠工用【曠】作為標(biāo)記。這個考勤符號可以根據(jù)公司要求進(jìn)行設(shè)置。

Step 02 凍結(jié)表格行和列。考勤表中的數(shù)據(jù)很多，為便于查看，可以將有用信息固定在窗口中。當(dāng)窗口大小不變時，讓不必要的細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)可以隨著拖動滾動條來選擇顯示的部分。本例需要固定表格的上面 5 行和左側(cè) 3 列數(shù)據(jù)，選擇 D6 單元格，單擊【視圖】選項(xiàng)卡【窗口】組中的【凍結(jié)窗格】按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇【凍結(jié)窗格】選項(xiàng)，即可凍結(jié)所選單元格前面的多行和多列，完成考勤表模板的制作，如下圖所示。