無法使用分組數據(無法使用分組數據請檢查網絡)

從提出數字化轉型開始，制造業的工廠開始馬不停蹄地上信息化軟件，如：ERP、MES、WMS等，古哥在接觸過的工廠中，或多或少的也上了這些軟件，最差的都有ERP，先拋開軟件本身的功能及特點，今天就軟件輸出的數據格式哪些事來聊聊。

上了信息化軟件，避免不了需要數據分析、不管是軟件自動AI分析，還是人工分析，當需要看結果或者需要傳遞的時候，都避免不了需要把數據進行導出，也就是輸出數據。

輸出速度慢

部分軟件不說輸出幾萬行數據，就是輸出幾千行數據都已經卡的軟件都動不了，基本上點輸出，輕則停止響應，重則直接閃退。這時候操作者可能是查詢花了大半點，點數據導出直接崩潰，真是欲哭無淚……。

當年古哥為了導出近三年的銷售數據，本來想自己導出的，結果折騰了半天都導不出來，最后找信息部相關人員在后臺導出，后續也不能每次導出都去找信息部的人，后來古哥只能分段導出了，再合并……。

輸出格式少

部分軟件輸出的格式可能是為了兼容性或者其它原因，輸出只有*.XLS，超過6萬行的數據，居然在工作簿內直接分頁了，某數據20多萬行，本來用*.XLSX可以直接一個頁面出來，硬生生分了4個頁面。

有時候數據輸出給相關部門，不想讓他們編輯，想輸出 *.PDF格式，也不支持，只能自己把數據輸出，再轉換……；

輸出格式太大

部分軟件ERP本身的格式輸出的時候占用空間太大，甚至幾千行的數據就占用了10M以上的空間，打開的時候還提示警告信息：文件格式與擴展名不一致；

針對以上情況就需要進行“減肥”

步驟：按Ctrl+N 新建一個新的工作簿在原表中按Ctrl+A 全選Ctrl+C→Ctrl+Alt+V→粘貼列寬→粘貼數值F12→另存為高版本格式 *.XLSX

即可在不改變源數據的情況下把文件容量降下來

從上圖可以看出，直接從14M 降低到 925K;

可能有人說，我硬盤大，沒關系的，但實際情況是如果你需要編輯的話，在14M的文件上編輯和在925K的文件編輯速度是可以感覺到的，在14M的文件光打開就慢了一步了，里面編輯很有可能是一卡一卡的。

輸出文件中的數據是文本

大部分軟件中輸出的數據中如果包含數值的話，大概率是文本，此時你想進行數據分析，如求和、匯總等，發現根本運算不了。還有就是如果輸出的是帶日期的話，也是文本，在進行數據透視的話，提示數據無法分組

針對以上情況就需要進行文本轉數值

具體如何轉呢？

上圖中的數據A列是文本格式，J列是數值格式，我們的目標是都轉換成日期格式

方法：選中A列---數據--分列---完成 （古哥的分列自定義是快捷鍵）

選中J列---按下---Ctrl+Shift+3---完成 （數值格式轉換日期格式快捷鍵）

完成后效果如下：

注意A列和J列的效果與上面沒轉換前的不一樣

最終總結一下

目前古哥從ERP導出來的數據一般都會整理一下，目的不光光是為了減少文件大小，而是為了減少格式帶來的Excel文件突然“閃退”或者“停止響應”的文件問題，從而加快了Excel文件的運行速度，達到效率提升的效果

打開低版本Excel文件保存為高版本文件；清除全部格式刪除無效行列把數據更改為合適的格式（文本轉數值 、數值轉文本）字體邊框標準化（標題為宋體9號加粗、正文宋體9號，加上邊框，首行凍結）文件命名標準化： 文件名+日期的標準命名

我是古哥：從事制造行業18年，在企業運營、供應鏈管理、智能制造系統等方面具有豐富的實戰經驗。企業智能化，柔性化計劃運營管理專家，擅長通過企業流程優化規范，企業管理、導入計劃運營提升企業效率；對提高企業準時交貨率，降低企業庫存，輸出智能制造人才有豐富的經驗。關注古哥計劃，每日分享制造行業，特別是生產計劃方面的一些職場干貨。