文件管理制度(公司文件管理制度)

第一節(jié) 總則

一、為適應公司全方位規(guī)范化科學管理，做好公司文件管理工作，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。

二、公司文件是傳達方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此，必須認真做好文件的管理工作，有效地為公司發(fā)展服務。

三、公司全體員工都應發(fā)揚深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結合實際、實事求是和認真負責的工作作風，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。

四、文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。

第二節(jié) 文件分類

一、規(guī)定。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度，采取重大的強制性行政措施，用“規(guī)定”。

二、決定、決議。對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”。經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項，用“決議”。

三、通知。轉發(fā)上級機關文件，批轉下級文件，要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項，用“通知”。

四、通報。表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息，用“通報”。

五、請示、報告。向上級請求批示與批準，用“請示”。向上級匯報工作、反映情況、提出建議，用“報告”。

六、批復。答復請示事項用“批復”。

七、函。商洽工作、詢問問題、向有關主管部門請求批準等，用“函”。

八、會議紀要。傳達會議議定事項和主要精神，要求與會者共同遵守的，用“會議紀要”。

第三節(jié) 文件格式

一、文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送）單位（部門）等部份組成。

二、文件標題應準確簡要概括文件的主要內(nèi)容。

三、發(fā)文字號包括代號、年號、順序號。

四、公司發(fā)文代號分為四種：①“xxx發(fā)”、②“xxx人發(fā)”、③“xxx客發(fā)”。冠以上述發(fā)文代號的內(nèi)發(fā)文件應對全公司具有效力，對外發(fā)文應代表公司的整體意志。

發(fā)文一般應該是對公司各方面事務具有一定指導性或約束力的事項的宣告，日常的程序性、流程性文件則應以工單、請示、報告、簡報等形式流轉。力避隨意發(fā)文。

“xxx發(fā)”用于公司及各部門的對內(nèi)對外發(fā)文，由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號；“xxx人發(fā)”、“xxx客發(fā)”分別用于人力資源部的對內(nèi)對外發(fā)文及客戶服務中心的對外發(fā)文，文件由發(fā)文部門自行編號，總經(jīng)辦統(tǒng)一認定。（公司其他部門均以“xxx發(fā)”的代號發(fā)文，以②、③代號發(fā)文，須在發(fā)文權限范圍內(nèi)。）

五、文件必須蓋章或簽字。

六、密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”。

七、緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。

八、文件內(nèi)容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準確。

九、發(fā)文單位必須注明全稱。

十、多頁文件應標明頁碼。

十一、文字從左至右橫寫、橫排，左側留裝定位。

十二、文件紙一般使用A4型。

第四節(jié) 收文

一、收文一律使用《xxx信息港寬帶網(wǎng)絡有限公司收文簿》。

二、外單位來文均由行政部指定專人收文，由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記，根據(jù)文件屬性及時分送相關部門。

第五節(jié) 辦文

一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。

二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排，包括文件的分送、傳遞和催辦。

三、協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。

四、文件的催辦由總經(jīng)辦負責，防止漏辦或延誤。

五、嚴格按照時限要求完成。

六、文件傳遞必須保證安全，完善簽收手續(xù)，防止文件遺失。

七、文件辦理完畢后，統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。

第六節(jié) 發(fā)文

一、發(fā)文一律使用《xxx信息港寬帶網(wǎng)絡有限公司發(fā)文稿紙》。

二、發(fā)文程序如下：

公司內(nèi)部發(fā)文:

擬稿人→部門經(jīng)理核準→主管副總經(jīng)理→ 總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案

對外發(fā)文:

擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案

第七節(jié) 其他

一、時限要求：

1、特急：限４個工作時內(nèi)完成。

2、急：限８個工作時內(nèi)完成。

3、平：限１６個工作時內(nèi)完成。

二、文件的保密要求：

1、絕密文件：閱后應立即退回發(fā)文部門，并由發(fā)文部門保存在保險柜內(nèi)。

2、機密文件：閱后應立即保存在保險柜內(nèi)。

3、秘密文件：閱后立即保存在文件柜內(nèi)。

三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。