英文郵件開(kāi)頭

英文郵件的格式

關(guān)于主題

主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意

義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。

1．一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的

2．標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要讓outlook用…才能顯示完你的

標(biāo)題

3.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)

題，如“王先生收”

4．一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，

以便于日后整理

5．可適當(dāng)用使用大寫(xiě)字母或特殊字符（如“*!”等）來(lái)突出標(biāo)題，

引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類(lèi)的字

眼。

6．回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要rere

一大串。

關(guān)于稱(chēng)呼與問(wèn)候

1．恰當(dāng)?shù)胤Q(chēng)呼收件者，拿捏尺度

郵件的開(kāi)頭要稱(chēng)呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，

此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下

可以稱(chēng)呼大家、all。

如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱(chēng)對(duì)方，如“x經(jīng)理”；如果不清

楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱(chēng)呼，但要把性別先搞

清楚。

不熟悉的人不宜直接稱(chēng)呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱(chēng)

呼英文名。稱(chēng)呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“dearxxx”，顯

得很熟絡(luò)。

2．email開(kāi)頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)

最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫(xiě)一個(gè)“hi”，中文的寫(xiě)個(gè)”你好”；結(jié)尾常見(jiàn)的

寫(xiě)個(gè)bestregards，

中文的寫(xiě)個(gè)”祝您順利”之類(lèi)的也就可以了。

俗話說(shuō)得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件

中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待。

正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順

email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，

正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。

正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要

出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵

件，千萬(wàn)不要學(xué)唐僧。

2.注意email的論述語(yǔ)氣

根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外

性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。

尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類(lèi)的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。

電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見(jiàn)的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而

客觀。“郵件門(mén)”就是深刻的教訓(xùn)！

正文多用1234之類(lèi)的列表，以清晰明確。

如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)

明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒(méi)人有時(shí)間仔細(xì)看你沒(méi)分段的長(zhǎng)

篇大論。

4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。不要過(guò)兩分

鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類(lèi)的郵件，這會(huì)讓人很

反感。

5.盡可能避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫(xiě)檢查

這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文email，

最好把拼寫(xiě)檢查功能打開(kāi);如果是中文email，注意拼音輸入法帶給你

的弱智同音別字。

在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，

拼寫(xiě)是否有錯(cuò)誤。

6.合理提示重要信息

不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫(xiě)字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手

段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過(guò)多的提示則會(huì)讓

人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。

7.合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述

對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難

描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的體貼。

8.不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用:)之類(lèi)的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得

比較輕佻

businesmail不是你的情書(shū)，所以:)之類(lèi)的最好慎用。只用在

某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場(chǎng)合，比如現(xiàn)在－:)

附件

1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件

名

3.正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)

4.附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影

響使用

6.如果附件過(guò)大（不宜超過(guò)2mb），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送，

語(yǔ)言的選擇和漢字編碼

1.只在必要的時(shí)候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來(lái)炫耀和鍛煉英文水平的。

如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人是其

他國(guó)家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問(wèn)題，

你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書(shū)。

2.尊重對(duì)方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件

如果對(duì)方與你的郵件往來(lái)是采用中文，請(qǐng)不要自作聰明的發(fā)送英

文郵件給他；如果對(duì)方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。

3.對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保

證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問(wèn)題，而影

響郵件所涉及問(wèn)題的解決。

4.選擇便于閱度的字號(hào)和字體

中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用verdana或arial字型，

字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號(hào)和

字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對(duì)公

務(wù)郵件。

結(jié)尾簽名

每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。

雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的

工作。

1.簽名信息不宜過(guò)多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職

務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多，一般不

超過(guò)4行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的

信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。

引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，

或公司的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人對(duì)象與場(chǎng)合，切記一定要得體。

2.不要只用一個(gè)簽名檔

對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶(hù)等群體的郵件往來(lái)，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行

簡(jiǎn)化。過(guò)于正式的簽名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在outlook中

設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。

3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免

成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。