合同臺帳

巧用EXCEL建立合同管理臺賬并動態進行管理

（杭州市鐵路投資有限公司魏強）

【摘要】面對數量大、類型多、金額巨、涉及廣、收付數量頻繁的合同管理要求，要做

好合同的日常登記和合同執行進度的動態更新，建立一個方便易用的合同管理臺賬將會明顯

提高合同管理的工作效率。筆者就單位實際情況用EXCEL編制了具備合同總賬、動態明細賬、

印花稅計提等功能與一體合同管理臺賬，以期與讀者交流。

【關鍵詞】合同管理臺賬印花稅Excel

眾所周知，微軟OFFICE軟件中的EXCEL在數據管理方面的功能十分強大，隨著EXCEL

應用的大規模普及，凡是小型數據管理或表格制作方面的工作，在應用了EXCEL之后,效率

得到了大幅提高。

然而，有些用戶包括筆者在內在剛開始使用EXCEL的時候，面對滿是表格線的界面會顯

的一籌莫展，甚至覺得畫表格填數據還不如WORD方便，這其實只是因為這些用戶對陌生

的軟件界面產生的恐懼而造成的。然而，當有些用戶看到了EXCEL某些簡單的計算功能，

如SUM（）求和、SUMIF（）條件求和及count（）數字統計和countif()數字條件統計函數

等簡單函數在日常數據管理工作中的方便應用，便對EXCEL產生了依賴，繼而對EXCEL發生

了興趣。

筆者所在一家大型國有建設單位，成立于2006年末，主要從事城東新城9.3平方公里

范圍內的基礎設施的開發、建設和管理，并完成區域內農民及居民的拆遷安置和各類安置

房的建管工作，尤其是杭州東站東西廣場項目，是筆者單位重點建設管理的項目之一。在

財務的日常管理中，合同作為一項重要的日常工作，其合同數量大、類型多、金額巨、涉

及廣、收付數量頻繁，往往一個合同執行期長達幾年，每月均涉及到合同款項的支付。面

對如此繁雜的合同日常管理和合同執行進度的動態更新要求，稍有不甚，就會出現合同管

理偏差甚至超付的情形。為此，筆者就單位實際情況用EXCEL編制了具備合同總賬、執行

動態明細賬、印花稅計提等功能與一體合同管理臺賬。

在此，筆者就編制的思路和具體臺賬作一介紹，以期與讀者交流并相互提高。

一、合同管理臺賬的設計思路

（一）通過分別登記合同管理臺賬總賬與明細賬，并使之通過“合同號”這一關鍵字相

互關聯，再通過EXCEL的相關數據操作技巧，達到合同管理可合可分的靈活管理目的，并

衍生出計提合同印花稅的功能。

（二）合同管理臺賬應具備的幾項功能：

1、合同總賬管理，根據合同流水號記錄合同簽訂的日期、標的或合同內容、相對方、

經辦人、合同記載的大致完成日期、合同總金額、已付款金額和占比、合同記載的付款方

式、合同類型、印花稅率等；

2、合同明細賬管理，根據日常合同執行進度，流水記錄每期支付的合同進度款，為簡

化錄入并提高錄入準確性，該臺賬的合同信息如合同名稱、相對方、總金額等均可通過

vlookup函數自動填充。

3、印花稅計提，印花稅是以經濟活動中簽立的各種合同、產權轉移書據、營業賬簿、

權利許可證照等應稅憑證文件為對象所征的稅。其中合同作為印花稅計提的重點，可通過

合同管理臺賬準確計提，以減少財務人員計提印花稅的失誤可能。

（二）建立相關表格

實現以上功能需建立四張表格：總賬、明細賬、印花稅計提、印花稅率，具體可參見后

附案例。

二、合同管理臺賬案例介紹

1、建立“總賬”表格，字段為“序號、合同號、合同簽訂日期、合同名稱及標的、合

同相對方、部門、經辦人、合同記載完成日期、合同總價款、合同已支付金額、合同余款、

完成情況、付款方式、備注、合同類型、印花稅率、印花稅額、印花稅所屬時期”，具體內

容及公式見表1-1、1-2、1-3及表后說明。

總賬用到的公式（均以每表中的第一行數據為例進行說明）

合同已支付金

額

=SUMIF(明細賬!C:C,"="&總賬!B3,明細賬!G:G)

合同余款

=I3-J3

完成情況=IF(AND(I3=J3,J3<>0),"完成",IF(J3<=0,"",IF(I3>0,J3/I3,"")))

印花稅率=VLOOKUP(O3,印花稅率!A:AI,2,FALSE)

印花稅額

=ROUND(I3*P3,2)

除以上5列內容外，其余列均根據合同實際情況錄入。

表1-1總賬—左側部分—合同基本信息表1-2總賬—中間部分—合同已支付信息及完成情況等

表1-3總賬—右側部分—印花稅信息

2、建立“明細賬”表格，字段為“序號、日期、合同號、合同名稱及標的、合同相對

方、合同總金額、本期付款金額、累計已付款占總金額比例、第幾次付款”，通過這張明細

賬，可與總賬以“合同號”為關鍵字進行關聯，將總賬中的合同基本信息引入到明細賬中，

又可將本明細賬中每個合同的每筆支付金額自動統計到總賬中，實現了合同進度的實時把

握，同時，又可通過“篩選”功能篩選出明細賬每個合同共有幾筆支付記錄，實現總分結

合，靈活查詢的目的。具體見表2及表后說明。

明細賬用到的公式（均以每表中的第一行數據為例進行說明）

合同名稱及標的=VLOOKUP(C3,總賬!B:AN,3,FALSE)

合同相對方=VLOOKUP(C3,總賬!B:AN,4,FALSE)

合同總金額=VLOOKUP(C3,總賬!B:AN,8,FALSE)

累計已付款占總金額

比例

=IF(F3<>"",SUMIF($C$3:C3,"="&C3,$G$3:G3)/F3,"")

第幾次付款=IF(G3<>"","第"&COUNTIF($C$1:C3,"="&C3)&"次","")

除以上5列內容外，其余列均根據合同實際情況錄入。

3、建立“印花稅率”表，定義印花稅種和稅率，為計提印花稅準備。見表3

表2明細賬

表3印花稅率

4、建立“印花稅計提”表，字段為“申報所屬時期、申報日期、申報基數、類型、稅

率、稅額”，通過該表與總賬的兩個關鍵字即“申報所屬時期”和“類型”進行關聯，用多

條件求和函數自動將總賬中合同金額匯總到本表的“申報基數”中，根據相應稅率自動算

出本月需計提繳納的各類合同印花稅。詳見表4。

印花稅計提用到的公式

申報基數

{=SUM((總賬!$R$3:$R$10000=$A4)*(總賬!$O$3:$O$10000=$D4)*

總賬!$I$3:$I$10000)}

稅率=VLOOKUP(D4,印花稅率!A:AI,2,FALSE)

稅額

=ROUND(C4*E4,2)

說明：申報基數為多條件求和函數，外部大括號并非手工錄入，而需要在錄入公式完成

后按ctrl+shift+enter組合鍵完成，該函數應用得當將在財務工作許多方面提高工作效率。

三、合同管理臺賬中的幾個重要函數介紹。

1、vlookup()函數,具體用法及參數說明如下：

語法：VLOOKUP(關鍵字，被查找的數據范圍<需關鍵字所在列起頭>，返回數據范圍匹

配值的列數，fal或true<精確匹配或近似匹配>)。

示例如下，在明細賬的D3單元格填寫：=VLOOKUP(C3,總賬!B:AN,3,FALSE)。式中：“C3”

代表以明細賬中C3合同編號關鍵字，“總賬!B:AN”代表被搜索范圍為總賬中第B列到AN列，

其中B列填寫為合同號，“3”則代表返回B至AN列中的第3列單元格即“合同名稱及標

的”的結果，fal代表精確匹配。

2、多條件求和函數{=SUM((總賬!$R$3:$R$10000=$A4)*(總賬!$O$3:$O$10000=$D4)*總

賬!$I$3:$I$10000)}

表4印花稅計提

這個函數在印花稅計提表中申報基數單元格中，其中：總賬!$R$3:$R$10000=$A4代表

“總賬”與“印花稅計提”的“印花稅所屬時期”相匹配；總賬!$O$3:$O$10000=$D4代表

“總賬”與“印花稅計提”的“合同類型”相匹配；總賬!$I$3:$I$10000代表自動求和滿足

前兩個匹配條件的S列，即“合同總金額”。值得注意的是，在多條件求和函數公式錄入完

成后，直接回車將不會顯示正確結果，必須在公式錄入后按ctrl+shift+enter組合鍵，這時，

該多條件求和函數將會自動被外部大括號括起來。

參考文獻：

[1]恒盛杰資訊.Excel會計與財務管理經典108例.北京：中國青年出版社，2007

[2]李俊杰.會計信息系統內部控制淺析.現代商業,2009第15期；

[3]李聞一，李世宗，張耀武.會計信息系統.武漢：華中科技大學出版社，2006