企業檔案管理辦法

檔案管理辦法及實施細則【1】

為了加強和規范公司內部檔案管理工作，保證檔案完整性和保密

性，準確地反映公司各項工作，根據《中華人民共和國檔案法》、

《武漢市檔案管理條例》，結合公司實際，特制定本辦法。

一、檔案管理

1、主要內容

1.1檔案是公司在施工生產及各項管理活動中形成的全部檔案的總

和。包括保密制度、行政、經營、生產技術管理檔案、會計檔案、

基本建設、產品、設備檔案和人事檔案等，其構成以建設項目、設

備和會計、經營檔案為主體。

1.2公司檔案工作是企業管理基礎工作的組成部分，是維護公司經

濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作。

1.3公司檔案管理工作要堅持集中統一的管理原則。

2、文件的收集與歸檔

2.1各部門形成的文件材料，由各部門專職或兼職檔案管理人員負

責收集管理，并于每年12月31日之前向公司辦公室辦理移交。

2.2一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，

由主辦部門或人員收集，交辦公室備案。會議文件由辦公室收集。

2.3檔案室在接收移交的檔案后，應對移交檔案進行檢查、匯總、

并編制檔案總目錄。

2.4檔案室對檔案應區分全宗、區分年度、區分類別分別存放、排

列，存放檔案必須有專用的檔案裝具，檔案排列方法要科學，以便查

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找。

2.5定期進行對庫房檔案的清理核對工作，做到賬務相符，對破損、

載體變質的檔案要及時進行修補或復制。

2.6收進的檔案要及時入庫，借閱檔案歸還后，及時放回原處。

3、公司文件材料歸檔的基本要求

3.1歸檔的文件材料必須完整。

3.2歸檔的文件材料必須準確地反映公司生產、基建和經營管理等各

項活動的真實內容和歷史過程。

3.3歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規律。

4、公司文件材料的歸檔范圍

4.1保密辦公室：保密相關法規、制度；重要的會議紀要；學習培

訓資料；工作計劃、總結等。

4.2行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內部法規性、政策

性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發展規劃、

工作總結匯報；政府機關頒發的重要文件。

4.3人力資源類：員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、薪酬

福利、培訓登記表等。

4.4會計統計類：年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說

明，各種季度報表、月報表。

4.5經營銷售方面：有公司經營決策和經銷管理的各種記錄、文件、

合同、協議等文件材料，市場經濟信息和用戶服務工作中形成的文

件材料等。

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4.6工程建設方面，涉及到的有關工程資料、項目合同、工程圖紙

等。

4.7生產計劃方面。有各種計劃、統計報表和生產管理、統計分析

活動中形成的各種文件材料。

4.8物資供應方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應和工具

管理中形成的各種文件材料。

4.9其他方面。

5、檔案級別的劃分：

5.1檔案等級的劃分標準根據檔案文件的性質、重要性、檔案類型、

及常用程度劃分為四個等級。

5.1.1一級為絕密文件

5.1.1.1國家保密文件、公司制定的保密制度、涉密文件等，其等

級劃分為一級。

5.1.1.2公司的重大決議。包括由公司股東大會、董事會、總經理

辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等，

其等級劃分為一級。

5.1.1.3本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。屬非

常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。

5.1.1.4本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方

面的檔案，為絕密文件，其劃分級別為一級。

5.1.2二級為機密文件

5.1.2.1本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。此類型文書

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屬機密文件，劃分等級為二級。

5.1.3三級為秘密文件

5.1.3.1本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記

錄、統計報表及簡報。屬公司內部重要文件，為秘密文件，劃分等級

為三級。

5.1.3.2本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、

錄像等。屬于秘密文件，其等級為三級。

5.1.4四級為普通文件

5.1.4.1重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典

型發言、會議記錄等屬于普通文件，劃分等級為四級。

6、歸檔時間

6.1基建工程或其他技術項目，在任務完成后或告一段落時，要將

應歸檔的文件材料組成保管單位，由項目負責人審定后，向檔案管

理部歸檔。

6.2各項管理工作中形成的文件材料，在一個月內，要將應歸檔的

文件材料組成保管單位，由各職能部門負責人審定后，向檔案部門

歸檔。

7、檔案的鑒定和銷毀

7.1編制檔案的保管期限表，保管期限可分永久、長期（10-30

年）、短期（10年以下）三種。

7.1.2檔案鑒定工作由公司檔案鑒定領導小組組織進行，鑒定領導

小組由主管檔案工作的副總經理任組長，組員由技術部門和業務部

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門的負責人等組成。

7.1.3鑒定工作根據各類檔案的保管期限進行。每次鑒定要寫出鑒

定報告，在保管單位備考表上注明鑒定意見，由小組負責人簽名，

并且注明鑒定日期。

7.1.4檔案通過鑒定確認為永久保存的檔案，如發現檔案不完整、

不準確，應責成有關部門和人員進行補充和修改。

7.1.5對經鑒定確認無保存價值的檔案，要登記造冊，提出銷毀報

告，經主管經理審批，并報送上級檔案管理部門備案。銷毀檔案要

嚴格執行保密規定。

二、檔案管理實施細則

1、檔案管理歸檔要求：

1.1檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之

間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

1.2歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

1.3在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件（原件）與附件（復

印件、掃描件）分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

1.4不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對

的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。

1.5檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應

依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印

件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件

之間的密切聯系并進行系統的排列。

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1.6案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

2、各部門保管文件的檔案范圍及相關規定

2.1各部門的檔案管理必須按規定的等級分級、分類存檔，其一級、

二級存檔的文件均為復印件及掃描件，原件交由公司檔案室存檔管理。

2.2各部門的檔案管理由各部門指派相關人員進行管理，不設置專職

崗位。

2.3部門存檔文件的范圍：

2.3.1保密辦公室保密資料、涉密文件。

2.2.2部門例會紀要、業務函件、往來文件。

2.3.3客戶業務信息、資料、銷售報表。

2.3.4公司及各部門的規章管理細則。

2.3.5原始財務資料、會計憑證、賬冊、財務報表、月度年度財務報

表、薪酬發放、不動產所有權及其它債權憑證等涉及公司財務方面的

文件檔案由財務部保管。

2.3.6生產資料、采購信息、工序交接記錄等生產資料由生產部門保

管。

3、文件檔案分類整理保存

3.1辦公室負責文件檔案要的分類、歸檔、整理、編寫檢索（清單）、

保存、調閱使用。

3.1.1根據國家和有關部門檔案分類編號的規定，編制公司文件檔

案分類編號方法。

3.1.2分類編號要遵循文件材料的形成規律，并且要便于保管和提

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供利用。

3.1.3常用的分類方法有：

3.1.3.1按工程項目分類；

3.1.3.2按專業性質分類；

3.1.3.3按組織機構分類；

3.1.3.4按時間分類。可按文書的性質分類，可分為櫥窗大類別，

再從大類別下分到小類別，再從小類別細分種類、年份等。

3.4文件檔案要根據內容及重要性分為“普通”與“加密”兩大級

別。“加密”還分為絕密、機密和秘密三類。不能隨便以個人名義或

是部門名義查閱及調閱的文件屬于加密的文件，其重要性歸檔文件時

自行確認。

4、檔案編目：

4.1編制卷內文件頁號應符合下列規定

4.1.1卷內文件有書寫內容的頁，按流水號編頁碼，頁碼從“1”開

始。

4.1.2頁碼編寫位置:單面書寫的文件在右下角;雙面書寫的文件，

正面在右下角、背面在左下角。圖樣頁碼編寫在標題欄外右下角。

4.1.3成套圖紙和印刷成冊的文件不必重新編寫頁碼。

4.1.4案卷封面、卷內目錄、卷內備考表、空白頁不編寫頁碼。

4.2、卷內目錄的編寫

4.2.1序號：應用阿拉伯數字從“1”依次標注，按照卷內文件的順

序，一份文件一個號。

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4.2.2文件編號：應填寫卷內文件的文號，圖樣的圖號，或設備、項

目的代號。

4.2.3責任者：應填寫卷內文件的直接形成單位或主要責任者，有多

個責任者時，選擇兩個主要責任者填寫。

4.2.4文件題名：填寫卷內文件標題的全稱。

4.2.5日期：應填寫卷內文件形成的日期，如：20120512。

4.2.6頁數：應填寫每份文件的實際頁數，要求在最后一份文件的備

注欄里填寫總頁碼。

4.2.7卷內目錄排列在卷內文件首頁之前。

4.3卷內備考表的編制：

4.3.1卷內備考表的編制應符合規范要求。

4.3.2卷內備考表主要標明卷內文件的件數、頁數，不同載體文件的

數量（見示例），說明組卷情況，如立卷人（檔案員），檢查人（檔

案負責人）、立卷時間等。示例：本卷內文件材料20件，100頁。

其中：文字材料80頁，附圖10張，照片10張。

4.3.3卷內備考表排列在卷內文件的尾頁之后。

4.4案卷封面和背脊的編制：案卷封面采用案卷外封面和案卷內封面

兩種形式，主要內容如下：

4.4.1.1案卷題名：應簡明、準確揭示卷內文件的內容。案卷題名主

要包括項目名稱，代字、代號及結構、部件，階段代號和名稱等；項

目名稱應與批準的原立項、設計（包括代號）相符；歸檔外文資料的

題名及主要內容應譯成中文。

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4.4.2立卷單位：應填寫文件組卷部門或項目負責部門。

4.4.3起止日期：應填寫案卷內最早產生的那份文件的日期和最晚產

生的那份文件的日期；應用阿拉伯數字填寫，例：2004.01.01-

2004.06.29

4.4.4保管期限：應依據保管期限表填寫劃定的保管期限。

4.4.5密級：應依據保密規定填寫卷內文件的最高密級。

4.4.6檔號：應依據先后順序，檔案移交前檔號暫用鉛筆填寫，審查

合格后改用藍黑墨水或碳素筆填寫。

4.4.7卷內封皮、卷內目錄、備考表的幅面統一采用A4幅面。

4.4.8檔案盒面、背脊的填寫要求：按項目法人統一格式要求用計算

機打印在薄的牛皮紙上貼在盒面和背脊上，做到字跡工整清晰，粘貼

牢固。

4.4.9卷內封面、卷內目錄、備考表的填寫：電腦打印。打印時要求

案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級及卷內目錄題名按

規定的字體和字號填寫。

4.5案卷的裝訂要求

4.5.1案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形成。

4.5.2文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式；案卷內不

同幅面的科技文件材料要折疊為統一幅面，破損的文件要先修復后在

裝訂。幅面一般采用國際標準A4型（297mm×210mm）。圖樣折疊為

手風琴式（統一幅面），圖樣折疊時標題欄露在右下角。

4.5.3不裝訂的案卷，應在每份文件的右上角加蓋檔號章。檔號章尺

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寸單位統一為mm，比例：1：1，檔號章式樣：

4.5.4案卷內不同尺寸的文件材料要折疊為統一幅面A4,有文字面向

內折疊，為便于長期保存,案卷裝訂時必須去掉金屬物,用裝訂線一律

在左，裝訂時左側、下邊對齊，采用三孔一線，裝訂線必用棉質或化

纖線繩，(裝訂為3孔,每孔孔距為80mm，左邊距為15mm），裝訂線

不得遮壓卷內文件的字跡，若裝訂線位置不夠時要進行適當粘貼。

4.5.5裝訂厚度:以文件資料的實際情況而定。

4.5.6橫向打印的文件資料裝訂時應將題頭（上面）對應縱向（左側）

裝訂的一面裝訂。

4.5.7案卷內不應有金屬物。

4.5.8正本和副本、永久、長期和短期的印章由公司統一制作。

4.6聲像及電子檔案

4.6.1聲像及電子載體是紙質檔案的必要補充。檔案員負責各部門產

生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，

歸檔的聲像材料均應標注事由、時間、地點、人物、作者等內容。

5、檔案管理人員職責

5.1按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

5.2按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

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5.3工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與

安全。

6、檔案保管

6.1接收檔案必須認真驗收，并辦理接交手續。

6.2存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學和便于查找。

6.3要定期進行檔案室的清理核對工作，做到目錄、文檔相符，對

破損或載體變質的檔案，要及時進行修補和復制，檔案室的檔案因

移交，作廢、遺失等注銷時，要查明原因，保存依據。

6.4文件檔案保存期限：

6.4.1永久保存：

6.4.1.1公司章程；

6.4.1.2股東名冊；

6.4.1.3組織規程及辦事細則；

6.4.1.4董事會及股東會紀錄；

6.4.1.5財務報表；

6.4.1.6政府機關核準文件；

6.4.1.7不動產所有權及其它債權憑證；

6.4.1.8工程設計圖、建筑檔案、設計檔案、技術圖紙；

6.4.1.9其它經核定須永久保存的文書。

6.4.2長期保存：

6.4.2.1預算、決算書類；

6.4.2.2人事檔案、會計憑證；

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6.4.2.3事業計劃資料；

6.4.2.4其它經核定須保存10年的文書。

6.4.3在目前公司文件檔案建制初期，不涉及文件檔案的清理銷毀，

相關規定另行規定

7、內部檔案分類及編號

7.1分類代碼的標識以各類第一、第二個字的漢語拼音組合而成。

7.1.1保密管理（BM）

7.1.2行政管理（XZ）

7.1.3人力資源管理（RL）

7.1.4財務統計管理（CW）

7.1.5經營銷售管理（JY）

7.1.6工程建設管理（GC）

7.1.7生產計劃管理（SC）

7.1.8物資供應管理（WZ）

7.1.9其他管理(QT)

7.2檔案分類代碼編號

GJ——XZ——2016——001

卷號

年份

檔案分類號

冠捷縮寫

8、文件檔案調閱管理

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8.1公司檔案只有公司內部人員可以借閱。調閱文件檔案要履行調閱

手續。填寫《檔案調閱單》，而后交給部門主管或是部門經理及總經

辦領導批準簽字才能進行調閱。調閱之前要填寫《檔案調閱記錄》方

可進入檔案室查閱或調閱資料。

8.1.1普通文件檔案：要辦理調閱手續，并由行政部主管、檔案負責

人兩級簽字確認。

8.1.2調閱“加密”的文件檔案，要辦理調閱手續，并由行政部主管

及部門經理、公司領導三級簽字確認。

8.1.3人事的檔案的調閱管理：

8.1.3.1查閱權限：公司領導、人力資源部負責人、人事業務負責人

可查閱所有員工的人事檔案；各部門負責人在經過分管領導和人力資

源部審批后可查閱其本部門內的員工檔案；員工沒有查閱其本人及他

人人事檔案的權利；

8.1.3.2原則上不得摘抄或者復印員工人事檔案。如由于工作原因確

需摘抄或者復印的，經公司領導、部門經理和人力資源部負責人批準

后，交由檔案管理人員復印。檔案管理人員應當對復印或者摘抄的情

況如實做好登記；

8.1.3.3員工人事檔案不得借出查閱。如必須借出查閱時，應提交申

請，由主管領導及人力資源部審批后方可執行，并嚴格履行登記手續；

8.1.3.4借閱人事檔案必須嚴格遵守保密制度，并嚴禁涂改、抽取和

撤換檔案。

8.1.3.5調閱自己的相關資料需要三級以上簽字確認方可調閱。

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8.1.4調閱檔案的人員必須愛護檔案，保持整潔，要保護檔案的安全

與保密，不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈

點、畫線和涂改，未經批準不得復印檔案。

8.1.5一、二級類型的檔案的調閱只可在公司檔案管理部門調閱復印

件及掃描件，且其它各部門不可復印及留存掃描件。

8.1.6必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時

匯報，追求責任。

8.1.7用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另

行辦理續借手續

8.2調閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應

立即報告領導。

8.3調閱范圍：外部機構調閱文件檔案調閱只限在行政部查閱，不能

帶出，必須帶出行政部查閱的，要經過公司負責人批準。

8.4調閱時間

8.4.1一般普通文件檔案最長不超過二周。

8.4.2“加密”文件檔案最長不超過一周。

9、檔案保密工作

9.1嚴格保守公司檔案機密，維護檔案的完整與安全，是每個檔案管

理人員的職責。

9.2檔案室在接收、保管、提供利用時，應按有關規定認真核對、簽

字，做到手續嚴格，賬目清楚。

9.3檔案管理員要嚴守機密，不得隨意摘抄、傳播密級檔案內容，不

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準私自進行復印。

9.4任何人未經批準，不得私自將檔案帶出檔案室，不得向外傳播檔

案內容。

9.5檔案工作人員在工作中形成的有關廢紙，不準隨意扔掉，必須銷

毀。

10、解釋權

10.1涉及到保密檔案的管理，由保密辦公室另行制定管理辦法。

10.2本管理辦法解釋權歸行政人事部，自頒布之日起生效。

附件1：《檔案調閱單》

附件2：《檔案調閱記錄》

附件3：《檔案級別劃分表》

附件4：《檔案盒面》

附件5：《檔案盒背脊》

附件6：《卷內備考表格式》

附件7：《卷內目錄》

附件1：檔案調閱單

日

期：

姓名部門職務

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查閱申請

公司領

導、部門

經理及主

管審批意

見

行政部門

人力資源

中心意見

備注

附件2：檔案調閱登記

查閱日

期

姓名部門職務查閱原因查閱內容

是否

復印/

摘抄

查閱人

確認

檔案管

理員確

認

檔案級別劃分表

附件：檔案盒面、檔案盒背脊、案卷封面、卷內目錄、卷內備考表格式

文件等級文件類型

歸檔管理

及期限

調閱管理

一級絕密文

件

①國家保密文件、公司制定的

保密制度、涉密文件等

②公司的重大決議。包括由公

司股東大會、董事會、總經

理辦公會及其相關行政會議

等形成的文件和會議材料、

會議記錄等。

③公司與有關單位簽訂的合

同、協議書等文件材料。

④公司職工勞動、工資、福利

方面的文件材料。

在材料、合同

形成確立一個

月內進行歸

檔，歸檔為一

式一份，原件

及掃描件。

原則上不可

調閱，但因

特殊情況要

經過總經辦

領導的批

準，并由行

政部主管及

部門經理、

公司領導三

級簽字確認

二級機密文

件

公司對外的正式的發文與有關

單位來往的文書

在材料、合同

形成確立一個

月內進行歸

檔，歸檔為一

式一份，原件

及掃描件。

原則上不可

調閱，但因

特殊情況要

經過總經辦

領導的批

準，并由行

政部主管及

部門經理、

公司領導三

級簽字確認

三級秘密文

件

①各種工作計劃、總結、報

告、請示、批復、會議記

錄、統計報表及簡報

②公司的大事記及反映本公司

重要活動的剪報、照片、錄

音、錄像等

形成文件的半

個月內進行歸

檔，歸檔為一

式一份，原件

及掃描件或電

子文檔

要辦理調閱

手續，并由

行政部主管

及部門經

理、公司領

導三級簽字

確認

四級普通文

件

會議材料，包括會議的通知、

報告、決議、總結、典型發

言、會議記錄

形成文件的一

個星期內進行

歸檔，歸檔為

一式一份，原

件及掃描件或

電子文檔

要辦理調閱

手續，并由

行政部主

管、檔案負

責人兩級簽

字確認。

18

檔號

XXX資料

立卷單位

起止日期

保管期限

密級

19

保管期限

檔號

案卷題名

從

右

至

左

豎

向

填

資

料

的

案

卷

題

名

20

卷內備考表

檔號：

互見號

說明：

示例1：卷內文件材料20件，100頁。其中：文

字材料80頁，附圖10張，照片10張。

示例2：卷內文字材料8件，共60頁。

示例3：卷內圖紙1套（冊），共40張。

立卷人：（手簽）

年月日

檢查人：（手簽）

年月日

注：卷內備考表內容字體大小：仿宋、四號。

21

卷內目錄

檔號

序

號

文件

編號

責任

者

文件材料題名日

期

頁

數

備

注

注：卷內目錄內容字體大小：仿宋、五號,如填寫不下可回行填寫。

表格外框線寬為1.5㎜，內線寬為0.5㎜，頁邊距統一為上2.5mm,下2.5mm，左2.5mm,右2.0mm。