組織會議

會議組織流程及注意事項

一、會議籌備

(一)會議資料準備

在必要時將參會人員的資料按每人次準備好,注意區分參會人員的角色（如

分成會議主持、參會領導、參會普通人員),資料按照人員角色分別準備.

（二）會議通知擬定

會議通知分為書面通知和短信通知,其中在較為緊急情況下采用短信通知.

1、提前5天擬定會議通知,報部門主管審核,再由分管副總審批簽字后以書

面文件形式下發,下發時簽收人須登記存檔;

2、通知內容必須包含時間（2４小時制）、人物、地點、事件等要素，以“骨

"的形式編寫；

３、會議盡量避免安排在周一或其他會議集中的日期進行,會議時間的確定

須與人力資源部主管協商并進行登記;

４、緊急通知采用短信形式下發,下發前負責人員須擬定短信通知內容及參

會人員短號，交與行政部相關人員（現為何惠敏)進行短信通知。

(三)會議議程安排

１、會議議程須以正式文件形式擬定;

2、正式會議開始時一般需要說明會議整體流程,會議分為幾項內容;

3、議程安排時應考慮到會議時間,盡量將會議時段安排在正常工作時段內,

如9：００-12:０0或者1４：０0—18:00，如果是有外部人員參加的會議需要

考慮是否安排餐宿問題。

(四)會場布置

1、提前3天，填寫好會議室、橫幅(和歡迎牌)申請表，交與行政部及廣告

部相關負責人；

２、領回橫幅(和歡迎牌）并確認內容正確后交與行政部,并在會議前一天

追蹤橫幅是否掛好(歡迎牌是否擺放正確）；

3、會議開始前排好座席及水牌，并將瓶裝水、茶水、水果、會議相關資料

等正確擺放于會議桌上（注：銷售部人員水牌可擺在靠邊位置)；

4、需用到視頻放映時，提前調試好會場的投影儀、調音臺、麥克風等器械,

并負責為外部人員接入電腦等事宜。

（五)現場安排(人員入場時）

１、若有外部人員參與的會議，需要接送時必須在會議前一天填寫好用車

申請單交與調度室，并安排人員在會議當天接待外部人員;

２、會議開始前在會場入口處設立簽到處,組織參會人員簽到,并指引外部人

員入座；

3、會議資料較少時可在參會人員簽到時分發給參會人員；

4、會議開始前3分鐘,迅速將未到場人員的水牌及資料撤收,并安排靠后人

員填補空位。

二、會議中

（一）會議記錄及服務

1、安排好專職的會議記錄員，對參會人員的發言及電子資料進行記錄和拍

照，允許時準備好Ｕ盤進行拷貝；

2、提前通知廣告部做好現場攝影準備,會后留底；

3、安排1人（會議組織人員或行政部人員）負責茶水服務。

（二）其他注意事項

1、準時入場，并盡量靠前坐，手機關機或震動,認真做好會議記錄;

2、會議時間較長時，可適當安排中途休息時間；

３、須車間現場參觀的，提前與行政部溝通，安排好車輛及參觀路線,并通

知相關車間做好現場準備,并安排專職人員全程陪同外部人員參觀.

三、會議結束后

（一)整理好會議中文字記錄、圖片和電子稿等資料,進行備案.

（二）對會議整個策劃及組織過程進行總結.

四、會議組織流程圖

有要求

圖1會議策劃及組織流程圖

部門主管審核

會議室、橫幅等申請

會場布置

分管副總審批

通知及議程擬定

通知發放

會議開始

資料整理及總結

外部人員接待，會前簽到

車間現場參觀

會議結束

內部會議

外部人員參與會議

會前簽到

會議開始

參觀結束，外部人員離廠

會議結束

資料整理及總結

五、人員安排及具體分工

人員安排及具體分工情況如下表１所示:

表１人員安排及具體分工表

序號具體分工安排人員數

1通知、議程的擬定及發放１－2人

2會議室、橫幅、用車等申請及追蹤1人

3接待外部人員1－３人

4組織簽到及指引入座2人

5現場布置(包括撤收未到人員水牌及資料）2－3人

6電子設備調試、接入及處理會議中設備問題1人

7會議現場拍照及外部資料拷貝１人

8茶水服務1人

9陪同外部人員車間參觀不定

10會后資料整理及總結1-２人

注：以上具體分工的人員可重復安排。