檔案室管理制度

檔案管理制度（通用7篇）

檔案管理制度1

一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍

公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營

情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具

有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安

全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、

七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始

資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

4.各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上

級的文件必須把原件放入檔案室。

5.檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

七、檔案的借閱

1.總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過

檔案管理員辦理借閱手續。

2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借

閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機

密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時

任何一項勞動都是崇高的，崇高的事業只有勞動。勤學樂施積極進取

檔案管理制度2

第一條為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工

作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

第二條檔案管理機構及其職責

1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理;

二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門

的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管

以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每

年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

第三條歸檔制度

1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有

查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自

留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部

門保留的，綜合部保存復印件。

4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發

出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件;屬于人事方面

的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。

以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。

6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，

財務部及合同執行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合

部保存原件。

7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管理

部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

第四條檔案保管制度

1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，

設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄;根據需要

編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用

規律。

7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行

整理、剔除。

8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關

人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

第五條檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領

導批準不得借閱。

2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定

的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批準。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理

員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批準。

5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時

間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆

封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時

處理。

8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必

須外借的，由總經理審批。

第六條二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留

的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統一保存。

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檔案管理制度3

一、分管檔案工作的局領導職責

1、組織全局性的宣傳、貫徹、執行《中華人民共和國檔案法》和上級關于

檔案工作的各項方針政策的活動。

2、加強對局檔案工作的領導，將檔案工作納入局的整體發展計劃，列入局

議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應做的工作。

3、關心檔案工作和檔案室的建設與發展，從人力、物力、財力上給予支持，

及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協

調發展。

二、局檔案員職責

1、貫徹實施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規，

建立健全檔案管理制度。

2、對各有關處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監督和指

導。

3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關材料和照片，收集領導外出

開會的發言材料和帶回的帶有密級的材料。

4、負責管理全局各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，

并為本單位各項工作的需要提供服務。

5、按時向上級主管部門報送檔案工作統計材料。

6、按規定向檔案館移交應進館的檔案。

三、分管檔案工作的各處（室）領導職責

1、配備具有較好政治業務素質的專（兼）職檔案人員，并保持相對穩定。

2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助

專（兼）職檔案人員解決工作中的實際困難。

3、組織本單位人員學習檔案法規，執行局檔案工作的規章制度。

4、疏通渠道，嚴格制度，督促有關人員注意平時各類文件材料的形成積累，

積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作。

5、協同檔案室監督、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及

檔案鑒定工作。

6、負責檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責情況。

四、各處、室專（兼）職檔案人員職責

1、堅持平時整理。根據本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類

目，合理分類存放，便于利用和歸檔。

2、負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文

件材料完整、準確、系統。

3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明

扼要。

4、保管好本部門應歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、主動接收局檔案員的業務指導和督促檢查，按規定時間向檔案室移交。

6、積極參加業務學習，不斷提高檔案工作水平。

7、按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具。

8、按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統計年報表。

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檔案管理制度4

一、必須設有專門庫房或專柜對各類檔案進行保管。

二、檔案庫房是機要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進入檔案庫房。

三、庫房要保持清潔和相對溫濕度，以利檔案保管。同時做好“八防”（防火、

防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。

四、庫房內除密集架、檔案裝具和調卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔

案庫房無關的物品，檔案裝具排放，應做到整齊劃一，符合通風、防塵要求。

五、根據檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專用設備，并定期保

養，使庫房環境處于良好狀態。溫度基本保持在14—24℃，相對濕度40%—60%

之間的規定要求。

六、檔案室要防止陽光直射，庫房照明光源應用白熾燈；檔案室不應靠近易

燃易爆和散發有污染腐蝕氣體的場所。

七、檔案管理人員必須每季度對庫房內的檔案進行核對，做到帳物相符。

八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專人負責保管，不得丟失。

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檔案管理制度5

第一條歸檔的文件材料必須完整、系統、準確，各項簽字手續完備。

第二條歸檔的文件必須字跡清楚、工整、紙張及文件格式負荷規范要求，書

寫材料要適合長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水及熱敏紙。

第三條歸檔文件應為原件。

第四條科技成果鑒定、基建工程驗收必須保存檔案的完整性。文件材料不完

整、不系統的不能通過鑒定、驗收。

第五條移交單位在正式移交前應對移交的文件材料進行組卷并編制移交目

錄，雙方履行簽字手續

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檔案管理制度6

第一條為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、

制度化，提高辦事效率，特制定本規定。

第二條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整。結案后及時交

專職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接

清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第三條凡本公司繕印發出的公文一律由辦公室統一收集管理。

第四條檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，

密級檔案必須保證安全。

第五條歸檔范圍：

1、公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、

經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委任書、協議、合同、項目方案等具有

參考價值的文件材料。

2、本公司的請示與上級機關的批復以及對外的正式發文與有關單位來往的

文書。

3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、

錄像等。

第六條檔案的借閱與索取：

1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。

2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自

翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由

總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經理辦公室主任批準方可摘錄和

復制。

3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發現遺失、污損、或隨意涂

改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領導。

第六條檔案的銷毀：

1、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。

2、若按規定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經總

經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批準核對清楚后方可

銷毀。

3、經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人

監督銷毀。

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檔案管理制度7

1產生目的

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統

計等工作，特制定本制度。

2適用范圍

適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

3正文

3.1文件資料的收集

3.1.1收集范圍

凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電

報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包

括以下各項：

3.1.1.1上級來文

(1)上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料及上級機關頒發的

要求公司執行的文件;

(2)上級領導視察、檢查公司工作時的'重要指示、講話、題詞、照片和有特

殊保存價值的錄音、錄像等材料。

3.1.1.2公司文件材料

(1)會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領導的講話稿等;

(2)公司發布(包括轉發)的各種正式文件的簽發稿、印制稿、重要文件的修

改稿;

(3)公司的請示與上級批復文件，下級單位的請示與公司的批復文件;

(4)公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告;

(5)反映公司業務活動和科學技術管理的專業文件材料;

(6)公司檢查下級單位工作，調查研究形成的重要文件材料;

(7)公司的統計報表、統計分析材料(包括計算機盤片等)、財務報表、憑證、

帳簿、審計等文件材料;

(8)公司黨、團和內部組織機構在工作中形成的重要文件材料;

(9)公司領導人在公務活動中形成的重要信件、電報、電話記錄;從外單位帶

回公司有關的未經文書處理登記的文件材料;

(10)公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管

理的科研、建設項目的科技文件材料;

(11)公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制

等文件材料;

(12)公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、

榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

(13)公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料;

(14)公司干部任免(包括備案)、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、黨

員、團員、干部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、退職、退

休等工作及干部獎懲等文件材料;

(15)公司員工轉移工資、行政、黨、團組織介紹信及存根;

(16)公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊;

(17)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本;

(18)公司簽訂的各種合同、協議等材料;

(19)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議

紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等;

(20)各種普查工作中形成的文件材料。

3.1.2收集中應注意的問題

3.1.2.1公務電報要同其他文件材料一起收集立卷。

3.1.2.2正文和附件要同時收集。

3.1.2.3一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件

例外。

3.1.2.4作者、時間、數字模糊不清和簽發手續不全、張頁殘缺的文件，一

經發現要補充完整后再立卷歸檔。

3.1.2.5有領導重要批示意見的文件處理單，應隨文件一起存檔。

3.1.2.6有請示無批復的文件，應當查明原因，采取補救措施補齊，沒有書

面文件的，應注明情況，并加蓋公章。

3.1.2.7用鉛筆、圓珠筆或復寫的文件底稿，應退回文件撰稿單位復制。

3.1.2.8經多方查找，證明確實已丟失的文件，應用公用信箋寫上文件名稱，

注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。

3.2立卷歸檔

3.2.1公文立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊

全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

3.2.2文件材料的分類

應先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然后

依據事先編好的立卷類目，從文件材料的聯系中采取相應的措施進行分門別類。

3.2.3立卷分工

3.2.3.1各單位形成的文件，自行立卷;

3.2.3.2下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷;

3.2.3.3上級單位頒發的專業性文件，由承辦單位立卷;非專業性文件，由

辦公室立卷。

3.2.4歸檔

3.2.4.1各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統一存檔

(人事檔案、財務檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管理)。

3.2.4.2各種文件、資料，按一定的特征進行排列和系統化，必須層次分明、

編寫頁碼、填寫卷內文件目錄。

3.2.4.3不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷。

3.2.4.4卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。

3.3檔案保管

3.3.1檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

3.3.2膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別

存放。

3.3.3底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

3.3.4庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。

3.4檔案借閱

3.4.1借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛

護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

3.4.2借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無

關人員翻閱。

3.4.3借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說

明情況，辦理續借手續。

3.4.4歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時

注銷。

3.4.5凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一

律不準借閱、抄錄、復印。

3.4.6底圖一般不予外借。

3.5檔案銷毀

對于過期并失去保存價值的文件材料，經公司領導批準，可以定期銷毀。

3.6檔案統計

3.6.1銷毀秘密公文，應進行登記，有2人監督，保證不丟失、不漏銷。

3.6.2要及時對檔案數量、鑒定情況、利用情況進行統計。

3.6.3除按上級主管部門的要求及時填報統計資料外，還應做好檔案統計的

基礎工作。

3.6.4統計數字要準確真實。

3.6.5對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統計，以便反映檔案的

不同價值和庫存發展趨勢。

3.7檔案保密

3.7.1檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

3.7.2不得傳播、議論有關機密問題。

3.7.3檔案資料不準帶到公共場所。

要學會尊重他人，他人才會尊重你，一切從我做起。通用參考你我共享