檔案制度

檔案管理制度

一、檔案接收制度

一凡是我局在基本建設、生產經營、科研技術、工程管理、防汛抗旱等活動中形

成的、經過辦理完畢、具有保存價值的各種文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不

同形式與載體的各種歷史記錄,均應整理歸檔;

二接收時間及程序;各業務部門必須按照各類檔案的歸檔范圍,將具有保存價值的

材料收集齊全,進行整理,移交給檔案室,立卷人認真填寫移交目錄,對照檔案,查點清

楚,立卷人與接收人應在移交目錄上簽字,各保存一份移交目錄表由檔案室提供;

1、科研檔案在研究課題結束后,次年6月底前歸檔;歸檔前,應先進行整理、分類

一個課題一套材料,實驗記錄本應按課題分別記錄,不得多課題任務內容記在同一記錄

本上,填寫歸檔文件材料審查意見簽字手續完備,整理后由兼職檔案員到檔案室預立卷

并辦理移交手續;

2、機關各部門每年三月底前將預立卷的文件材料移交檔案室;

3、基建項目在完工驗收后六個月內歸檔;

4、大型儀器設備資料在驗收后歸檔;

5、文書檔案按照“隨辦隨歸”的原則,及時或定期歸檔;

6、會計檔案按保存兩年后,每年三月底前歸檔;

7、聲像檔案每年三月底前歸案錄音、錄像、題詞、照片;

8、去世五年后的人事檔案每年六月底前移交文書檔案保管;

9、專利檔案由項目負責人每年一月底前歸上年度形成的專利材料;

三移交的案卷質量必須符合規范,對不符合要求的,要限期整理,待符合標準后才

接收;

1、案卷內文件材料要齊全、完整;

2、案卷內文件材料的載體和書寫材料應符合耐久性要求,必須是鋼筆、毛筆書寫

或打印件;不能有熱敏紙,不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫的

字跡;

二、檔案整理制度

一建立檔案聯絡網,網員為兼職立卷人,負責本單位檔案的收集、整理,實行預立

卷;

二檔案的整理工作必須按照“便于保管、方便利用”的原則和要求,必須保持文件

之間的有機聯系,根據其形成特點和規律進行整理;

三根據有關檔案分類原則、規范,結合本單位實際,編制科學的檔案分類方案;

四根據文件材料所反映的不同問題,區別不同保管期限,進行系統整理、合理組卷;

五案卷的封面要采用國家規定的標準格式,并按規定填寫;

六案卷質量符合標準;案卷編目要正確,案卷題名要簡明,要準確反映卷內文件內

容,保管期限劃分準確,組卷合理,卷內文件排列系統,書寫要用毛筆或鋼筆,字跡要工

整、清晰;裝訂整齊、美觀;

三、檔案統計制度

一為總結檔案工作經驗,認識和掌握檔案工作的基本規律,用數量的方法,揭示檔

案工作的發展過程,統計數據以原始記錄為依據,做到準確、可靠;

二檔案統計主要有檔案管理基本情況統計,檔案數量統計,檔案提供利用及其效果

的統計等;統計工作要實事求是,科學地反映情況,嚴防隨意更改;

三建立健全檔案的登記、統計制度,統計應及時,數據要準確、可靠,帳物相符;

四按年度做好檔案接收、保管、借閱、銷毀的統計工作;

五按年度做好檔案管理機構和人員狀況、檔案設施情況的統計等工作;

六加強對統計數據的利用、定期分析,及時提供給領導及有關部門,為制定計劃、

總結工作,探索本處檔案工作規律提供依據;

七根據上級主管部門的要求,及時、準確地填報有關報表;

四、檔案保密制度

一認真貫徹中華人民共和國保守秘密法,樹立正確的保密觀念,遵守各項檔案管理

制度,自覺執行保密制度;

二凡屬密級檔案,必須依照規定的閱讀范圍,經主管領導批準,方可查閱或借閱,未

經批準,不得隨意復印、摘抄檔案;

三查閱密級檔案內容由檔案室人員提供,經辦人員不得擅自翻閱,與本人工作不對

口帶保密內容的檔案一般不予查閱;密級檔案一般不予外借,確需外借的必須經處領導

批準,并采用安全的箱、柜存放,防止丟失;

四非專職人員未經許可,不得進入密級檔案庫房;

五未立卷的保密文件材料,保管有序,不隨意亂放;

六密級材料的重復件,應按保密規定處理;

七檔案開發與提供利用,必須嚴格執行保密制度;

八本室人員不得私自將庫內檔案調出或向他人提供檔案內容;

九違反本制度,故意或過失泄密者,看情節輕重,按保密法給予處理;

五、檔案借閱制度

一檔案管理人員要積極提供檔案,為我局的中心任務和各項工作服務;

二內部借閱檔案,應在檔案借閱簿上登記題名、卷號、利用目的、借閱日期、歸還

日期;凡屬密級檔案,必須依照規定的閱讀范圍,經主管領導批準,方可查閱或借閱;

三外單位借閱檔案,憑介紹信并注明查閱目的和范圍,經局領導批準后在檔案室查

閱,不外借,如有特殊情況須外借,必須經處領導批準;外協單位,因工作需要查閱與協

作項目相關的檔案時,應與業務部門相關人員共同辦理查閱、借閱手續;

四機密、絕密檔案需經處主要領導批準后方可查閱;檔案原件原則上不得借出或復

印,如有特殊需要,須報經局主要領導批準;借閱人除詳細填寫外借登記簿外,并每卷需

交300——500元押金,由處經辦人壹個月內負責收回歸檔;

五檔案在借用期間,利用者應保護檔案,不準拆散、抽出、調換、圈點、劃線、涂

改和轉借他人等,必須注意保密和保證檔案的絕對安全;不得自行影印或復制;

六摘錄或復制檔案,須經管理人員校對審核后才能帶走;局內借閱時間不得超過兩

星期;如確系工作需要,須辦理續借手續;因工作調動者,需歸還所借檔案,并經檔案室

簽字,否則不預辦理調動手續;

七所借圖紙等不能用于施工現場;底圖一律不外借,需要時可在檔案室查閱;

八借閱檔案要當面點清,歸還時管理人員必須認真驗收,方可注銷;發現有損毀或

涂改等問題,責成修復補救;

九檔案遺失時,外單位扣留借閱者押金,處內對借閱者或經辦人每卷罰款300——

500元;

六、檔案修改補充制度

一為了真實地反映工程情況,確?？萍嘉募牧系臏蚀_性,隨著科技的發展,工程

的維護、改造、設備的更新,必須對已經歸檔的科技文件材料進行修改補充;

二更改已經歸檔的科技文件材料由檔案部門組織有關業務部門填寫更改單,經主

管領導審查批準后,持通知單到檔案室進行更改;

三修改內容較小時,可直接在頁面“杠改”、“劃改”或者發送“變化通知單”,修

改后應在修改處加蓋“更改章”;修改內容較多時,應另外行文,原文作廢;新文列入原

文目錄并注明所代替的原文編號;作廢的文件應注明新文的編號,根據需要另行保管,

如確無保存價值,嚴格執行銷毀制度;

四更改補充后的底圖,應復曬新圖,連同更改通知單及其它文件材料一道歸檔,新

圖提供利用,同時舊圖作廢;

五對修改后的檔案,入庫前要認真檢查,發現問題及時采取措施,以維護檔案的安

全;

七、檔案鑒定銷毀制度

一檔案的鑒定、銷毀工作,應在局分管領導的主持下,由檔案室和有關職能部門組

成鑒定小組進行這項工作;

二鑒定小組根據國家檔案行政管理部門的有關規定和程序,對已超過保管期限的

庫存檔案的保存價值、保管期限和所劃密級,進行鑒定,鑒定工作結束后應提出工作報

告;

三銷毀檔案必須嚴格掌握,慎重從事,經鑒定予以銷毀的檔案,要逐卷造冊編制銷

毀清冊一式兩份,由業務主管領導審批、簽字后,定點、專人監銷；清銷保密范圍內的

檔案由保密小組實施,要嚴格登記,清銷人、保密小組組長簽字同意后可實施；因設計

變更、原檔案作廢,應及時抽出、造冊報批,進行處理;

四準備銷毀的檔案,在未批準前,單獨保管,以便審批時檢查,萬一個別鑒定不準確

仍需利用的,抽出另行繼續保存;

五銷毀前,應認真進行清點核對；銷毀后,監銷人員在銷毀清冊上注明“已銷毀”

字樣和銷毀日期,監銷人簽字,并將監銷情況報告主管領導;

六銷毀檔案時要嚴格執行保密規定;

七銷毀清冊由檔案室列入檔案保管;

八、檔案復制制度

一凡需摘錄、復制檔案資料,必須做到：

1、復制檔案材料,需申請,寫明工作需要情況或原因,并經有關領導批準同意;

2、保密范圍內的檔案,需經局保密小組負責人總支辦批準后方可復制;

3、一般檔案,需經局領導批準,檔案室負責人同意,方可復制;

4、科技檔案的底稿與底圖不外借,可在檔案室查閱;因工作需要復制時,需經主管

領導批準,檔案室負責人同意;

二檔案實行有償使用的原則,對內復制,收取成本費,年終結算；對外復制,按市場

價格收費;

三外單位需要復制利用我局檔案材料的,得到主管領導批準后,收取技術轉讓費和

復制費;

四摘錄、復制檔案資料,須經檔案管理人員審閱確認無誤后,加蓋檔案室章,方可出

室;

九、檔案庫房管理制度

一為了確保檔案的安全,最大限度地延長檔案的壽命,嚴格執行檔案庫房技術管理

暫行規定1991年12月26日國家檔案局發布;貫徹“以防為主,防治結合”的原則,切

實做好溫濕度控制和調節,防治有害生物、防塵、防火、防盜、照明管理和檔案保管狀

況檢查等方面的工作;

二檔案庫房含膠片庫、磁帶庫的溫度應控制在14～24℃,相對濕度應控制在45～

60%；庫房內備有空調、去濕機、溫濕度計,每天溫濕度測記兩次上午九點,下午四點,

并隨時予以控制調節;

三庫房內嚴禁吸煙,檔案工作人員下班前必須切斷庫房內所有電源,并備有滅火器,

消除一切火災隱患;

四檔案庫房安裝防盜門窗,非工作期間關窗鎖門,非檔案工作人員未經同意不得入

內,與檔案無關的物品不準入庫;

五保持庫房整潔、通風,定期打掃衛生,庫房配備吸塵器用于除塵,不得用水拖、抹

地面和檔案櫥柜、密集架;

六每年檢查一次防蟲、防霉藥物,對短缺和不適用的要及時進行更換補充;

七檔案在任何情況下均應避免陽光直射;

八每年定期對庫藏檔案進行安全檢查,發現問題,及時報告,并采取措施予以處理;

十、檔案工作考核制度

一為了加強檔案的綜合管理,實現檔案管理工作規范化、科學化和制度化,更好地

為我局的生產管理、防汛抗旱、綜合經營服務;根據國家、省有關檔案法律、法規的要

求,結合我局實際情況,制定該檔案工作考核制度;

二檔案考核列入單位年度綜合考核內容中,對檔案工作開展好的單位,將在年度考

核中給予加分;

三局內各業務部門檔案文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作的開展情況,列入

各部門及有關人員的考核范圍之內;對積極主動開發與提供利用檔案,為經營、管理工

作增加經濟效益等做出貢獻的人員,給予表揚和獎勵;

四單項工程結束后,沒有完成竣工文件材料的,財務部門不予結帳;設備購置等檔

案材料不齊全的,不予報銷沖賬;

五工程檔案歸檔率100%,完整率98%以上,永久保存的文件材料的完整率100%;基

礎工程、隱蔽工程的文件材料準確性達到100%,若達不到上述要求的,對該項目負責人

給予批評,并在個人考核中扣分;

六檔案工作人員應當忠于職守,遵守紀律;在檔案的收集、整理、保護和提供利用

等方面成績顯著給予表揚,成績突出者給予獎勵;

七在檔案收集、整理、歸檔與提供利用過程中,因不負責任未按規定歸檔或者未按

期移交檔案,造成檔案資料失密、損毀、丟失或涂改、偽造檔案的,依據檔案法規給予

行政處分；構成犯罪的,依法追究刑事責任;

八檔案工作人員玩忽職守,造成檔案損失的,依據檔案法規給予行政處分；構成犯

罪的,依法追究刑事責任;

十一、檔案安全制度

一為確保檔案資源安全,必須加強對檔案的安全管理;

二實行檔案安全責任制,加強對檔案安全工作的領導;分級負責,局行政一把手為

總負責人,檔案分管領導為直接負責人,檔案室主任為崗位負責人,檔案人員各負其責;

三貫徹“預防為主,防治結合”的原則,切實做好檔案庫房內外部環境、檔案保管

保護設備設施、檔案實體、檔案信息和網絡的安全管理以及檔案防火、防盜、防潮濕、

防高溫、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等方面的工作;

四加強檔案安全日常管理工作,定期每月一次對檔案保管狀況檢查;發現檔案安全

隱患要及時整改和跟蹤督辦;

五堅持事故處理“三不放過”原則,對于檔案安全事故責任人和有關領導,要依照

有關法律、法規,追究責任,嚴肅處理;重大檔案安全事故,要在24小時內報告我處黨委,

并報上級檔案行政管理部門;

十二、科技圖書、期刊借閱制度

一科技圖書、期刊借閱對象：我局職工;每人限借總數：每次不得超過五本;借期：

不得超過六個月;如因工作需要,不能按期歸還,則攜書前來辦理續借手續;

二書刊借閱超過五本、過期不還或不辦理續借手續者,即停止借閱,停借半年后仍

不辦理手續,則所借書刊按遺失處理;

三手冊等書籍,一般不外借;如有特殊情況可酌情借閱,但借期不得超過十天;

四字典等工具書以及珍貴書、特藏書等概不外借,限在室內查閱;

五所借的科技圖書、期刊只限本人使用,不得轉借他人;

六工作調動者辦理調動手續時,要還清所借書刊;

七應愛護所借的科技圖書、期刊,要保證書刊完整,不得損毀;如有違反,視損壞程

度,處以3~8折書價的罰款;

八若有遺失,一般書刊按三倍價格賠償,重要書刊,按五倍價格賠償;

九如發現偷書現象,則送有關部門嚴肅處理;

十三、人事檔案查借閱制度

一查借閱人事檔案必須按照干部檔案工作條例規定,填寫查閱干部檔案審批表,經

人事部門蓋章和負責人簽字同意后,方可到檔案管理部門辦理查借閱手續;

二任何組織不得批準任何個人查借閱本人及其直系親屬和本人公務回避對象的檔

案,不得憑借“調查證明材料介紹信”和其它聯系工作介紹信查閱人事檔案;

三公安、司法、檢察、安全部門、公證處等需查閱人事檔案的,應持查閱人事檔案

審批表和查檔者本人工作證,由人事科陪同查檔;

四親屬入黨、入團、參軍、升學、參加工作等政審,需了解其父母情況者,不得查

閱其父母檔案,而應由其父母所在單位黨組織出具證明材料;

五人事檔案未經主管領導批準,不得外借,如有特殊需要借閱干部人事檔案,借閱

人員須在查閱干部檔案審批表上說明理由,并經批準方可借出;借出的檔案須指定專人

保管,不得轉借,不得把檔案交無關人員或本人翻閱;借出時間最長不得超過15天,若需

延長使用時間,應辦理續借手續;

六查借閱人事檔案,使用單位應派中共黨員進行查閱;非中共黨員不得查借閱人事

檔案;

七查借閱人事檔案人員,應嚴格遵守保密制度和閱檔規定,不得向無關人員泄露或

擅自向外公布檔案內容;

八查借閱人事檔案人員,查借檔案時嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換、添加檔案材料,

未經批準,不得摘抄、復制、拍攝檔案內容;

九查閱人事檔案時,查閱人員應在檔案室或管檔人員指定地方進行查閱,嚴禁吸煙,

防止檔案材料被破壞;

十查借閱人員在查借閱人事檔案前,必須嚴格履行登記手續,進行查借閱登記,查

閱后,應及時注銷登記;

十一對未遵守以上規定的人員要給予批評,對造成損失或不良影響的人員,應給予

組織紀律處分,對違犯中華人民共和國檔案法、中華人民共和國保密法的人員要依法處

理;

十四、人事檔案收集歸檔制度

一凡收集歸檔的人事檔案材料,要按照干部檔案整理工作細則規定的要求,做到分

類清楚、時間順序準確,進行整理后歸檔;

二人事檔案材料的收集檔案范圍包括：干部任免、調動、考察考核、培訓、獎勵、

入黨、入團、履歷、自傳、學歷、專業技術、政審、工資、退休以及學習成績等工作

中反映德、能、勤、績的有關材料;

三人事檔案管理部門,應掌握形成干部人事檔案材料的信息,建立與檔案材料形成

部門的收集聯系制度,根據各部門形成人事檔案材料的途徑不同,定期收集歸檔材料;

四收集歸檔的檔案材料,必須是組織上形成的或者是組織上審定認可的,辦理完畢

的正式文件材料；材料必須完整、齊全、文字清楚、對象明確,有承辦單位印章和文件

形成時間;凡規定應由組織審查蓋章的,須有組織蓋章,規定要同本人見面的材料如審

查結論、復查結論等須有本人簽字,特殊情況,本人見面后未簽字的,可由組織說明;對

于考察任免等材料,必須注明批準機關名稱,時間和文號;對不符合要求的材料不能收

集歸檔,須及時通知形成檔案材料的部門,按規定重新辦理,以保證歸檔材料的質量;

五凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉業干部,都應填寫“干部履歷表”,

審核后,補充進干部人事檔案;

六人事檔案材料的形成部門,在材料形成后的一個月內,將材料主動送交主管人事

檔案的部門歸檔,任何組織、個人不得以任何理由積壓和扣留檔案材料,不得泄露材料

內容;

七人事檔案材料,須統一標準,材料使用十六開長26cm／寬19cm檔案標準辦公用

紙,材料左邊應留出2～厘米裝訂邊;文字須是打印或用藍黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫,

不得使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水及復寫紙書寫;除電傳材料需要復印存檔外,一般不

得用復印件代替原件存檔;

十五、人事檔案鑒別核對制度

一對擬歸干部檔案的材料,必須經過認真審查和鑒別;審查和鑒別須按中組部的有

關規定要求,對檔案進行認真鑒別檢查;

二對不該歸入檔案的材料要立即撤除,應退還本人的材料,要及時退還本人,個別

不宜退還本人的,可經組織審查,領導批準后銷毀;

三對于無結論的審查材料,要退給有關干審部門做出審查結論后再歸檔,發現缺少

材料要及時追查補齊,核對無誤后方可放入庫房存放;

四人事檔案管理部門在接收干部檔案材料時,要對檔案材料進行鑒別核對,發現材

料有填寫錯誤的,要及時予以更正,并在更正后的地方加蓋公章;

五對有關部門查借檔案后,在送還檔案時,要對被查借的人事檔案進行檢查,做到

名冊與檔案相符,人與檔案內容相符,目錄與檔案材料相符,核對檔案有無涂改和缺少

材料,檢查核對無誤后方可入庫存檔;

六銷毀人事檔案材料要由人事檔案管理人員造冊登記,對確需銷毀的檔案材料要

由檔案管理部門負責人審核確定,簽字同意,否則不得銷毀;

七檔案管理部門,每年要定期對干部人事檔案按照編號的索引目錄進行核對,核對

應實事求是,不得弄虛作假,發現問題及時解決;

十六、人事檔案轉遞制度

一因工作調動、職務變動和干部調配,任免工作部門應及時將干部調動函和任免通

知及時告訴檔案管理部門,并建立必要的聯系,及時轉遞,避免人檔分離;

二檔案必須通過機要交通轉遞或指定專人送取,不準本人攜帶自己的檔案或普通

郵寄;

三轉遞人事檔案必須認真履行手續,檔案管理部門沒有接到調動通知函,不得擅自

轉出檔案;轉出干部檔案必須由檔案管理人員專人辦理;

四轉出人事檔案必須內容完整、整理規范,裝訂整齊;不得擅自抽取、扣留檔案材

料或分批零散轉出;

五轉遞人事檔案時要嚴格按照規定,逐項填寫“干部檔案材料轉遞通知單”,作好

記載,以便備查,并嚴密包封蓋好印章,防止在轉遞過程中失密、散落;

六接收人事檔案材料,要嚴格與檔案目錄進行核對,在確保檔案材料齊全無誤后,

方可在回執單上簽章退回,對接收檔案逾期一個月未到的,要去函催收,以防丟失;轉出

的干部人事檔案,要及時催促接收單位退回回執;

七對人事檔案由本人自帶到接收單位的,應不予接收；凡轉出的檔案,應查明接收

單位是否具備檔案管理權限,否則不予轉出;收到不屬于本處管理的人事檔案,要立即

退回轉出單位;

八職工死亡后,其檔案由人事部門保管五年后,移交本單位文書檔案保管;

十七、人事檔案保管保密制度

一嚴禁按照中華人民共和國檔案法、中華人民共和國保守秘密法和檔案工作條例

的規定,做好人事檔案的保管保密工作;

二人事檔案管理部門,配置鐵質檔案柜,妥善保管人事檔案;

三人事檔案庫房室必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施;配有

專人管理,管理人員工作變動時,必須辦理好交接手續;安全措施應經常檢查,保持庫房

的清潔和適宜的溫、濕度;

四非管理及無關人員一律不得進入檔案庫房室,不得存放無關物品;

五嚴禁用電話、電報索取或提供有關檔案的全面材料和涉及政治歷史問題或其它

重要問題的材料;

六不得向無關人員談論泄露有關人事檔案的內容;

七嚴禁個人私自保管任何人的檔案材料,嚴禁任何人攜帶人事檔案材料進入公共

場所和娛樂場所;

八檔案材料不得擅自轉移、分散、銷毀和丟失;在工作中形成的各種草稿、廢紙等,

不得亂扔、亂拋,一律按保密紙處理或銷毀;

十八、人事檔案檢查核對制度

一人事檔案管理部門須每年年底對人事檔案進行一次檢查核對;在檔案庫房發生

火災、檔案丟失、大批檔案移交等特殊情況時還須隨時進行檢查;

二檢查的主要內容：庫房、檔案柜及包裝材料是否符合要求,庫房設施是否達到“六

防”要求;

三核對的主要內容：檔案的實有數量與底帳是否一致,人檔是否統一避免產生有檔

無人、有人無檔的現象；檔案的編號是否正確、與底帳是否致,檔案存放的位置與編號

是否相符；檔案接收、轉出、借出、歸還后,是否進行了相應的登記、注銷和還原；檔

案及檔案材料是否損毀、丟失或錯裝;

四檢查核對主要由干部檔案管理部門自查,必要時也可由上級主管部門組織互查;

檢查時必須有檢查記錄,檢查結束后,對發現的問題,應及時向領導匯報,并盡快加以解

決;

十九、人事檔案管理人員職責

一按照管理權限,保管本處范圍內的人事檔案,為國家積累檔案史料；

二收集、鑒別和整理人事檔案材料;

三辦理人事檔案的查閱、借閱的轉遞；

四登記干部職工職務、工資的變動情況；

五為有關部門提供檔案資料情況；

六做好人事檔案的安全保密、保護工作；

七調查研究人事檔案工作情況,制定規章制度,搞好人事檔案的業務建設和宏觀業

務指導；

八推廣、應用人事檔案現代化管理技術；

九定期向文書檔案管理人員移交死亡檔案；

十辦理其他有關事項;