辦公用品采購管理制度

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公司辦公用品管理制度

第一章總則

第一條目的

為加強本公司辦公用品管理，規范公司辦公孕檢試紙 用品的申購、

入庫、保管、發放、使用、報廢、盤點、交接程序,并使日常辦

公做到節約成本，提高效率，流程規范，責任明確，同時倡導

健康優質、綠色環保、勤儉節約的現代辦公方式，特制定本制

度。

第二條管理部門

辦公用品的管理責任部門是綜合管理部，公司辦公用品的

申購、入庫、保管、發放、使用、報廢、盤點、交接等均必須

在綜合管理部工作人員監管下執行。

第二章具體規定

第一條辦公用品分類

辦公用品按使用的性質分為低值易耗品和固定資產

1、低值易耗品：主要指簽字筆、鉛筆、圓珠筆、固體膠、

膠帶、橡皮擦、直尺、夾子、剪刀、裁紙刀、打印紙、復印紙、

復寫紙、筆記本、文件夾、賬冊、檔案袋（盒）、標簽、信箋、

信封、打印紙、復印紙、復寫紙、印泥、釘書針、大頭針、回

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形針、圖釘、紙杯、電池、訂書機、插線板、計算器、電話機

等容易損耗的日常辦公用品。

2、固定資產：辦公桌椅、文件柜、電腦、空調、打印機、

復印機、投影儀等單價金額大于2000元的辦公用品，屬于固定

資產，同時需要遵守固定資產管理制度。

第二條采購管理

1、公司所有辦公用品的采購工作，統一由綜合管理部負責。

2、各部門根據本部門辦公用品消耗和使用情況，在OA辦

公系統填寫《辦公用品領用審批表》并由分管領導同意審批，

如需采購固定資產的，須上報公司經理同意審批；綜合管理部

根據各部門申報的《辦公用品領用審批表》，填寫《物品采購申

請單》（附表一），交于綜合管理部分管副經理進行審核，綜合

管理部根據審核結果，制定《物品采購計劃表》（附表二），由

資產物資管理部負責統一采購。

3、辦公用品采購的一般程序為：

（1）綜合管理部對各部門在OA辦公系統提報的《辦公用

品領用審批表》進行統計匯總，并填寫《物品采購申請單》（附

表一）；

（2）綜合管理部分管副經理對《物品采購申請單》（附表

一）中所有項目進行審核，確認無庫存且無可替代物品的項目

將列入物品采購計劃，由綜合管理部填寫《物品采購計劃表》（附

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表二），報予資產物資管理部采購人員。

（3）得到采購許可簽字后，資產物資管理部采購人員需經

過詢價、議價、確定、采購、入庫。

（4）倉庫管理員將物品發放給所需部門。

第三條用品入庫

1、辦公用品入庫前須進行驗收，對于符合規定要求的物品，

由綜合管欲戀 理部工作人員登記入庫，填寫《辦公用品庫存盤點登

記表》（附表八）；對不符合要求的，由采購人員負責辦理調換

或退貨手續。

2、物品采購發票應由綜合管理部負責人簽字確認入庫后，

方可報銷。

3、綜合管理部倉庫管理人員須對辦公用品做鄉土中國讀后感 到分類存放，

碼放整齊，清潔有序。

4、認真做好新購物品入庫前的檢查、驗收工作，建立辦公

用品管理臺帳，做到入庫有手續、發放有登記。

第四條辦公用品的領用

1、領用一般辦公用品，領取人須在OA辦公系統填寫《辦

公用品領用審批表》，并寫明日期、領取物品名稱及規格、數

量等，須經部門負責人簽字同意后，方可領取。

2、領取的非消耗性辦公用品(如訂書器、計算器、剪刀等)

若重復申領，應說明原因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報冒

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領。

3、特殊辦公用品的發放，應由綜合管理部指定專人負責，

經使用部門辦理有關領用手續后，交予使用部門使用管理。

4、領取原則：工作任務清楚，使用目的明確，一次一領，

隨用隨領，用多少領多少，專領專用。

5、辦公用品管理部門及人員應恪盡職守，堅持原則，照章

辦事，嚴格控制辦公用品的領取數量和次數，保證辦公需要。

6、對于消耗品，可根據歷史記錄和經驗法則設定領取基準；

明顯超出常規的申領，領取人應作解釋。

第五條辦公用品的保管

1、辦公用品由綜合管理部統一保管。

2、庫存辦公用品的種類和數量要科學合理，嚴格控制。常

用、易耗、便于保管和適于批量采購的辦公用品可適量庫存。

要避免不必要的儲存或過量積壓，確保供應好、周轉快、消耗

低、費用省。

3、批量購入的辦公用品應即時入庫存儲，資產物資管理部

物品采購員和倉庫保管員要搞好驗收交接，在《辦公用品庫存

盤點登記表》（附表八）上如實填寫接收物品的名稱、規格、

單價和數量，并簽字。

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4、加強對辦公舊物的管理。階段性使用和暫時閑置的物品

要妥善保管，隨時待用；替換下的各類辦公設備交由綜合管理

部統一保管，要及時回收。登記造冊，修舊利廢，充分利用。

5、須每季度進行辦公用品庫房盤點，確保帳物相符。隨時

掌握庫存物品的數量、質量和需求情況，適時增加庫存，保障

供給。

第六條辦公用品的使用

1、辦公用品的使用應樹立節約光榮、浪費可恥的思想，在

日常工作中，處處精打細算，提倡節省每一張紙、每一顆釘、

每一滴墨、每一分錢，努力降低辦公成本。

2、辦公用品應為辦公所用，不得據為已有，挪作私用；不

得用辦公設備干私活，謀私利；不許將辦公用品隨意丟棄廢置。

3、員工要愛護所有公司的公共設備，離開辦公室，要檢查

關閉設備電源及容易發生危險的器具，保證安全。精心使用辦

公設備，認真遵守操作規程，及時關閉電源。定期維護保養，

最大限度的延長辦公設備、用品的使用壽命。

4、任何人未經領導批準，不能將專用辦公設備帶出辦公地

點，否則一切后果自負；公共財產發生損壞時，使用人或責任

人需負相應的責任。

5、辦公用品使用要物有所值，物盡其用，不要大材小用。

復印紙應用于復印，不得用做草紙、包裝紙；大頭針、曲別針

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等要反復使用；紙張可雙面利用等，充分發揮各種辦公用品的

最大使用效率。

6、印制文件材料要有科學性和計劃性，并力求使印制數與

需要數基本相符，略有余富，避免不必要的浪費。

7、辦公用品如分配為個人使用的，由個人自己負責管理，

如計算機、筆類、尺類、橡皮等；如為部門業務共同使用的，

由部門負責人指定專人管理，如打印機、復印機等。

8、對于固定資產，部門之間應盡量協調相互借用，一般不

得重復購置。使用中辦公設備出現故障，由原采購人員負責協

調和聯系退換、保修、維修、配件事宜；因使用不當，人為造

成設備損壞的，直接責任人應負賠償責任。

第七條用品轉移

1、員工離職時應依《辦公用品領用表》（附表三）所領物

品一并退回（消耗品除外），由綜合管理部填寫《辦公用品移交

表》（附表七），離職員工簽字確認。

2、桌椅、公文柜、電話機、電腦、打印機等的遷移，需經

綜合管理部辦理遷移手續后，方可執行。

第八條物品維修

1、電腦、打印機、傳真機、復印機等辦公用品出現故障及

需維護（加碳粉）時由使用部門向綜合管理部提出維修申請。

2、綜合管理部若發現用品損壞為人為故障，應追究使用人

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或責任人的責任。

3、如有需要，可由綜合管理部負責采購的人員聯系供應商

或外部維修機構進行維修，并填寫《辦公用品維修記錄單》（附

表四）。

4、維修經綜合管理部和使用部門驗收后在維修單上簽字作

為報銷憑證，相關費用由財務管理部按規定報銷。

5、如辦公用品由于損壞或超出使用年限等情況，維修費用

較高，需淘汰或新品替換，則需對該物品進行報廢處理，填寫

《辦公用品報廢憑證》（附表六）說明情況，并說明是直接淘汰

還是需要購置新設備，該表將提交綜合管理部，由綜合管理部

負責人決定是否進行報廢處理。

第九條遺失物品管理

1、公司員工應愛護和節約辦公用品，同時應承擔良好保管

的義務。

2、如辦公物品出現人為遺失，應由保管人員、使用人員及

其部門負責人共同承擔相應責任。

3、如辦公室出現被盜、搶劫等情況，導致貴重辦公物品及

公司機密文件被盜，遺失部門應積極配合警察偵破案件，如能

追回遺失物品和遺失文件，相關人員應被處口頭警告，同時被

警告人應加強防盜、防劫觀念，積極改進防盜措施；如遺失物

品及文件不能追回，則由相關人員及好詞有哪些 部門負責人對該事件負責，

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具體處罰措施由公司領導商議決定。

4、如公司出現內盜情況，一經查出，馬上報送公安機關。

該人員應歸還被盜物品，并對公司及公司員工所受損失負責，

承擔相應責任，公司視情節給予嚴厲處罰。

附表一：《物品采購申請單》

附表二：《物品采購計劃表》

附表三：《辦公用品領用表》

附表四：《辦公用品維修記錄單》

附表五：《辦公用品遺失單》

附表六：《辦公用品報廢憑證》

附表七：《辦公用品移交表》

附表八：《辦公用品庫存盤點登記表》

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附表一

物品采購申請單

日期：年月日審批人：

序號物料名稱規格單位所需數量所需部門簽字確認備注

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附表二：

物品采購計劃表

采購人：審批人：日期：年月日

序號物料名稱單位規格價格數量庫存采購計劃采購確認備注

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附表三：

辦公用品領用表

部門:

序號領用物品物料型號領用數量備注

1

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領用人：審批人簽字確認：

日期兔子幾歲 ：

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附表四：

辦公用品維修記錄單

日期：年月日填表人：

備注：好家風演講稿 損壞程度主要分為人為損壞和自然損壞，人為損壞需將賠償金額附備注。

編號申請部門申請人維修品名數量維修內容損壞性質維修時間是否已維備注

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附表五：

辦公用品遺失單

日期：____年____月____日填表人：________

編號部門遺失物品名稱數量使用人使用時間遺失原因

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部門意見：

財務管理部意見：

綜合管理部意見：

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附表六：

辦公用品報廢憑證

申請部門申請時間

物品名稱使用時間

物品編號物品編碼

報廢說明

領導簽字：

部門意見：

財務管理部

意見：

綜合管理部

意見：

領導簽字：

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附表七：

辦公用品移交登記表

____年____月____日

日期物品名稱單位數量移交人所在部門接收人所在部門備注

注：此表由綜合管理部管理員登記，如若辦公用品回收，則管理員為接收人，并負責登記入

庫。

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附表八：

辦公用品庫存盤點登記表

日期物品名稱單位本月現存本月入庫本月出庫實際庫存審核人備注