酒店會議

酒店會議接待流程三篇

酒店會議服務禮儀是酒店會議服務人員在會議上服務客戶的一種方法，酒店會議服務

禮儀一般是客戶在酒店開會員工的服務標準，目的是對會議服務人員行為有規范，給客戶

一個良好的服務標準，讓客戶有一個好心情，給客戶留下一個好印象。那么，大家知道酒

店會議服務禮儀有什么特點嗎?

一、酒店會議服務禮儀的特點

(一)規經典繞口令 范性

1.布置規范：具體體現在座位、鮮花、便箋、茶杯的布置上，按照禮儀規范進行布置，

體現禮節順序和會議等級。

2、程序規范：具體體現為會議服務的各項程序、流程都是事先確定、事先計劃的，

重要的部分還要通過主辦方反復審核。接待服務中，對禮儀服務人員應進行分工。接站、

簽到、引領等各個環節都有規范安排，并根據經驗以及主辦方的要求提供了相應的預案。

這樣才能做到會議服務中忙而不亂。

（二）靈活性

1、會議服務雖是按計劃進行，各項流程都有條不紊，但也會常常出現一些突發情況：

如臨時有電話或有事相告參會人員，工作人員應走到其人身邊，輕聲轉告;如果要通知主

席臺上的領導，最好用字條傳遞通知、避免工作人員在臺上頻繁走動和耳語而分散他人注

意力，影響會議效果;若會場上因工作不當發生差錯，工作人員應不動聲色，盡快處理，

不能驚動其他人，更不能慌慌張張、來回奔跑以免影響會議氣氛和正常秩序。

2.注意調節會議室的溫度和濕度，創造舒適的環境。會議廳的溫度夏季一般應控制在

24℃至25℃之間，冬季應控制在20℃至22℃之間。

(三)時間性

一.股東大會的時間安排非常嚴格。他們都強調準時開始和結束。由此制定的服務計

劃也應反映這些特點。按時段劃分接待計劃，確保專人定期服務到位。

2、一方面強調會議的時間性，一方面又要對會議的延時、會議的改期做各種相應的

預案;與此同時，會議前的準備工作也應根據時間計劃準時優質完成，如會議資料的準備、

會議場所的布置、會議設備純紅色壁紙 的調試等。如果該完成的時間內沒有完成，則勢必給會議服務

工作帶來不便。

二、酒店會議服務禮儀流程

1.會前準備工作

會前準備是會前工作的重要環節。目的是使會議服務人員做好充分的思想準備和完善

的物質準備。

(1)了解會議基本情況。服務員接夢見死去的人還活著 到召開會議的通知單后，首先要拳握以下情況：出

席會議的人數;會議類型、名稱;主辦單位;會議日程安排;會議的賓主身份;會議標準;會議

的特殊要求及與會者的風俗習慣。

（2）分配人員，分工負責。會議前，主管或經理應向所有參加會議服務的人員介紹

會議的基本情況，說明會議服務的要求和注意事項，明確分工。讓所有服務員清楚地知道

工作的總體安排和他們負責的工作，并按照分工做好準備。

2.會議服務程序

會議開始前30分鐘，與會人員應為會議嘉賓準備好座位。如果參與者是住在我們酒

店的客人，他們只需要在會議室入口處設置一名引座員；如果參與者不在這里逗留，他們

還應在我們商店大廳門口設立一名引座員，歡迎客人并為客人指路。

(1)賓客到來時，服務員要精神飽滿、熱情禮貌地站在會議廳(室)的入口處迎接客人

配合會務組人員的工作，請賓客簽到、發放資料、引領賓客就坐。然后送上香巾、荼水。

（2）會議期間，應及時恢復用水。維修行動應輕而穩定，并應按照上達的維修規范

進行。

(3)會議過程中，服務員要精神集中，注意觀察與會者有無服務要求。

（4）有會議主席臺的，由專人負責主席臺的服務。演講者講話時，服務員應隨時加

茶、水和香巾。

(5)會議結束時，服務員要及時提醒客人帶好自己的東西。

3.員工用餐時的服務禮儀

客人用餐時先要向客人表示間候，把餐單遞送給客人，請求客人點餐。

客人點菜時應主動介紹酒店的特色餐飲

4.會議結束

（1）所有客人離開會場后，服務員應檢查是否有客人制作的物品。如有客人遺留物

品，應及時與會議事務組聯系，并盡快移交給業主。

(2)漼理會場要不留死角，特別留意有無未煩滅的煙頭，避免留下軎故隱患。

（3）清理干凈，把桌椅放好，把下次會議使用的物品的分類代碼剪得整整齊齊。關

閉電源，關閉車窗，再次巡視，確認無誤后退出鎖門。

5.服務中的注意事項

（1）如果客人在會議期間表示沒有服務，服務員應在會議地點以外值班，以防客人

需要處理其他事務。

(2)會議進行中，如果有電話找人，服務員應間清被找人的單位、姓名，然后很有禮

貌地通知被找客人，如果不認識要找的人，應通過會務組人員去找。絕不可以在會場高喊

賓客姓名。

會議的準備工作

1、根據客戶的要求，初選會議接待單位，考察路線、并作出初步計劃和建議書，安

排好客戶考察，踩線的接待工作，協調有關關系。

2.協助客戶確定接待單位和檢驗路線，確保優質低價

3、代表客戶與各有關接待單位洽談，簽訂有關合同協議。

4.制定完善的接待計劃并提交客戶審批。

5、做好會務組抵達前的社會配套服務、市場調查及各項準備工作.

接送站和司機服務

1、人員：根據會務要求，本公司由商務會議中心總經理率領專業會務工作人員分別

負

負責火車站和機場中轉站的工作。

2、車輛：由計劃有償提供4——45座各類汽車接送站

3.接待標準：（1）提前掛標牌。（2）接待人員標準化服務。（3）重要客戶和領

導由公司董事長或總經理接送至站臺或機場。必要時，邀請省、市高級領導和媒體見面送

行，并由警車開路。（4）24小時服務。

報到、返程服務

1.公司選派優秀員工協助會議事務組的匯報工作

2、提前做好返程票源的準備工作，并準備酒店功能表，山東地區的火車、飛機時刻

價目表，返程票預訂建議書。

3.會議團隊的鮮花、水果和祝福卡應提前放置在所有客房。

4、24小時解答客戶咨詢，完成會務組隨時交給的其它任務。

注：機票：可根據客戶要求免費辦理。

火車票：無論多少人都能100%保證(包括節假日期間)。手續費：收5元/張(異地手續

費按采購成本計算)來乘火車票確實有困難時，山東省中旅客協助解決。

秘書及宣傳服務

1、可提供一臺電腦，一套打印設備供會務組使用。

2.可選擇8000字/小時以上的打字員和熟悉濟南情況的秘書參加會議。

3、提前做好文印、宣傳、廣告、醫療衛生、菜單表、作息時間表、會議日程、議程、

旅游安排表，領導坐席表等會議文件及會場內外布置等后勤服務工作.

金融服務

1、公司選派一名財務人員具體協助會務財務工作。

2.協助會務團隊及時清理，簽署酒店客房、餐飲、會議室消費清單，認真計算，節約

費用，提供酒店不提供的其他財務服務。

酒店服務

1.提前20天與酒店協商簽訂會議接待協議，明確、細化并嚴格規定責任和義務。

2、公司商務會議中心總經理全程跟會，具體協調酒店房、餐、會議、娛樂、財務、

交通、后勤、動力保衛、醫療等方面的工作。

3.提前做好會議簽到、客房控制、臨時用餐、車輛停放、酒店安保等工作。

4、提前準備房間、會議室的鮮花、水果，酒店的橫幅、彩虹門、汽球、會標、指示

牌等工作。

5.每天及時與酒店簽定客房狀況、用餐等消費，協助客房與酒店結帳，并為客房提供

其他財務服務。

6、完成客戶會務組交給的其它工作。

安全服務

1、酒店內部保安安酒店要求，加強警衛，確保會議期間汽車進出通暢，人身財產絕

對安全。

2.游覽期間可根據需要安排警車開道，重點領導可安排便衣警察全程嚴密防護。

3、接送站及推薦的社會娛樂場所，提前做好安全警衛工作。

4.公司選派一名從事過軍警工作的負責安全協調工作。

總結、結算服務

1.協助會務組與酒店、車隊等相關單位結算，做好客戶與公司的結算工作。

2、按會務組要求做好財務清理、清退工作，視情況對友好協助單位示謝。

3.認真、滿意地征求顧客意見，送別最后一位客人。

4、完成會務組交給的其它掃尾工作。

5.其他未盡事宜，組織室與接收方應友好協商。

一、會議報道之前的工作

1.與會議組織者確認會議的登記日期、會議名稱、水牌和會議標志牌、參會人數、會

議室使用日期和會議室布局，滿足會務組要求的會議組教師（或工作人員）到達日期（確

認航班或車次）（會議組織者的內容、與會教師的安排和處理、上下車問題、酒店住宿安

排、講座時間、會議安排細節、會后調查的具體行程）；同時，酒店在會議期間向教師提

供的價格符合酒店的要求。

2、在上述情況落實后盡快將所選酒店訂妥(房間、餐標、會議室價格按天計算、酒店

位置)，落實在會議報到日期接站所用車輛和聯系方式(需根據報到人數安排相應接站用

車);落實會后考察行程的用車、導游、火車票、飛機票、地接社(只是提前進行大致預訂)。

▲滿足場地要求：9間多媒體教室；可容納約2-300人

3、在酒店預訂完畢后，將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發送至主辦方，尤

其是將酒店的具體準確的所在地理位置和從機場或火車站出發到達酒店的乘車(公交車)方

式告知會議主辦方;同時可再次與對方確認會議報到人數和日程安排有無變化或是更改。

4.在完成第三項（3）后，您可以向旅行車輛單位或個人、導游、車票和當地聯絡機

構做出相對準確的答復，以便對方為會議做出相應的安排和準備。

5、準備會議所用相關用具(會議在酒店或團隊車輛使用的各類標識、簽到登記的表格、

文具用品、學習資料袋包括：筆記本、筆、文件袋】、預訂返程交通所用表格和車次時刻

表、相應的返程交通價格表、會后考察的紀念品【禮品】、座簽牌)同時通知會議用酒店

此次會議的名稱和對于提前到達的學員如何安排住宿。

6.提前一天通知酒店會議人員可以進入酒店，并根據參會人員的情況為會議團隊媽媽簡筆畫 準備

房間；同時通知接送車，確認聯系電話、司機型號、會議所在酒店、會議團隊房間號；同

時，聯系會議組織者并通知會議工作人員他們已入住酒店。入住酒店后，您必須將會議名

稱、登記地點、乘車方式、酒店聯系電話和會議事務團隊所在的房間告知辦公室工作人員

二、會議報到前準備工作

1.入住酒店的員工在報告會議時必須安排會議事務組的房間使用；同時，與酒店所有

相關部門協調會議細節（如會議標志、水上標志、會議室和餐廳的布局）；在一個容易看

到的地方張貼會議事務組的標志。

2、詳細了解本會議所用場所的位置。如:餐廳、會議室、會務組老師和講課老師所用

的房間。

3.為相關會議準備設備。如：場館布局、多媒體投影儀。

三、會議期間的工作

1.會議登記期間最重要的事情是費用。在收費過程中，必須認真、準確地進行書面登

記。

收費過程中必須嚴格按程序操作，及：

（1）確定受訓人員的情況

(2)根據情況計算應交費用

（3）填寫費用收據，不要撕！

(4)收款

（5）撕下收據交給學生

(6)填寫報到表。

2.費用發生后已開具收據；如果學生的行程有任何變化，必須在原始收據的基礎上添

加或更改，更改的內容必須由客人簽字并注明日期。

四、會議期間需要注意注意問題

1.會議事務團隊必須始終保持清潔、干凈和安靜的環境。

2、會務組所用的書面文件需保存完好。

3.會議費用的支出或相互溝通必須以書面形式反映；以及相互的代金券。

4、各人會務款必須保管好，做到每天進行清點，保險安全的寄存。

大型會議籌備過程

一、會議預訂

1.如果公司沒有單獨的大型會議室，我們需要先從每家酒店預訂會場，最好是離公司

最近且方便飲食和生活的商業區，開始尋找會場并預訂。

2.會議預訂確定內容事項

1）會議時間、會議地點、公司名稱、會務組聯系人、會議次數、場地租金、免費項

目、收費項目、結算方式等要求。

2)會場布置形式：課桌式、劇院式、u字形、t字形、回字形、雞尾酒字形、口字型

等。

3）會議用品的基本配置：凳子標志紙、鉛筆（刀和筆）、麥克風、移動白板套件、

投影儀、窗簾、會議桌和會場標志。（未經特別說明，不得使用K澳大利亞人 TV系統）

4)會議收費項目：茶歇(紅茶、咖啡、綠茶、礦泉水)，橫幅制作。

3.會議預約流程完成后，一般需要提前兩天將會議通知發給所有參會人員，并抄送公

司上級。

二、會場布置

1.場館布置一般由承辦會議的酒店安排，會議籌備組根據會議通知的要求協助酒店安

排場館工作。

2.會議期間的茶水服務由酒店方負責，會務組可以根據需求選擇茶水的品種。

3.會議擺放標準：會議桌椅應橫豎擺放，筆記應橫豎擺放，鉛筆應放在筆記紙中心，

與水平邊緣成45度角。

4.橫幅放置最好是粽子的制作 會場最前方或者最后方的上邊緣，方便拍照時的整體效果提現。鮮

花布置可以放在講臺的最中央，最好是重要領導的前方。

三、會前檢查

1.會前檢查一般由承派生詞 辦酒店帶領會務組組成檢查小組負責

2.會前檢查要求：桌椅是否符合標準，紙、筆、水是否按標準擺放，整體無垃圾、污

漬，臺面是否干凈整潔。

3.會議設備檢查要求：提前半個小時確保會議區域照明全部正常使用;夏季空調保證

在25度、冬季保證在28度;會議室音響、話筒、投影等設備確保運行正常。

4.審核會議通知內容，會議事務組應及時與酒店跟進。

四、會議清場

1.主辦方酒店一般負責場地的清潔，但作為會議事務團隊，我們應該清點我們帶來的

物品和工具，并將其分類，以避免掉落。

2.使用后的多媒體設備內的u盤或資料盡量妥善保管好，如使用酒店電腦，切記不要

把重要資料留在電腦里，以免泄漏。

五、會計結算

一、一般會務組都會有一個財務人員負責會議籌備組織的財務支出和收入2023年春節 。

2.結算時，記得根據公司要求開具發票（增值稅通用發票和專用發票）。

3、賬務結清后回到公司要整理下這次會議成功召開的報告以備向上級匯報。