老板的英文怎么寫

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給老板寫英語郵件的七個技巧

具體來說，關(guān)于這兩個領(lǐng)域的一些基礎(chǔ)知識，有兩本書非常

值得一讀。第一本是羅伯特希爾蒂尼(RobertCialdini)的《影響

力：說服的心理學(xué)》(Influence:ThePsychologyof

Persuasion)，這本書對順從行為進(jìn)行了心理學(xué)分析，即什么因素

能讓一個人答應(yīng)他人的要求;另外一本是由理查德塞勒(Richard

Thaler)和卡斯孫斯坦因(CassSunstein)合著的《推動力》

(Nudge)，這本書對各種系統(tǒng)進(jìn)行了分析，幫助人們提高作出對自

身更為有利選擇的能力。雖然這兩本書本身不涉及商務(wù)寫作，但

是包含了一些非常實用的相關(guān)理論。在這些理論的基礎(chǔ)上，我總

結(jié)出了以下的建議，它們與你在別的地方學(xué)到的那些常見的商務(wù)

寫作技巧，比如避免使用被動語態(tài)、避免使用行業(yè)術(shù)語和縮略

語、變換語句的長度和結(jié)構(gòu)等，將互為補(bǔ)充。

Togetyourreadertorespondpositively,ithelpsto

understandalittleaboutsocialpsychologyand

ically,twogreatbooksrve

firstisRobertCialdinisInfluence:ThePsychologyof

Persuasion,whichaddressthepsychologyofpliance,

torsthatcauonepersontosayyesto

ondisRichardThalersandCass

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SunsteinsNudge,whiche_aminessystemsthathelppeople

improvetheirabilitytolectoptionsthatwillmake

hebooksdontdealwith

businesswritingper,theycontainrelevantand

adtotipsthatyouwillfind

plementarytotheoftentechnicaltipsaboutbusiness

writingthatyoufindelwhere,suchasavoidthe

passivevoice,avoidjargonandacronyms,andvarythe

lengthandstructureofyourntences.

給老板寫英語郵件技巧一

要考慮到你的上司會在何時何地閱讀你的郵件。在當(dāng)今這個

快節(jié)奏的時代，以字節(jié)信息為載體的高速通訊可以隨時隨地實

現(xiàn)。因此，寫完了一封電子郵件之后，你也許會忍不住馬上發(fā)給

對方，而這也很容易實現(xiàn)。但是，請考慮一下對方會在何時何地

收到你的郵件。舉個例子，如果你想要給老板發(fā)封郵件，申請請

兩個月的假，那么周五晚上就不會是一個很好的時間點。這個時

候，你的上司正被困在擁擠的機(jī)場，等著晚點的飛機(jī)帶他回家;在

此之前，他剛剛與工會代表進(jìn)行了長達(dá)三天的緊張談判，結(jié)果不

歡而散。你的請假申請也許理由萬般充分，措辭流暢有力，但是

你不妨多等一會，讓你的電子郵件在一個更好的時間和地點進(jìn)入

上司的收件箱。

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Takeintoaccountwhereandwhenyourbossreadsyour

te_ysfast-pacedworldofinstant,omniprent

andbyte-sizehypermunication,itiasyandtemptingto

fireoffate_ttoyourtargetedreaderassoonasyou

nkaboutwhenandwhere

hewillreceiveyourte__le,itmaynotbea

greatideatomailarequestforatwo-monthsleaveof

abncetoyourbossonaFridayeveningwhenheis

waitingatanovercrowdedairportforadelayedreturn

flighthomeafterthreedaysofintenandunsuccessful

questmaybe

perfectlyreasonableandeloquentlyworkedout,butyoud

betterwaitforamoreauspicioustimeandplaceforit

tolandinyourbosssinbo_,event)inbo_.

給老板寫英語郵件技巧二

利用主題線索讓郵件在收件箱中更為顯眼。商務(wù)人士都非常

忙，因此他們無法為作出一項決定花費(fèi)太多時間。所以，他們往

往是根據(jù)過去的經(jīng)驗，或者僅僅根據(jù)呈現(xiàn)給他們的一條剪紙活動 書面線索

就下意識地作出決定。首先是給電子郵件擬定標(biāo)題，這不難做

到。標(biāo)題要讓閱讀郵件的人感到這是機(jī)會，并且會有好處，而不

是要他們費(fèi)力做什么事情，或者謀求他們給予恩惠。例如，你要

寫一封邀請別人參加基準(zhǔn)管理培訓(xùn)的電子郵件，搖擺女郎 如果標(biāo)題含有類

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似學(xué)習(xí)這樣的字眼，就會讓人產(chǎn)生如何提高績效之類讓人不安的

聯(lián)想。更高深的技巧是，要拉近郵件閱讀者和你的心理距離，例

如，提及共同利益或夸贊對方。當(dāng)然，這種做法稍不留神就會走

偏：你不想去誤導(dǎo)、欺騙或操縱讀者;只是想勸導(dǎo)、說服、促使他

們作出決定。

Standoutinacrowdedinbo_,event)inbo_byusing

businesspeopleare,theycannotaffordto

thinktoolongabouteverydecisiontheyhavetomake.

Theyoftenmakefairlyautomaticdecisionsbadonpast

e_perienceorjustonewrittencluethatisprentedto

tswithsimplethingslikethesubject

headerofyourmail:itshouldconveyopportunityand

benefittothereaderratherthaneffortandgoodwill

_le,whenyouwriteanemailtosolicit

participationinabenchmarkinge_erci,theheading

StudymayevokemoredreadfulassociationsthanHowto

ofoundly,makeyourlf

likeabletoyourreader,fore_le,byreferringtoshared

yourewalkinga

fineline:youdontwanttomislead,deceiveor

manipulateyourreaders;yousimplywanttoconvince,

persuadeandfacilitate.

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給老板寫英語郵件技巧三

對消息進(jìn)行個人化處理。有時候，你會需要將相同的文本發(fā)

送給多名讀者。比如在需要從多位同事那里獲取數(shù)據(jù)來建立商業(yè)

案例時。你可以群發(fā)同一條請求，或者針對不同讀者分別發(fā)送請

求。雖然群發(fā)乍看之下效率較高怎么美容 ，但是也讓你面對著遭遇旁觀者

效應(yīng)的風(fēng)險。首先，每個人都會認(rèn)為其他人會做出響應(yīng)，因此什

么也不做。其次，每個人都等待其他人做出反應(yīng)，以判斷請求是

否真的那么嚴(yán)肅或重要。如果花一些初中生周記 時間對消息進(jìn)行個人化處

理，你可能會獲得更高的回復(fù)率。當(dāng)然，這并非只是潦草地將抬

頭從大家好換成蘇珊你好，而是要在細(xì)節(jié)上下些功夫。

reoccasionswhenyou

havetondesntiallythesamete_ttoveralreaders,

suchaswhenyouneeddatafromveralcolleaguesto

eitherbroadcasta

standardrequestorndpersonalizedrequestsparately.

Whilethebroadcastinitiallymayappearmoreefficient

toyou,youriskrunningintotheso-calledbystander

,eachpersonreasonsthatotherswill

respond,,each

personwaitsforaresponfromtheotherstofindout

whethertherequestisreallythatriousorimportant.

Youwillprobablygetahigherresponrateifyoutake

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,bea

bitmoresophisticatedandlesslazythansimply

replacingDearTeambyDearSuzy.

給老板寫英語郵件技巧四

注意受眾中的神秘讀者。任何一本優(yōu)秀的商業(yè)寫作指南都會

告訴你，必須考慮到接收你消息的各種不同的讀者群體。例如，

如果你正在寫一份并購目標(biāo)評估報告，公司的首席執(zhí)行官、董事

會以及投資銀行家都可能閱讀這份報告，你知道他們的需求各不

相同。更難應(yīng)對的是神秘讀者那些你一無所知的讀者。比如，你

的某個目標(biāo)讀者可能(不經(jīng)意地)將消息轉(zhuǎn)發(fā)給你認(rèn)為不應(yīng)該讀取

該消息的某個人。請記住網(wǎng)絡(luò)版的墨菲定律：有可能出錯的事情

總會出錯。另外一個例子就是在你和目標(biāo)管理者之間充當(dāng)哨兵的

個人助理，這些人會瀏覽和過濾所有來信。遇到這種情況時，你

可以先寫一封郵件作掩護(hù)，專門讓助理去處理。不要忘了，一份

文件可能會儲存很長時間，有可能在幾年后才會被不知原委的人

閱讀，因而可能出現(xiàn)誤解。所以要充分考慮神秘讀者的存在，以

及如何進(jìn)行應(yīng)對。

guideonbusinesswritingworthitssaltwilltellyou

thatyouhavetotake沈畫 intoaccountthevariousreader

gmentsthatyourte__le,ifyoure

writinganasssmentofanacquisitiontarget,youknow

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thatbothyourCEO,yourpanysBoardandtheirinvestment

banker,eachwithdifferentneeds,re

trickytodealwitharethemysteryreadersthatis

_le,oneofyourtargeted

readersmay(inadvertently)forwardyourte_ttoaperson

er

thecyberversionofMurphysinfamouslawthatAnything

re_leisthe

personalassistantwhostandsasantinelbetweenyou

andyourtargetede_ecutive,scanningandfilteringall

iningmail,inwhichcayoumightwriteacoveremail

tforgetthata

documentcanhavealongshelflifeandbereadafew

yearslaterbypeoplewhohavenoclueaboutitsoriginal

conte_t,kthrough

themysteryreadersandhowyoucouldcopewiththem.

給老板寫英語郵件技巧五

堵上挑刺者的嘴。當(dāng)然，絕大多數(shù)讀者都不傻。他們知道內(nèi)

容重于格式，漂亮的格式(干凈的構(gòu)成模塊、漂亮的布局、頁碼等)

并不能保證內(nèi)容的質(zhì)量。但是，他們也會經(jīng)常下意識地推斷，如

果作者連格式都不關(guān)心，那么很可能也不會重視內(nèi)容的質(zhì)量。注

重格式質(zhì)量還可以讓所謂的挑刺者閉嘴。我們對這類人都很熟

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悉：在參加演示會時，他們會立即翻到有餅形圖的那一頁，檢查

所有百分比加起來是否剛好100%。雖然這些吹毛求疵的人既不會

致命，也不會增加價值，但是不要讓他們能輕易抓住你郵件報告

的把柄，把讀者的注意力從真正的信息上引開。

mostofyourreaders

owthatcontentismoreimportant

thanform,andthatanattractiveform(clearbuilding

blocks,anappealinglay-out,pagenumbering,etc.)isno

heless

theyoftenreasonunconsciouslythat,iftheauthordidnt

evenbotheraboutformalquality,inalllikelihoodhe

didntbotheraboutthequalityofthecontenteither.

areallfamiliarwiththem:thepeoplewhoattenda

prentationandimmediatelyturntothepageswithapie

charttocheckthatthepercentagesadduptoe_ac廢物英語 tlyone

henitpickersareneitherlethalnor

value-adding,dontmakeiteasyforthemtocriticize

youremailprentationanddistractyouraudiencefrom

yourrealmessage.

給老板寫英語郵件技巧六

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讓回應(yīng)你的郵件變得簡單。評價一塊布丁的好壞要靠品嘗，

而檢驗寫作的質(zhì)量則是要根據(jù)讀者的反應(yīng)。切記，不回復(fù)往往是

一種更方便的選擇。雖然你很難迫使讀者作出回應(yīng)，但是至少你

可以刺激一下他們。為此，從開頭的第一句話就要表明來意，說

明你為什么寫這份郵件，以及你希望對方作出什么樣的回應(yīng)商務(wù)

信函不應(yīng)該像是推理小說。到結(jié)尾時，要為讀者提供默認(rèn)選項，

方便對方做出回應(yīng)。例如，你可以在郵件中寫：如果您在周一之

前沒有回信，我就會當(dāng)做您同意了我的建議。(當(dāng)然，如果郵件的

接收者是你的頂頭上司，這一點就很難做到。)默認(rèn)選項的威力巨

大，因為人們往往不愿意花太多精力去做別的選擇。人們往往很

難對默認(rèn)選項說不，特別是當(dāng)你指出，你提供的選項是正常的，

或者甚至是被他人所推薦的。如果默認(rèn)選項不太好想到，你可以

明確向讀者表示你期待回復(fù)，并請他們告知他們的打算，以及相

關(guān)的時間和方式。僅僅是詢問人們的計劃就可以起到推動作用。

Makeiteasytorespondtoyourte_roofof

thepuddingisintheeating,thentheproofofyour

emberthat

notrespondingisoftenamoreconvenientalternative.

Whileitishardtoforcearespon,atleastyoucan

twith,m長頸鹿英語怎么說 akeitclear,almostfromthevery

firstntence,whyyouarewritingtothereaderand

whatyoue_pectfromherbusinesste_tsshouldnotbe

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nyouetotheend,makeiteasy

forthereadertorespondbyprovidingherwithadefault

_le,youmightincludeinyouremail:Unless

IhearfromyoubyMonday,Iwillassumet匯集的近義詞 hatyouagree

withmyremendation.(Thismightbedifficultifyour

readerisyourboss.)Defaultsarepowerfulbecau

peopleoftenarenotwillingtospendmucheffortingup

iceforthedefaultoptionis

especiallyhardtoresistifyousuggestthatyoursis

eisnoeasy

defaultoption,youcane_plicitlytellyourreadersthat

youe_pectarespon,andyoucanaskthemtoletyou

knowwhattheyintendtodo,bywhen,e

factofaskingpeoplewhattheyintendtodoactsasa

nudge.

給老板寫英語郵件技巧七

反復(fù)修改。沒有偷懶的辦法。寫出一封非常出色的郵件需要

時間和精力。想想托馬斯愛迪生那句最被人喜愛的格言：大多數(shù)

人錯過了機(jī)會，因為機(jī)會穿著工作服，而且看起來像工作。只有

付出時間提高郵件的質(zhì)量，才有可能獲得回報，贏得機(jī)遇。只需

要按下發(fā)送按鍵，你的讀者就有可能注意、查看、理解你傳遞的

信息，并采取行動。

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Workandworkagainonyourte_snoescape.

Writingahigh-qualityte_ttakeffortandconquently

erThomasEdisonsmostendearingma_ims:

Opportunityismisdbymostpeoplebecauitis

ortunity

relatestothereturnyoumightgetfromspendingabit

moretimeonraisingthequalityofyourte_s

areyouraudiencewillthennotice,read,understand,and

actuponyourmessageafteronlyhittingthendbutton

once.

總而言之，郵件作者應(yīng)當(dāng)像設(shè)計師那樣精心設(shè)計自己的郵

件。好的商務(wù)郵件作者既不是藝術(shù)家也不是工程師;他是可以預(yù)見

人們需求或想法的設(shè)計師，然后據(jù)此精雕細(xì)琢出一封恰當(dāng)?shù)泥]

件。利用這一方法，你可能就會得到自己想要的回應(yīng)。

Insummary,awritershouldbehavelikeadesigner.A

goodbusinesswriterisneitheranartistnoranengineer.

Heisadesignerwhoenvisionswhatpeopleneedorare

thatapproachand,chancesare,youllgettherespon

youwant.

赫爾曼萬特拉彭是布魯塞爾戰(zhàn)略咨詢公司Akordeon的董事總

經(jīng)理，以及《TheE_ecutiveActionWriter》一書的作者。

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HermanVantrappenistheManagingDirectorof

Akordeon,astrategicadvisoryfirmbadinBrusls,

andauthorofTheE_ecutiveActionWriter

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